關(guān)于人口與計(jì)劃生育檔案管理信息化的思考

楊昱

摘 要：我國人口基數(shù)大，做好人口計(jì)劃生育工作是非常有必要的。人口計(jì)劃生育檔案管理程序復(fù)雜，數(shù)據(jù)多，加上檔案管理人員的專業(yè)水平不高，管理制度不完善，存在保存的卷宗資料真實(shí)性無法保證等問題，因此需要對(duì)人口計(jì)劃生育檔案加強(qiáng)管理，不斷完善相關(guān)管理方面的制度建設(shè)。在我國目前社會(huì)發(fā)展的新形勢下，提高信息化建設(shè)的水平對(duì)人口與計(jì)劃生育檔案管理有著至關(guān)重要的作用，因此一定要重視信息化建設(shè)。本文將對(duì)我國人口計(jì)生檔案信息化管理的必要性及對(duì)策做簡單的探討。

關(guān)鍵詞：人口與計(jì)劃生育;檔案管理信息化;必要性及對(duì)策

1 人口與計(jì)劃生育檔案信息化管理的必要性

1.1是我國人口與計(jì)劃生育工作逐漸實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展的必然結(jié)果

國家人口計(jì)生委明確提出要在我國人口計(jì)劃生育事業(yè)中將信息化作為優(yōu)先發(fā)展的領(lǐng)域，不斷提高信息化水平，促使人口計(jì)生工作在新形勢下實(shí)現(xiàn)新的跨越。在當(dāng)前科技快速發(fā)展的背景下，人口計(jì)生部門在復(fù)雜、程序化的檔案管理中要充分地利用信息化技術(shù)，享受科技帶來的高效、便捷性服務(wù)，不斷提高檔案工作的管理水平，從而更好地促進(jìn)我國人口計(jì)生工作的發(fā)展，使計(jì)生部門的工作由被動(dòng)的管理逐漸過渡到主動(dòng)地為社會(huì)大眾服務(wù)。

1.2是各級(jí)政府資政和維護(hù)群眾利益的現(xiàn)實(shí)需要

我國計(jì)劃生育政策隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要、人口結(jié)構(gòu)的不斷變化等需要調(diào)整時(shí)，計(jì)劃生育檔案在參與國家制定新的計(jì)劃生育政策中將發(fā)揮重要的參考作用。同時(shí)，也隨著社會(huì)保障制度的不斷完善，人們參與的各種保險(xiǎn)業(yè)務(wù)種類越來越多，例如養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、勞動(dòng)保險(xiǎn)等。計(jì)劃生育檔案為廣大人民在各種保險(xiǎn)業(yè)務(wù)問題上提供可靠、有利的幫助。計(jì)劃生育政策作為我國長期堅(jiān)持的一項(xiàng)基本國策，勢必對(duì)人們的生產(chǎn)、生活、教育、就業(yè)等各方面產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響，建立科學(xué)高效的計(jì)劃生育檔案信息化系統(tǒng)，就可以滿足廣大人民群眾對(duì)計(jì)劃生育檔案信息的利用需求。

1.3是實(shí)現(xiàn)計(jì)生工作科學(xué)化規(guī)范化管理的技術(shù)平臺(tái)

信息技術(shù)具有容量大、更新快、時(shí)效性長、使用便捷的獨(dú)特優(yōu)勢，隨著公民法律意識(shí)和維權(quán)意識(shí)的不斷增強(qiáng)，計(jì)劃生育、優(yōu)生優(yōu)育、育嬰方面的醫(yī)療糾紛時(shí)有發(fā)生。建立好計(jì)劃生育檔案信息庫，對(duì)妥善解決醫(yī)療糾紛和因計(jì)劃生育問題產(chǎn)生的醫(yī)療事故，是最有效的依據(jù)和憑證。

1.4是開展技術(shù)服務(wù)和行政技術(shù)管理的有效手段

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步和計(jì)劃生育政策不斷深入，人們對(duì)計(jì)劃生育、優(yōu)生優(yōu)育越來越重視，以計(jì)生、婦幼為專業(yè)的專門服務(wù)機(jī)構(gòu)點(diǎn)多面廣，建立可靠的計(jì)劃生育檔案系統(tǒng)，可以有效加強(qiáng)對(duì)計(jì)生部門的監(jiān)管，為解決一些醫(yī)療糾紛的提供醫(yī)療憑證，也是為廣大患者提供跟蹤服務(wù)和指導(dǎo)的可靠依據(jù)。

2 提高人口與計(jì)劃生育檔案信息化管理水平的對(duì)策

2.1建立高權(quán)威性的人口檔案數(shù)據(jù)庫，提高采集的人口與計(jì)生數(shù)據(jù)的質(zhì)量

政府要牽頭，發(fā)揮部門的優(yōu)勢作用，改變各地在采集、維護(hù)、使用計(jì)生檔案資料等方面各自為政的情況，建立起高效運(yùn)轉(zhuǎn)的權(quán)威性的信息數(shù)據(jù)庫，在此數(shù)據(jù)庫中，個(gè)人唯一的識(shí)別標(biāo)志為居民身份證號(hào)。各地的計(jì)生部門全面、準(zhǔn)確地采集人口與計(jì)劃生育工作中的各類檔案資料，經(jīng)過仔細(xì)核實(shí)，確定其真實(shí)性后輸入到計(jì)算機(jī)中，上傳到人口檔案數(shù)據(jù)庫，避免出現(xiàn)重復(fù)采集信息、重復(fù)建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫等而造成的浪費(fèi)。計(jì)生檔案的信息化管理要將提高數(shù)據(jù)的質(zhì)量作為其生命線，從采集、審核、錄入等多個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格把控，在及時(shí)采集資料的同時(shí)也要確保資料信息的完整、準(zhǔn)確。明確相關(guān)人員的職責(zé)，建立起問責(zé)制度、質(zhì)量考評(píng)制度等，提高工作人員的責(zé)任心。

