淺談信息時代的博物館檔案數(shù)字化管理

馬琴

摘 要：檔案數(shù)字化管理模式相較傳統(tǒng)管理模式，擁有資源利用更合理，檔案的保護與修復條件更寬松，信息傳播更高效，檔案展出方式更多元等眾多優(yōu)勢。博物館推行檔案數(shù)字化管理，需加強檔案管理的軟、硬件建設，進一步規(guī)范數(shù)字化檔案的管理制度，專設檔案管理數(shù)據(jù)庫，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，從而更好地發(fā)揮文化傳承、文化傳播的效能。

關鍵詞：博物館;數(shù)字化;檔案管理;優(yōu)勢;措施

博物館檔案是展示博物館發(fā)展的原始資料，是博物館成長的大事記，是博物館發(fā)展的真實縮影。在博物館的日常運營中，往往有各種各樣的檔案資料生成，其中包含大量珍貴的文物檔案，這些檔案的意義不僅在于其本身蘊含的藝術和文化價值，更承載著整個博物館的歷史。在信息全球化和科技變革等強有力的帶動下，所有行業(yè)都朝著“大數(shù)據(jù)時代”變遷，人們逐漸習慣于準確高效、方便快捷的數(shù)字化工作手段。因此，如何使博物館的檔案管理工作從傳統(tǒng)模式向數(shù)字化模式順利切換，切實提高數(shù)字化的管理質(zhì)量，成為需要深入探討的問題。

1 檔案數(shù)字化管理模式相較傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)勢分析

檔案類型繁多，如藏品檔案、陳列檔案、行政人事檔案等。一直以來，我國大多數(shù)博物館所實行的檔案管理模式，通常是由檔案管理員根據(jù)自身的工作經(jīng)驗，對實物資料進行判斷、估計和歸檔，處理的對象是實物檔案資料。數(shù)字化檔案管理則由相關工作人員使用定制化、特色化的系統(tǒng)，與經(jīng)驗結(jié)合，對數(shù)字化的檔案信息進行分類保存，其優(yōu)點在于多維性和立體性。無論從哪個角度來看，數(shù)字化管理模式都比傳統(tǒng)模式具備更多的優(yōu)點。

1.1 資源利用更合理

與人工整理等傳統(tǒng)手段相比，數(shù)字檔案運用技術手段存儲，直接導致了存儲媒介的差異，實物檔案資料需要大量的柜子、資料室來存放，同時也需要更多的工作人員對其進行管理，倉儲、人工等成本高;而數(shù)字資料可存儲于硬盤、光盤等介質(zhì)中，這些介質(zhì)均具有體積小、內(nèi)存大的特點，不僅節(jié)約了倉儲和人工管理成本，還能有效節(jié)約紙張，綠色環(huán)保。

1.2 檔案的保護與修復條件更寬松

從保護文物檔案的角度來看，實物檔案往往易受濕度、溫度、光線、蟲蛀等物理條件的影響，對存儲環(huán)境要求較高，保存稍有不慎便會給珍貴檔案帶來較大的損失，并且難以修復;然而以電子形式存儲的數(shù)字檔案受環(huán)境因素制約較小，光盤、硬盤等設備的保管相較大量的紙質(zhì)等實物檔案保管則容易得多，一旦存入幾乎不會發(fā)生質(zhì)損和遺失，大多數(shù)情況下亦可通過信息技術進行修復。

1.3 信息傳播更高效

就信息傳播而言，傳統(tǒng)形式的實物檔案往往是通過巡回展覽等現(xiàn)場觀摩的方式來宣傳，其傳播效率與影響范圍較小，并且在來回搬運的過程中質(zhì)損的風險極大。而數(shù)字化檔案可以通過互聯(lián)網(wǎng)隨時進行高效傳播，無須搬運實物，能發(fā)揮最大的影響力。

1.4 檔案展出方式更多元

極為重要的一點是，博物館在展示檔案時，傳統(tǒng)檔案通常僅是單調(diào)地陳列于展柜中，再附上文字說明被動地供人們參觀，這就導致很多人在參觀時根本沒有注意到該檔案，文字說明也只是被大致瀏覽甚至被忽略。而數(shù)字化檔案的展出方式則更加多元化，更有吸引力。利用多媒體、多維技術、VR技術等最尖端的高科技技術進行展示，使各類檔案資料故事化、形象化，更有趣味性，通過動畫、聲音等主動進行信息輸出，更容易被大眾所接受。

