司法行政工作中數(shù)字化檔案管理的運(yùn)用分析

李洪波

摘 要：檔案管理在司法行政管理體系中占據(jù)了重要的地位，做好檔案管理工作具有獨(dú)特的價(jià)值。隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及和深入，人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代。對(duì)于司法行政工作中的檔案管理工作而言，數(shù)字化時(shí)代背景下不僅具有較大的挑戰(zhàn)，同時(shí)也是機(jī)遇。需要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的重要功能，建立完善的檔案管理機(jī)制。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國的司法檔案管理中出現(xiàn)了很多與現(xiàn)代化發(fā)展不相適應(yīng)的問題，阻礙了司法檔案價(jià)值和作用的發(fā)揮，本文針對(duì)司法行政工作中數(shù)字化檔案管理的運(yùn)用進(jìn)行了深入地探討。

關(guān)鍵詞：司法行政;數(shù)字化;檔案管理

我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展推動(dòng)了科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展使得該技術(shù)的使用門檻有效降低，在很多行業(yè)中實(shí)現(xiàn)了深入地應(yīng)用。信息技術(shù)在各行業(yè)以及人們生活中的應(yīng)用改變了很多傳統(tǒng)的管理方式。司法行政中的檔案管理工作也面臨著信息技術(shù)的沖擊，原有的管理模式在數(shù)字化時(shí)代已經(jīng)不能夠有效地發(fā)揮其作用了，急需構(gòu)建適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需要的管理機(jī)制，這一點(diǎn)直接關(guān)系到司法檔案管理工作的健康與可持續(xù)發(fā)展。司法檔案管理工作具有重要的價(jià)值，各個(gè)相關(guān)主體都應(yīng)該強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)，積極探索檔案管理的創(chuàng)新途徑。數(shù)字化時(shí)代信息產(chǎn)生速度在不斷地提升，信息的數(shù)量也在不斷擴(kuò)大，創(chuàng)新檔案管理方法，提升管理水平，加快檔案管理機(jī)制的現(xiàn)代化建設(shè)也是數(shù)字化時(shí)代發(fā)展的要求。司法行政中的數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為了一個(gè)不可阻擋的重要趨勢(shì)，運(yùn)用數(shù)字化管理有利于促進(jìn)司法行政工作質(zhì)量的提升。

一、司法檔案的特征

司法檔案的內(nèi)容復(fù)雜多樣，其中包含了文字、圖片、音頻以及視頻等多種形式，這些資料的綜合構(gòu)成了我們的司法檔案，其內(nèi)容的多樣性和復(fù)雜性也增加了司法檔案管理的難度，為司法檔案管理提出了更高的要求。司法檔案管理工作的效率和質(zhì)量直接關(guān)系到司法行政工作的效率和質(zhì)量，因此需要加強(qiáng)重視，避免由于檔案管理工作的問題制約司法行政工作開展。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，司法檔案與很多領(lǐng)域都有著密切的聯(lián)系，需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)司法檔案管理工作的重視。我國的司法檔案管理在多年的改革中，內(nèi)部的變革更加深入，當(dāng)前的司法檔案管理工作需要著重考慮如何在當(dāng)前的形勢(shì)下提升檔案管理的質(zhì)量。在司法檔案中，訴訟文書和影像資料等都是其重要的組成內(nèi)容，這些資料都是司法機(jī)關(guān)在司法活動(dòng)中直接形成的，按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行整理歸納后形成的檔案。司法檔案具有嚴(yán)肅性、原始性和專業(yè)性三個(gè)重要的特點(diǎn)，與一般檔案不同，司法檔案與當(dāng)事人以及事件有著最為直接和密切的聯(lián)系，所以司法檔案具有嚴(yán)肅性，象征著法律公平正義。大部分的司法檔案都是通過手抄形成的，是對(duì)案件最原始的記錄，直接呈現(xiàn)出來的，對(duì)案件細(xì)節(jié)等各方面的記錄都是非常真實(shí)的，因此具有原始性和專業(yè)性的特點(diǎn)。同時(shí)，檔案如果涉及到一些人的隱私，則司法機(jī)關(guān)會(huì)對(duì)隱私進(jìn)行保護(hù)，與案件無關(guān)的人員是無法進(jìn)行查看的，這也體現(xiàn)出了司法檔案的保密性。司法檔案的這些特點(diǎn)體現(xiàn)出了檔案管理的重要性，一旦司法檔案被破壞或者丟失就會(huì)造成較大的損失，對(duì)司法行政工作的開展造成不良影響。

二、將司法檔案進(jìn)行數(shù)字化的意義

司法檔案長期以來都是紙質(zhì)檔案，直到今天還是有很多地方的司法檔案是紙質(zhì)檔案，無論是進(jìn)行檢索還是整理檔案，都需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，具有較大的難度，維護(hù)和保管都十分不方便。在進(jìn)行檔案的備份以及存儲(chǔ)上成本也比較高，并且紙質(zhì)檔案容易受到破壞或者丟失，造成許多必要的問題出現(xiàn)，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展極為不利。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案逐漸朝著電子檔案發(fā)展，電子檔案具有更加方便快捷的特點(diǎn)，更加適合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展需求。通過對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，直接存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，方便快捷，省時(shí)省力，具有更加高效地管理優(yōu)勢(shì)。

