黨校電子文檔智能系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用

史轉(zhuǎn)轉(zhuǎn) 孫姝

摘要：為貫徹落實習(xí)近平關(guān)于黨校工作的重要指示精神，解決黨校文檔處理工作過程中存在的強(qiáng)度大、效率低等實際問題，研發(fā)了《黨校電子文檔智能系統(tǒng)》。系統(tǒng)以Visual studio 2019為開發(fā)工具，以O(shè)racle 11g為數(shù)據(jù)庫，利用神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、全文檢索、分詞等技術(shù)，實現(xiàn)了公文、檔案等資料的輔助生成、流程管控、電子歸檔、檢索調(diào)閱等功能。文章詳細(xì)介紹了該系統(tǒng)的研制背景、整體設(shè)計、功能結(jié)構(gòu)、模塊功能以及應(yīng)用情況。系統(tǒng)人機(jī)界面友好，運(yùn)行安全穩(wěn)定且功能齊全，系統(tǒng)的應(yīng)用有效推動了黨校系統(tǒng)資料形成與管理工作由人工經(jīng)驗型向科學(xué)高效型的發(fā)展和轉(zhuǎn)換。

關(guān)鍵詞：黨校;電子文檔;智能系統(tǒng);資料管理;輔助系統(tǒng)

中圖分類號：G647; TP311.1? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）23-0233-03

Abstract： In order to implement the important instruction spirit of the general secretary of the internship on the work of the party school， and to solve the practical problems of high intensity and low efficiency in the process of the party school document processing， the "Party School Electronic Document Intelligent System" was developed. The system uses Visual studio 2019 as the development tool， Oracle 11g as the database， and uses neural network， full-text search， word segmentation and other technologies to realize the auxiliary generation of documents， archives and other materials， process control， electronic filing， retrieval and retrieval. The article introduces the development background， overall design， functional structure， module function and application of the system in detail. The system has friendly man-machine interface， safe and stable operation and complete functions. The application of the system can effectively promote the development and conversion of the party school system data formation and management from manual experience to scientific and efficient type.

Key words： party school; electronic file; intelligent system; data management; auxiliary system

1 背景

黨校是黨教育培訓(xùn)黨員領(lǐng)導(dǎo)干部的主渠道，是黨對干部進(jìn)行理論教育和黨性教育的主陣地[1]。黨校人員肩負(fù)著提升干部素質(zhì)，推進(jìn)各項改革全面深化的歷史重任[2]。除了日常的教學(xué)、培訓(xùn)、理論研究等任務(wù)，公文處理、教學(xué)檔案管理等文檔管理工作也是黨校工作的重要組成部分，包括草擬、行文、發(fā)文、管理、整理、歸檔等一系列流程。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)地快速發(fā)展，黨校系統(tǒng)的信息化程度有了顯著提高，各種網(wǎng)站、系統(tǒng)的推廣應(yīng)用極大地方便了黨校的管理工作[3]。但在文檔管理方面，黨校系統(tǒng)卻依舊在沿用傳統(tǒng)的手工方式，信息化程度不高，導(dǎo)致勞動強(qiáng)度大且工作效率低，使黨校人員的寶貴時間都消耗在了事務(wù)性的工作上，且隨著公文及資料檔案的逐年增加，在此方面的問題會更加突出。上述問題的存在，嚴(yán)重制約了黨校管理工作在信息化時代下的快速發(fā)展。

在全國黨校工作會議上的講話中，習(xí)近平對提高黨校科研能力和管理水平提出了明確要求[1]。為貫徹落實習(xí)近平關(guān)于黨校工作的重要指示精神，解決黨校文檔管理工作過程中存在的實際問題，特研發(fā)了《黨校電子文檔智能系統(tǒng)》。

2 整體設(shè)計

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)

以黨校電子文檔智能系統(tǒng)為平臺，自下而上分為設(shè)備層、數(shù)據(jù)存儲層、數(shù)據(jù)分析層、應(yīng)用層，以及完善的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與制度法規(guī)和組織架構(gòu)與安全體系（見圖1）。設(shè)備層指的是信息的采集設(shè)備。數(shù)據(jù)層是智能系統(tǒng)的核心層，分為數(shù)據(jù)存儲層和數(shù)據(jù)分析層。應(yīng)用層是在設(shè)備層、數(shù)據(jù)層的基礎(chǔ)上建立的應(yīng)用系統(tǒng)，主要負(fù)責(zé)處理業(yè)務(wù)邏輯及數(shù)據(jù)可視化。

