智能化在檔案管理工作中的應(yīng)用

魏雪麗

關(guān)鍵詞：智能化;檔案管理;內(nèi)涵;價(jià)值

基金項(xiàng)目：本文系2020年度南陽市哲學(xué)社會(huì)科學(xué)規(guī)劃項(xiàng)目“新時(shí)代高校大學(xué)生思想政治實(shí)踐活動(dòng)檔案創(chuàng)建研究”的研究成果。

檔案可以記錄各種各樣的信息，屬于原始記錄，各行各業(yè)都非常重視檔案管理工作。從當(dāng)前的實(shí)際情況來看，智能化檔案管理已經(jīng)成為主要的潮流趨勢(shì)，不僅可以給予高校等更多的幫助，還能保證決策的正確性。因此，高校需要采購現(xiàn)骨干設(shè)備，提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，重視數(shù)字化系統(tǒng)的選擇與庫房環(huán)境管理。

智能化檔案管理的內(nèi)涵

如今，科學(xué)技術(shù)正在快速發(fā)展的過程中，越來越多的行業(yè)開始應(yīng)用信息技術(shù)，真正實(shí)現(xiàn)智能化操作，檔案管理中也開始應(yīng)用智能化。從當(dāng)前實(shí)際應(yīng)用的情況來看，智能化檔案管理的內(nèi)涵具有兩種含義：第一，檔案管理平臺(tái)更加智能化。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理人員能收集和整理檔案的實(shí)體內(nèi)容與信息，而這些數(shù)據(jù)、資料和信息通常都是紙質(zhì)載體，保存起來相對(duì)較為復(fù)雜，需要一個(gè)較為干燥的環(huán)境。在智能化檔案管理中，管理人員需要借助多樣化的設(shè)備、信息技術(shù)將原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，同時(shí)運(yùn)用特定、特殊的檔案管理信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)制動(dòng)化、智能化的檔案分類管理，而這可以給檔案的檢索、管理等帶來較大便利。

第二，檔案工作內(nèi)容、流程的智能化。智能化的檔案管理屬于傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)化與創(chuàng)新。管理人員需要借助恰當(dāng)、特殊的檔案智能管理系統(tǒng)，在正確的操作指導(dǎo)下，借助特定的只能設(shè)備、軟件等，分配、調(diào)閱、保存以及歸檔各種檔案，使各個(gè)環(huán)節(jié)都能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化與智能化，這不僅可以最大程度提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還能更好地保存檔案信息，避免因保存不當(dāng)、人為過度翻閱等方式，給檔案帶來比必要的損壞。

因此，從綜合的角度來說，智能化檔案管理指的就是借助先進(jìn)的云儲(chǔ)存、無線射頻識(shí)別技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、數(shù)字化以及智能化，是檔案管理工作的一種全新應(yīng)用與變革。

智能化在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

提高檔案管理的工作效率。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理人員需要不斷地錄入各種信息，同時(shí)還需要進(jìn)行整理與裝訂大量的實(shí)體信息，具有較大的工作量，需要耗費(fèi)較多的時(shí)間與精力。但是因諸多因素的影響，導(dǎo)致管理人員在錄入信息時(shí)出現(xiàn)各種各樣的問題，出現(xiàn)一定的偏差，無法取得較高的工作效率。此時(shí)，檔案管理人員就需要運(yùn)用智能化技術(shù)，借助特定的設(shè)備一次性收集、整理和分類處理大量的檔案信息，同時(shí)還能借助模式識(shí)別、自然語言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)等，智能化分類數(shù)字檔案信息資源，網(wǎng)絡(luò)算法能夠通過計(jì)算機(jī)開放鑒定檔案，根據(jù)其中的數(shù)據(jù)信息根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)完成分配排序與整理，同時(shí)還能模仿人腦機(jī)制更好地處理和解釋數(shù)據(jù)，通過大腦神經(jīng)系統(tǒng)完成信息的傳遞，更好地分析和研究聲音、圖像與文本，其出錯(cuò)率約等于零。智能化技術(shù)的應(yīng)用不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量和效率的提高，還能降低檔案管理成本。

拓展信息儲(chǔ)存空間。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作，智能化技術(shù)的應(yīng)用可以有效拓展檔案管理的存儲(chǔ)空間，這就是智能化技術(shù)所具有的最具體和直觀的優(yōu)勢(shì)。在檔案管理中應(yīng)用智能化技術(shù)，能夠改變傳統(tǒng)的信息保存模式，可以借助射頻識(shí)別技術(shù)掃描需要儲(chǔ)存的信息，同時(shí)將其儲(chǔ)存在虛擬空間中。智能化技術(shù)能夠存儲(chǔ)海量的信息，節(jié)省大量實(shí)地儲(chǔ)存的空間，壓縮各類信息，保證這些數(shù)據(jù)信息實(shí)現(xiàn)虛擬化存儲(chǔ)。在過去，檔案通常都是紙質(zhì)載體，需要進(jìn)行整理、裝訂與保存，隨著時(shí)間的推移，這些紙質(zhì)檔案將會(huì)消耗更多的空間范圍，而這會(huì)在一定程度上增加管理成本。智能化檔案管理的方式，能夠解決紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間不足的問題，將原本的實(shí)體存儲(chǔ)空間轉(zhuǎn)變成線上的虛擬空間，有效拓展檔案儲(chǔ)存空間。

