淺談如何建立規(guī)范實(shí)用的婦幼保健信息檔案

李茜

摘要：檔案信息是婦幼保健機(jī)構(gòu)長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中積累的板具價(jià)值的資源，是開(kāi)展婦幼保健工作的有力工具和重要手段。做好婦幼保健檔案管理工作，完善管理方法具有重要的民生意義。本文針對(duì)婦幼保健檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，探討了優(yōu)化管理工作的可能性。

關(guān)鍵詞：婦幼檔案：存在的問(wèn)題：解決措施

關(guān)于如何建立與重視婦幼檔案與管理，國(guó)家衛(wèi)生部與全國(guó)婦女聯(lián)合會(huì)分別做出了明確要求與規(guī)定。衛(wèi)生部和國(guó)家檔案局制定的《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》：“衛(wèi)生檔案管理工作是國(guó)家衛(wèi)生工作的重要組成部分，是提高管理水平與服務(wù)質(zhì)量，維護(hù)公民和衛(wèi)生機(jī)構(gòu)合法權(quán)益的基礎(chǔ)性工作。各衛(wèi)生機(jī)構(gòu)要把檔案工作納入本單位發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，保證機(jī)構(gòu)、人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)施等檔案工作的必備條件，保持檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定。檔案的信息化建設(shè)要與本單位的信息化建設(shè)同步發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平?！薄吨袊?guó)婦女發(fā)展綱要（2011-2020）》要求：“加強(qiáng)各級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)建設(shè)，堅(jiān)持婦幼保健機(jī)構(gòu)的公益性質(zhì)，健全婦幼衛(wèi)生服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，完善基層?jì)D幼衛(wèi)生服務(wù)體系，為婦女提供均等化的保健服務(wù)?！薄爸鸩娇s小城鄉(xiāng)區(qū)域差距，降低流動(dòng)人口孕產(chǎn)婦死亡率?！币獙?shí)現(xiàn)這一目標(biāo)與要求，基層?jì)D幼保健機(jī)構(gòu)負(fù)有重要的職責(zé)。那么，建立準(zhǔn)確可靠的婦幼信息檔案就顯得十分重要。完整的婦幼檔案不僅可以促進(jìn)婦幼保健整體工作的信息化和規(guī)范化，而且能夠更有效地為保證婦幼健康提供第一手資料。

一、婦幼保健檔案管理的重要性

雖然基層醫(yī)院近幾年的檔案管理工作在持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步，但仍存在的一些問(wèn)題對(duì)檔案管理工作有著一定程度的負(fù)面影響。目前，產(chǎn)婦和嬰幼兒數(shù)目的急劇增長(zhǎng)給基層?jì)D幼保健院檔案工作帶來(lái)了不小的挑戰(zhàn)，過(guò)去的檔案管理和傳統(tǒng)技術(shù)歸檔方法己無(wú)法滿足當(dāng)前檔案管理的新要求。利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等信息化手段進(jìn)行檔案資料的存儲(chǔ)、處理和檢索等能夠大大提高工作效率，更好地位發(fā)展婦幼保健事業(yè)服務(wù)。

檔案信息是婦幼保健工作管理的一種重要工具和手段。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，婦幼保健工作也逐步推向了全社會(huì)。合理、有效的管理和利用婦幼保健檔案信息，對(duì)優(yōu)化婦幼保健衛(wèi)生資源配置，積極參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)有著重要的意義，也已成為一個(gè)縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)健康發(fā)展的重要條件。婦幼保健工作是一項(xiàng)綜合科學(xué)實(shí)踐活動(dòng)，正確的、合理的決策往往需要準(zhǔn)確可靠的信息作為前提。隨著科學(xué)的進(jìn)步和醫(yī)學(xué)模式的轉(zhuǎn)變，婦幼保健的形式和內(nèi)容也得到了相應(yīng)的改變。健全業(yè)務(wù)檔案是建立良好的衛(wèi)生信息系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，也是婦幼保健工作所產(chǎn)生的每項(xiàng)信息都能得到合理而有序的組合，有利于傳遞、存儲(chǔ)和查閱。做好婦幼保健檔案管理工作，還可以適時(shí)將醫(yī)院的信息和資料進(jìn)行總結(jié)，利用已有信息為醫(yī)院作出科學(xué)的決策，為醫(yī)院的發(fā)展提供可行性的指導(dǎo)。

