基層央行人事檔案管理的問(wèn)題與建議

馬鴻翔 王瑞祥

摘要 干部人事檔案是黨的重要政治資源，也是干部隊(duì)伍建設(shè)的重要基礎(chǔ)。加強(qiáng)干部人事檔案管理工作，有利于發(fā)揮干部人事檔案的資政作用，全面提升干部人事檔案的權(quán)威性和公信力。本文以基層央行人事檔案管理為例，從基層央行人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題入手，結(jié)合工作實(shí)際，研究如何推進(jìn)基層央行人事檔案管理工作。

關(guān)鍵詞 人力資源;基層央行;檔案管理

一、基層央行檔案管理工作概況

干部人事檔案作為教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，在人民銀行人事管理工作中具有重要意義。隨著人民銀行干部人事制度的改革，尤其是行員制的推行，在人民銀行內(nèi)部形成了激烈的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，加上新生代就業(yè)觀念轉(zhuǎn)變和基層央行人才競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)趨弱，人民銀行干部流動(dòng)性進(jìn)一步加大，干部人事檔案管理難度進(jìn)一步加大。同時(shí)，各基層單位對(duì)于干部人事檔案管理工作一直缺乏系統(tǒng)性的認(rèn)識(shí)，人事檔案“重藏輕用”、檔案流程制度缺乏書(shū)面性材料、管理內(nèi)容缺乏量化指標(biāo)、管理人員缺乏專業(yè)化背景、崗位定期培訓(xùn)制度不完善、人事檔案信息利用率不高等問(wèn)題普遍存在。

二、基層央行干部人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）基層央行人事檔案管理人員方面

一是人手不足、人員老化?；鶎尤嗣胥y行普遍存在人員緊張問(wèn)題，人事檔案管理工作一般都為兼職管理，在開(kāi)展檔案整理工作時(shí)容易被其他工作制約，在人員不足時(shí)只能采取隨工作需要即時(shí)對(duì)干部人事檔案進(jìn)行整理和歸檔，導(dǎo)致工作效率較低、完成質(zhì)量較差。二是專業(yè)化背景欠缺。不同于其他大型企事業(yè)單位，基層人民銀行在每年招錄人員時(shí)，側(cè)重于經(jīng)濟(jì)金融類(lèi)，并不直接對(duì)檔案管理等相關(guān)專業(yè)作出招錄，導(dǎo)致各基層人民銀行人事檔案管理工作人員缺乏專業(yè)化背景，業(yè)務(wù)入手較慢、工作創(chuàng)新能力不足。三是工作延續(xù)性低。總、分行層面上缺乏對(duì)人事檔案管理工作的系統(tǒng)化和定期培訓(xùn)，隨著人員變動(dòng)、崗位輪轉(zhuǎn)、交流，人事檔案管理工作的延續(xù)性降低，增加了人事檔案管理難度和風(fēng)險(xiǎn)。四是“管檔用檔”意識(shí)不強(qiáng)。受上述因素影響，基層人民銀行人事檔案管理工作人員對(duì)于人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，主動(dòng)管理意識(shí)不強(qiáng)、工作熱情較低。

（二）人事檔案管理過(guò)程方面

一是材料收集、入檔具有滯后性。每年形成的入檔材料在時(shí)間上具有集中性，在人手短缺的情況下難以在短時(shí)間內(nèi)入檔，在干部人事檔案零散材料收集、入檔過(guò)程中，普遍存在材料入檔周期長(zhǎng)和滯后性強(qiáng)的現(xiàn)象。二是人事檔案利用率較低。做好材料收集和檔案審核工作幾乎已經(jīng)是基層檔案管理工作的全部?jī)?nèi)容，“重藏輕用”現(xiàn)象突出，在干部選拔任用、教育培訓(xùn)等環(huán)節(jié)中，人事檔案只是作為資格審查的一個(gè)項(xiàng)目，沒(méi)有發(fā)揮真正意義上的資政作用，檔案查借閱記錄與人員變動(dòng)、教育培訓(xùn)、選拔任用人次不相匹配。三是查檔閱檔流程把控不嚴(yán)。在干部人事檔案查檔閱檔過(guò)程中，雖然各基層單位都建立了查借閱干部檔案的登記審核制度，但僅以干部檔案查（借）閱登記簿作為主要審核流程，對(duì)于查借閱人事檔案的必要性、相關(guān)流程、手續(xù)的規(guī)范化審核和收集管理還不到位。