提高信息檢索的便捷性。檔案信息的保存不僅可以記錄曾經(jīng)發(fā)生過的事情和事實(shí)，還能為后期的查閱和管理提供必要的幫助，而這就需要保證檔案管理與檢閱的便捷性。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，無論是信息的檢索查閱，還是信息的錄入都會(huì)涉及到較多的主體，尤其是在檢閱信息時(shí)，不僅無法快速查詢，還無法保證檔案的安全性，非常容易出現(xiàn)信息丟失、泄露等問題。在智能化檔案管理中，檔案管理的所有環(huán)節(jié)都能實(shí)現(xiàn)智能化管理與實(shí)時(shí)監(jiān)控，有效追蹤查閱痕跡、檢索痕跡等，保證信息的查閱能對(duì)接查閱人的實(shí)際情況，從根本上保證檔案管理的安全性，避免出現(xiàn)信息丟失、泄露等問題。此外，用戶在查閱相關(guān)信息時(shí)，只需輸入關(guān)鍵詞即可進(jìn)行查閱，而這可以切實(shí)提高檔案檢閱的便捷性，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與智能化。

智能化在檔案管理工作中的應(yīng)用

采購檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作更加智能化與信息化。為了進(jìn)一步推動(dòng)智能化的應(yīng)用，那么就需要高?？梢赃m當(dāng)增加資金的投入力度，采購更多現(xiàn)代化的設(shè)備，增加更多物力、財(cái)力的支持，采購符合實(shí)際情況的設(shè)備，如智能化檔案管理的相關(guān)軟件系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀等，購買齊全的基礎(chǔ)設(shè)備。此外，管理人員還需要構(gòu)建電子目錄、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫以及接受中心，從根本上保證檔案智能化錄入、采集以及保存的基礎(chǔ)性工作。需要注意的是，在智能化檔案管理工作中，設(shè)備的采購是其中至關(guān)重要的基礎(chǔ)任務(wù)和工作，需要相關(guān)人員能夠全面分析和研究本單位的檔案管理工作性質(zhì)，選擇最恰當(dāng)?shù)南到y(tǒng)和設(shè)備，同時(shí)還需要切實(shí)提高檔案管理工作的可靠性與安全性。

提高信息管理能力。檔案管理人員必須要具備較為扎實(shí)的知識(shí)基礎(chǔ)，掌握開展檔案管理工作的方法，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的信息技術(shù)，熟練操作智能檔案管理軟件和設(shè)備，切實(shí)提高檔案管理的能力。因此，高校需要積極開展多樣化的培訓(xùn)活動(dòng)，使其能認(rèn)真對(duì)待所有的工作環(huán)節(jié)，樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，主動(dòng)去學(xué)習(xí)和了解智能化檔案管理的方法。在遇到問題和疑惑時(shí)，管理人員需要尋求同事的幫助;如果仍未解決，那么就需要向上級(jí)回報(bào)和反映。此外，高校需要根據(jù)檔案管理人員的實(shí)際情況，將其安排到合適的崗位上，同時(shí)還可以利用借調(diào)、聘請(qǐng)、合作等方式，吸引更多優(yōu)秀的檔案管理人員，構(gòu)建良好的獎(jiǎng)懲措施，提供各種福利等，留住更多的檔案管理人員。

構(gòu)建智能化庫房環(huán)境。在傳統(tǒng)的庫房管理中，通常都是需要采用人工管理的方式，需要記錄號(hào)庫房的溫濕度，并根據(jù)實(shí)際情況借助開關(guān)設(shè)備調(diào)節(jié)庫房的溫濕度[1]。管理人員需要定時(shí)查看溫濕度器查看庫房的溫濕變化。即使是同一地點(diǎn)，不同時(shí)間將會(huì)測出不同的溫濕度。如果每次都需要進(jìn)行溫濕度的查看，那么將會(huì)大大增加管理人員的工作量，也會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)具有一定的主觀性，不夠可靠與準(zhǔn)確。此外，由于檔案通常都是紙質(zhì)檔案，為了保證這些檔案不會(huì)被蟲子咬壞，那么就需要管理人員能噴灑殺蟲劑、防蟲劑等。這些藥劑雖然能夠有效抵擋各類蟲子，但容易產(chǎn)生刺激性氣味，對(duì)人體帶來一定的傷害。傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足實(shí)際需求，需要及時(shí)進(jìn)行改革與優(yōu)化。