2.2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)采用Client/Server結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計，服務(wù)器端由圖像存儲服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、防火墻等組成，各客戶端直接用客戶端應(yīng)用程序訪問。系統(tǒng)可以部署在互聯(lián)網(wǎng)上，也可以部署在各單位的局域網(wǎng)上，工作人員可以通過網(wǎng)絡(luò)訪問本平臺。系統(tǒng)由硬件系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺四部分組成。其中硬件系統(tǒng)與客戶端微機(jī)相連，用于電子文檔的信息采集及打印，包括掃描儀、打印機(jī)、二代身份證識別儀等;軟件系統(tǒng)基于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)完成相應(yīng)的功能操作;為保證數(shù)據(jù)信息的安全性，我們將數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)置于專門的服務(wù)器上（見圖2）。

3 功能結(jié)構(gòu)

黨校系統(tǒng)在日常工作過程中，始終伴隨著公文資料和檔案資料的生成、處理、歸檔等操作。公文資料主要包括：決定、通知、報告、請示、批復(fù)、意見、函等;檔案資料包括師資類、教學(xué)類、管理類、反饋類等。經(jīng)過調(diào)研并對功能需求進(jìn)行功能整合和創(chuàng)新后，系統(tǒng)提供了公文資料和檔案資料在職權(quán)范圍內(nèi)的輔助生成、流程管控、電子歸檔、檢索調(diào)閱等功能。主要的功能模塊包括：公文制作、教案生成、流程管控、電子歸檔、信息查詢、數(shù)據(jù)處理、系統(tǒng)設(shè)置七個功能模塊，每個功能模塊下面又含有相應(yīng)的子功能模塊（見圖3）。

4 模塊介紹

4.1 公文制作

系統(tǒng)提供信函、命令、紀(jì)要、報告四種公文的自動生成功能。工作人員只要將公文的相關(guān)要素錄入系統(tǒng)，例如：標(biāo)題、主題詞、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期等，系統(tǒng)會自動調(diào)用對應(yīng)的模板，參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)（GB-T 9704-2012）[4]中所定義的公文格式自動生成相應(yīng)的公文[5]。系統(tǒng)基于自建模版，利用OLE技術(shù)實現(xiàn)對Word的可編程操作，基于神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)了部分文本內(nèi)容的智能補(bǔ)全提示功能。

4.2 教案生成

該模塊主要用于輔助黨校老師生成教案。系統(tǒng)提供培訓(xùn)指南、學(xué)員須知、教學(xué)計劃、課程安排、管理規(guī)定、學(xué)員守則等教案的自動生成功能，還提供教師名單、通訊錄、教學(xué)滿意度調(diào)查表等輔助性文檔的生成。在實現(xiàn)課程安排功能時，系統(tǒng)采用了模擬退火算法[6]，可以實現(xiàn)教學(xué)計劃、教學(xué)場地和教師資源的合理安排和有效管理。

4.3 流程管控

系統(tǒng)設(shè)計了黨校文件的狀態(tài)監(jiān)管和流程審批解決方案，并在這個模塊內(nèi)予以實現(xiàn)。當(dāng)公文和教案文件在系統(tǒng)內(nèi)生成后，系統(tǒng)會按照預(yù)先設(shè)置的流程進(jìn)行處理[7]。狀態(tài)包括：草擬、審批、行文、發(fā)文、歸檔、作廢、修改。審批流程和審批權(quán)限可以在系統(tǒng)設(shè)置模塊內(nèi)結(jié)合黨校自己的規(guī)定進(jìn)行設(shè)置。系統(tǒng)采用WFMC的流程標(biāo)準(zhǔn)以及電子簽名相關(guān)技術(shù)[8]來實現(xiàn)各種復(fù)雜流程的電子化流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)了文件管理的高效、科學(xué)。

4.4 電子歸檔

電子歸檔是將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子的圖片直接掃描保存至服務(wù)器中，實現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化管理，使查找方便快捷，有效防止重要文件的損壞及丟失，分為文書錄入、教案錄入、其他錄入三個子功能模塊。文書錄入專指信函、命令、紀(jì)要、報告四種公文材料的電子化操作;教案錄入針對教案材料;其他材料是任職通知、工作記錄、民主測評表、年終總結(jié)、合同、收據(jù)、發(fā)票、人事檔案、卷宗等。

電子歸檔分為兩步：首先，錄入紙質(zhì)文檔的要素（比如：本名、標(biāo)題、材料時間、頁碼、姓名等），便于后期檢索調(diào)閱;其次，通過掃描儀將紙質(zhì)文檔掃描成照片并借助系統(tǒng)提供的編輯功能進(jìn)行圖片處理（比如：裁剪、銳化、旋轉(zhuǎn)、RGB亮度調(diào)節(jié)等）。