（三）人事檔案信息化建設(shè)方面

一是電子檔案系統(tǒng)應(yīng)用不夠充分。由于各基層銀行普遍缺乏專職人事檔案管理人員，且相當(dāng)一部分兼職人事檔案管理的工作人員年齡大、不熟悉計(jì)算機(jī)操作，導(dǎo)致電子檔案錄入慢、在審檔查檔工作中應(yīng)用程度低。二是缺乏配套和定期的電子檔案系統(tǒng)培訓(xùn)。電子檔案系統(tǒng)建成后，總、分行層面上較少有電子檔案系統(tǒng)方面的培訓(xùn)，伴隨著基層人事檔案管理崗位人員變動(dòng)、調(diào)整，后續(xù)人員使用電子檔案系統(tǒng)操作規(guī)范化和業(yè)務(wù)熟練度水平進(jìn)一步下降。三是電子檔案系統(tǒng)功能單一。目前電子檔案信息系統(tǒng)只能對(duì)人事檔案基礎(chǔ)內(nèi)容進(jìn)行手工錄入，僅能滿足生成干部任免審批表、干部履歷表和干部人事檔案目錄電子化需求，在人事檔案材料數(shù)字化信息采集、掃描管理等方面功能缺失，對(duì)于檔案材料丟失、涂改造假等方面未起到實(shí)質(zhì)性作用。

（四）基層人事檔案管理制度建設(shè)方面

一是缺乏細(xì)化管理、操作制度。各級(jí)基層人民銀行一直沿用總分行頒發(fā)的相關(guān)管理文件對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，缺乏自身細(xì)化的管理制度，隨著人員變動(dòng)、崗位調(diào)整，基層人事檔案管理制度的缺失加劇了管理制度和業(yè)務(wù)流程模糊化，帶來(lái)管理風(fēng)險(xiǎn)。二是聘用制員工人事檔案管理制度空白?？傂袑用嫔蠈?duì)于聘用制員工檔案管理一直缺乏明確的規(guī)定，原則上限定了干部人事檔案管理范圍僅限行員，聘用制員工人事檔案則只能由當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行幕虻胤饺耸虏块T(mén)管理，導(dǎo)致基層人民銀行聘用制員工檔案一直存在管理混亂、材料存放、轉(zhuǎn)遞、歸檔困難和規(guī)范性差的問(wèn)題，這種矛盾在聘用制員工參加遴選行員考試審檔環(huán)節(jié)尤為突出。

（五）基礎(chǔ)設(shè)施方面

一是“三所”分開(kāi)未能?chē)?yán)格落實(shí)到位。目前基層央行都已將檔案存放場(chǎng)所、閱檔場(chǎng)所、辦公場(chǎng)所進(jìn)行分離設(shè)置，但在實(shí)際工作中，干部人事檔案易被帶出存放和閱檔場(chǎng)所，審檔工作也并未一直在規(guī)定場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行。二是管理設(shè)備缺失、老化。由于缺乏相應(yīng)的明確規(guī)定，一些基層央行檔案管理部門(mén)沒(méi)有按“六防”要求配備加濕器、除濕機(jī)等設(shè)備，無(wú)法對(duì)檔案室溫度、濕度按要求進(jìn)行控制。由于缺乏系統(tǒng)和定期性的更換和維護(hù)，部分人事檔案管理設(shè)備存在老化和損壞的情況，比如裝訂機(jī)設(shè)備沿用老式人工裝訂機(jī)，可能導(dǎo)致存在裝訂誤差，無(wú)法滿足中組部材料加工技術(shù)要求;檔案室內(nèi)電腦等設(shè)備陳舊老化，使用不便，降低了工作效率。

三、規(guī)范基層人民銀行人事檔案管理工作的建議

（一）加強(qiáng)對(duì)基層人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)