我國“十三五”規(guī)劃曾重點強調(diào)了博物館的可持續(xù)發(fā)展，博物館行業(yè)正在茁壯成長，對發(fā)展過程中存在的問題應盡早發(fā)現(xiàn)并解決，檔案管理工作就是其問題之一。數(shù)字化檔案管理是博物館發(fā)展的必然趨勢，為今后建設智慧博物館打下良好的根基，此過程漫長且需要耐心，只有勤于總結(jié)數(shù)字化檔案管理過程中出現(xiàn)的難點，并重視問題分析、積極尋找應對的方法，才能切實推進數(shù)字化管理模式的發(fā)展，使博物館檔案的內(nèi)在價值最大化，使博物館的檔案展出方式更加多元化。

2 博物館推行檔案數(shù)字化管理的措施建議

2.1 加強檔案管理軟、硬件建設

博物館在坐擁數(shù)量龐大實物資料的基礎上，要將如此大量的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化存儲，對軟、硬件設備等都有較高的要求，軟、硬件設施的建設是數(shù)字化管理的基礎，也是確保傳統(tǒng)管理向數(shù)字化管理平穩(wěn)過渡的必要條件。博物館必須重視相關的軟、硬件設施，加大資金投入。建設硬件設施時，還應考慮便于數(shù)字化管理的系統(tǒng)設備，包括掃描設備、數(shù)字處理設備等，但不限于這些設備。針對數(shù)字化檔案管理的軟件建設，相關檔案管理崗位人員應積極總結(jié)經(jīng)驗，結(jié)合博物館檔案管理難題和需求，通過聯(lián)合專業(yè)軟件開發(fā)商或者高等院校，制訂一套符合本館檔案特征的實用的管理系統(tǒng)，為博物館檔案各項日常工作的數(shù)字化、高效化、安全化、集約化打下堅實可靠的根基。

2.2 進一步規(guī)范數(shù)字化檔案的管理制度

規(guī)范的管理制度是各項工作高效開展的關鍵。從傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理模式改革的過程中，一套行之有效的規(guī)章制度必不可少，應針對管理過程中相關的工作內(nèi)容、工作流程、人員分工、獎罰約束等制訂統(tǒng)一的標準，嚴格的規(guī)章制度令各項日常工作有章可依。應利用各類電子設備進行檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，包括輸入文字、掃描圖片、拍攝上傳其他實物檔案等。

2.3 專設檔案管理數(shù)據(jù)庫

檔案數(shù)據(jù)庫全方位覆蓋著各類詳細的檔案，系統(tǒng)能自動排列從博物館建立初期以來的信息，例如某文物的名稱、發(fā)現(xiàn)時間、地點、歷史關聯(lián)事件、尺寸、材質(zhì)等詳細信息，皆可及時記入數(shù)據(jù)庫。同時，也便于在系統(tǒng)中進行檢索，必要時還能隨時更新該文物的后續(xù)信息。例如該文物屬于哪個類別，陳列在博物館的哪個區(qū)域，參與過博物館舉辦的何種活動，展出的過程中呈現(xiàn)了怎樣的效果，觀眾對該文物的反饋情況，涉及該文物的學術作品，學者們對該文物如何進行修復的建議等各類有價值的信息，皆可隨時添加、修改或刪除。博物館檔案系統(tǒng)面向的不同使用者應設置對應的訪問權(quán)限，令系統(tǒng)能面向不同的訪問人群發(fā)揮最大的效用，令人力、物力高效結(jié)合?？稍诓┪镳^官方網(wǎng)頁中設置專門的版塊，定期預告即將舉辦的活動，介紹本館最具特色的藏品，發(fā)布本館藏品的簡介，通過網(wǎng)頁讓社會群眾直觀地了解藏品和活動信息，吸引網(wǎng)頁訪問者前往實地參觀，進一步使用數(shù)據(jù)庫來宣傳博物館。

2.4 提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作質(zhì)量的高低很大程度上是由員工素質(zhì)的高低決定的，在如今數(shù)字化信息化時代化的浪潮中這一點顯得更為重要。推行檔案數(shù)字化管理不僅要求員工掌握檔案管理的專業(yè)技能，更需要具備一定的電子信息技術知識。一方面，博物館管理部門應加強對員工的培訓，及時更新知識體系，進一步提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng);另一方面，可以通過多樣化的活動形式來提高領導層的管理能力和員工的工作技能，例如業(yè)務知識競賽、專題學術討論、專家講座等，積極傳授與時俱進的檔案管理技巧，分析檔案數(shù)字化管理的發(fā)展趨勢。

3 結(jié)語

綜上所述，博物館檔案數(shù)字化管理作為博物館信息化建設的重要一環(huán)，是一個循序漸進卻又必不可少的過程。這需要全體博物館人員的高度配合和重視，通過加強建設檔案管理的軟、硬件設施，進一步完善數(shù)字化檔案的管理制度，專設檔案管理數(shù)據(jù)庫，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，在切實加強檔案管理工作質(zhì)量和效率的同時，推動整個博物館向信息化模式轉(zhuǎn)變，使博物館更好地發(fā)揮文化傳承、文化傳播的效能。

參考文獻

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