數(shù)字化背景下博物館檔案管理研究

摘 要：博物館紙質(zhì)檔案的存儲與管理面臨著日益嚴峻的挑戰(zhàn)，在大數(shù)據(jù)技術大力發(fā)展的今天，運用現(xiàn)代科學技術管理維護博物館基本檔案提上議事日程。本文從數(shù)字化博物館檔案的建設入手，分別論述檔案管理方向、基本原則、質(zhì)量控制與管理、資源整合與共享四個方面，為博物館的發(fā)揮社會功能提供有力保障。

關鍵詞： 數(shù)字化;博物館;檔案管理

博物館檔案是博物館發(fā)展的大事記與真實縮影，是博物館實現(xiàn)其教育功能的基本載體，是博物館開展業(yè)務的鋪路石，是時代的銘記，是公眾了解歷史的重要工具，更是再現(xiàn)博物館發(fā)展歷程的最原始資料。隨著信息技術的迅速發(fā)展，博物館現(xiàn)有紙質(zhì)檔案管理正面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的手工操作，工作程序復雜，難免出現(xiàn)錯誤，并且存在管理意識淡薄、管理人員專業(yè)水平有待提高、管理方式傳統(tǒng)落后等相關問題，在大數(shù)據(jù)發(fā)展的今天嚴重阻礙了檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展。為了順應社會的發(fā)展，有效保護原紙質(zhì)檔案，避免長期翻閱造成字跡模糊、破損等問題。將原本龐大的實體資料變成信息控制的自由交互，實現(xiàn)從根本上保護原件，節(jié)省儲存空間，提升博物館檔案管理水平。

一、數(shù)字化背景下檔案管理的方向

《國家檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出“全面推進檔案資源存量數(shù)字化”2020年實現(xiàn)“全國省級、地市級和縣級國家綜合檔案館館藏永久檔案數(shù)字化的比例，分別達到30-60%、40-75%和25-50%”的發(fā)展目標。早在2001年國家發(fā)布《博物館藏品信息指標體系規(guī)范（試行）》，要求以信息網(wǎng)絡技術、數(shù)字化采集，建立動態(tài)管理系統(tǒng)，迎接知識經(jīng)濟實現(xiàn)電子化信息管理。辦法中要求加大資金投入，完善硬件設施、建立規(guī)范的數(shù)字化管理模式。以實物檔案為底本，確保記錄信息真實完整可讀。充分開發(fā)計算機著錄貯存功能、提高時效檢索速度及加工時間、全面準確地完成檔案機讀及調(diào)閱。建立檔案網(wǎng)絡查詢搭建有效管理平臺，與時俱進，創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理工作、定期合理檢查反饋、提高服務效率。提升管理人員增強檔案管理意識及專業(yè)素質(zhì)建立責任風險體制、目標管理體制、競爭機制、激勵機制，保證電子檔案的法律效力及安全。

二、數(shù)字化背景下檔案管理的基本原則

“數(shù)字、網(wǎng)絡技術”飛速發(fā)展，可以用“蘊含豐富、深邃復雜”的新特征呈現(xiàn)。具體有數(shù)字化的生存方式、網(wǎng)絡化的發(fā)展空間、信息化的社會背景等三個方面。檔案工作的內(nèi)部環(huán)境也發(fā)生日新月異的變遷，可以用“高居在上、包羅萬象”。呈現(xiàn)出檔案信息數(shù)字化、檔案管理網(wǎng)絡化、檔案管理信息化。面對新管理技術、方法、體制、原則、理念等方面的全新變革。時代需要審視原有基本原則，賦予檔案工作新內(nèi)涵、新要求以及新特征。由此我們得出以下三方面：“集中統(tǒng)一原則”、“完整安全原則”、“便于利用原則”。

（一）集中統(tǒng)一原則。即文檔管理的時代性轉(zhuǎn)換——從紙質(zhì)檔案向電子檔案管理轉(zhuǎn)型，從物理管理的現(xiàn)有文檔兩段式管理時代到邏輯管理并存的一體化轉(zhuǎn)換。從發(fā)展軌跡上延伸，我們不難發(fā)現(xiàn)文檔一體化必將取代兩段式發(fā)展。具體細化包括：一是傳統(tǒng)的物理收集。通過介質(zhì)集中保存檔案文本原件。具體操作要求從集中式管理到分布式管理再到兼而有之的管理方法。二是僅有邏輯上的集中管理。理順管理體制，建立具有館藏特色的成熟文檔管理一體化理論。三是物理、邏輯結(jié)合意義上的集中，集中方式兼而有之。要求建立必要的政策法規(guī)保障體系、順應時代發(fā)展的要求、改變具體工作方式和內(nèi)容、“集中統(tǒng)一”管理、根據(jù)內(nèi)涵變化完善組織機構(gòu)。

（二）完整安全原則。包括檔案的實體安全和檔案的信息安全兩個方面。由于電子文檔的提交生成復雜，網(wǎng)絡傳輸問題不易控制需要對檔案全程保護。因此，檔案的真實性、安全性問題貫穿其整個生命周期始終成為管理的難點。維護電子檔案的完整、做好確認與收集、鑒定與歸檔、整理與著錄等工作，以保證歸檔的實體完整與電子檔案信息安全。

