共同應(yīng)對會(huì)議新常態(tài)

隨著國內(nèi)疫情得到有效控制，越來越多的會(huì)議“擺脫封鎖”得以重啟，會(huì)議作為人們思想交流的重要社交活動(dòng)，正接受著前所未有的新挑戰(zhàn)，如何盡可能減少不必要的接觸？如何在更短的時(shí)間內(nèi)提升參會(huì)效率？在全球疫情得到控制之前，行業(yè)需要共同應(yīng)對會(huì)議的新常態(tài)。

首先，無論是會(huì)議還是展覽，當(dāng)下如果還沒有開通“線上版”那可能就out了。隨著全球疫情升級，“無接觸式”簽到被越來越多的參會(huì)者所推崇?！熬€上會(huì)議”可以完成會(huì)前注冊，現(xiàn)場簽到，參會(huì)者信息采集，展商展示等重要環(huán)節(jié)。

其次，在近段時(shí)間內(nèi)的走訪中，筆者發(fā)現(xiàn)，幾乎各行各業(yè)的會(huì)議活動(dòng)都在向“大規(guī)?！卑l(fā)展，無論是小型的新聞發(fā)布會(huì)還是學(xué)術(shù)會(huì)議，亦或是有政府官員參加的國際大會(huì)，加大“物理間隔”被認(rèn)為是會(huì)期之間防疫的重要環(huán)節(jié)，以往被會(huì)議活動(dòng)運(yùn)用最廣泛的“劇院式”布局已然不在，取而代之的是“間隔一米課桌式”排型。這就要求會(huì)議活動(dòng)有更大更寬闊的場地，不少酒店負(fù)責(zé)人表示，疫情之后更大場地的需求顯著增加，酒店本身也對不同規(guī)模參會(huì)人數(shù)的會(huì)議提出了相應(yīng)的會(huì)場面積要求。

再有，午餐和茶歇發(fā)生變化。走訪調(diào)查中筆者發(fā)現(xiàn)，以往會(huì)議餐飲中最常見的“自助餐”形式已越來越多地被“盒飯”所取代，不少會(huì)議主辦方認(rèn)為此舉可以大大減少參會(huì)者對食物的直接接觸，由廚房統(tǒng)一制作打包將更安全放心。此外，筆者發(fā)現(xiàn)，以往茶歇區(qū)那些美麗可愛的杯子蛋糕，別致的會(huì)后茶點(diǎn)也已成為過去，只剩下咖啡和茶飲，被取代的是人手一份的“點(diǎn)心盒”和一次性水杯。

接著，會(huì)議效率被參會(huì)者越來越重視。會(huì)期時(shí)間縮短，參會(huì)人數(shù)減少幾乎是疫后所有大會(huì)的“不爭的事實(shí)”，在疫情尚未完全控制的特殊時(shí)期，國外參會(huì)者無法前來，國內(nèi)不少參會(huì)者也表示無法到場或者更愿意以“線上”會(huì)議參與，除了前面提到的完善線上會(huì)議板塊，如何提升線下會(huì)議效率，緊湊會(huì)議各項(xiàng)環(huán)節(jié)，加快有效信息傳遞等對會(huì)議主辦方提出了更高要求。

最后，在防疫常態(tài)化的今天，現(xiàn)場“消毒站”、分發(fā)“防疫小包”等也成了會(huì)議活動(dòng)舉辦的必備物資，與此同時(shí)，現(xiàn)場取消麥克風(fēng)、取消同聲傳譯設(shè)備，取消現(xiàn)場引導(dǎo)員，用手機(jī)APP和更多的電子設(shè)備取代也被越來越多的會(huì)議主辦方推出。雖然病毒限制了我們社交距離，但一味的社交隔離只會(huì)讓各行各業(yè)停滯，如何采取新方法、新思維來適應(yīng)會(huì)議的新常態(tài)，打造出一套既能保障公共安全又能滿足參會(huì)者各項(xiàng)需求的會(huì)議新模式，需要我們攜起手來共同積極來應(yīng)對。

本刊編輯部