高校檔案資源開發(fā)探析

馬俊云 梁全英 龍瑤

摘要：高校檔案是一所高校建設(shè)與發(fā)展的歷史縮影，蘊(yùn)藏了非常重要的信息資源。在全球信息化時(shí)代背景下如何最大化地發(fā)揮高校檔案作用是高校建設(shè)與發(fā)展過程中亟待解決的一個(gè)重要問題。本文通過闡述高校檔案資源開發(fā)的作用和制約檔案開發(fā)存在的問題，提出開發(fā)高校檔案資源的思考。

關(guān)鍵詞：高校 檔案 開發(fā)

高校檔案資源是社會(huì)信息資源的重要組成部分，是見證、還原、保存歷史的重要途徑。在全球信息化時(shí)代背景下，深度挖掘高校檔案資源，發(fā)揮檔案在教育教學(xué)和服務(wù)社會(huì)中的作用，對(duì)于提升檔案工作的價(jià)值具有重要意義。

一、高校檔案資源開發(fā)的作用

高校檔案館保存著學(xué)校從建校至今的各類文獻(xiàn)和實(shí)物資料，涉及教學(xué)、科研、管理、基建、財(cái)務(wù)等各個(gè)方面，對(duì)于學(xué)校科學(xué)決策、提升教育功能、服務(wù)社會(huì)發(fā)展都具有重要作用。

（一）有助于提高學(xué)?？茖W(xué)決策水平

高校檔案館存儲(chǔ)著關(guān)于學(xué)校基本建設(shè)、教學(xué)科研管理以及發(fā)展規(guī)劃等各方面的資料，特別是各種實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、階段總結(jié)、手稿、合同、證書、錄音、錄像等素材更是不可多得。作為確鑿的原始材料和證據(jù)，這些經(jīng)過系統(tǒng)整理而形成的重要資料和數(shù)據(jù)圖文并茂、立體真實(shí)，比較真實(shí)地反映了高校各個(gè)階段的工作情況，是高校制定科學(xué)決策和發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)和借鑒。因此，開發(fā)高校檔案資源，對(duì)于提高高校決策的精準(zhǔn)化、科學(xué)化水平具有重要意義。

（二）有助于拓寬高校教育渠道

作為學(xué)校發(fā)展歷程的真實(shí)記載，檔案是幫助學(xué)生了解校史的重要載體，檔案中記載的各個(gè)時(shí)期重要的歷史事件，準(zhǔn)確、翔實(shí)地還原了歷史，是幫助學(xué)生明辨是非、釋疑解惑的重要素材。開發(fā)檔案資源，發(fā)揮檔案育人的作用，可以幫助學(xué)生深入了解學(xué)校的辦學(xué)背景，辦學(xué)過程，各個(gè)專業(yè)、學(xué)科的發(fā)展脈絡(luò)，不同階段的豐碩成果和典型事跡，讓學(xué)生在尋根過程中清楚學(xué)校的發(fā)展歷史，在對(duì)比過去中體會(huì)學(xué)校的發(fā)展變化，在鮮活的事跡中感受學(xué)校的文化底蘊(yùn)，從而增強(qiáng)自豪感、榮譽(yù)感和使命感，進(jìn)一步明確自己肩負(fù)的責(zé)任，勤奮學(xué)習(xí)，努力進(jìn)取。

（三）有助于實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

隨著社會(huì)信息化的不斷發(fā)展和大眾對(duì)信息知情權(quán)的需要，人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和期待已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了新的突破，檔案不僅應(yīng)是“具有保存價(jià)值”的文獻(xiàn)資料，更應(yīng)該是實(shí)現(xiàn)信息共享的媒介，檔案信息資源共享已經(jīng)成為信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。開發(fā)高校檔案資源，把豐富的教學(xué)科研管理等檔案資源，通過信息資源共享，轉(zhuǎn)化為公共服務(wù)優(yōu)勢(shì)，有助于提升高校發(fā)展的軟實(shí)力。

二、制約高校檔案資源開發(fā)的瓶頸問題

檔案作為一筆豐厚的寶藏，其歷史價(jià)值不可估算?，F(xiàn)階段，由于認(rèn)識(shí)、經(jīng)費(fèi)、管理等諸多因素的影響，大多數(shù)高校的檔案功能未得到很好的開發(fā)，很多高校的檔案僅僅起到查找憑證依據(jù)的作用，其潛在的教育功能未得到充分的重視。

