建筑工程檔案信息化管理現(xiàn)狀及對(duì)策探析

蒙燕

摘 要：近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)飛速發(fā)展，施工企業(yè)數(shù)量日益增長(zhǎng)，在施工過(guò)程中會(huì)形成大量珍貴的資料，其關(guān)系著整個(gè)建筑工程的質(zhì)量，因此，檔案管理工作越來(lái)越受到重視。本文結(jié)合檔案信息化管理的現(xiàn)狀提出合理的解決措施，希望能夠加強(qiáng)建筑工程檔案信息化管理。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案管理;信息化

建筑工程管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容即是檔案管理，工程建筑各個(gè)環(huán)節(jié)的進(jìn)度、消耗等都記錄在工程檔案中，工程檔案能夠反映整個(gè)工程建設(shè)的質(zhì)量。近些年，隨著檔案資料管理理論的發(fā)展與信息化在各個(gè)領(lǐng)域的普及，人們開始意識(shí)到建筑工程檔案信息化管理的重要性。文章通過(guò)分析建筑工程檔案信息化管理現(xiàn)狀及其存在的問題提出建議，希望能促進(jìn)其發(fā)展。

1 建筑工程檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及意義

建筑工程檔案對(duì)于一個(gè)建筑工程來(lái)說(shuō)就像是其靈魂一樣重要，包括了上級(jí)部門審批文件、施工設(shè)計(jì)方案、項(xiàng)目協(xié)議合同書、施工現(xiàn)場(chǎng)地質(zhì)與環(huán)境情況等重要信息，而且多數(shù)情況下會(huì)包含很多更重要的第三方信息、竣工報(bào)告等。同時(shí)建筑工程檔案還具有一次性特征，即從建筑工程開始實(shí)施直至其竣工投入使用的期間里，只有一套相關(guān)檔案。而傳統(tǒng)的手工檔案管理容易出現(xiàn)資料丟失、損壞等現(xiàn)象。此外，由于建筑工程檔案數(shù)量多、類型多、體積大，管理難度極大，使得紙質(zhì)檔案管理模式效率低。由此，如何提升檔案管理質(zhì)量成為了需要重點(diǎn)思考的問題。建筑工程檔案的管理必須要有一個(gè)安全、方便、可行性高的管理模式使其由手工管理進(jìn)化為更高級(jí)的管理方式，基于此，檔案信息化管理逐漸興起。建筑工程檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)了集中儲(chǔ)存、快速檢索的功能，而且使用信息化管理對(duì)檔案原件起到了很大的保護(hù)作用，并且還可以防止丟失讓各檔案資料更加完整與準(zhǔn)確。隨著經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，建筑工程的施工數(shù)量及其規(guī)模也在擴(kuò)大，對(duì)于信息化管理的要求也越發(fā)嚴(yán)格，為了不出現(xiàn)建筑工程檔案缺失使得在建設(shè)環(huán)節(jié)重新進(jìn)行分析、測(cè)量與勘察，讓項(xiàng)目建設(shè)周期延長(zhǎng)，給城市建設(shè)整體部署帶來(lái)不利影響，加快信息檔案建設(shè)是當(dāng)務(wù)之急。建筑工程檔案信息化管理是檔案管理工作邁向現(xiàn)代化建設(shè)的必經(jīng)之路。

2 建筑工程檔案信息化管理建設(shè)現(xiàn)狀及其存在的問題

2.1 缺乏高端科技人員帶領(lǐng)，浪費(fèi)資源精力

檔案信息化管理編研的面窄而且難度大，專業(yè)性極強(qiáng)，大多數(shù)人在學(xué)習(xí)過(guò)程中選擇發(fā)展道路時(shí)很少選擇這個(gè)方向，這也就使得這方面人才緊缺，企業(yè)檔案種類繁多，所以檔案部門人員要熟知檔案專業(yè)知識(shí)以防混淆檔案。很多企業(yè)的檔案室雖然已經(jīng)配備了相關(guān)的硬件設(shè)備，但是其工作人員缺乏相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備，許多工作人員只會(huì)一些基于單機(jī)的操作和簡(jiǎn)單的網(wǎng)上操作，不會(huì)利用軟件或利用效率極低。由于缺乏相關(guān)領(lǐng)頭人，許多企業(yè)的檔案信息化建設(shè)滯后，出現(xiàn)單位間各自為政的現(xiàn)象，資源的整合在不同區(qū)域進(jìn)行，形成諸多的“信息孤島”。一些企業(yè)盲目的投入人力物力開發(fā)相關(guān)管理系統(tǒng)，帶來(lái)不必要的人力物資浪費(fèi)的同時(shí)還降低了整合工作的效率。

