事業(yè)單位職工檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

姜影

摘要：本文總結(jié)了當(dāng)前事業(yè)單位職工檔案管理中存在的主要問(wèn)題，并提出完善事業(yè)單位職工檔案管理的對(duì)策。本文提出，想要提升職工檔案管理水平，就必須對(duì)職工檔案的作用重視起來(lái)，對(duì)職工檔案實(shí)施規(guī)范化管理，改善管理?xiàng)l件，還應(yīng)該開(kāi)展職工檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;職工檔案管理;對(duì)策分析

隨著國(guó)家各項(xiàng)體制的不斷完善，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的結(jié)構(gòu)也更加細(xì)化，結(jié)構(gòu)復(fù)雜程度有所提升。在這種情況下，事業(yè)單位的職工檔案管理工作就變得越發(fā)重要起來(lái)。然而在當(dāng)前的許多事業(yè)單位中，職工檔案管理方面還存在著一些問(wèn)題，對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析和研究，有助于職工檔案管理工作的質(zhì)量提升。

一、事業(yè)單位當(dāng)前職工檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案利用不充分

在事業(yè)單位中，職工檔案并非只是對(duì)職工基本信息的記錄，還是對(duì)其知識(shí)技能水平、取得的成就、過(guò)往的主要經(jīng)歷、關(guān)鍵社會(huì)關(guān)系等重要資料和核心競(jìng)爭(zhēng)力的綜合體現(xiàn)。但是許多事業(yè)單位對(duì)職工檔案的作用缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案的利用不夠充分，使檔案長(zhǎng)年封存在檔案柜中，沒(méi)有起到職工檔案應(yīng)有的作用[1]。

（二）檔案管理不規(guī)范

有些事業(yè)單位，因?yàn)閷?duì)職工檔案不夠重視，所以在管理方面也缺乏規(guī)范性，沒(méi)有嚴(yán)格的檔案管理制度，管理方式基本由管理人員決定，這就使職工檔案管理工作呈現(xiàn)出主觀(guān)性和隨意性的特點(diǎn)，檔案管理得好不好，很大程度上取決于檔案管理者的責(zé)任心和個(gè)人水平。如果檔案管理人員責(zé)任心不夠強(qiáng)，或者沒(méi)有檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，職工的檔案管理就做不到規(guī)范和科學(xué)。

（三）管理?xiàng)l件落后

與一些經(jīng)濟(jì)實(shí)力雄厚的企業(yè)單位不同，事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)經(jīng)費(fèi)有限，所以在日常的經(jīng)營(yíng)管理中，更需要“好鋼用在刀刃上”，需要把經(jīng)費(fèi)集中用于事業(yè)單位的重點(diǎn)經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目上，無(wú)法做到面面俱到。而且在有一些事業(yè)單位看來(lái)，建立職工檔案只是職工入職的必備程序，對(duì)事業(yè)單位的管理工作沒(méi)有特別重要的作用，因此也就不重視檔案室的建設(shè)。在許多單位，檔案室存在著空間狹小、環(huán)境簡(jiǎn)陋的問(wèn)題，缺乏必要的管理設(shè)備，管理技術(shù)也十分落后。

（四）管理人員不專(zhuān)業(yè)

職工檔案管理中，管理人員的專(zhuān)業(yè)度不高也是一個(gè)常見(jiàn)的問(wèn)題。有一些事業(yè)單位中負(fù)責(zé)職工檔案管理的工作人員不是檔案管理方向的專(zhuān)業(yè)人才，甚至以前從沒(méi)有接觸過(guò)這一類(lèi)工作，現(xiàn)學(xué)現(xiàn)用，在摸索中前進(jìn)，這就使職工檔案管理工作的質(zhì)量得不到保證。有時(shí)候管理人員不是不用心，而是缺乏必要的經(jīng)驗(yàn)和技巧，這就像一個(gè)優(yōu)秀的鋼琴家不得不拿起小提琴演奏，如果不接受相關(guān)的訓(xùn)練，即使鋼琴家非常努力，也無(wú)法與專(zhuān)業(yè)的小提琴手相媲美。

