淺談事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀和優(yōu)化策略

蔣超

摘要：近年來(lái)隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革和發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位也在不斷進(jìn)行改革，這很大程度上增加了事業(yè)單位人員的流動(dòng)性，和一系列人事關(guān)系的調(diào)整。作為掌握人才相關(guān)信息的主要途徑，人事檔案管理工作在事業(yè)單位管理工作中的重要性也日益凸顯。當(dāng)前在事業(yè)單位人事檔案管理工作中仍然存在諸多缺陷，制約著人事工作服務(wù)水平的提高。為此，本文主要是針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作提出優(yōu)化措施，以期全面提高人事工作服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位：人事檔案管理：優(yōu)化路徑

人事檔案是機(jī)關(guān)、事業(yè)單位干部職工信息的重要載體，歷史全面地記載著干部職工的基本情況和經(jīng)歷，反映著每個(gè)干部職工的綜合表現(xiàn)。無(wú)論對(duì)單位和個(gè)人都有不可替代的作用。它的原始性、真實(shí)性和完整性，決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應(yīng)。在組織部門選人用人、人才流動(dòng)、職稱評(píng)聘、調(diào)資、參加社會(huì)保險(xiǎn)等方面起著依據(jù)作用。因此，優(yōu)化人事檔案管理，有利于提高人事工作服務(wù)水平，優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)，提高員工創(chuàng)新能力，促進(jìn)事業(yè)單位全面發(fā)展。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作現(xiàn)狀

1.對(duì)人事檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足，工作缺乏規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性。

人事檔案管理是一種默默付出的工作類型，其工作成果不如其他部門顯著，甚至沒有顯赫的工作業(yè)績(jī)可以進(jìn)行匯報(bào)，因此領(lǐng)導(dǎo)及工作人員很容易輕視工作性質(zhì)，認(rèn)為檔案管理不重要，只要不丟失即可;看輕工作內(nèi)容，只要保證檔案不出錯(cuò)就行。最終導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作處于邊緣化，次重點(diǎn)化的地位，工作進(jìn)程進(jìn)展緩慢，管理人員工作渙散，人浮于事。檔案材料收集不規(guī)范，缺失嚴(yán)重，更新不及時(shí)。

2.人事檔案管理人員的不穩(wěn)定，隨意性。

人事檔案工作是一個(gè)專門性工作，有自己一套完整的理論、法規(guī)和方法，具有獨(dú)立的范圍、任務(wù)和程序。熟悉人事檔案業(yè)務(wù)需要一個(gè)過(guò)程。單位忽視人事檔案工作業(yè)務(wù)性強(qiáng)、專業(yè)化程度高的特點(diǎn)，把人事檔案管理工作視為不重要的崗位，工作人員經(jīng)常流動(dòng)，勢(shì)必造成人事檔案管理混亂，給檔案利用帶來(lái)很多麻煩。一些檔案中因缺少證明材料，漲不了工資，辦不了社保，享受不到社會(huì)福利待遇，人才流動(dòng)受阻等，會(huì)讓當(dāng)事人產(chǎn)生諸多不滿，成為影響社會(huì)和諧的因素。

3.對(duì)編外人員建立檔案的忽視。

在國(guó)家進(jìn)行的事業(yè)單位改革進(jìn)程中，有很多事業(yè)單位都變成了自負(fù)盈虧的市場(chǎng)化模式，參與到市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中去，而事業(yè)單位的人員編制也在逐漸縮減，這就使得事業(yè)單位中產(chǎn)生了許多社會(huì)人員的崗位需求，這一部分人群統(tǒng)一稱之為“編外人員”。從目前事業(yè)單位的管理情況來(lái)看，各類組織中的編外人員隊(duì)伍逐漸擴(kuò)大，他們的檔案都是放在地方人才中心或者是社會(huì)勞務(wù)公司里，并沒有遷入到所在的事業(yè)單位。事業(yè)單位只是與編外人員簽訂了固定期限的勞動(dòng)合同，就完成了入職的手續(xù)。對(duì)編外人員在工作過(guò)程中產(chǎn)生的諸如考核、晉升、獎(jiǎng)懲、入黨等一系列材料，不僅沒有建檔歸檔，更沒有對(duì)于其檔案的內(nèi)容進(jìn)行更新。因此，單位應(yīng)當(dāng)建立編外人員的內(nèi)部個(gè)人檔案，與其放置在人才中心的個(gè)人檔案進(jìn)行綜合管理。在員工工作過(guò)程中，如果涉及到一些檔案的補(bǔ)充項(xiàng)和更改項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)出具一定的證明和資料復(fù)印件等，與人才中心進(jìn)行對(duì)接，保證其檔案信息能真實(shí)客觀完整地反映當(dāng)前的工作狀態(tài)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作的優(yōu)化路徑

1.提高單位人事檔案管理重視程度和服務(wù)能力

優(yōu)化人事檔案管理，提升人事工作服務(wù)水平是適應(yīng)事業(yè)單位行政體制改革的發(fā)展需要，因此，各事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，建章立制，加大對(duì)人事檔案管理工作的扶持力度，進(jìn)一步科學(xué)規(guī)范事業(yè)單位人事檔案管理工作內(nèi)容、流程和標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合本單位實(shí)際情況制定出人事檔案管理工作流程和模式，分工明確，職責(zé)清晰，優(yōu)化人事檔案管理工作的服務(wù)模式，全方位提高服務(wù)質(zhì)量。

2.加強(qiáng)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)

首，選拔具有良好的作風(fēng)和極強(qiáng)責(zé)任心的員工作為專業(yè)的人事檔案管理人

員。檔案管理工作是一項(xiàng)兼具有服務(wù)性、政策性和保密性的工作。良好、正派的工作作風(fēng)能夠使得工作人員恪守保密原則和國(guó)家出臺(tái)的相關(guān)政策規(guī)定，嚴(yán)格把關(guān)材料真假虛實(shí)，杜絕一切弄虛作假的信息進(jìn)入個(gè)人檔案。較強(qiáng)的責(zé)任心能夠提高工作人員的服務(wù)意識(shí)。其次，培養(yǎng)人事檔案管理工作人員的耐心、細(xì)心。再次，通過(guò)不定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)及交流活動(dòng)，不斷增強(qiáng)檔案工作人員的工作積極性和責(zé)任心，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.強(qiáng)化單位人事檔案管理的信息化建設(shè)

在信息化的時(shí)代中，計(jì)算機(jī)軟件及其應(yīng)用已經(jīng)逐漸深入到我們的日常生活工作中，因此除了制度上的改進(jìn)，還要加大人事檔案管理工作的信息化建設(shè)投入，進(jìn)一步完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如配置計(jì)算機(jī)設(shè)施、打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等。檔案管理人員也應(yīng)不斷增強(qiáng)自己業(yè)務(wù)技術(shù)的學(xué)習(xí)意識(shí)與學(xué)習(xí)能力，不斷適應(yīng)新的行業(yè)要求，在新環(huán)境中迎接新的挑戰(zhàn)。人事檔案管理也應(yīng)利用新技術(shù)，有效提高人事檔案管理的效能，為事業(yè)單位的發(fā)展鋪平道路。

三、結(jié)論

綜上所述，新時(shí)期下人事檔案管理工作在事業(yè)單位管理工作中的地位和重要性越來(lái)越高，人事檔案管理工作也將面臨更多的困難和挑戰(zhàn)，面對(duì)這些潛在的問(wèn)題，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，不斷完善、優(yōu)化人事檔案管理工作，創(chuàng)新工作方法，切實(shí)提高人事檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮人事檔案的作用及職能。