在實現(xiàn)圖像掃描功能時，我們充分利用了面向?qū)ο蟮目梢暬瘶?gòu)件技術(shù)，通過采用構(gòu)件技術(shù)來實現(xiàn)對掃描儀的控制。在錄入要素信息時，系統(tǒng)利用分詞技術(shù)實現(xiàn)了關(guān)鍵詞的自動提取，為后期的快速檢索提供了基礎(chǔ)。

4.5 信息查詢

提供常規(guī)檢索、高級檢索和SQL檢索三種方式。其中常規(guī)檢索只對姓名、本名以及標(biāo)題三個常用字段進(jìn)行快速檢索;高級檢索則提供綜合的全字段任意組合檢索功能;SQL檢索只針對熟練掌握數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的DBA人員開放。為了提高檢索速度，在Oracle數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，我們優(yōu)化了存儲過程，并采用了全文檢索技術(shù)[9]。

雙擊檢索出的數(shù)據(jù)記錄，可以調(diào)閱電子化后的文件檔案。查看時系統(tǒng)提供了電子圖像的縮放、打印及另存等基本功能，才外還需提供了一些特定的功能，比如：按姓名檢索后，進(jìn)入資料文檔時會在頁碼樹處對包含該人員的頁碼進(jìn)行標(biāo)識，并提供全本查看功能。此外，對于檢索出的文件，系統(tǒng)支持PDF或Word格式的另存操作。

4.6 數(shù)據(jù)處理

包括數(shù)據(jù)初始化、數(shù)據(jù)預(yù)警、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)四個子功能模塊。數(shù)據(jù)初始化只有在系統(tǒng)第一次安裝時才會使用;數(shù)據(jù)預(yù)警是針對服務(wù)端ETL過程中發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題而進(jìn)行的預(yù)警，面向數(shù)據(jù)庫管理員開發(fā);數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)是針對數(shù)據(jù)庫遷移或是應(yīng)付數(shù)據(jù)丟失或損壞而進(jìn)行的操作。

4.7 系統(tǒng)設(shè)置

包括登錄設(shè)置、權(quán)限設(shè)置、流程設(shè)置、選項設(shè)置四個子模塊。登錄設(shè)置用于設(shè)置系統(tǒng)用戶;權(quán)限設(shè)置用于結(jié)合實際情況給各個用戶分配不同的功能訪問權(quán)限;流程設(shè)置用于設(shè)置不同的公文和教案流轉(zhuǎn)所需的處理程序和處理人;選項設(shè)置內(nèi)，能夠?qū)ο到y(tǒng)的數(shù)據(jù)庫連接配置，圖像存儲格式以及默認(rèn)的存儲位置等信息進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置完成后系統(tǒng)會自動保持，存儲方式我們選擇了Ini文件格式。

5 實現(xiàn)與應(yīng)用

客戶端操作系統(tǒng)我們選用Windows 7，Linux服務(wù)器上選用CentOs 6.9，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)選用Oracle 11g，系統(tǒng)開發(fā)工具選用Visual studio 2019。該系統(tǒng)人機(jī)界面友好，運(yùn)行安全穩(wěn)定且功能齊全，實現(xiàn)了公文資料和檔案資料在職權(quán)范圍內(nèi)的輔助生成、流程管控、電子歸檔、檢索調(diào)閱等功能（見圖4）。

系統(tǒng)自投入運(yùn)行后，安全穩(wěn)定的運(yùn)行至今，各方面均反應(yīng)良好。系統(tǒng)界面美觀大方、形象直觀，操作便捷。系統(tǒng)整體上，功能設(shè)計合理實用，流程管控科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，數(shù)據(jù)檢索準(zhǔn)確翔實，能夠滿足實際應(yīng)用需求。

6 結(jié)束語

《黨校電子文檔智能系統(tǒng)》立足于黨校系統(tǒng)內(nèi)資料生成和檔案管理工作的實際需求，并以規(guī)范相關(guān)管理流程為目的的大型綜合信息管理平臺。系統(tǒng)運(yùn)行后，解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公的煩瑣，將公文制作的時間平均提高了70%，資料檢索及調(diào)閱的時間平均縮短了95%，效益顯著。除了工作效率的提高，系統(tǒng)的應(yīng)用還提升了黨校人員的信息化素養(yǎng)，收集的數(shù)據(jù)還可以為下一步的教學(xué)和科研工作提供良好的數(shù)據(jù)保障。此外，系統(tǒng)的應(yīng)用還有利于領(lǐng)導(dǎo)的信息決策和科學(xué)管理。總之，該系統(tǒng)的應(yīng)用，有效地推動了黨校系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)工作由經(jīng)驗型向科學(xué)型的發(fā)展和轉(zhuǎn)換。

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