人事檔案查閱利用分析

摘 要：人事檔案，是一項(xiàng)具有中國(guó)特色的人事管理工具，包含了個(gè)人的學(xué)習(xí)、工作、身份、資歷等多方面的信息，可以作為個(gè)人學(xué)歷、資歷與工作經(jīng)歷的證明，與個(gè)人工作、福利待遇、勞動(dòng)保障等多個(gè)方面具有直接的關(guān)聯(lián)，具備法律效用。人事檔案可查詢、可利用，有諸多不同的作用。就檔案管理工作者來(lái)講，能夠清楚查閱人事檔案的合理程序，明確利用人事檔案的具體策略，將人事檔案的作用最大程度地發(fā)揮出來(lái)，為相關(guān)工作提供保障與支持。

關(guān)鍵詞：人事檔案;查閱;合理程序;利用

一、前言

人事檔案是檔案保管工作中的重要組成部分，一般來(lái)說(shuō)人事檔案儲(chǔ)存于各地人才市場(chǎng)、區(qū)、縣、街道辦等檔案保管服務(wù)機(jī)構(gòu)。人事檔案對(duì)于人們的學(xué)習(xí)、生活與社會(huì)經(jīng)歷等予以真實(shí)記錄，與升學(xué)、入黨、職稱評(píng)定、政審考研、保險(xiǎn)以及離退休等都具有直接的關(guān)聯(lián)。人事檔案具有多方面的特性，第一是全面性，人事檔案從個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷開(kāi)始，直到其離退休，全面記錄各階段的具體情況，人事檔案能夠全面反映個(gè)人的成長(zhǎng)軌跡和思想變動(dòng)。第二是真實(shí)性，人事檔案必須要真實(shí)記錄個(gè)人的詳細(xì)情況，客觀反映個(gè)人的成長(zhǎng)變化，不得出現(xiàn)虛構(gòu)、偽造的信息，這在檔案法中有明確的規(guī)定，虛構(gòu)、偽造檔案信息均涉嫌違法。第三是動(dòng)態(tài)性，人事檔案并非是一成不變的，是隨著個(gè)人的成長(zhǎng)以及學(xué)習(xí)或工作的變化，檔案記錄信息會(huì)持續(xù)增加，檔案信息會(huì)逐漸豐富充實(shí)。第四是流動(dòng)性，人事檔案并不會(huì)固定存在于某一個(gè)地方，而是會(huì)跟隨個(gè)人的流動(dòng)而對(duì)應(yīng)流動(dòng)。比如升學(xué)，工作變動(dòng)等，跟隨個(gè)人的流動(dòng)而不斷流動(dòng)。第五是機(jī)密性，人事檔案包含了個(gè)人的諸多信息，屬于個(gè)人隱私，任何人和單位都不得隨意泄露人事檔案信息，即便是個(gè)人也不能隨意查閱個(gè)人的人事檔案，需要經(jīng)過(guò)合理的程序?qū)徟?，方可調(diào)閱人事檔案。

二、查閱人事檔案的程序

在人事檔案管理工作中，檔案查閱是一項(xiàng)非常普遍的工作，會(huì)有很多個(gè)人因?yàn)楣ぷ餍枨蠡蚴瞧渌枨螅枰殚唫€(gè)人人事檔案。在人事檔案查閱這個(gè)方面，需要確定合理的請(qǐng)求程序，讓人事檔案查閱正軌合法，避免出現(xiàn)違規(guī)查閱人事檔案的行為。

