淺談“6S”管理在高校資助管理體系質(zhì)量提升中的應(yīng)用

陳泰溶

【摘? 要】高職院校在校大學(xué)生中來自農(nóng)村地區(qū)的生源相對(duì)較多，學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)困難情況也較為突出。目前雖然已基本形成了完善的資助體系框架，但高校在實(shí)際操作中仍存在很多問題。本文在高職校資助管理體系中引入“6S”管理理念，為解決高校資助管理存在的問題，對(duì)國(guó)家脫貧政策下要求高職院校資助工作提升質(zhì)量提供可操作性的建議及對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】“6S”管理;資助工作;資助管理體系

引言

國(guó)家要打贏脫貧攻堅(jiān)戰(zhàn)，離不開高?！熬珳?zhǔn)扶貧”的陣地，國(guó)家脫貧政策要求高職院校資助工作提升質(zhì)量，提升資助育人質(zhì)量，著力培養(yǎng)受助學(xué)生良好品質(zhì)。高校資助工作質(zhì)量提升是教育扶貧的核心目標(biāo)。作為高校資助工作者，應(yīng)該根據(jù)國(guó)家政策要求不斷改進(jìn)現(xiàn)有的管理體系。為把資助工作做得更加完善，結(jié)合我院特點(diǎn)，在資助體系管理中引入“6S”管理理念，構(gòu)建完善，規(guī)范化的管理模式。

1.“6S”管理模式

“6S”管理是一種高效、優(yōu)質(zhì)的管理方法，最先應(yīng)用于企業(yè)管理，近年來被引入到很多企事業(yè)單位的管理中。作為一種現(xiàn)代化的管理理念，一種獨(dú)特的制度文化，對(duì)不同的工作開展，制定標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容，能夠提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，提升工作效率。

2.高校資助管理工作的“6S”管理

新時(shí)代對(duì)高校學(xué)生資助工作提出了新的要求。鑒于國(guó)家“精準(zhǔn)扶貧”政策的層層落實(shí)要求，高校貧困生資助不能只停留在讓每個(gè)貧困生都得到資助的層面上，要努力提高資助工作的水平。借鑒“6S”管理模式，能夠提高資助工作的效率，切實(shí)做到把資助政策全覆蓋的用到貧困生身上，精準(zhǔn)發(fā)力，真正發(fā)揮資助的作用，讓資助的效果凸顯出來，提高學(xué)生對(duì)資助工作的滿意度。下面就如何將“6S”管理應(yīng)用到學(xué)生資助管理工作提出一點(diǎn)設(shè)想。

2.1文件檔案信息科學(xué)合理的分類

做好學(xué)生資助檔案的管理和整理，結(jié)合現(xiàn)行的工作，在檔案整理中應(yīng)包括以下內(nèi)容：第一，綱領(lǐng)性，政策性和指導(dǎo)性文件的整理（電子化辦公時(shí)代，目前都是通過電子檔的形式上保存）。從國(guó)家指導(dǎo)性政策層面到學(xué)校院級(jí)層面，每年都會(huì)有新的文件和政策要求，為了更方便了解資助政策和嚴(yán)格遵守國(guó)家對(duì)于高校資助的要求，同時(shí)也為在職工作人員能夠很好的了解政策以便及時(shí)有效的為學(xué)生服務(wù)和回答學(xué)生對(duì)于資助政策的疑惑，作為工作人員對(duì)于這些文件就要進(jìn)行年度和種類的分級(jí)整理，建立文件夾要清晰明了，有針對(duì)性，方便準(zhǔn)確和及時(shí)查找，文件夾的設(shè)立最多在兩級(jí)文件夾內(nèi)建立，這樣做的目的是方便工作人員搜索文件節(jié)省時(shí)間，另外也不容易忽略和遺忘，因?yàn)槲募A設(shè)置越多層，遺忘和使用率就會(huì)越低，這是提高辦公效率的一個(gè)重要的要求。在日常的工作中，有時(shí)會(huì)因?yàn)闀r(shí)間或者是某些外部因素的影響經(jīng)常不及時(shí)保持相關(guān)最新的政策文件，以至于我們有時(shí)候在面對(duì)回答學(xué)生問題的時(shí)候一時(shí)很難找到相對(duì)于的文件來進(jìn)行解答，導(dǎo)致工作效率的下降。通過檔案的管理整理，讓管理人員能夠有章可循、有據(jù)可依。第二，學(xué)生貧困檔案的建立和整理。學(xué)生貧困檔案是學(xué)生認(rèn)定貧困等級(jí)的重要材料，作為管理者，除了嚴(yán)格按照政策要求收集學(xué)生貧困材料外，還需要對(duì)收集的材料進(jìn)行整理，分專業(yè)，分年級(jí)，在初次認(rèn)定之后分等級(jí)建立檔案盒，設(shè)立專門的檔案柜進(jìn)行分類保管，貧困材料現(xiàn)在都是紙質(zhì)檔案保存，所以需要獨(dú)立干燥的地方保存，另外，現(xiàn)在的貧困認(rèn)定是每學(xué)期進(jìn)行一次認(rèn)定，分類保存有助于管理員及時(shí)更新學(xué)生的貧困材料和增加新申請(qǐng)學(xué)生的材料。按照每個(gè)專業(yè)，每個(gè)年級(jí)，每個(gè)班級(jí)，特別困難，困難和一般困難分類進(jìn)行建檔整理，管理者在查詢和制作貧困材料導(dǎo)入的時(shí)候就可以方便快捷地對(duì)材料進(jìn)行精準(zhǔn)定位審核，保證全覆蓋，精準(zhǔn)建檔。

