就業(yè)服務(wù)中心檔案信息化管理策略研究

吳志浩

摘要：本文立足于我國檔案就業(yè)形勢與就業(yè)檔案管理形勢，提出提高檔案管理效率的措施，力求通過構(gòu)建就業(yè)檔案管理信息網(wǎng)、完善就業(yè)服務(wù)模式、促進下崗職工檔案管理社會化等方式，使檔案管理在勞動就業(yè)服務(wù)中的作用得到充分發(fā)揮，真正實現(xiàn)就業(yè)信息一體化管理，促進就業(yè)服務(wù)順利開展。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù);就業(yè)服務(wù)中心;檔案管理

我國是世界人口第一大國，就業(yè)問題較為嚴(yán)峻，個體就業(yè)不但與自身利益相關(guān)，還關(guān)系到社會安定與和諧。就業(yè)服務(wù)中心是為各類人員就業(yè)提供相關(guān)服務(wù)的機構(gòu)，其工作性質(zhì)較為特殊，因此，就業(yè)服務(wù)中心的檔案管理工作也與一般的企事業(yè)單位有所區(qū)別。為使就業(yè)服務(wù)中心在維護社會穩(wěn)定中的作用得以充分發(fā)揮，必須重視檔案管理工作。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，就業(yè)服務(wù)中心檔案管理逐步發(fā)生變化，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理，開始朝向以計算機為媒介的信息化管理方面發(fā)展。在應(yīng)用信息化管理后，可以隨時調(diào)檔、移交和歸檔等，使檔案的管理時間更加充裕，更加便捷，推動了就業(yè)服務(wù)中心檔案管理人員工作效率的提升。

一、信息化檔案管理的內(nèi)涵

首先是利用現(xiàn)有的信息化技術(shù)對檔案信息進行分類與集成，使檔案信息更加方便查詢與開發(fā)利用，并且對檔案信息進行排序、編目和歸檔保存等一系列高效的信息化管理。這樣不僅可以提高就業(yè)服務(wù)中心檔案管理效率，還可以減少不必要的丟失情況。其次是利用信息化技術(shù)實現(xiàn)檔案的無紙化管理，使檔案信息更加清楚，調(diào)控檔案信息更加便捷。

二、檔案信息化管理內(nèi)容

就業(yè)服務(wù)中心在開展檔案管理工作時，為提高檔案管理水平和工作效率，可對信息化技術(shù)進行合理應(yīng)用，構(gòu)建起一套相對完善的信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。一是對數(shù)據(jù)資料實行信息化管理。收集數(shù)據(jù)信息，建立求職者檔案數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫能夠?qū)η舐氄叩南嚓P(guān)信息進行快速查詢，如個人基本信息、求職信息等，由此可確保相關(guān)人員就業(yè)服務(wù)工作的有序開展。二是對工作流程進行信息化管理。就業(yè)服務(wù)中心可將各類人員的求職信息全部錄入到信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中，由系統(tǒng)對這些信息進行分類，利用檔案數(shù)據(jù)庫，為求職者提供最適宜的崗位和職位建議，幫助失業(yè)人員在最短的時間內(nèi)重新就業(yè)，達(dá)到維護社會穩(wěn)定的目的。

三、信息化技術(shù)應(yīng)用于就業(yè)服務(wù)中心檔案管理的必要性

1.信息化技術(shù)是檔案管理工作信息化發(fā)展的必然結(jié)果

隨著新時期科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，就業(yè)服務(wù)中心不能只依靠傳統(tǒng)的檔案管理模式來開展工作。其檔案管理內(nèi)容非常復(fù)雜繁瑣，可以充分利用信息技術(shù)對其進行完善，使其既能享受到科技發(fā)展帶來的高效便捷服務(wù)，又能提高就業(yè)服務(wù)中心檔案管理的管理水平。有利于相關(guān)工作的更好開展，使其能夠積極履行職責(zé)，由被動管理向主動管理轉(zhuǎn)變，更加主動地為公眾服務(wù)。