通過數(shù)字化的檔案管理，有利于將資料及時(shí)地進(jìn)行歸檔，方便利用，提高資料的利用率。數(shù)字化檔案更加真實(shí)可靠，對(duì)案件的反映也更加真實(shí)。用戶查詢資料更加便捷，只需要讓辦公人員動(dòng)動(dòng)手指就能夠完成資料的查詢工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)當(dāng)前事情的全面連接，數(shù)字化檔案突破了傳統(tǒng)檔案管理的局限性，實(shí)現(xiàn)了司法檔案的時(shí)空流動(dòng)，將文件實(shí)體變成了信息化管理，提升了司法檔案管理工作的效率。傳統(tǒng)的檔案都是文件實(shí)體，這些紙質(zhì)資料在使用的時(shí)候難以查找，保存到檔案室以后難以儲(chǔ)存和維護(hù)，當(dāng)事人想要使用比較麻煩。通過數(shù)字化的管理可以有效地幫助使用者快速搜集到想要的信息，打破了時(shí)間和空間的限制，提高了檔案資料的使用效率，能夠更大程度的發(fā)揮檔案資料的作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式能夠滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，但是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展變化，檔案資料的類型和數(shù)量越來越多，逐漸增加了檔案資料管理人員的負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致檔案資料的管理效率低下，不能夠按時(shí)按質(zhì)的完成管理工作。數(shù)字化檔案管理模式改變了傳統(tǒng)管理方式，將實(shí)體文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息，大大節(jié)約了管理成本，節(jié)省了占地空間等，提升了檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益。

三、在行政工作中如何合理地運(yùn)用數(shù)字化檔案管理

（一）數(shù)字化管理制度要完善。

數(shù)字換管理制度是對(duì)司法檔案數(shù)字化管理的重要保障，只有不斷完善管理制度，才能夠促進(jìn)檔案管理工作安全有序的開展。當(dāng)前形勢(shì)下，我們需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、歸檔制度以及數(shù)字檔案鑒定制度進(jìn)行完善，保障數(shù)字化管理的安全。司法檔案不僅具有很高的史料價(jià)值，還有一定的司法參考價(jià)值，這些特殊的意義都使得司法檔案管理工作要加強(qiáng)保密，提升檔案管理的安全性。在采用數(shù)字化進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，需要對(duì)檔案管理的保密工作加以重視，不能夠掉以輕心，以免泄露相關(guān)機(jī)密。尤其是在司法行政工作中，保密性更強(qiáng)，更加需要注重保密工作，一旦出現(xiàn)秘密泄露，相關(guān)的責(zé)任人也會(huì)被問責(zé)。司法行政檔案的特殊性和重要性不言而喻，在進(jìn)行電子歸檔的時(shí)候要確保電子檔案的安全可靠，指派專人對(duì)電子歸檔進(jìn)行監(jiān)督核查，加強(qiáng)電子文檔的保管和維護(hù)工作，不能夠出現(xiàn)任何的差錯(cuò)。加強(qiáng)安全防護(hù)措施建設(shè)，防止電子檔案遭受到不法分子的攻擊和破壞。

（二）建立案件管理系統(tǒng)，以及信息查詢子系統(tǒng)。

為了提高司法行政人員的管理效率，工作人員應(yīng)當(dāng)建立完善的案件管理系統(tǒng)，以及信息查詢子系統(tǒng)，為工作人員的工作提供更加便利的條件，節(jié)約司法行政人員的案件信息查詢的時(shí)間，降低司法檔案管理中的工作成本，不斷發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，提升司法行政工作質(zhì)量。構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)的司法機(jī)關(guān)信息數(shù)據(jù)庫對(duì)于司法行政工作人員來說具有重要意義，也是每個(gè)工作人員應(yīng)當(dāng)著重思考的問題，只有對(duì)案件中的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)而又安全的管理，才能夠?yàn)榘讣畔⒌牟樵兲峁l件。構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)的案件管理系統(tǒng)還有利于提升案件信息的公開性和透明性，保證司法行政工作人員的行為受到人民的監(jiān)督。隨著數(shù)字化管理的不斷推進(jìn)，信息查詢和辦理變得更加方便快捷了，當(dāng)事人只需要提供相關(guān)的個(gè)人信息就能夠進(jìn)行準(zhǔn)確而快速的查找，在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行快速的查閱。并且查閱的時(shí)候只需要通過一兩個(gè)信息就能夠快速查找出自己想要的各種信息，調(diào)閱案件的速度非?？欤彩譁?zhǔn)確，提高了辦事的效率，保障工作的人員的工作質(zhì)量。傳統(tǒng)的司法檔案查詢需要當(dāng)事人人工進(jìn)行翻閱，不僅效率低而且容易出現(xiàn)差錯(cuò)，不能夠適應(yīng)當(dāng)今現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展需求。因此，數(shù)字化管理在司法檔案管理中具有十分重要的作用，具有不可忽視的作用。

另外，提升管理人員的數(shù)字化水平也很重要。司法檔案管理工作最重要的就是管理人員的素質(zhì)和專業(yè)化水平，應(yīng)當(dāng)著重打造一支具有高素質(zhì)的專業(yè)化人才管理隊(duì)伍，提高管理人員的數(shù)字化水平。

隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的司法檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前司法行政工作的需要，應(yīng)當(dāng)積極采用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行司法檔案管理，促進(jìn)行政工作人員工作質(zhì)量的提升。在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理模式的時(shí)候，要注重加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)工作，保障檔案管理的安全性，不斷完善數(shù)字化檔案管理制度，建立案件管理系統(tǒng)，以及信息查詢子系統(tǒng)，為工作人員查詢案件信息提供便利，不斷加強(qiáng)在職管理人員的數(shù)字化管理技術(shù)培訓(xùn)，提高管理人員的數(shù)字化水平，促進(jìn)司法檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

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