一是建立人事檔案管理崗位上崗培訓(xùn)制度。持續(xù)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員政治、政策、業(yè)務(wù)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能方面的培訓(xùn)，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案管理工作，提升業(yè)務(wù)操作效率。具體來(lái)說(shuō)，一方面可由上級(jí)行組織定期開(kāi)展轄區(qū)人事檔案管理人員培訓(xùn)，另一方面選拔政治素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、能熟練操作計(jì)算機(jī)的干部職工進(jìn)行人事檔案管理，有條件時(shí)可以配備具有專業(yè)背景和素養(yǎng)的工作人員。二是增強(qiáng)組織部門(mén)人事檔案管理意識(shí)。開(kāi)展人事檔案管理部門(mén)人事檔案制度集體大學(xué)習(xí)，定期開(kāi)展科室內(nèi)部輪崗或業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)交流，提升組織人事部門(mén)人員的綜合素質(zhì)，減少因人員變動(dòng)、崗位調(diào)整等因素對(duì)人事檔案管理工作造成的影響，有條件時(shí)可以設(shè)置人事檔案專崗，專人負(fù)責(zé)，專崗考核。三是加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的紀(jì)律監(jiān)督檢查工作。全面強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理人員的監(jiān)督管理，定期開(kāi)展談心談話，了解思想動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)異常行為管控。

（二）建立健全基層人民銀行人事檔案管理使用制度

一是加強(qiáng)基層人民銀行人事檔案業(yè)務(wù)流程規(guī)范化管理。制作基層央行人事檔案業(yè)務(wù)操作說(shuō)明，明確人事檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作流程，形成紙質(zhì)版文件進(jìn)行規(guī)范，為崗位操作提供第一手學(xué)習(xí)資料。二是結(jié)合本單位實(shí)際和基層央行工作特點(diǎn)，建立符合本行的人事檔案管理制度，明確人事檔案管理工作內(nèi)容、工作職責(zé)，加強(qiáng)檔案材料歸檔規(guī)范化管理，提升材料歸檔的時(shí)效性。三是強(qiáng)化人事檔案在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的使用。將人事檔案審查作為干部考察、教育培訓(xùn)、選拔任用等環(huán)節(jié)的必備程序，強(qiáng)化人事檔案在準(zhǔn)確識(shí)別干部、鑒定干部、使用干部中的資政作用。四是加強(qiáng)對(duì)聘用制員工人事檔案的管理。對(duì)具有長(zhǎng)期人民銀行工作意愿的聘用制員工，可試行管理其人事檔案，持續(xù)加強(qiáng)對(duì)聘用制員工檔案的審核和內(nèi)容建設(shè)，提升人事檔案在聘用制員工職業(yè)發(fā)展中的作用。

（三）加強(qiáng)人事檔案基礎(chǔ)性保障工作和信息化建設(shè)

一是對(duì)人事檔案管理、存放環(huán)境、條件按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和驗(yàn)收，加強(qiáng)庫(kù)房安全管理和技術(shù)防護(hù)，規(guī)范辦公場(chǎng)所、整理場(chǎng)所、閱檔場(chǎng)所，保證檔案安全。二是加大基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備投入。根據(jù)工作需要，適時(shí)對(duì)設(shè)備、設(shè)施進(jìn)行更新?lián)Q代，定期開(kāi)展維護(hù)。三是積極應(yīng)用信息技術(shù)，搭建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，著力提高干部人事檔案服務(wù)質(zhì)量，強(qiáng)化跟進(jìn)意識(shí)和創(chuàng)新思維，進(jìn)一步提升電子檔案系統(tǒng)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用程度。四是提升電子檔案形成的時(shí)效性，加強(qiáng)檔案管理操作的數(shù)字轉(zhuǎn)化，延伸系統(tǒng)功能，全面盤(pán)活檔案資源，推動(dòng)干部人事檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)、提質(zhì)增效。

（作者單位為中國(guó)人民銀行定西市中心支行）

[作者簡(jiǎn)介：馬鴻翔（1995—），男，甘肅臨夏人，本科，助理政工師，科員，研究方向：人力資源。]

參考文獻(xiàn)

[1] 宋云麗.加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].人力資源管理，2017（08）：46-48.

[2] 冉玉瓊.加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2017（22）：72-74.

[3] 張玉雙，田云，肖雨.芻議如何提高人事檔案信息化管理水平[J].山東工會(huì)論壇，2015（01）：79-82.

[4] 凌玉華.淺談信息化對(duì)高校人事檔案管理人員素質(zhì)的新要求[J].科學(xué)咨詢（科技·管理），2012（10）：65-69.

[5] 張靜茹.論高校教學(xué)檔案信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（21）：71-72.