企業(yè)歷史遺留問題檔案清理策略研究

胡永賀

摘要：本文首先論述了企業(yè)歷史遺留問題檔案當(dāng)前的現(xiàn)狀，通過現(xiàn)狀透視問題產(chǎn)生的原因，據(jù)此總結(jié)開展企業(yè)歷史遺留問題檔案清理工作需要堅持區(qū)分價值原則、尊重歷史原則以及適度清理原則，并提出在檔案清理過程中的工作要點。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 歷史遺留問題 檔案 清理

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。企業(yè)檔案產(chǎn)生于企業(yè)創(chuàng)立、發(fā)展、改革、兼并、破產(chǎn)等各個階段，是企業(yè)全生命周期的最真實、最完整的見證。由于各種原因，許多企業(yè)存在早期檔案不完整、不系統(tǒng)、不規(guī)范等歷史遺留問題，導(dǎo)致無法有效滿足企業(yè)當(dāng)前發(fā)展需要，不利于檔案整體工作水平的提升。

一、企業(yè)歷史遺留問題檔案當(dāng)前現(xiàn)狀

（一）企業(yè)歷史遺留問題檔案普遍存在

在創(chuàng)立初期，企業(yè)的重心一般在發(fā)展核心業(yè)務(wù)上，很少能夠把“精力”和“財力”投入到檔案工作中，往往對檔案工作不夠重視，很長一段時期沒有建立健全的檔案工作制度，導(dǎo)致檔案疏于管理。而檔案的產(chǎn)生是伴隨企業(yè)創(chuàng)立的那一刻開始的，例如企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、章程、財務(wù)資料、技術(shù)及業(yè)務(wù)資料、合同協(xié)議等，因此企業(yè)發(fā)展早期階段產(chǎn)生的一系列資料很有可能存在歸檔不完整的問題。

據(jù)不完全統(tǒng)計，我國超過150年歷史的企業(yè)有同仁堂、張小泉、王老吉等諸多“老字號”，中華人民共和國成立以來開設(shè)的國有企業(yè)更是不勝枚舉，很多“老字號”企業(yè)的早期歷史檔案普遍存在數(shù)量偏少、內(nèi)容零散等問題，少數(shù)保存完好、整理規(guī)范且收集完整的檔案被視為“國寶”，艱難地拼湊起企業(yè)歷史記憶。改革開放以來，民營企業(yè)如雨后春筍般出現(xiàn)，海爾、聯(lián)想、華為等企業(yè)創(chuàng)立歷史均已超過30年。通常來說，民營企業(yè)相較國有企業(yè)而言，經(jīng)營和生存壓力更大，初期對檔案工作的投入程度更為不足。因此，絕大多數(shù)民營企業(yè)的早期檔案存在著或多或少的歷史遺留問題，成為后繼檔案工作者難以回避的現(xiàn)實問題。

（二）一些歷史檔案仍然存在著重要的保存價值

一般常見的歷史遺留問題檔案涉及會計檔案、文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、工程檔案等，其中文書檔案、會計檔案的保管期限屬于長期或永久保管，具有較為重要的保存價值。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，某擁有70年歷史的國有企業(yè)在清理歷史遺留問題檔案時，從庫房中堆放的大量檔案中，清理出許多有價值的文書檔案、會計檔案、海外機構(gòu)檔案等，為全面還原企業(yè)歷史面貌提供了客觀依據(jù)，在企業(yè)70周年慶典中發(fā)揮了重要的歷史文化見證、傳播的作用。其中，海外機構(gòu)檔案是在海外機構(gòu)關(guān)閉時被運輸回國并長期堆放未加以整理的檔案，通過及時清理為后續(xù)清算核資提供了重要依據(jù)。

此外，國家檔案局聯(lián)合財政部于2015年12月共同修訂出臺了《會計檔案管理辦法》，將會計檔案的保管期限由過去的中短期保管改為中長期保管。事實證明，企業(yè)經(jīng)營過程中出現(xiàn)的一些法律訴訟所需要的會計檔案，可能要追溯到20年以前甚至更久，歷史檔案的長期完整保管就顯得十分重要。

（三）歷史檔案清理任務(wù)較為繁重

歷史檔案的清理面臨著諸多現(xiàn)實問題，難度較大。一是一些企業(yè)建司時間較長，歷史遺留問題檔案的數(shù)量巨大，動輒數(shù)萬卷，需要進行鑒選、分類、整理、著錄、掃描、上傳檔案系統(tǒng)等。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，某國有企業(yè)在2019年開展歷史遺留問題檔案清理時，涉及檔案超過7千卷、8萬余件、100余萬頁，組建由8人組成的項目組耗時7個月方才順利結(jié)項，平均每人每天能夠全流程清理5卷歷史遺留問題檔案。二是檔案整理狀況普遍不佳，絕大多數(shù)檔案缺少準確、完整的檔案清單，需重新整理、錄入，還存在一些繁體字、毛筆字，難以辨認；另外，一些歷史檔案紙張強度較差，出現(xiàn)泛黃、碎末化等情況，對檔案整理、辨認造成極大困難。三是因時間久遠，在分辨檔案內(nèi)容時，當(dāng)時的經(jīng)辦人往往早已離職、退休甚至過世，歷史問題無法求證。