二、完善職工檔案管理的對(duì)策

（一）重視職工檔案的作用

職工的檔案不僅是對(duì)職工基本信息的記錄，而且是對(duì)該職工過(guò)往人生經(jīng)歷的高度概括和總結(jié)。當(dāng)事業(yè)單位需要對(duì)單位的職工進(jìn)行人事管理時(shí)，無(wú)論是崗位調(diào)整還是其他需要對(duì)職工進(jìn)行全面評(píng)估的工作，職工的檔案都是決策過(guò)程中的一個(gè)重要依據(jù)。事業(yè)單位可以根據(jù)這些依據(jù)，結(jié)合職工在單位的工作表現(xiàn)，做出相對(duì)科學(xué)的決策。例如，如果一個(gè)事業(yè)單位需要選派一名職工參與專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，但是積極參與培訓(xùn)報(bào)名的職工有很多，這個(gè)時(shí)候選派哪個(gè)職工去參加培訓(xùn)能創(chuàng)造更大的價(jià)值，就需要事業(yè)單位做出客觀(guān)的選擇。在每個(gè)競(jìng)爭(zhēng)者都很優(yōu)秀的情況下，決策者就可以調(diào)取職工檔案，綜合評(píng)價(jià)職工的情況，然后選出一個(gè)最合適的人選。在這種情況中，職工檔案就發(fā)揮了其為事業(yè)單位提供決策依據(jù)的作用[2]。

（二）對(duì)職工檔案實(shí)施規(guī)范化管理

想要提升職工檔案管理的質(zhì)量，解決當(dāng)前職工檔案管理中存在的問(wèn)題，就必須對(duì)職工檔案實(shí)施規(guī)范化的管理。首先是職工檔案管理制度的規(guī)范化。事業(yè)單位應(yīng)該建立起完善的職工檔案管理制度，制定相應(yīng)的檔案管理?xiàng)l例，將檔案管理工作的各方面進(jìn)行細(xì)化，明確管理要求和管理標(biāo)準(zhǔn)，并且監(jiān)督職工檔案管理工作按照要求來(lái)執(zhí)行。然后是職工檔案管理人員的規(guī)范化。在選擇職工檔案管理人員時(shí)，應(yīng)該盡量選擇檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才，如果不是專(zhuān)業(yè)人才，也應(yīng)具備專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。最后是責(zé)任劃分的規(guī)范化。職工檔案管理一定要明確責(zé)任，哪個(gè)部分出現(xiàn)問(wèn)題，就向該部分追責(zé)，使職工檔案管理工作得到質(zhì)量保障。

職工檔案的規(guī)范化管理也能夠促進(jìn)事業(yè)單位的規(guī)范化管理，將事業(yè)單位的人才檔案實(shí)行合理的分配與分級(jí)，能夠使事業(yè)單位的管理系統(tǒng)更加具備完善性和流程上的通達(dá)性，形成管理制度規(guī)范，促進(jìn)事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型升級(jí)。在如今時(shí)代發(fā)展的背景下，對(duì)于企業(yè)的要求也在不斷提升，因此事業(yè)單位需實(shí)現(xiàn)其自身的流程化管理，從自身進(jìn)行變革，促進(jìn)其發(fā)展的規(guī)范性，利于企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)與發(fā)展。

（三）改善管理?xiàng)l件

職工檔案所需要的檔案管理室不需要多么豪華高端，但是必須要符合客觀(guān)要求。檔案管理室至少應(yīng)做到室內(nèi)干濕度適宜，避免過(guò)于陰暗或者通風(fēng)不良造成的潮濕，致使紙質(zhì)檔案受潮。檔案室不僅要干燥通風(fēng)，而且應(yīng)該注意做好消防措施，保證消防安全，尤其是杜絕火災(zāi)隱患。職工檔案管理室還應(yīng)配備必要的管理設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和管理手段。因?yàn)闀r(shí)代發(fā)展的客觀(guān)要求，職工檔案管理也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)據(jù)化，利用云存儲(chǔ)手段，建立現(xiàn)代化的職工檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，充分利用專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)科技化的職工檔案管理。這樣做，一方面有利于職工檔案信息的保存，防止因?yàn)榧堎|(zhì)檔案出現(xiàn)損毀而破壞職工檔案信息的完整性，另一方面也有利于隨時(shí)對(duì)職工檔案信息進(jìn)行查閱、調(diào)取、修正或傳輸，使職工檔案管理更加智能化。