2.2 缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，工作人員管理力度不足

檔案部門工作人員沒有意識(shí)到建筑工程檔案的重要性，而且在一個(gè)工程建設(shè)中，參與人員眾多、崗位流動(dòng)大，使得責(zé)任無(wú)法有效落實(shí)。當(dāng)前的檔案管理制度尚不完善，很少有專人去管理檔案的企業(yè)，這就使得很多重要的建筑工程檔案無(wú)法及時(shí)進(jìn)行整理，不能保證檔案的質(zhì)量與安全，而且信息化檔案庫(kù)允許用戶跨地域跨時(shí)間訪問數(shù)據(jù)庫(kù)，容易遭受不法分子遠(yuǎn)程非法入侵，檔案資源泄漏的可能性極大。此外，也有很多單位日常不注重管理，錄入資料不全面，遇到檢查就臨時(shí)突擊建設(shè)，還有一些單位，管理部門對(duì)于檔案資料不會(huì)進(jìn)行定期檢查和反饋，工作人員不負(fù)責(zé)，從而導(dǎo)致檔案信息化管理工作難以有效開展。

2.3 檔案信息化程度不高

現(xiàn)如今時(shí)代飛速發(fā)展，建筑工程建設(shè)作為社會(huì)基石也在不斷進(jìn)行，但是由于施工企業(yè)的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，再加上一個(gè)建筑工程的建造周期較長(zhǎng)，檔案的收集管理工作很難進(jìn)行。一方面，企業(yè)的檔案信息化意識(shí)淡薄，現(xiàn)階段建筑工程檔案的管理主要還是紙質(zhì)文件管理，由人工進(jìn)行檔案的收集、整理和儲(chǔ)存工作，信息化水平不高。

3 促進(jìn)檔案信息化管理建設(shè)的對(duì)策

3.1? 轉(zhuǎn)變?nèi)瞬排囵B(yǎng)模式，統(tǒng)一規(guī)劃實(shí)施

由于一些歷史原因，我國(guó)在檔案管理方面發(fā)展起步較晚，人才培養(yǎng)滯后，這就使得檔案管理專業(yè)的人才十分稀缺。對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，重要的即是人才培養(yǎng)，因此對(duì)于檔案從業(yè)人員，培養(yǎng)過(guò)程最好是老帶新，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新精神、激發(fā)工作積極性。此外，企業(yè)單位要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)、統(tǒng)一規(guī)劃實(shí)施，避免出現(xiàn)各個(gè)部門各自為政的情況，在一些公共數(shù)據(jù)管理方面，可以確定一個(gè)總部門進(jìn)行管理，其他部門需要使用信息時(shí)，可以進(jìn)行申請(qǐng)?jiān)L問。如果涉及到各部門專屬機(jī)密數(shù)據(jù)采集管理，可由相關(guān)部門獨(dú)立管理。

3.2改進(jìn)管理系統(tǒng)，規(guī)范檔案管理工作

建筑工程檔案管理工作是重中之重，因此，必須有一套相應(yīng)的規(guī)則體系引導(dǎo)管理工作向好的方向發(fā)展。在建筑工程檔案管理過(guò)程中，對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)要有一個(gè)具體的周期。因?yàn)楫?dāng)前形勢(shì)下，許多檔案管理類軟件的適用范圍廣通用性卻不強(qiáng)，數(shù)據(jù)庫(kù)類型、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式等方面差異非常明顯。因此需要準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)建筑工程檔案特征，開發(fā)獨(dú)立、專門的檔案信息管理系統(tǒng)，讓不同企業(yè)、部門間的檔案數(shù)據(jù)信息能夠更有效的互動(dòng)與交流。

3.3 加快檔案信息化進(jìn)程

現(xiàn)如今，信息化遍布各個(gè)領(lǐng)域，建筑工程檔案由紙質(zhì)檔案向電子化、信息化過(guò)渡是必然趨勢(shì)。為了提升建筑工程檔案管理的工作效率，工作人員需要有較強(qiáng)的信息化管理意識(shí)，主動(dòng)將收集到的檔案資料轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)起來(lái)，將施工過(guò)程中錄制的視頻資料、實(shí)地勘察數(shù)據(jù)、地質(zhì)資料等存入相關(guān)系統(tǒng)，方便日后城市規(guī)劃、項(xiàng)目改造升級(jí)時(shí)進(jìn)行參考。

4 結(jié)語(yǔ)

在信息時(shí)代背景下，對(duì)工程檔案建設(shè)進(jìn)行創(chuàng)新的重要內(nèi)容即是將信息化管理應(yīng)用到建筑工程檔案管理工作中，這對(duì)于提高建筑工程檔案管理的工作效率、保證檔案的質(zhì)量與安全有著重大意義。加快建筑工程檔案信息化管理進(jìn)程，需要檔案部門管理人員增強(qiáng)檔案信息化意識(shí)、改進(jìn)管理系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量與安全，從而加快信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案信息化管理。

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