基層央行人事檔案管理的問題與建議

馬鴻翔 王瑞祥

摘要 干部人事檔案是黨的重要政治資源，也是干部隊伍建設(shè)的重要基礎(chǔ)。加強干部人事檔案管理工作，有利于發(fā)揮干部人事檔案的資政作用，全面提升干部人事檔案的權(quán)威性和公信力。本文以基層央行人事檔案管理為例，從基層央行人事檔案管理工作中存在的問題入手，結(jié)合工作實際，研究如何推進(jìn)基層央行人事檔案管理工作。

關(guān)鍵詞 人力資源;基層央行;檔案管理

一、基層央行檔案管理工作概況

干部人事檔案作為教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，在人民銀行人事管理工作中具有重要意義。隨著人民銀行干部人事制度的改革，尤其是行員制的推行，在人民銀行內(nèi)部形成了激烈的競爭機(jī)制，加上新生代就業(yè)觀念轉(zhuǎn)變和基層央行人才競爭優(yōu)勢趨弱，人民銀行干部流動性進(jìn)一步加大，干部人事檔案管理難度進(jìn)一步加大。同時，各基層單位對于干部人事檔案管理工作一直缺乏系統(tǒng)性的認(rèn)識，人事檔案“重藏輕用”、檔案流程制度缺乏書面性材料、管理內(nèi)容缺乏量化指標(biāo)、管理人員缺乏專業(yè)化背景、崗位定期培訓(xùn)制度不完善、人事檔案信息利用率不高等問題普遍存在。

二、基層央行干部人事檔案管理工作中存在的問題

（一）基層央行人事檔案管理人員方面

一是人手不足、人員老化?；鶎尤嗣胥y行普遍存在人員緊張問題，人事檔案管理工作一般都為兼職管理，在開展檔案整理工作時容易被其他工作制約，在人員不足時只能采取隨工作需要即時對干部人事檔案進(jìn)行整理和歸檔，導(dǎo)致工作效率較低、完成質(zhì)量較差。二是專業(yè)化背景欠缺。不同于其他大型企事業(yè)單位，基層人民銀行在每年招錄人員時，側(cè)重于經(jīng)濟(jì)金融類，并不直接對檔案管理等相關(guān)專業(yè)作出招錄，導(dǎo)致各基層人民銀行人事檔案管理工作人員缺乏專業(yè)化背景，業(yè)務(wù)入手較慢、工作創(chuàng)新能力不足。三是工作延續(xù)性低?？?、分行層面上缺乏對人事檔案管理工作的系統(tǒng)化和定期培訓(xùn)，隨著人員變動、崗位輪轉(zhuǎn)、交流，人事檔案管理工作的延續(xù)性降低，增加了人事檔案管理難度和風(fēng)險。四是“管檔用檔”意識不強。受上述因素影響，基層人民銀行人事檔案管理工作人員對于人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，主動管理意識不強、工作熱情較低。

（二）人事檔案管理過程方面

一是材料收集、入檔具有滯后性。每年形成的入檔材料在時間上具有集中性，在人手短缺的情況下難以在短時間內(nèi)入檔，在干部人事檔案零散材料收集、入檔過程中，普遍存在材料入檔周期長和滯后性強的現(xiàn)象。二是人事檔案利用率較低。做好材料收集和檔案審核工作幾乎已經(jīng)是基層檔案管理工作的全部內(nèi)容，“重藏輕用”現(xiàn)象突出，在干部選拔任用、教育培訓(xùn)等環(huán)節(jié)中，人事檔案只是作為資格審查的一個項目，沒有發(fā)揮真正意義上的資政作用，檔案查借閱記錄與人員變動、教育培訓(xùn)、選拔任用人次不相匹配。三是查檔閱檔流程把控不嚴(yán)。在干部人事檔案查檔閱檔過程中，雖然各基層單位都建立了查借閱干部檔案的登記審核制度，但僅以干部檔案查（借）閱登記簿作為主要審核流程，對于查借閱人事檔案的必要性、相關(guān)流程、手續(xù)的規(guī)范化審核和收集管理還不到位。

（三）人事檔案信息化建設(shè)方面

一是電子檔案系統(tǒng)應(yīng)用不夠充分。由于各基層銀行普遍缺乏專職人事檔案管理人員，且相當(dāng)一部分兼職人事檔案管理的工作人員年齡大、不熟悉計算機(jī)操作，導(dǎo)致電子檔案錄入慢、在審檔查檔工作中應(yīng)用程度低。二是缺乏配套和定期的電子檔案系統(tǒng)培訓(xùn)。電子檔案系統(tǒng)建成后，總、分行層面上較少有電子檔案系統(tǒng)方面的培訓(xùn)，伴隨著基層人事檔案管理崗位人員變動、調(diào)整，后續(xù)人員使用電子檔案系統(tǒng)操作規(guī)范化和業(yè)務(wù)熟練度水平進(jìn)一步下降。三是電子檔案系統(tǒng)功能單一。目前電子檔案信息系統(tǒng)只能對人事檔案基礎(chǔ)內(nèi)容進(jìn)行手工錄入，僅能滿足生成干部任免審批表、干部履歷表和干部人事檔案目錄電子化需求，在人事檔案材料數(shù)字化信息采集、掃描管理等方面功能缺失，對于檔案材料丟失、涂改造假等方面未起到實質(zhì)性作用。

