企業(yè)辦公室職員，如何發(fā)揮崗位作用

企業(yè)辦公室職員，是黨委和行政領(lǐng)導(dǎo)下重要的職工群體，擔(dān)負(fù)著非常重要的工作任務(wù)，管理的范圍廣泛，服務(wù)的群體受眾較多，要求具有較強(qiáng)的職業(yè)技術(shù)水平。因此，辦公室工作在綜合協(xié)調(diào)、參謀作戰(zhàn)與后勤保障、監(jiān)督監(jiān)察中，職員需要有清醒的認(rèn)識和頭腦，發(fā)揮其重要性，對自身的素質(zhì)和工作能力要努力提高，各項(xiàng)工作要全面、完整的進(jìn)行規(guī)劃，做好辦公室“服務(wù)”工作，發(fā)揮崗位作用。

辦公室“服務(wù)”工作是指“服務(wù)發(fā)展、服務(wù)決策、服務(wù)落實(shí)”，辦公室作為單位的綜合協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，處在承上啟下聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右的樞組地位，辦公室工作的好與壞，體現(xiàn)著單位的工作水平和整體素質(zhì)，所以辦公室職員必須擁有良好的自身素質(zhì)，在個(gè)人道德及思想品質(zhì)上要有一個(gè)更高的層次。本文為了加強(qiáng)對工作效率服務(wù)質(zhì)量的提高、更好地發(fā)揮崗位作用，陳述了如下五點(diǎn)內(nèi)容。

1.認(rèn)識辦公室工作的重要性

辦公室是整個(gè)企業(yè)的大腦，在辦公室的工作繁瑣且復(fù)雜，具有事關(guān)全局的重要性。它是綜合協(xié)調(diào)的部門，整個(gè)單位辦公和辦事與辦文都在辦公室進(jìn)行，它將領(lǐng)導(dǎo)層的重要決議和政策方針具體形成方案實(shí)施到各個(gè)部門，對企業(yè)的重要決策行為起到了前期規(guī)劃和后續(xù)總結(jié)的作用，它管理和指導(dǎo)著企業(yè)的運(yùn)行，協(xié)調(diào)包括人事調(diào)動在內(nèi)的各項(xiàng)事宜。對企業(yè)內(nèi)整個(gè)信息的縱向和橫向的聯(lián)絡(luò)，在職工和領(lǐng)導(dǎo)還有外界單位方面起到橋梁作用。它是黨政領(lǐng)導(dǎo)的參謀作戰(zhàn)部門，辦公室職員不止于平常的一些工作，在對企業(yè)管理和規(guī)劃上，與領(lǐng)導(dǎo)層一起進(jìn)行統(tǒng)籌，起到參謀作用，是為全局服務(wù)的部門，它分析問題，提出問題，解決問題，擁有大局意識。對下一層級的職工等進(jìn)行意見收集，深入了解企業(yè)整體狀況，使得領(lǐng)導(dǎo)層能真實(shí)掌握全面情況，更加有效地管理醫(yī)院。它是后勤保障的部門，在制度層面上，它依據(jù)法律及規(guī)章制度進(jìn)行管理，使得企業(yè)能規(guī)范的運(yùn)行辦事。在人為層面上，它監(jiān)督和執(zhí)行著上級下達(dá)的命令和指示，對具體的工作和任務(wù)采取有效的執(zhí)行力，避免了人員松散和意識淡薄。它還是監(jiān)察督辦部門，對企業(yè)各類工作進(jìn)行評價(jià)，有效的嚴(yán)格的監(jiān)督能使得醫(yī)院更加有效率地展開工作和運(yùn)行，使得企業(yè)整體水平再上新臺階。辦公室在監(jiān)督上要隨時(shí)進(jìn)行，即查即辦，徹底落實(shí)各項(xiàng)任務(wù)指標(biāo)，不疏忽任何一個(gè)細(xì)微的錯誤和漏洞，及時(shí)將發(fā)現(xiàn)的問題反饋給上級的領(lǐng)導(dǎo)，對所有的事件實(shí)事求是，提出原因和結(jié)果與修改意見，在執(zhí)行上要雷厲風(fēng)行，徹底地落實(shí)任務(wù)，起到一定的監(jiān)督作用。