2.2建立健全計(jì)生檔案信息化管理機(jī)制

在計(jì)生檔案信息化建設(shè)實(shí)踐中，我們應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際，建立規(guī)范的管理機(jī)制，使管理工作能夠落實(shí)到人，以保證信息網(wǎng)絡(luò)以及檔案信息資料的應(yīng)用安全可靠性。同時(shí)，還要根據(jù)目前計(jì)生檔案管理?xiàng)l件，制定切實(shí)可行的檔案管理機(jī)制，細(xì)化檔案記錄環(huán)節(jié)，明確相關(guān)業(yè)務(wù)流程、技術(shù)要求以及操作步驟;采取有效的措施來保護(hù)電子文件和檔案資料，確保信息的全面性、安全性以及完整性。對(duì)于檔案管理人員而言，應(yīng)當(dāng)具備高度的責(zé)任感，對(duì)待工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)。

在管理工作中，應(yīng)當(dāng)有質(zhì)量、效率意識(shí)，積極參與和推動(dòng)計(jì)生檔案管理工作的信息化建設(shè)。正所謂無規(guī)矩不成方圓，計(jì)生檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。計(jì)生檔案管理工作的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化，即檔案整理、記錄、服務(wù)以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，這些標(biāo)準(zhǔn)在一定程度上反映出檔案管理人員的工作態(tài)度、質(zhì)量和效率。如果每一個(gè)單位都不按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)管理檔案，則檔案信息資料就會(huì)變成孤立的資源，難以發(fā)揮檔案的作用，其存在也就失去了價(jià)值和意義。由此可見，計(jì)生檔案信息化管理過程中，應(yīng)當(dāng)建立健全標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)制，以此來約束管理人員的行為。

2.3建設(shè)專業(yè)的、科學(xué)的管理團(tuán)隊(duì)

實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)最為核心重要的就是檔案管理人員配置，它直接決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案到當(dāng)前的計(jì)算機(jī)信息化保存，一直都比較重視對(duì)計(jì)劃生育檔案的管理工作。不僅應(yīng)該對(duì)相關(guān)的工作流程進(jìn)行規(guī)范，還應(yīng)該不斷加強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)。首先必須要讓檔案管理人員對(duì)信息化管理有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)，其次需要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的信息化意識(shí)。當(dāng)前很多信息都是通過計(jì)算機(jī)來儲(chǔ)存的，從登記、立卷、歸檔到后期的查找、索引、傳遞以及安全保存都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。因此檔案管理人員不但要對(duì)電子檔案的整個(gè)過程的規(guī)范管理有熟悉的認(rèn)識(shí)，還應(yīng)該具備計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的防護(hù)知識(shí)，保證管理活動(dòng)記錄的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，積極參加信息化教育培訓(xùn)，提高自己的專業(yè)知識(shí)和工作技能。檔案管理人員不僅要明確自己的職責(zé)，做好檔案記錄和保管工作，還應(yīng)該為基層和群眾提供最完善的檔案服務(wù)，同時(shí)還應(yīng)該加強(qiáng)自己的檔案信息化意識(shí)。檔案部門也應(yīng)該定期給管理人員提供一些專業(yè)的培訓(xùn)，或是找一些檔案學(xué)專家來進(jìn)行新知識(shí)的講解和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，還可以具體安排一些專職管理檔案的干部適時(shí)上門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)具體工作中的收集、整理、保管等方面進(jìn)行詳細(xì)的分類指導(dǎo)，同時(shí)對(duì)檔案員提出的問題進(jìn)行針對(duì)性地講解。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極的與其他檔案管理員相互討論、交流工作方法和經(jīng)驗(yàn)，共同進(jìn)步，共同提高。

2.4統(tǒng)一計(jì)劃生育檔案管理設(shè)備

隨著人口數(shù)量的變化、各項(xiàng)惠民政策的落實(shí)以及流動(dòng)性大，檔案數(shù)量的快速增長，計(jì)劃生育檔案機(jī)構(gòu)面臨著存儲(chǔ)空間大、保管壓力大，這就需要高容量的存儲(chǔ)硬件。利用計(jì)算機(jī)的移動(dòng)硬盤、磁盤存儲(chǔ)和光盤存儲(chǔ)可以緩解存儲(chǔ)壓力，同時(shí)也減緩了檔案管理人員的工作量，提高工作人員的工作效率。存儲(chǔ)還要注意的是要保證數(shù)據(jù)的安全，做好加密以及系統(tǒng)安全，保證數(shù)據(jù)的安全性，防止不法分子的篡改和竊取。最后，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享交流和傳遞。在計(jì)劃生育檔案管理工作中，高效率的信息傳遞以及豐富的資源可以給用戶新穎的服務(wù)方式，更是現(xiàn)在信息交流和共享的重要工具。計(jì)劃生育的檔案管理也要適應(yīng)這一發(fā)展趨勢，不斷的規(guī)范和科學(xué)、高效的來進(jìn)行信息的共享和交流。

結(jié) 語

人口與計(jì)劃生育檔案管理對(duì)我國計(jì)劃生育工作的順利開展提供了有利的保證，隨著社會(huì)科技的不斷進(jìn)步，各行各業(yè)的信息化程度越來越高，人口及計(jì)劃生育檔案的管理工作同樣也需要不斷提高信息化程度，以促使管理更加規(guī)范化、科學(xué)化，提高工作的效率。

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