（四）基層人事檔案管理制度建設(shè)方面

一是缺乏細(xì)化管理、操作制度。各級基層人民銀行一直沿用總分行頒發(fā)的相關(guān)管理文件對人事檔案進(jìn)行管理，缺乏自身細(xì)化的管理制度，隨著人員變動、崗位調(diào)整，基層人事檔案管理制度的缺失加劇了管理制度和業(yè)務(wù)流程模糊化，帶來管理風(fēng)險。二是聘用制員工人事檔案管理制度空白?？傂袑用嫔蠈τ谄赣弥茊T工檔案管理一直缺乏明確的規(guī)定，原則上限定了干部人事檔案管理范圍僅限行員，聘用制員工人事檔案則只能由當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行幕虻胤饺耸虏块T管理，導(dǎo)致基層人民銀行聘用制員工檔案一直存在管理混亂、材料存放、轉(zhuǎn)遞、歸檔困難和規(guī)范性差的問題，這種矛盾在聘用制員工參加遴選行員考試審檔環(huán)節(jié)尤為突出。

（五）基礎(chǔ)設(shè)施方面

一是“三所”分開未能嚴(yán)格落實到位。目前基層央行都已將檔案存放場所、閱檔場所、辦公場所進(jìn)行分離設(shè)置，但在實際工作中，干部人事檔案易被帶出存放和閱檔場所，審檔工作也并未一直在規(guī)定場所內(nèi)進(jìn)行。二是管理設(shè)備缺失、老化。由于缺乏相應(yīng)的明確規(guī)定，一些基層央行檔案管理部門沒有按“六防”要求配備加濕器、除濕機(jī)等設(shè)備，無法對檔案室溫度、濕度按要求進(jìn)行控制。由于缺乏系統(tǒng)和定期性的更換和維護(hù)，部分人事檔案管理設(shè)備存在老化和損壞的情況，比如裝訂機(jī)設(shè)備沿用老式人工裝訂機(jī)，可能導(dǎo)致存在裝訂誤差，無法滿足中組部材料加工技術(shù)要求;檔案室內(nèi)電腦等設(shè)備陳舊老化，使用不便，降低了工作效率。

三、規(guī)范基層人民銀行人事檔案管理工作的建議

（一）加強對基層人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)

一是建立人事檔案管理崗位上崗培訓(xùn)制度。持續(xù)加強對人事檔案管理人員政治、政策、業(yè)務(wù)知識、業(yè)務(wù)技能方面的培訓(xùn)，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案管理工作，提升業(yè)務(wù)操作效率。具體來說，一方面可由上級行組織定期開展轄區(qū)人事檔案管理人員培訓(xùn)，另一方面選拔政治素質(zhì)好、責(zé)任心強、能熟練操作計算機(jī)的干部職工進(jìn)行人事檔案管理，有條件時可以配備具有專業(yè)背景和素養(yǎng)的工作人員。二是增強組織部門人事檔案管理意識。開展人事檔案管理部門人事檔案制度集體大學(xué)習(xí)，定期開展科室內(nèi)部輪崗或業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)交流，提升組織人事部門人員的綜合素質(zhì)，減少因人員變動、崗位調(diào)整等因素對人事檔案管理工作造成的影響，有條件時可以設(shè)置人事檔案專崗，專人負(fù)責(zé)，專崗考核。三是加強對人事檔案管理人員的紀(jì)律監(jiān)督檢查工作。全面強化對人事檔案管理人員的監(jiān)督管理，定期開展談心談話，了解思想動態(tài)，加強異常行為管控。

（二）建立健全基層人民銀行人事檔案管理使用制度

一是加強基層人民銀行人事檔案業(yè)務(wù)流程規(guī)范化管理。制作基層央行人事檔案業(yè)務(wù)操作說明，明確人事檔案各項業(yè)務(wù)操作流程，形成紙質(zhì)版文件進(jìn)行規(guī)范，為崗位操作提供第一手學(xué)習(xí)資料。二是結(jié)合本單位實際和基層央行工作特點，建立符合本行的人事檔案管理制度，明確人事檔案管理工作內(nèi)容、工作職責(zé)，加強檔案材料歸檔規(guī)范化管理，提升材料歸檔的時效性。三是強化人事檔案在關(guān)鍵節(jié)點的使用。將人事檔案審查作為干部考察、教育培訓(xùn)、選拔任用等環(huán)節(jié)的必備程序，強化人事檔案在準(zhǔn)確識別干部、鑒定干部、使用干部中的資政作用。四是加強對聘用制員工人事檔案的管理。對具有長期人民銀行工作意愿的聘用制員工，可試行管理其人事檔案，持續(xù)加強對聘用制員工檔案的審核和內(nèi)容建設(shè)，提升人事檔案在聘用制員工職業(yè)發(fā)展中的作用。

（三）加強人事檔案基礎(chǔ)性保障工作和信息化建設(shè)

一是對人事檔案管理、存放環(huán)境、條件按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和驗收，加強庫房安全管理和技術(shù)防護(hù)，規(guī)范辦公場所、整理場所、閱檔場所，保證檔案安全。二是加大基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備投入。根據(jù)工作需要，適時對設(shè)備、設(shè)施進(jìn)行更新?lián)Q代，定期開展維護(hù)。三是積極應(yīng)用信息技術(shù)，搭建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，著力提高干部人事檔案服務(wù)質(zhì)量，強化跟進(jìn)意識和創(chuàng)新思維，進(jìn)一步提升電子檔案系統(tǒng)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用程度。四是提升電子檔案形成的時效性，加強檔案管理操作的數(shù)字轉(zhuǎn)化，延伸系統(tǒng)功能，全面盤活檔案資源，推動干部人事檔案工作轉(zhuǎn)型升級、提質(zhì)增效。

（作者單位為中國人民銀行定西市中心支行）

[作者簡介：馬鴻翔（1995—），男，甘肅臨夏人，本科，助理政工師，科員，研究方向：人力資源。]

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