在查閱程序這個(gè)方面，因?yàn)榇嬖诓煌穆殬I(yè)劃分，尤其是一些特殊崗位或工作人員，人事檔案查閱的程序可能存在特殊性。因此，這里針對(duì)常規(guī)人事檔案查閱程序作出分析。首先，領(lǐng)取并填寫人事檔案查閱申請(qǐng)表。針對(duì)有查閱人事檔案需求的個(gè)人，需要先到檔案保管單位領(lǐng)取查閱申請(qǐng)表，認(rèn)真如實(shí)填寫查閱檔案信息、查閱目的、查閱人等信息，同時(shí)，查閱申請(qǐng)表還需要經(jīng)由查閱單位負(fù)責(zé)人加蓋公章，同時(shí)報(bào)請(qǐng)相關(guān)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽批并且加蓋公章，還需要經(jīng)過(guò)人社局分管人員簽字同意。其次，填寫查閱檔案登記簿。在準(zhǔn)備好基本的查閱申請(qǐng)表之后，申請(qǐng)人可以到檔案室進(jìn)行查閱登記，登記好之后，可在閱檔室內(nèi)等待，由工作人員調(diào)取人事檔案。第三，在閱檔室查閱相關(guān)內(nèi)容。在調(diào)取人事檔案之后，需根據(jù)查閱檔案理由，查閱對(duì)應(yīng)的人事檔案內(nèi)容。這一過(guò)程中需要注意，不能查閱本人相關(guān)直系親屬檔案，不得對(duì)外泄露或公開(kāi)檔案內(nèi)容，不得私自拆裝檔案或是對(duì)檔案信息進(jìn)行涂改或是污損。第四，在查閱到相關(guān)的人事檔案信息之后，列出所需摘抄或是復(fù)制的內(nèi)容明細(xì)，由個(gè)人進(jìn)行摘抄，或者是由檔案工作室人員進(jìn)行復(fù)印。在摘抄或復(fù)印相關(guān)的人事檔案內(nèi)容之后，需要由工作人員加蓋“此件與原件一致”的簽章，還需要加蓋人事檔案專用章，以此證明復(fù)制信息的真實(shí)性與有效性。最后，要有檔案管理工作人員清點(diǎn)人事檔案，確保人事檔案齊全和無(wú)誤之后，便可以允許查閱人離開(kāi)。經(jīng)過(guò)以上五個(gè)步驟，查閱檔案的程序就算完成。

三、人事檔案利用分析

在人事檔案管理工作中，除了查閱檔案之外，檔案利用是一個(gè)需要關(guān)注的重點(diǎn)。人事檔案是潛在的信息資源，在目前的信息化時(shí)代，人事檔案具有很高的利用價(jià)值，可以為多方面工作提供支持。作為檔案管理人員，就需要對(duì)人事檔案予以有效利用，充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值，推動(dòng)檔案管理工作向更好的方向發(fā)展。

（一）提供閱覽

對(duì)于人事檔案的利用，提供借閱是一個(gè)主要的方面。在檔案管理工作中，會(huì)遇到需要借閱檔案的個(gè)人，他們出于各方面的需求，有閱覽的需求。作為檔案管理的工作人員，就需要做好提供閱讀的服務(wù)工作，讓人事檔案發(fā)揮其本身的價(jià)值。在辦理有關(guān)手續(xù)后，就可以直接查閱檔案，一般在檔案利用室或特定的地點(diǎn)內(nèi)進(jìn)行閱覽。例如：2019年浙江省東陽(yáng)市人力資源和社會(huì)保障服務(wù)中心共提供人事檔案閱覽5689件次，為檔案利用人提供了必要的服務(wù)。在提供閱讀服務(wù)的過(guò)程中，還需要關(guān)注到工作的創(chuàng)新。比如，在傳統(tǒng)查閱程序下，需要申請(qǐng)人填寫申請(qǐng)表，并且要到多個(gè)部門蓋章，這個(gè)過(guò)程相對(duì)來(lái)說(shuō)比較繁瑣。在“簡(jiǎn)政”的思想下，秉持讓辦事者少跑路的原則，可以構(gòu)建起電子化的查閱申請(qǐng)渠道，通過(guò)微信公眾號(hào)、檔案管理APP等，面向個(gè)人提供在線申請(qǐng)服務(wù)，這樣可以簡(jiǎn)化一些環(huán)節(jié)，讓檔案閱覽服務(wù)更加人性化，更容易獲得人們的認(rèn)可。浙江省東陽(yáng)市人力資源和社會(huì)保障服務(wù)中心著力利用網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)平臺(tái)，為人事檔案需要者提供必要的服務(wù)，2019年共提供人事在線服務(wù)183件次。

（二）提供外借

在檔案管理中，檔案外借這種服務(wù)工作，近些年逐漸增多。一般來(lái)說(shuō)，在原則上檔案是不允許外借的。但是在某些特殊情況下，委托存檔單位或是有關(guān)單位的人事部門，可以借用檔案。因此，有檔案外借的可能和需求，那么就需要做好這方面的工作。在檔案外借工作中，需要參照檔案查閱，構(gòu)建起規(guī)范的外借流程。首先，需要申請(qǐng)人提交檔案外借材料。其次，要審批外借材料的合理性與外借需求，確定是否外借。最后，對(duì)于審核通過(guò)的外借的申請(qǐng)，那么就要辦理對(duì)應(yīng)的檔案外借手續(xù)，然后調(diào)取相關(guān)的檔案卷宗，做好密封，之后再轉(zhuǎn)運(yùn)檔案。在檔案外借到期之前，就應(yīng)該電話通知借閱單位注意及時(shí)歸還檔案。在檔案歸還后，要對(duì)檔案的完整性做好檢查，確認(rèn)檔案沒(méi)有損壞或是信息變動(dòng)，確認(rèn)無(wú)誤之后，才能將檔案歸還保管室。主要是人事部門為員工辦理退休，確定退休時(shí)間、認(rèn)定工作年限而借用，以及其他需要借用。如2019年浙江省東陽(yáng)市人力資源和社會(huì)保障服務(wù)中心共提供人事檔案外借服務(wù)2816件次，為有關(guān)部門對(duì)考察任免、政治審查、組織處理、出國(guó)（境）、辦理離退休等需要外借服務(wù)，占整個(gè)外借的85%;對(duì)公安、紀(jì)檢、檢察、法院、司法等部門辦理案件需要和其他需要的外借服務(wù)，占整個(gè)外借的15%，很好地完成了外借需要的服務(wù)。