2.辦公室職員做好本職工作的措施

（1）加強(qiáng)自身的素質(zhì)修養(yǎng)。辦公室工作做得好與壞，取決于辦公室人員素質(zhì)的高低、能力的強(qiáng)弱。辦室工作的內(nèi)容很多，應(yīng)用的知識也很博、比如：文秘工作就是辦公室的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，靠的是文字功底，但非一朝一夕之能事，只有不斷地學(xué)習(xí)、不斷地練習(xí)，在學(xué)習(xí)中實(shí)踐，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，完善自己、錘煉自己，才能做實(shí)做好。幾個(gè)要點(diǎn)需做到：一是知識面要寬。不僅要熟知政治、經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)政策，有較高的理論修養(yǎng)還應(yīng)了解業(yè)務(wù)、管理、法律、文學(xué)等等，有強(qiáng)烈的求知欲;二是知識內(nèi)容要新。要跟上時(shí)代步伐，跟上工作節(jié)奏，創(chuàng)新方式方法，就必須堅(jiān)持先學(xué)一步，深學(xué)一層，善于汲取新的營養(yǎng);三是知識學(xué)習(xí)要深。就是知其然，還要知其所以然。對各方面的知識，雖不能像專家那樣深有造詣，但也應(yīng)對其內(nèi)涵和實(shí)質(zhì)有較深和較細(xì)致的了解掌握，尤其是對自己工作密切相關(guān)的某些知識領(lǐng)域，不能一知半解、不求甚解、淺嘗輒止。所以辦公室職員要加強(qiáng)對業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)和增強(qiáng)自身的服務(wù)意識，提高自身分析問題和解決問題的能力。

（2）加強(qiáng)應(yīng)變能力。各類突發(fā)事件時(shí)常發(fā)生，復(fù)雜多變的環(huán)境要求辦公室職員擁有臨危不懼，處事靈活，頭腦清醒的素質(zhì)，同時(shí)還要改變自身的工作方法和作風(fēng)，在對每一項(xiàng)的工作都認(rèn)真積極地完成，不松懈不怠慢，嚴(yán)格要求自己，提高標(biāo)準(zhǔn)。并且在對辦公室的工作管理上，要合理安排職責(zé)任務(wù)，嚴(yán)格建立規(guī)范制度，加強(qiáng)效率和質(zhì)量，明確責(zé)任，加快加強(qiáng)各項(xiàng)任務(wù)目標(biāo)的完成進(jìn)度，理清思路和順序，分清輕重緩急，整體統(tǒng)籌規(guī)劃，緊張有序。在碰到突發(fā)情況要冷靜沉著面對和處理，加強(qiáng)交流和應(yīng)變能力，提高自身的責(zé)任感，能更加有效快捷地完成辦公室各類工作。

（3） 加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)能力。組織協(xié)調(diào)是辦公室工作的一項(xiàng)重要職能，任何一個(gè)部門都不可能孤立地存在，做好協(xié)調(diào)工作，成為各個(gè)部門和科室之間的溝通橋梁，使企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境和諧，對于完成既定的目標(biāo)任務(wù)顯得尤為重要。要樹立個(gè)人良好工作形象，協(xié)調(diào)好紀(jì)檢察、宣傳、新聞媒體等部門工作及協(xié)同配合，提升企業(yè)對外形象。只有這樣，才能使領(lǐng)導(dǎo)之間、部門之間、人員之間思想一致、行動統(tǒng)一，從而最大限度地調(diào)動單位和個(gè)人的積極性，在相互配合、減少內(nèi)耗的情況下發(fā)揮整體的最優(yōu)效能。

3.理清重點(diǎn)，把握工作主動權(quán)

