淺談高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案跟蹤歸檔管理

方燕輝

摘 要：高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔管理是項(xiàng)目建設(shè)、管理各個(gè)階段檔案歸檔的全過程，在高速公路建設(shè)和同步管理運(yùn)營中發(fā)揮重要作用。對于一個(gè)工程來說，如何規(guī)劃檔案的收集和整理，持續(xù)有效、完整、規(guī)范、準(zhǔn)確的完成相關(guān)工作，更好地服務(wù)于工程項(xiàng)目的建設(shè)和高速公路后期維護(hù)是十分重要的。本文結(jié)合本人在高速公路建設(shè)項(xiàng)目資料同步收集、整理、歸檔的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)真思考分析高速公路建設(shè)項(xiàng)目資料收集、跟蹤管理等存在的問題，提出本人的一些見解和對策。

關(guān)鍵詞：高速公路建設(shè);檔案歸檔;跟蹤管理

前言

高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。它客觀反映了項(xiàng)目建設(shè)階段的全過程，是全面識別項(xiàng)目質(zhì)量優(yōu)劣，項(xiàng)目的監(jiān)督管理，以及確定未來事故原因的主要依據(jù);還對項(xiàng)目的日常運(yùn)作和未來道路的標(biāo)準(zhǔn)管理、維護(hù)、改建工作具有重要基礎(chǔ)保證作用、憑證作用和法律作用。因此，高速公路建設(shè)項(xiàng)目資料的收集整理歸檔工作是十分重要的基礎(chǔ)性工作，也是高速公路發(fā)展規(guī)劃、建設(shè)施工的重要保障，只有做好高速公路建設(shè)項(xiàng)目資料收集、跟蹤歸檔管理工作才能確保項(xiàng)目檔案發(fā)揮更好的利用服務(wù)，支撐項(xiàng)目發(fā)展需求。

一、高速公路項(xiàng)目建設(shè)及項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀。

高速公路建設(shè)項(xiàng)目具有投資大，涉及面廣，參與單位眾多，質(zhì)量技術(shù)要求高，工期跨度長的特點(diǎn)。因此，在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的文件材料門類豐富且復(fù)雜多變，由于人員流動(dòng)性大，施工單位文件資料收集、同步管理不到位，導(dǎo)致文件資料來源分散，形式不一，收集不全。

（一）參建單位多，人員流動(dòng)性大。一條完整的高速公路建設(shè)項(xiàng)目，經(jīng)常有幾十個(gè)單位參與項(xiàng)目建設(shè)。項(xiàng)目檔案管理貫穿整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程，包含前期管理、審批文件、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、運(yùn)營等。負(fù)責(zé)各單位檔案工作的人員經(jīng)常變動(dòng)，大多數(shù)單位在人員變動(dòng)時(shí)文件資料交接不夠全面徹底，容易造成文件材料的丟失，對項(xiàng)目文件的收集歸檔、查詢利用帶來不便。同時(shí)，建設(shè)項(xiàng)目檔案的形成，很多都需要各單位在工程管理過程中協(xié)調(diào)完成，各單位存在未將工程施工過程和檔案整編結(jié)合起來，檔案日常管理不規(guī)范，導(dǎo)致文件資料收集整理滯后、不及時(shí)，加之檔案人員經(jīng)常變動(dòng)，大大增加了文件資料收集歸檔的難度。

（二）建設(shè)周期長，檔案數(shù)量龐大。從項(xiàng)目建議書，項(xiàng)目審批，立項(xiàng)，征地拆遷，招投標(biāo)，勘察設(shè)計(jì)，施工監(jiān)理，交付驗(yàn)收，試運(yùn)營到最終竣工驗(yàn)收，高速公路一般持續(xù)4年左右。加之高速公路建設(shè)項(xiàng)目程序環(huán)節(jié)多，專業(yè)性強(qiáng)，產(chǎn)生的文件資料數(shù)量多，如何能根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分、篩選和收集，實(shí)現(xiàn)完整、科學(xué)有效的整理保管，成為一項(xiàng)龐大而系統(tǒng)的工作。

（三）專業(yè)性強(qiáng)，檔案人員對工程建設(shè)業(yè)務(wù)不熟。文件資料的齊全完整性是在文件形成時(shí)就應(yīng)該注重的，否則之后很難查找補(bǔ)缺。檔案人員對工程建設(shè)業(yè)務(wù)不熟，導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目檔案缺乏全面的規(guī)劃，數(shù)據(jù)的形成和組織沒有嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施;高速公路建設(shè)項(xiàng)目的許多參建單位主要收集和組織自己的工作數(shù)據(jù)，從格式到數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不盡相同;同時(shí)高速公路建設(shè)項(xiàng)目本身具有階段性、專業(yè)性和長期性等特點(diǎn)，檔案的形成保管比較分散，容易導(dǎo)致文件材料較難系統(tǒng)性的收集和維持有機(jī)聯(lián)系。諸多因素合在一起，最后導(dǎo)致項(xiàng)目檔案分類不科學(xué)、收集不齊全、整理不規(guī)范，從而影響了高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的整體質(zhì)量。