2.2構(gòu)建和落實(shí)符合規(guī)范化的資助管理體系

依托6S管理理念要構(gòu)建和落實(shí)符合規(guī)范化的資助管理體系，需要對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行科學(xué)的分類管理和整頓，另外在工作模式上也要進(jìn)行規(guī)范化管理。從而構(gòu)建一個(gè)高效，規(guī)范的管理體系。貧困生檔案的存儲(chǔ)需要?jiǎng)澏▽ｉT的區(qū)域進(jìn)行保管，對(duì)于已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生檔案要進(jìn)行及時(shí)的清理封存保管一段時(shí)間后再做銷毀處理，對(duì)于在校學(xué)生的檔案除了在管理整理階段進(jìn)行標(biāo)識(shí)分類保存外，還需要對(duì)不規(guī)范的材料進(jìn)行整理（清掃），包括學(xué)生的申報(bào)表的填寫，評(píng)分表的填寫，各種貧困證明按照模板化要求進(jìn)行整理建檔，有條件的可以掃描或者拍照進(jìn)行電子檔案進(jìn)行保存管理。電子化處理，還可以為檔案信息在保存時(shí)的完整性、可靠性提供保證，避免出現(xiàn)檔案信息資源丟失、遺漏等問題。這樣做的目的是對(duì)貧困檔案的有效性和真實(shí)性，能夠及時(shí)進(jìn)行清理和差缺補(bǔ)漏。做到不遺漏，不草率。

工作模式構(gòu)建和規(guī)范化管理。不同的學(xué)校可能會(huì)有所不同，這跟學(xué)校的人員匹配，學(xué)生人數(shù)和資助工作牽頭人等等因素有關(guān)。在6S的規(guī)范管理要求下，我們需要對(duì)工作模式根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要進(jìn)行整體構(gòu)建和制定規(guī)范操作流程，首先應(yīng)該指定專項(xiàng)負(fù)責(zé)的管理人員統(tǒng)籌此項(xiàng)工作，另外各學(xué)院需要根據(jù)自己學(xué)院的學(xué)生人數(shù)進(jìn)行人員匹配，現(xiàn)行很多學(xué)校都是輔導(dǎo)員專項(xiàng)負(fù)責(zé)二級(jí)學(xué)院的資助工作統(tǒng)籌，在工作中臨時(shí)讓帶班的輔導(dǎo)員進(jìn)行相關(guān)資助工作的配合。比如在每學(xué)期進(jìn)行貧困認(rèn)定的時(shí)候，負(fù)責(zé)專項(xiàng)的老師發(fā)通知給各個(gè)帶班輔導(dǎo)員，收集貧困材料，然后進(jìn)行材料的審核，認(rèn)定系統(tǒng)導(dǎo)入表格的制作，最后將材料和導(dǎo)入表格統(tǒng)一給專項(xiàng)負(fù)責(zé)的老師進(jìn)行保存和導(dǎo)入認(rèn)定系統(tǒng)。在規(guī)范化操作的要求下，需要專職人員配備1-2名助理，專門負(fù)責(zé)資料的整理收集，導(dǎo)入表格的制作。在此之前，助理需要通過專門的專業(yè)訓(xùn)練，了解資料整理的規(guī)范流程，導(dǎo)入表格的填寫和電腦操作流程，這樣做的目的是為了避免非專項(xiàng)輔導(dǎo)員在審核和表格填寫中因個(gè)人情感，工作方法，個(gè)人時(shí)間等等因素的限制和制約。專項(xiàng)負(fù)責(zé)人及其助理能夠在統(tǒng)一流程和模板化操作的指導(dǎo)下，更加細(xì)致，精準(zhǔn)的做好學(xué)生貧困材料的整理收集和錄入。

2.3提高對(duì)資助管理人員的培養(yǎng)

目前很多高校資助管理工作都有輔導(dǎo)員作為一個(gè)專項(xiàng)工作，輔導(dǎo)員本身有其它日常管理工作，這就會(huì)出現(xiàn)現(xiàn)有的管理人員并不是很專業(yè)，無形中導(dǎo)致資助管理工作在開展時(shí)的難度普遍有所提升。在6S管理體系的要求下，從業(yè)人員必須做到專業(yè)，這就要求從多個(gè)環(huán)節(jié)和角度出發(fā)，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校資助管理管理人員工作效率的全面提升，定期組織工作人員積極的參與到培訓(xùn)活動(dòng)中，保證其自身的專業(yè)素質(zhì)可以得到有效提升，為高校資助管理工作的整體實(shí)施效果提供保證。高校資助管理工作在開展時(shí)，對(duì)管理人員提出的要求普遍有提升，尤其是在信息化的建設(shè)和發(fā)展過程中，高校資助管理工作的開展，必須要遵循與時(shí)俱進(jìn)的基本原則，同時(shí)還要提高工作人員自身的專業(yè)素質(zhì)，這樣才能夠滿足新時(shí)期背景下對(duì)高校資助管理工作提出的個(gè)性化要求。所以，在后期招賢納士時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)原本工作人員的培訓(xùn)力度，這樣才能夠保證工作人員的專業(yè)素質(zhì)、綜合能力水平可以得到有效提升，為資助管理的準(zhǔn)確性、高效性提供保。

3.結(jié)語

高校資助管理工作是國(guó)家脫貧攻堅(jiān)的重要陣地，做好貧困學(xué)生的助學(xué)，幫扶就顯得格外重要。但就當(dāng)前的情況來看，資助管理工作在現(xiàn)行工作模式和管理上還是比較存在一些問題。所以設(shè)立一套行之有效的管理模式是非常重要的。當(dāng)前“6S管理”模式相對(duì)其他方式來說，比，較完善，比較健全。借鑒“6S管理”模式并不斷探索，能夠在某些方面提高工作效率和規(guī)范工作流程。

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