區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理方式，云儲(chǔ)存有利于將員工檔案信息的快速優(yōu)化與整合，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)提升管理人員的工作效率，簡(jiǎn)化管理人員的工作流程。同時(shí)云儲(chǔ)存的使用還能夠形成事業(yè)單位的人才庫(kù)，提升員工的綜合素質(zhì)。在沒(méi)有檔案集中管理前，事業(yè)單位對(duì)員工的評(píng)測(cè)標(biāo)準(zhǔn)只是工作能力，而檔案管理在事業(yè)單位內(nèi)部的落實(shí)和增加，能從一定程度上促進(jìn)了事業(yè)單位對(duì)員工綜合素質(zhì)的重視。面對(duì)一些檔案有污點(diǎn)的員工，事業(yè)單位可以進(jìn)行重新酌情考慮，要不要對(duì)其進(jìn)行錄用。同時(shí)檔案管理也能夠促進(jìn)事業(yè)單位對(duì)員工綜合素質(zhì)的分析，使員工真正意義上做到德才兼?zhèn)洹?/p>

例如，事業(yè)單位在使用云存儲(chǔ)的過(guò)程中，能夠更好實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的綜合規(guī)劃治理，最大程度上實(shí)現(xiàn)對(duì)員工數(shù)據(jù)的分析和調(diào)查，使員工的檔案更加便于查看，利于事業(yè)單位對(duì)于人才的培養(yǎng)，同時(shí)也利于其對(duì)人才的發(fā)現(xiàn)。同時(shí)在此過(guò)程中，云存儲(chǔ)減少了相關(guān)工作人員的工作量，促進(jìn)了信息的現(xiàn)代化與治理手段的多樣化，促進(jìn)了事業(yè)單位朝著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，提升了事業(yè)單位的運(yùn)行效率。

（四）開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)

職工檔案管理人員的管理能力受到專(zhuān)業(yè)度的影響，因此，想要使職工檔案管理更科學(xué)，就需要對(duì)職工檔案管理人員進(jìn)行一些檔案管理方面的培訓(xùn)。在培訓(xùn)中，管理人員會(huì)加深對(duì)職工檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，明確職工檔案的重要性。最重要的是，這些管理人員可以通過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，知道該如何管理職工檔案，以及這樣進(jìn)行管理的優(yōu)點(diǎn)是什么，缺點(diǎn)是什么，如何在具體的職工檔案管理工作中做到揚(yáng)長(zhǎng)避短，把職工檔案管理工作做好、做精。

事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)其工作性質(zhì)及工作內(nèi)容了解的不準(zhǔn)確性，也會(huì)為事業(yè)單位的發(fā)展造成一定程度上的阻礙，因此需要對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)。事業(yè)單位可以召集相關(guān)人員定期開(kāi)展座談會(huì)，培養(yǎng)其負(fù)責(zé)員工的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)手段，增加其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)也能夠促進(jìn)其專(zhuān)相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)程度和辦事效率。同時(shí)事業(yè)單位可以對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行工作小組的分配，將員工檔案的管理人員分成幾個(gè)工作小組，根據(jù)不同員工的工作經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人特點(diǎn)與擅長(zhǎng)手段來(lái)進(jìn)行分組，從而提升工作效率，提升組內(nèi)成員的專(zhuān)業(yè)程度。

事業(yè)單位還可以對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升其專(zhuān)業(yè)能力，同時(shí)召開(kāi)專(zhuān)業(yè)技能大賽，將員工分組比拼，增加了工作趣味性的同時(shí)也提升了員工的工作積極性，促進(jìn)其主觀(guān)能動(dòng)性的提升。這也為員工的工作發(fā)展提供有力的條件，為事業(yè)單位自身的創(chuàng)新發(fā)展提出了強(qiáng)有力的保障，促進(jìn)了相關(guān)工作人員工作的進(jìn)展和對(duì)于工作實(shí)施，提升了事業(yè)單位的發(fā)展及運(yùn)行效率，為事業(yè)單位的合理化運(yùn)行提供保障。

三、結(jié)論

綜上所述，現(xiàn)有的事業(yè)單位職工檔案管理工作中，還存在著一些比較普遍的問(wèn)題，圍繞這些問(wèn)題積極探討對(duì)策，對(duì)暴露出的不足之處采取針對(duì)性的手段，解決職工檔案管理中存在的問(wèn)題，不僅有利于職工檔案管理工作的優(yōu)化和質(zhì)量提升，而且能夠促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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