信息化背景下高職院校人事檔案管理工作淺析

摘要：2000年，國家檔案局首次嘗試進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。2002年，為適應(yīng)國家信息化建設(shè)的需求和推動檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，國家檔案局頒布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》。近年來，各省市貫徹國家人事檔案的新規(guī)定，也出臺了的相關(guān)文件對信息化建設(shè)做出具體要求，人事檔案信息化既是信息時代的必然要求，也是防止檔案材料弄虛作假的有效手段之一。

關(guān)鍵詞：信息化;高職院校;人事檔案管理

中圖分類號：G717 ????文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1高職院校人事檔案信息化工作現(xiàn)狀

（1）重視程度不夠。第一，大多數(shù)高職院校認(rèn)為人事檔案工作是一項輔助性工作，并非學(xué)校發(fā)展的重心，一定程度上輕視人事檔案信息化工作。第二，大多數(shù)高職院校認(rèn)為人事檔案涉及的是教職工個人的歷史信息，在當(dāng)下事業(yè)單位實行聘任制的背景下，人事檔案的現(xiàn)實意義并不強。第三，意識淡薄，管理滯后，認(rèn)為人事檔案工作只是收管、翻找以及查看資料，并不需要任何技術(shù)含量。第四，教職工檔案意識欠缺。大多數(shù)教職工的檔案收集僅限于年度考核、干部履歷表、學(xué)歷學(xué)位材料，殊不知獎勵、自傳、培訓(xùn)、反應(yīng)科研學(xué)術(shù)水平等材料均是人事檔案的構(gòu)成部分。

（2）沿用傳統(tǒng)管理方式。當(dāng)前，高職院校人事檔案的保存、提供以及利用仍然主要是實體檔案，存在利用效率非常低且處理工作量大的劣勢。

（3）系統(tǒng)的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)匱乏。很多高職院校使用的人事檔案管理軟件都是自行研發(fā)的，主要為教職工的基本人員信息、檔案傳遞、檔案目錄編輯、重要資料掃描等環(huán)節(jié)上實現(xiàn)計算機管理，難以滿足檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展需求。

（4）檔案管理人員問題。高職院校檔案管理人員大多數(shù)是教職工家屬、復(fù)員軍人等，他們年齡結(jié)構(gòu)偏大，知識陳舊，接收新事物能力較慢，難以匹配快速發(fā)展與信息技術(shù)不斷更新的時代需求。同時，高職院校由于自身原因，大量減縮人員編制，很多單位僅有1人為專職檔案員，且未兌現(xiàn)專業(yè)技術(shù)人員待遇，造成個別檔案管理人員不能正確認(rèn)識和評價自身工作，無心專職工作或創(chuàng)新，這些都制約高職院校人事檔案工作的發(fā)展。

2高職院校人事檔案信息化建設(shè)的意義

高校人事檔案是高校在人事管理活動中形成的，記錄和反映教職工個人經(jīng)歷、德才水平及工作表現(xiàn)，以教職工為單位集中保存供備查的文字、表格及其他各種形式的原始記錄，是高校人事管理工作的重要組成部分。高校人事檔案信息化建設(shè)有利于人事部門“選用人才”，且能夠為領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持;有利于人事檔案信息的實時更新并保持其準(zhǔn)確、完整性;有利于全面提升人事檔案管理員的服務(wù)水平和工作效率;有利于提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平;有利于保護(hù)紙質(zhì)人事檔案。

3高職院校人事檔案信息化建設(shè)的措施與對策

（1）深化對人事檔案管理重要性的認(rèn)識。第一，加強領(lǐng)導(dǎo)和轉(zhuǎn)變觀念。作為一項系統(tǒng)化工程，人事檔案管理需要協(xié)調(diào)人事、組織以及多部門共同管理和推進(jìn)，故人事檔案管理必須從加強領(lǐng)導(dǎo)以及優(yōu)化管理入手?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》中明確指出高校檔案管理工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，為了凸顯人事檔案管理工作的重要性必須將其納入學(xué)校重點工作進(jìn)行監(jiān)督考核。第二，加強宣傳力度，提高人事檔案管理的意識。教職工是人事檔案管理工作的提供者、受益者、利用者，是真正意義上的管理人，人事管理部門應(yīng)該通過多種渠道加大宣傳力度，擴大宣傳范圍，逐步提高全體教職工對人事檔案和人事檔案管理工作的認(rèn)識，形成共同參與建立檔案、管理檔案、使用檔案的良好局面。

（2）加速研發(fā)人事檔案數(shù)據(jù)庫。組織部門應(yīng)按照國家人事檔案管理工作的要求，研發(fā)和推廣使用通用、可靠、功能齊備的人事檔案管理軟件。通過將人事檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理和形成電子檔案，記錄人員基本信息、綜合表現(xiàn)、誠信記錄、專利情況、科研成果、論文發(fā)布、干部任免、獎勵、工資變動等，把人事信息轉(zhuǎn)換成有價值的人才資源庫。

（3）擴大投入，為人事檔案信息化建設(shè)提供有力的保障。目前，高職院?；径紝崿F(xiàn)了計算機辦公，人事檔案配備專人管理，這些都是人事檔案信息化建設(shè)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。同時還應(yīng)優(yōu)化人事檔案管理人員的配置，從學(xué)歷、專業(yè)、年齡等多方面選擇構(gòu)建一支高素質(zhì)的人事檔案管理隊伍，增加檔案管理的人員編制、擴大資金投入，為人事檔案信息化配全所需的人、財、物，進(jìn)一步開發(fā)利用檔案信息資源，并有效合理利用現(xiàn)有人才做好人事檔案信息化的研發(fā)、推進(jìn)工作。

（4）加強安全意識，處理好安全與放開的關(guān)系。高職院校人事檔案管理是教職工唯一的、完整的“人生軌跡”，在信息化建設(shè)過程中，既要充分滿足各方對檔案利用的需求，在不違法相關(guān)檔案制度的前提下，適當(dāng)開發(fā)科研、會議等檔案范圍，利用信息化手段盡可能開發(fā)對社會利用量達(dá)、利用率高的檔案，最大限度的放開人事檔案權(quán)限，使其發(fā)揮最大的社會效益。

4結(jié)語

高職院校人事檔案工作作為學(xué)校基礎(chǔ)工作之一，在學(xué)校的發(fā)展中有著不可替代的重要作用，隨著社會經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)快速發(fā)展，高職院校應(yīng)在適應(yīng)現(xiàn)代化改革中依托信息化，與時俱進(jìn)、優(yōu)化創(chuàng)新，采用先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)開拓創(chuàng)新、轉(zhuǎn)變觀念、整合資源，盡早實現(xiàn)高校人事檔案信息化，讓人事檔案管理工作為教職工、學(xué)校和社會提供更好的服務(wù)，并最終推動高職院校人事檔案工作的高效開展和學(xué)校的不斷發(fā)展。

作者簡介：郭敏（1986-），女，漢族，四川溫江人，西南交通大學(xué)公共管理碩士，研究方向：高校人力資源管理。

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