（三）便于利用原則。即隨著檔案信息化建設的不斷深入、數(shù)字化是本質(zhì)、網(wǎng)絡化是發(fā)展、信息化是目標。具體要求信息需求主體多元化、信息服務內(nèi)容擴大化、信息服務方式虛擬化，呈現(xiàn)出檔案利用服務工作新特點。要求檔案管理人員加強電子檔案信息資源建設、優(yōu)化資源利用服務、做好檔案利用統(tǒng)計、加強檔案利用管理、制定檔案利用法規(guī)。

三、數(shù)字化背景下檔案管理的質(zhì)量控制與管理

數(shù)字背景下檔案管理的質(zhì)量優(yōu)劣，主要通過數(shù)字圖像的清晰度、色彩、大小與完整性四個方面體現(xiàn)。數(shù)字圖像清晰度，指影像上各細部影紋及其邊界的表現(xiàn)程度。通過控制既有聯(lián)系又有特點的亮度與對比度、相互交錯對圖像進行整理調(diào)節(jié)。亮度作用于數(shù)字圖像的所有像素點，圖像整體被提亮。對比度作用于圖像中最亮的白色與最暗的黑色之間的差異程度。設置合適的掃描分辨率、亮度和對比度參數(shù)，才能達到最優(yōu)的清晰度，從而提高檔案數(shù)字圖像的質(zhì)量。色彩，在圖像輸入過程中應該確保同一批次數(shù)字圖像的尺寸大小與文件大小及背景信息與實體內(nèi)容的完整性。主要表現(xiàn)在對所使用的掃描儀型號、掃描儀參數(shù)的詳細記錄。避免在傳輸過程中出現(xiàn)內(nèi)容“丟失”、內(nèi)容“污染”以及內(nèi)容“畸變”。

四、數(shù)字化背景下檔案信息資源的整合與共享

檔案信息資源的整合即基于現(xiàn)有檔案配置與管理，強化檔案信息資源的動態(tài)性、可控性、可獲知性與社會其它信息資源的融合集成性。通過網(wǎng)絡建立統(tǒng)一的信息交換與共享平臺，以“統(tǒng)一領導，分級管理”體制為前提，以網(wǎng)絡技術、通信技術、信息技術、多媒體技術等現(xiàn)代化技術為手段，對分散異構(gòu)的檔案信息資源進行優(yōu)化整合。具體內(nèi)容包括實體、信息、技術標準、系統(tǒng)、人才結(jié)構(gòu)的整合。以計算機、網(wǎng)絡及信息技術的成熟為技術基礎。以資源結(jié)構(gòu)優(yōu)化、系統(tǒng)功能完善、人才保障、信息資源等四個部分為主要目標。以標準統(tǒng)一規(guī)范、信息內(nèi)容秩序化、全面系統(tǒng)功能完善、易學易用為原則。以檔案數(shù)字化開展的深入為工作基礎，以電子政務的實現(xiàn)和法律法規(guī)的不斷完善為政策基礎，以人才配備的日愈合理為人員基礎。以社會信息共享程度的提高，為社會環(huán)境基礎。從檔案前端控制著手，做好前期文件制發(fā)質(zhì)量關。做好公文與檔案工作的銜接。學習相關專業(yè)知識，建立健全檔案管理制度，以便更好地整合博物館檔案，適時融入檔案行政機構(gòu)的管理，健全文書處理及歸檔制度。在現(xiàn)實的工作中與軟件公司聯(lián)合研制適用于文博單位的檔案管理信息系統(tǒng)。

從全面性考慮，整合是基礎，共享是目標。檔案信息資源整合與共享是現(xiàn)階段檔案信息化建設的后續(xù)工作內(nèi)容和最終目標。首先有效整合館藏檔案信息，將可用于網(wǎng)絡存儲的檔案信息進行整理。其次，運用網(wǎng)絡技術傳遞檔案信息，同時要加強科學管理及統(tǒng)籌規(guī)劃。最后，實現(xiàn)檔案信息的社會共享。

隨著我國信息化大數(shù)據(jù)進程的加快，人們接觸信息的方式越來越依賴于計算機網(wǎng)絡。而檔案信息作為社會信息的重要資源，具有重大的社會價值。利用便捷的計算機信息系統(tǒng)，電子檔案系統(tǒng)可以使檔案管理工作規(guī)范化、智能化以及正規(guī)化。準確無誤的檔案管理可以迅速檢索、查找、修改、備份、閱讀以及歸檔，這大大提高了工作效率和效能。同時，電子信息技術的糾錯功能強大可以提供簡便的勘誤、查重，使檔案信息錯誤最小化，維護國家以及個人信息的完整與安全。建立完善的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)對各單位的跨越式發(fā)展的具有重要的實踐價值和意義。

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作者簡介：

尚思琪（1990.07—），男，漢族，陜西西安人，西安市鄠邑區(qū)兆倫鐘官鑄錢遺址博物館，文博助理館員，歷史學，本科。