（四）檔案門類、載體的多樣性。高速公路建設(shè)項(xiàng)目不僅產(chǎn)生大量的文書、會計(jì)、科技紙質(zhì)檔案，還會產(chǎn)生其他門類及載體類型的檔案，如照片，錄音，視頻，磁盤和光盤等。

二、高速公路項(xiàng)目建設(shè)檔案管理目前普遍存在的問題。

（一）項(xiàng)目參建單位未充分認(rèn)識檔案工作的重要意義，對檔案管理工作不重視。參建單位主要關(guān)注的是項(xiàng)目的進(jìn)展、質(zhì)量和目標(biāo)工期上，很多單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作并不重要，在檔案管理工作上缺乏應(yīng)有的關(guān)注，沒有建立相應(yīng)的檔案管理制度與檔案業(yè)務(wù)人員獎(jiǎng)懲機(jī)制，導(dǎo)致項(xiàng)目管理和文件資料管理脫節(jié)，在項(xiàng)目即將完成時(shí)仍然存在突擊收集、整理檔案的現(xiàn)象。

（二）檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，人員不到位。由于各種原因，有些工程建設(shè)單位沒有設(shè)立專門的檔案管理部門，沒有專職檔案人員，沒有建立相應(yīng)的管理網(wǎng)絡(luò)，也沒有專門的檔案庫房和設(shè)施。有些參建單位配置了檔案管理相應(yīng)的機(jī)構(gòu)和人員，但未落實(shí)到具體檔案工作中，分工不明確，沒有監(jiān)督管理，形同虛設(shè)，從而導(dǎo)致檔案工作未落實(shí)到位。

（三）文件資料收集不齊全，信息化程度不高。由于有些高速公路項(xiàng)目未把檔案工作納入合同管理，導(dǎo)致參建單位不重視檔案工作，檔案管理和項(xiàng)目管理不同步，人員到位不及時(shí)，文件資料收集不齊全;有些高速公路項(xiàng)目未配置檔案管理軟件，檔案信息化、數(shù)字化工作未開展。

（四）檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)需要提高。高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作具有專業(yè)性、行業(yè)性的特點(diǎn)，檔案工作需要專業(yè)人員負(fù)責(zé)。在項(xiàng)目建設(shè)中，經(jīng)常涉及完成圖紙的編制和數(shù)據(jù)的專業(yè)分類、施工規(guī)范技術(shù)表格的填寫、文件的歸檔等。所以從事公路交通行業(yè)的檔案人員，專業(yè)素質(zhì)要求比較高，即要懂檔案管理業(yè)務(wù)，又要懂公路工程專業(yè)技術(shù);另一方面參與高速公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作人員缺乏專業(yè)的教育培訓(xùn)，造成檔案工作者不了解檔案的價(jià)值，不了解高速公路檔案相應(yīng)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定，對新時(shí)期檔案管理知識掌握不夠，缺乏對檔案安全性和保密性的重視，導(dǎo)致檔案收集不及時(shí)，組織不規(guī)范，保存不完整，保密工作不到位等情況。

三、做好高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的幾點(diǎn)對策。

（一）建立健全檔案管理機(jī)制體制。高速公路建設(shè)項(xiàng)目前期，應(yīng)當(dāng)設(shè)置合理的檔案管理機(jī)構(gòu)，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，明確責(zé)任分工，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一系統(tǒng)管理;同時(shí)項(xiàng)目建設(shè)，勘察，設(shè)計(jì)，施工，監(jiān)理等單位也應(yīng)明確項(xiàng)目檔案工作責(zé)任人，并建立管理機(jī)構(gòu)，將檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步規(guī)劃、同步部署、同步推進(jìn)、同步落實(shí)，同步監(jiān)督，形成檔案工作聯(lián)合管理同步模式。