二、企業(yè)歷史遺留問題檔案清理原則

（一）區(qū)分價值原則

檔案的不同價值屬性，具體反映在檔案的不同保管期限上。通常來說，檔案價值屬性較高的，保管期限較長，反之則較短。歷史遺留檔案一般分為文書檔案、會計檔案、業(yè)務(wù)檔案等大類，每大類下具體又會劃分為各項小類，如公文類檔案、審計類檔案等，分別具有不同的保管期限。在對歷史遺留問題檔案進行清理前，首先要根據(jù)其保管期限判斷當(dāng)前有關(guān)檔案是否已經(jīng)超過保管期限，對于已超過保管期限的檔案應(yīng)梳理形成清單實施銷毀，無須開展額外的整理工作。

（二）尊重歷史原則

不同的歷史階段，與檔案工作有關(guān)的國家政策、行業(yè)標準和企業(yè)要求會打上時代的烙印，特定歷史時期具有相應(yīng)的工作要求和標準，在不影響當(dāng)前檔案基本管理要求的前提下，應(yīng)本著保持原有歷史面貌的原則，盡量避免對歷史管理狀況進行過度調(diào)整。

（三）適度清理原則

筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，一些歷史悠久的企業(yè)歷史遺留問題檔案數(shù)以萬計，檔案清理工作量巨大，需要投入大量人力、物力、財力開展工作，才能達到檔案規(guī)范管理的標準與要求?？紤]到檔案投入產(chǎn)出比，對于重要的、利用頻繁的檔案，可以采取充分清理的方式；對于價值一般、利用率低的檔案，可以采取基本清理的方式，即通過清理滿足檔案的基本調(diào)閱與保管，無須進行諸如更換檔案盒、補充檔號章、數(shù)字化加工掃描等，通過適度清理達到成本與收益的平衡。

三、企業(yè)歷史遺留問題檔案清理工作要點

（一）工作方案要周全

歷史遺留問題檔案清理工作是一項量大、繁雜、細致的系統(tǒng)性工程，因此在正式開展清理工作之前，制訂周全、翔實的工作方案顯得十分重要。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，因為前期工作方案不完善、不細致，導(dǎo)致清理工作開展一段時期或者在進行項目最終驗收時，發(fā)現(xiàn)大量問題而需要推倒重來的情況并不少見，如此將極大地影響項目進度，并對項目參與者造成重大的時間損耗、經(jīng)濟損失。對此，項目參與者要充分結(jié)合實際，因地制宜，編制一套翔實、適用的工作方案用于指導(dǎo)日常工作。同時，要面向全體參與者進行項目培訓(xùn)，包括負責(zé)人及普通員工，以確保清理行動整齊劃一。在項目進展過程中遇到新的問題時，不回避、不隱瞞、不想當(dāng)然進行處理，要及時研究并制定新的解決辦法，并在工作方案中予以完善和體現(xiàn)，使工作方案始終是唯一權(quán)威的工作指南。

（二）人員安排要合理

通常來看，囿于企業(yè)檔案部門人手有限，對于歷史遺留問題檔案數(shù)量較多的企業(yè)，較多采取外包服務(wù)的方式組織推進項目。在甲乙雙方的合作中，甲方主要負責(zé)編制工作規(guī)范、驗收標準以及給予項目資源支持，乙方主要負責(zé)做好工作任務(wù)的執(zhí)行和項目標準的落地。同時，乙方內(nèi)部應(yīng)按照清理工作流程和內(nèi)容進行合理化分工，包括檔案的清點、整理、錄入、質(zhì)檢等，優(yōu)化工作流程，確保工作質(zhì)量。注重確立項目考核獎懲機制，在項目合同中明確甲乙雙方責(zé)任，重點是乙方的違約責(zé)任和處罰措施。同樣，在乙方內(nèi)部，要重視制定與工作量、工作質(zhì)量相掛鉤的考核機制。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，乙方項目人員大多數(shù)年齡較小、工作經(jīng)驗較少，如缺少嚴格的獎懲措施進行約束，工作的細致程度和積極性將大打折扣，工作質(zhì)量難以保障。

（三）解決問題要及時

甲方要實時監(jiān)督項目的進展，不能當(dāng)“甩手掌柜”，甲方不宜在項目的最后階段才開展驗收，應(yīng)進行階段性檢查和驗收。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，多數(shù)在最后驗收過程中發(fā)現(xiàn)大量問題的企業(yè)，一方面是因為方案不夠翔實或乙方執(zhí)行不力，另一方面是甲方未能及時發(fā)現(xiàn)問題，提出整改意見，導(dǎo)致項目的方向性錯誤未能及時得到糾正。因此，甲方要加強實時監(jiān)督，及時解決過程中出現(xiàn)的問題，針對錯誤的情況要靈活做出調(diào)整。將驗收工作分解在平時，一方面有利于問題得到及時解決，另一方面有利于對問題進行深入檢查，避免集中在最后階段進行驗收，工作量巨大而導(dǎo)致工作不細致。同時，要將問題情況與項目結(jié)算掛鉤，以合同協(xié)議為約束，將處罰措施作為項目保駕護航的重要手段。

企業(yè)歷史遺留問題檔案清理工作關(guān)乎企業(yè)檔案工作總體質(zhì)量和水平，關(guān)乎企業(yè)權(quán)益的長久保護，因此妥善把握清理工作的原則，采取有效的清理措施，對于及時、全面、集約地完成歷史檔案清理工作至關(guān)重要。

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作者單位：中化商業(yè)保理有限公司