智能化檔案管理的智能體現(xiàn)在兩個(gè)方面，分別是硬件與軟件。從硬件設(shè)備的角度來說，管理人員需要進(jìn)行認(rèn)真的檢測和測量，在合適的位置上安裝上硬件設(shè)備，如空調(diào)、除濕加濕設(shè)備等，更好地控制庫房的溫濕度;裝備空氣凈化設(shè)備，更好地進(jìn)行庫房的消毒滅菌;安裝空氣質(zhì)量檢測儀，實(shí)時(shí)了解庫房的空氣質(zhì)量;同時(shí)還可以安裝一些控制器、打印機(jī)、工業(yè)控制機(jī)、顯示屏等。

從軟件的角度來說，需要選擇恰當(dāng)?shù)能浖到y(tǒng)，保證其具有處理功能、可視化功能、數(shù)據(jù)采集功能、安全保證功能、自動(dòng)控制功能等，這樣才能更好地管理檔案與庫房硬件。此外，在智能化檔案管理系統(tǒng)需要根據(jù)庫房環(huán)境的改變進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，適當(dāng)增加或減少一些軟件、硬件等設(shè)備，切實(shí)提高智能化檔案管理工作的可調(diào)節(jié)性。

應(yīng)用智能化的數(shù)字系統(tǒng)。除了保證良好的庫房環(huán)境外，還需要管理人員能應(yīng)用系統(tǒng)、完善的數(shù)字化系統(tǒng)[2]。高校需要根據(jù)數(shù)字化系統(tǒng)購買相應(yīng)硬件設(shè)備，保證這些設(shè)備的合理安裝。管理人員在建檔時(shí)，需要嚴(yán)格審查文件資料，保證其具有較強(qiáng)的可靠性、完整性、準(zhǔn)確性，具有法律效力，同時(shí)還需要根據(jù)檔案的形式、內(nèi)容進(jìn)行分類管理。前期工作相對(duì)較為繁瑣，需要管理人員能具備較強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)，仔細(xì)進(jìn)行歸檔與核對(duì)，奠定良好基礎(chǔ)。

檔案管理人員需要根據(jù)實(shí)際情況認(rèn)真挑選數(shù)字化系統(tǒng)，保證其具備較為完善的功能，如離線下載功能、數(shù)據(jù)恢復(fù)功能、管理功能以及檢測功能[3]。離線下載功能指的是，人員可以直接借助數(shù)據(jù)服務(wù)器完成各類檔案信息的下載;數(shù)據(jù)恢復(fù)功能指的是人員在刪除信息后，仍可以從服務(wù)器中找回相關(guān)信息;管理功能指的是工作人員可以根據(jù)個(gè)人權(quán)限、級(jí)別等在數(shù)據(jù)庫中搜集對(duì)應(yīng)的檔案信息，同時(shí)系統(tǒng)還能檢測信息的安全性、完整性以及真實(shí)性，同時(shí)還能轉(zhuǎn)換其格式要求;檢測功能指的是系統(tǒng)能快速進(jìn)行信息的格式比對(duì)與核實(shí)，檢測其可靠性與真實(shí)性。

此外，管理人員還需要做好安全保護(hù)措施，保證檔案信息的安全性。在智能化檔案管理中，非常容易出現(xiàn)較為嚴(yán)重的安全問題，如病毒、黑客的侵入，信息的篡改與泄露等。要想切實(shí)提高檔案信息的安全性，那么就需要管理人員制定切實(shí)可行的安全措施，既要保證各項(xiàng)設(shè)備的五蓮泉，還需要做好軟件方面的安全防護(hù)，運(yùn)用各種防護(hù)軟件與殺毒軟件，與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)更新系統(tǒng)、修補(bǔ)漏洞。

總而言之，智能化檔案管理已經(jīng)逐漸成為必然發(fā)展趨勢(shì)，需要管理人員能夠引起重視。管理人員需要重視設(shè)備、軟件的選擇，運(yùn)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、信息平臺(tái)等，切實(shí)提高檔案管理工作的效率，提高個(gè)人綜合素養(yǎng)和專業(yè)能力，同時(shí)還需要做好檔案信息的安全防護(hù)措施，保證檔案管理工作的有序開展。

參考文獻(xiàn)

[1]陳會(huì)明，史愛麗，王寧，金文光.人工智能技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用與發(fā)展芻議[J]中國檔案，2020（03）：72-74.

[2]于英香，趙倩.人工智能嵌入檔案管理的邏輯與特征[J]檔案與建設(shè)，2020（01）：4-8.

[3]李平.智能化在檔案管理工作中的應(yīng)用[J]中國民族博覽，2019（16）：251-252.