（三）提供綜合性信息

人事檔案包含了個(gè)人的重要信息，涉及到學(xué)習(xí)、工作等多個(gè)方面的內(nèi)容。在一些時(shí)候，檔案管理單位需要向某些機(jī)構(gòu)提供個(gè)人人事檔案的綜合性檔案信息。比如在一些犯罪案件中，公安機(jī)關(guān)或是檢察機(jī)關(guān)需要了解涉案人的個(gè)人信息，那么檔案管理單位就需要向公安機(jī)關(guān)或是檢察機(jī)關(guān)提供綜合性的檔案信息，幫助公安機(jī)關(guān)或檢察機(jī)關(guān)打擊違法犯罪行為。此外，在其他情況下，如果存在需要綜合性檔案信息的情況，檔案保管機(jī)構(gòu)也可以在合理的規(guī)則下，向其提供相應(yīng)的檔案信息。如2019年浙江省東陽(yáng)市人力資源和社會(huì)保障服務(wù)中心為人事調(diào)動(dòng)轉(zhuǎn)入服務(wù)5689件次，占86%的比例;轉(zhuǎn)出服務(wù)916件次，占14%的比例;同時(shí)還提供其他人事檔案綜合性服務(wù)25836件次。

（四）出具檔案證明

檔案管理工作還會(huì)涉及到檔案證明這個(gè)方面的工作，而在出具檔案證明這個(gè)方面，會(huì)涉及到一些不同的情況。比如對(duì)于應(yīng)屆畢業(yè)生，在為其出具檔案證明的時(shí)候，需要已經(jīng)畢業(yè)生準(zhǔn)備報(bào)到證、個(gè)人檔案、身份證以及照片等材料。如果是單位集體人事代理，那么需要單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本的原件與復(fù)印件，還需要職工檔案。對(duì)于不同的情況，檔案管理人員要詳細(xì)劃分，按照具體的情況，以合理的流程辦理出具檔案證明的相關(guān)工作。如2019年浙江省東陽(yáng)市人力資源和社會(huì)保障服務(wù)中心共出具人事檔案證明1183件次，主要是出具參加工作時(shí)間、出生日期、入黨（團(tuán)）時(shí)間和介紹人、學(xué)歷、學(xué)位、技能等級(jí)、職稱、職務(wù)變動(dòng)和工資變動(dòng)等信息。

（五）提供咨詢服務(wù)

檔案管理工作中，還會(huì)涉及到一些咨詢工作，這方面主要是來(lái)電、來(lái)函或口頭咨詢的比較多，要求提供有關(guān)人員某方面的信息，作為檔案管理工作人員，在審查確認(rèn)利用人的身份和利用目的后，對(duì)確實(shí)需要提供服務(wù)的，應(yīng)該對(duì)前來(lái)咨詢的個(gè)人或單位，提供準(zhǔn)確清楚的解答服務(wù)。比如有的在職人員需要借閱檔案，但是其并不符合外借檔案的條件，只能在閱檔室內(nèi)閱覽。這就需要對(duì)其詳細(xì)說(shuō)明，并且告知其查閱檔案的具體流程，幫助其解決困難。

四、結(jié)語(yǔ)

人事檔案作為一種信息資源，具備多方面的作用。在檔案管理工作中，要認(rèn)識(shí)到人事檔案的根本特點(diǎn)，構(gòu)建起完善的檔案查閱程序，同時(shí)還要做好檔案外借、信息服務(wù)、出具證明以及提供咨詢等方面的工作，從而推動(dòng)人事檔案管理在新時(shí)期中不斷地進(jìn)步發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：趙丹（1978.10—），女，漢族，浙江東陽(yáng)人，現(xiàn)在浙江省東陽(yáng)市人力資源和社會(huì)保障服務(wù)中心工作，檔案管理科科長(zhǎng)，本科學(xué)歷，檔案館員職稱，研究方向：檔案管理。