辦公室工作千頭萬緒，紛繁復(fù)雜，住往同時(shí)需要處理好幾個(gè)問題，這就要求辦公室工作必須分清哪些重要的，哪些是次要的，哪些工作需及時(shí)辦理，哪些工作可以稍后再辦，要在一定的時(shí)間內(nèi)抓住主要矛盾，解決關(guān)鍵問題。如果分不清輕重緩急，胡子眉毛一把抓，往往會陷入事務(wù)堆中難以自撥，搞得越忙越亂，越辛苦越被動。其中所謂的重點(diǎn)就是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點(diǎn)和推進(jìn)中心工作的難點(diǎn)，當(dāng)然重點(diǎn)也往往因時(shí)因地而異，一個(gè)階段有一個(gè)階段的重點(diǎn)，一項(xiàng)工作又有一項(xiàng)工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。在具體操作中，要學(xué)會準(zhǔn)確捕提、冷靜思索、科學(xué)把握。在重大決策前，掌握實(shí)情就是重點(diǎn);在貫徹落實(shí)中積極協(xié)調(diào)，真督實(shí)查就是重點(diǎn);在落實(shí)后認(rèn)真總結(jié)，掌握規(guī)律，及時(shí)反饋上級領(lǐng)導(dǎo)就是重點(diǎn)。抓住了重點(diǎn)，分清了主次，就能在紛繁復(fù)雜的工作中理出頭緒，從容應(yīng)付，爭取工作的主動權(quán)。

4.著眼全局，發(fā)揮參謀助手作用

辦公室是形象部門，是服務(wù)窗口，考慮問題和處理問題都要著眼于全局，不能只局限于某一部門或者某一小范圍，實(shí)現(xiàn)某一小團(tuán)體的利益，犧牲單位的整體利益。所以對單位作出的決定，領(lǐng)導(dǎo)集體作出的決策，必須帶頭認(rèn)真貫徹執(zhí)行。一切工作的出發(fā)點(diǎn)和落點(diǎn)都要放在全局意識的高度，才能正確處理好各方面的關(guān)系，搞好服務(wù)，當(dāng)好參謀，要隨時(shí)掌握單位的整個(gè)工作狀況、外部環(huán)境、目標(biāo)任務(wù)，想領(lǐng)導(dǎo)之所想、想領(lǐng)導(dǎo)之應(yīng)想、想領(lǐng)導(dǎo)之未想。對單位的工作任務(wù)和面對的問題進(jìn)行認(rèn)真研究、合理分析，積極為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，幫助領(lǐng)導(dǎo)制定科學(xué)的決策，想要充分發(fā)揮好參某助手功能，一是要有政治敏感性，能夠見一葉而知秋，發(fā)現(xiàn)別人容易忽略的重要不節(jié);二要熟悉情況。眼觀六路，耳聽八方，知領(lǐng)導(dǎo)所未知，準(zhǔn)確提供策依據(jù);三要及時(shí)反饋。對決策的貫徹落實(shí)情況施行動態(tài)反映，提供有價(jià)值的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策后的調(diào)控提供服務(wù);四要有力督辦，保證工作的快速推進(jìn)，維護(hù)決策的權(quán)威性。

5.注重品質(zhì)，細(xì)節(jié)決定成敗

要知道，“細(xì)節(jié)一定會決定成敗”。辦公室工作多、亂、雜，稍有不慎，就會出現(xiàn)紕漏或閃失。如撰寫一份材料、辦理一個(gè)文件、編寫一條信息、組織一次接待、辦理一個(gè)會議、接聽一個(gè)電話、書寫一條標(biāo)語等等，都得細(xì)心，都得注重細(xì)節(jié)，若粗心大意，失誤在所難免。做好辦公室工作，應(yīng)該具備“四心”：一是責(zé)任心。辦公室的另一個(gè)名稱叫“不管部”，意思是說單位內(nèi)沒人愿意做沒人愿意管的事情，就該由辦公室去做去管。所以，辦公室應(yīng)隨時(shí)發(fā)現(xiàn)單位應(yīng)該做而沒人做的事情，并把它做好、不要認(rèn)為這些事情不屬于辦公室的職能職責(zé)，就袖手旁觀;二是細(xì)心。細(xì)心觀察、細(xì)心思考、細(xì)心謀劃，以高度負(fù)責(zé)的精神做好每一工作，高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求地處理好每一件事情;三是耐心。辦公室許多工作往往都是“重復(fù)著昨天的故事”讓人覺得平談無味，即便是重復(fù)，也得耐心細(xì)致地去做，去完成;四是平常心。辦公室總有那么多不干不完的事情，要有顆平常心，要有奉獻(xiàn)精神，學(xué)會忙中偷“閑”自享甘甜，守得住清貧，耐得住寂寞，更好地發(fā)揮辦公室崗位特色作用。

作者簡介：崔小建（1985.6-），女，漢族，河北唐山人，本科，政工師，研究方向?yàn)楣芾怼?/p>