（一）學(xué)校重視不夠，人力、物力、財(cái)力投入不足

對(duì)檔案和檔案管理的狹隘認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致部分高校檔案工作在人員配備、經(jīng)費(fèi)投入、環(huán)境改善等各方面一直未得到應(yīng)有的重視。有些高校的檔案管理員只有2人，甚至有些市屬院校只有1人負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)、借閱和管理工作。截至2019年底，北京市屬高校中成立檔案館的學(xué)校只有7所，大多數(shù)學(xué)校的檔案部門還是掛靠在校辦或是校友校史辦。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，有些高校用于檔案工作的年均經(jīng)費(fèi)多年來始終維持在10萬元以下，有些高校的年均經(jīng)費(fèi)甚至不足5萬元，短缺的經(jīng)費(fèi)在物價(jià)不斷上漲的今天連檔案工作日常運(yùn)轉(zhuǎn)都捉襟見肘，根本無力對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)利用。提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)迫在眉睫。

（二）管理手段落后，利用率不高

檔案管理包括收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯和研究、利用等方面，這些方面既有基礎(chǔ)性工作，也有利用性工作。

基于現(xiàn)代檔案信息管理角度，檔案管理可以分為實(shí)體管理和信息開發(fā)?？v觀高校檔案管理整體情況，普遍存在重實(shí)體管理，輕信息開發(fā)的現(xiàn)象。有些高校在檔案信息開發(fā)方面尚處于起步階段，對(duì)檔案的編輯、研究和利用投入精力尤其不足。

檔案實(shí)體管理雖然得到一定程度的重視，但大多停留在收集、保管、借閱等方面，對(duì)于案卷質(zhì)量、各類別檔案的著錄細(xì)則之間的相容性、系統(tǒng)軟件的移植性等方面研究不夠；檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序與計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)之間不相適應(yīng)的現(xiàn)象比較突出，檔案工作中基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化尚需改進(jìn)。

受歷史原因影響，用于檔案管理的軟件雖然很多，但能夠?qū)崿F(xiàn)文件檢索、信息處理、成果編輯統(tǒng)籌兼顧的還屈指可數(shù)，檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程還有待進(jìn)一步加快。

（三）管理隊(duì)伍人員不足，素質(zhì)有待提升

做好檔案資源開發(fā)，關(guān)鍵在人。從目前高校整體情況看，檔案管理隊(duì)伍普遍存在編制不足、素質(zhì)不高、培訓(xùn)不到位的現(xiàn)象。一是編制不足。長(zhǎng)期以來，高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)始終未得到應(yīng)有的重視，除部屬高校外，大多數(shù)高校的檔案管理員編制長(zhǎng)期穩(wěn)定在1到2人，受人員編制影響，檔案管理工作也處于維持狀態(tài)。二是素質(zhì)不高。許多高校檔案部門尚未配備檔案專業(yè)的畢業(yè)生，檔案復(fù)合型人才更是欠缺，大部分檔案人員要么是非專業(yè)出身，要么處理信息技術(shù)水平不強(qiáng)，甚至是為了解決崗位臨時(shí)安置的人員，盡管配備了先進(jìn)設(shè)備，仍不能很好地發(fā)揮作用。三是培訓(xùn)不到位。隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作也需要緊跟時(shí)代變化，檔案工作人員的工作理念、管理手段和工作技能亟待提高，定期開展工作人員培訓(xùn)不容忽視。

三、高校檔案資源開發(fā)的思考

高校檔案是一座亟待開發(fā)的寶藏，盤活檔案資源，讓檔案走出庫(kù)房，讓大眾認(rèn)識(shí)檔案，通過良性互動(dòng)，發(fā)揮檔案在傳承學(xué)校文化、增強(qiáng)學(xué)生愛校情懷方面的作用。

（一）提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

習(xí)近平同志指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，主要是因?yàn)闄n案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！弊龊脵n案工作是各單位不可推卸的責(zé)任。2020年6月，第十三屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十九次會(huì)議修訂了《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》），圍繞完善檔案管理相關(guān)制度，規(guī)定了機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案管理責(zé)任。各高校應(yīng)從傳承學(xué)校歷史、促進(jìn)學(xué)校發(fā)展、培育合格人才的高度提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，將檔案工作與學(xué)校教學(xué)科研管理同規(guī)劃、同部署、同落實(shí)、同考核；應(yīng)從促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的角度逐年加大對(duì)檔案工作的人力、物力、財(cái)力投入，不斷改善檔案工作條件。檔案工作部門應(yīng)加大《檔案法》和檔案知識(shí)的宣傳教育，讓師生了解《檔案法》和檔案知識(shí)，自覺遵守《檔案法》；讓更多部門認(rèn)識(shí)檔案資源對(duì)于本部門事業(yè)發(fā)展的重要性，提高隨時(shí)歸檔意識(shí)，不斷豐富高校檔案館藏；讓更多學(xué)生知道學(xué)校檔案庫(kù)里的豐富資源和開發(fā)這座寶藏對(duì)于自己成長(zhǎng)成才的重要意義，從而為檔案資源開發(fā)奠定基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)既是新版《檔案法》增加的新內(nèi)容，也是新時(shí)代提高檔案工作水平的努力方向。當(dāng)前在全球應(yīng)對(duì)新冠疫情挑戰(zhàn)的大背景下，期望高校提供網(wǎng)上查閱檔案平臺(tái)、網(wǎng)上傳遞證明材料的呼聲越來越高，推進(jìn)檔案工作信息化顯得尤其突出。各高校應(yīng)在單位的事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中將檔案信息化建設(shè)列為重要內(nèi)容，增加專項(xiàng)投入，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化、信息化，逐步推進(jìn)檔案查閱工作的網(wǎng)絡(luò)化，逐步提高檔案助力教學(xué)科研管理的效率。軟件開發(fā)部門應(yīng)根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)和管理程序，加大軟件開發(fā)力度，最大限度與現(xiàn)行OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效銜接，提高檔案文件檢索、信息處理、成果編輯的效率。有條件的高校也可以根據(jù)本校的特點(diǎn)自主研發(fā)適合自己的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部檔案管理與教學(xué)科研、學(xué)生管理資源共享，最大限度地發(fā)揮檔案資源在推進(jìn)學(xué)校教學(xué)科研管理中的作用。