2.傳統(tǒng)的檔案管理模式不能滿足當(dāng)前的社會發(fā)展需求

傳統(tǒng)的檔案管理模式，采取的是手工登記，紙質(zhì)存檔，這樣不僅耗時，而且內(nèi)容也不完整。另外紙質(zhì)檔案保存時間長后，會出現(xiàn)字跡模糊、紙張脆弱等現(xiàn)象。檔案的調(diào)用頻率非常高，在檔案調(diào)用過程中需要花費大量的時間和精力，這樣很影響檔案管理人員的工作積極性，降低工作效率。在應(yīng)用信息化管理后，可以隨時調(diào)檔、移交和歸檔等，使檔案的管理時間更加充裕，更加便捷，推動了就業(yè)服務(wù)中心檔案管理人員工作效率的提升。

四、信息化技術(shù)在就業(yè)服務(wù)中心檔案管理中應(yīng)用的具體措施

1.建立就業(yè)信息檔案數(shù)據(jù)庫，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量

就業(yè)管理中心應(yīng)將就業(yè)信息管理納入主要工作中，采集和匯總求職者信息，并構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，為求職者信息查詢提供便利，主要包括求職者的基本信息、求職情況、具備的技能水平等等。將檔案管理與信息技術(shù)結(jié)合起來，可依托數(shù)據(jù)庫促進勞動就業(yè)的順利開展。

2.對求職者進行系統(tǒng)分類

就業(yè)中心應(yīng)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對求職者進行分類，為求職者介紹相關(guān)職業(yè)，并對求職者進行技能培訓(xùn)，在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上根據(jù)求職者實際情況在較短的時間內(nèi)為其提供最為準(zhǔn)確、科學(xué)的職位建議，幫助失業(yè)者盡快重新步入工作崗位。在數(shù)據(jù)庫中對求職者的基本信息、專業(yè)、求職意向等進行記錄，為其提供最為合適的崗位，明確其就業(yè)方向。

3.分級信息管理

就業(yè)中心可充分發(fā)揮不同部門間的信息資源，與管理者進行溝通與交流，構(gòu)建三級信息管理機制，由勞動者、政府與市場三個級別構(gòu)成，對各級工作者進行有力檢查與監(jiān)督，做好基礎(chǔ)性工作，強化檔案管理、定期發(fā)布信息，為決策者提供有力依據(jù)。

4.完善就業(yè)服務(wù)模式，促進就業(yè)服務(wù)順利開展

就業(yè)中心可借助網(wǎng)絡(luò)渠道對現(xiàn)行的勞動政策進行宣傳，也可通過制作公告、版面、宣傳畫等方式，面向社會中全體求職者宣傳近期勞動就業(yè)保障政策，包括職業(yè)規(guī)劃、勞動者權(quán)益、勞動法普及、勞動仲裁、安全監(jiān)督等等，使勞動人員的合法權(quán)益得到切實保障，使失業(yè)者能夠盡快找到新工作。就業(yè)中心還應(yīng)充分發(fā)揮求職者的檔案信息，有效解決工作崗位數(shù)量少、無保障、崗位競爭激烈等問題，上級部門還應(yīng)給予更多的鼓勵與扶持，使求職者面臨的實際問題得到有效解決。就業(yè)中心將檔案信息進行分類，針對求職者適合的工作類型、所在地區(qū)、求職意向等進行數(shù)據(jù)分析，尋找相應(yīng)的解決辦法與方案，并根據(jù)崗位需求進行培訓(xùn)，靈活調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容，為失業(yè)者提供切實的就業(yè)保障。自從我國實施市場經(jīng)濟體制后，各級人才市場陸續(xù)產(chǎn)生，人才交流的形式、渠道與層次不斷增加，科技人才、高級教師等人才流動量不斷增加，為企業(yè)人才開發(fā)創(chuàng)造更多條件，而就業(yè)檔案可為單位領(lǐng)導(dǎo)獲取求職者資料提供便利，對新人才的使用具有重大作用，真正做到人盡其才。

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