（二）制定相應(yīng)的檔案管理制度。檔案管理機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)建立后應(yīng)當(dāng)制定一系列的檔案管理制度，如檔案工作人員職責(zé)、檔案收集歸檔制度、檔案查借閱制度、檔案安全保密制度、檔案庫房管理制度等等。同時(shí)應(yīng)當(dāng)制定項(xiàng)目竣工檔案編制辦法、項(xiàng)目檔案實(shí)施細(xì)則，具體內(nèi)容應(yīng)明確細(xì)化，標(biāo)準(zhǔn)清晰，可以項(xiàng)目前期，設(shè)計(jì)階段，施工階段、竣工階段為基礎(chǔ)進(jìn)行具體規(guī)劃，分階段進(jìn)一步細(xì)化檔案工作內(nèi)容、明確標(biāo)準(zhǔn)，從而使整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作思路清晰、內(nèi)容具體、標(biāo)準(zhǔn)明確，有據(jù)可依。

（三）提高檔案從業(yè)人員責(zé)任意識，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組要認(rèn)真謀劃，精心組織分管項(xiàng)目檔案的管理者、檔案從業(yè)人員及相關(guān)工程人員進(jìn)行定期或不定期的檔案知識學(xué)習(xí)培訓(xùn)，可以聘請行業(yè)內(nèi)檔案專家學(xué)者開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)，也可以組織檔案相關(guān)人員到行業(yè)內(nèi)檔案工作做的扎實(shí)的單位進(jìn)行考察學(xué)習(xí)交流。學(xué)習(xí)培訓(xùn)應(yīng)注重檔案管理和工程技術(shù)相結(jié)合，使工程技術(shù)人員了解檔案業(yè)務(wù)知識，檔案管理人員了解工程建設(shè)專業(yè)知識。在加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的同時(shí)，檔案工作者應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)不斷學(xué)習(xí)檔案現(xiàn)代化管理理論和方法，做好檔案信息化、數(shù)字化工作，全面提高自身綜合素質(zhì)。

（四）加強(qiáng)檔案實(shí)體安全的保管保護(hù)。參建單位要按照項(xiàng)目檔案安全保管制度，完善應(yīng)急預(yù)案，做好檔案安全保密工作。項(xiàng)目檔案數(shù)量多，主要以紙質(zhì)材料為主，而且大多數(shù)是唯一的紙質(zhì)文件，是不可再生的資源，所以檔案實(shí)體的安全是檔案管理工作的重中之重。檔案的安全管理范圍主要包括紙質(zhì)文件資料、電子文件資料的保管保護(hù)，檔案庫房的安全管理。要建立項(xiàng)目檔案安全管理網(wǎng)絡(luò)，為檔案實(shí)體提供必要的場所、設(shè)備和資金保障，尤其要確保檔案轉(zhuǎn)移過程和儲存階段的安全，防范丟失和損壞。應(yīng)由固定人員進(jìn)行定期、定點(diǎn)檢查，以防止發(fā)生檔案安全事故。

（五）加強(qiáng)檔案工作的日常監(jiān)督，提高檔案管理人員在項(xiàng)目建設(shè)中的地位。

檔案工作要納入項(xiàng)目合同管理，分階段組織檔案檢查和驗(yàn)收。檔案人員要嚴(yán)格按照項(xiàng)目檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，積極監(jiān)督和配合設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位，做好項(xiàng)目檔案工作，把好質(zhì)量關(guān)，不接收不符合要求的文件資料，對檔案工作不到位的單位可以按照合同實(shí)施處罰，力求做到接收的檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、系統(tǒng)。

（六）提高檔案信息化管理水平。項(xiàng)目檔案的信息化管理是指采用計(jì)算機(jī)及應(yīng)用軟件對項(xiàng)目建設(shè)文件的分類管理、檢索和利用，以解決手動(dòng)組卷誤差率高，難以統(tǒng)一規(guī)范的問題。項(xiàng)目參與單位應(yīng)統(tǒng)一配備檔案管理應(yīng)用軟件，在施工過程中，項(xiàng)目的綜合管理文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工文件等都應(yīng)全文數(shù)字化，確保所有文件和文件目錄都記錄到檔案管理應(yīng)用軟件中。

綜上所述，高速公路建設(shè)項(xiàng)目資料的收集整理歸檔工作是十分重要的基礎(chǔ)性工作，也是高速公路發(fā)展規(guī)劃、建設(shè)施工的重要保障及組成部分，只有做好高速公路建設(shè)項(xiàng)目資料收集、跟蹤歸檔管理工作才能確保項(xiàng)目檔案發(fā)揮更好的利用服務(wù)，支撐項(xiàng)目發(fā)展需求。同時(shí)，高速公路項(xiàng)目檔案管理工作是一項(xiàng)涉及面廣，專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)的工作，只有不斷提高檔案意識和管理水平，才能確保項(xiàng)目檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全、有效。

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