（三）強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍水平

人才是第一生產(chǎn)力，檔案管理隊(duì)伍水平?jīng)Q定檔案資源開發(fā)的效果。各高校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案育人的作用，不斷提升加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的認(rèn)識(shí)，將檔案育人納入學(xué)?！叭恕笨傮w目標(biāo)，統(tǒng)籌考慮，同步推進(jìn)。結(jié)合高校實(shí)際情況應(yīng)從引進(jìn)、培訓(xùn)、搭臺(tái)和流動(dòng)四個(gè)方面加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)。一是積極引進(jìn)。增加崗位編制，吸收檔案專業(yè)的人才充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，從而提升檔案管理、利用和服務(wù)的科學(xué)化水平。二是加強(qiáng)培訓(xùn)。對(duì)現(xiàn)有工作人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期組織他們參觀學(xué)習(xí)，用先進(jìn)的檔案管理理念武裝頭腦，提高檔案開發(fā)意識(shí)和服務(wù)教學(xué)科研管理的技能。三是搭臺(tái)培養(yǎng)。協(xié)同教務(wù)、學(xué)生、宣傳等部門在課程設(shè)置、學(xué)生活動(dòng)、校園文化建設(shè)等方面將校史內(nèi)容單列，為檔案員走進(jìn)課堂服務(wù)教學(xué)科研和學(xué)生思想教育搭建平臺(tái)，讓他們?cè)谟说膶?shí)踐中得到鍛煉提升。四是對(duì)不適合檔案工作的人員有序做好人才流動(dòng)。通過加強(qiáng)檔案工作管理隊(duì)伍建設(shè)，激發(fā)檔案管理人員的活力，變接收歸檔為主動(dòng)搜集，變守?cái)們嚎醋o(hù)為探索奧秘，變坐等查詢?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，讓檔案活起來、動(dòng)起來、站起來，讓檔案在教書育人中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（四）凝練有教育特色的檔案成果

深度挖掘高校檔案資源，凝練具有教育特色的檔案成果，并以大眾喜聞樂見的方式呈現(xiàn)出來是新時(shí)代高校檔案資源開發(fā)的重要任務(wù)。一要深度挖掘。結(jié)合學(xué)生成長(zhǎng)規(guī)律和專業(yè)特點(diǎn)，認(rèn)真查找檔案中可利用的資源，為學(xué)生教育管理服務(wù)等提供基礎(chǔ)素材。二要凝練提升。結(jié)合學(xué)生教育的特殊需求，有針對(duì)性地對(duì)檔案資源進(jìn)行檢索、提煉，編輯具有教育特色的檔案刊物。三要?jiǎng)?chuàng)新形式。教育只有緊跟時(shí)代，貼近生活才能事半功倍。針對(duì)00后學(xué)生多為互聯(lián)網(wǎng)“原住民”的特點(diǎn)，檔案資源的開發(fā)與利用也必須創(chuàng)新形式，將有價(jià)值的檔案信息整合，融入生命的氣息和時(shí)代的節(jié)奏，通過微信、短視頻、抖音等傳播給學(xué)生，讓他們?cè)谛蓍e娛樂中受到教育熏陶，真正發(fā)揮檔案助力學(xué)生成長(zhǎng)成才的作用。

* 2018年度首都大學(xué)生思想政治教育課題：專業(yè)特色嵌入《思想道德修養(yǎng)與法律基礎(chǔ)》課堂教學(xué)的路徑研究，項(xiàng)目編號(hào)：BJSZ2018YB44。

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作者單位：北京農(nóng)學(xué)院