二、婦幼保健檔案管理存在的問(wèn)題

縱觀基層?jì)D幼保健院的信息化情況，因?yàn)榘l(fā)達(dá)地區(qū)經(jīng)濟(jì)水平高而且科技信息完善，信息化程度也比較高，不發(fā)達(dá)地區(qū)受經(jīng)濟(jì)實(shí)力的限制，婦幼保健院的檔案管理依然采用的是舊辦法，檔案管理水平也相對(duì)落后。主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

一是管理制度不健全。由于部分保健院缺乏健全的管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，既浪費(fèi)了資源，又達(dá)不到預(yù)期效果，在醫(yī)院中權(quán)責(zé)不明、推諉、拖延等現(xiàn)象屢見(jiàn)。加上檔案管理人員并不是對(duì)每一個(gè)部門的工作都十分熟悉，所以整理的內(nèi)容也可能存在偏差、遺漏，為以后的查閱工作增添很多麻煩。

二是缺乏專業(yè)技術(shù)人員。一些婦幼保健院并沒(méi)有完善的信息體系，而且信息管理的水平也有限，導(dǎo)致檔案管理工作依然處在傳統(tǒng)階段，這很大程度的制約了管理工作的發(fā)展。再是，雖然檔案管理算不上是一個(gè)多么復(fù)雜的工作，但依然需要高素質(zhì)的人才，可許多婦幼保健檔案管理人員并沒(méi)有專業(yè)人士，在檔案信息化管理工作中，對(duì)檔案進(jìn)行管理操作能力不強(qiáng)，無(wú)法應(yīng)對(duì)工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題。

二是存在檔案安全漏洞。檔案信息一直都是婦幼保健院的核心信息，但在實(shí)際工作中卻有很多影響檔案安全性問(wèn)題的因素，比如在對(duì)檔案進(jìn)行信息化時(shí)，操作人員的密保意識(shí)、責(zé)任意識(shí)以及操作能力等，同時(shí)還有計(jì)算機(jī)的設(shè)備問(wèn)題、互聯(lián)網(wǎng)上的病毒等，都是威脅檔案安全的因素。

三、要積極推動(dòng)?jì)D幼檔案的標(biāo)準(zhǔn)化法制化

一是要完善檔案管理工作，就一定要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，它能夠很好地推動(dòng)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展的工作目標(biāo)。首先從整體上來(lái)看，檔案管理工作的目標(biāo)就是要加強(qiáng)檔案的適用力度，因此工作人員要擁有極強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，而且還要利用有效的方式來(lái)開(kāi)發(fā)檔案資源。同時(shí)，檔案管理工作必須要進(jìn)行各項(xiàng)編研工作，從而讓管理水平能夠邁上新的高度，以此確保檔案管理工作的有效性。再是，要管理好所需的文件。如果哪些檔案沒(méi)有設(shè)置頁(yè)碼以及案卷目錄，要對(duì)它們進(jìn)行有效的整理，這樣才能夠確保檔案具有正規(guī)性，而且這樣不但能夠確保檔案可以得到及時(shí)的優(yōu)化，同時(shí)還可以確保檔案信息的完整性，從而為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理模式提供有力的支持。

二是要讓管理實(shí)現(xiàn)法制化，首先就是要讓婦幼保健院的檔案工作人員根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況來(lái)創(chuàng)建有效的管理措施，同時(shí)還要對(duì)每個(gè)科室的檔案進(jìn)行有針對(duì)性的管理，這樣才能夠確保檔案管理和醫(yī)療工作可以得到共同發(fā)展。其次，要全面加強(qiáng)檔案工作人員的工作態(tài)度以及對(duì)此項(xiàng)工作的宣傳力度，讓院內(nèi)的所有人都意識(shí)到檔案管理工作的重要意義，同時(shí)給予工作上的支持。

三是完善檔案管理工作規(guī)章制度。做好婦幼保健檔案管理是保證婦幼保健檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、有序化進(jìn)行的前提和保證。婦幼保健機(jī)構(gòu)要切實(shí)結(jié)合自身工作實(shí)際和社會(huì)發(fā)展需求，制定一套科學(xué)、規(guī)范、切實(shí)可行的管理工作制度。對(duì)所有婦幼保健資料收集工作進(jìn)行約束和指導(dǎo)的同時(shí)，確保檔案管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)可以及時(shí)追根溯源。另一方面，開(kāi)展不同地區(qū)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)婦幼保健衛(wèi)生檔案信息的動(dòng)態(tài)管理和區(qū)域資料交流、共享。此外，還要定期開(kāi)展管理工作集中考評(píng)，由上級(jí)婦保院對(duì)下級(jí)單位的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)、評(píng)級(jí)，確保婦幼檔案不斷上水平，適應(yīng)健康發(fā)展的需要。