大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作方法優(yōu)化分析

關(guān)永生

摘要：檔案是儲(chǔ)存一個(gè)時(shí)代社會(huì)發(fā)生的事情，對(duì)當(dāng)前和今后社會(huì)發(fā)展有著不可忽視的借鑒參考作用。大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，給檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下充分利用現(xiàn)代科技，可優(yōu)化新時(shí)代檔案管理工作。本文深入分析了在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作存在的一些不足，并提出相應(yīng)的優(yōu)化方法，希望能進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理發(fā)展，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值與作用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;優(yōu)化方法

檔案不僅承擔(dān)著社會(huì)信息記錄的作用，還承擔(dān)著為當(dāng)前和未來(lái)社會(huì)發(fā)展提供參考借鑒價(jià)值。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代加速到來(lái)，檔案信息數(shù)據(jù)逐漸增加，如果不能有效進(jìn)行檔案管理，不僅將降低檔案記錄質(zhì)量，還無(wú)法發(fā)揮出檔案在社會(huì)發(fā)展中的借鑒參考價(jià)值。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下要不斷優(yōu)化檔案管理工作方法，以順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，充分發(fā)揮出檔案管理工作的效用，為社會(huì)發(fā)展提供全面、準(zhǔn)確的參考數(shù)據(jù)。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作存在的不足

（一）檔案管理方法落后

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，雖然檔案管理工作之中納入了信息儲(chǔ)存記錄的方法，但是當(dāng)前檔案記錄查詢工作仍然是以文件為主，不僅檔案管理質(zhì)量低下，在查詢效率上面也存在不足。

（二）檔案管理理念老套

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)逐漸在檔案管理工作中的應(yīng)用，對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行了改革創(chuàng)新，但是，由于部分檔案管理工作人員思想理念還停留在傳統(tǒng)思想之中，對(duì)檔案管理工作優(yōu)化造成了一定阻礙。一方面，檔案管理工作人員并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案在社會(huì)發(fā)展中的重要價(jià)值，認(rèn)為檔案管理只是對(duì)現(xiàn)代社會(huì)信息數(shù)據(jù)的收集工作，并沒(méi)有引起重視;另一方面，檔案管理工作人員并沒(méi)有養(yǎng)成新時(shí)代檔案收集意識(shí)，在收集檔案信息數(shù)據(jù)的時(shí)候，仍然采用傳統(tǒng)的手段與方法，不僅檔案信息數(shù)據(jù)收集效率低下，更無(wú)法全面準(zhǔn)確地對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理。特別是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，社會(huì)信息數(shù)據(jù)不斷增加，若檔案管理工作人員如果不能全面收集檔案信息數(shù)據(jù)，在未來(lái)社會(huì)發(fā)展進(jìn)程之中檔案的參考借鑒價(jià)值將無(wú)法得到有效發(fā)揮。

（三）大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用匱乏

隨著我國(guó)智慧型城市發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸融入到各個(gè)行業(yè)之中，而檔案館作為記錄城市社會(huì)發(fā)展、人民生活的重要載體，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，全面、準(zhǔn)確收集社會(huì)發(fā)展信息數(shù)據(jù)顯得格外重要。但是，當(dāng)前部分檔案館仍然只是停留在記錄檔案、儲(chǔ)存檔案的階段，并沒(méi)有充分意識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)建設(shè)的重要性，導(dǎo)致檔案館科技大數(shù)據(jù)技術(shù)建設(shè)匱乏，檔案管理工作發(fā)揮出的社會(huì)價(jià)值有限。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作方法優(yōu)化分析

（一）統(tǒng)一管理檔案資源

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的社會(huì)信息數(shù)據(jù)量非常大，檔案館只有全面提高自身信息收集能力與數(shù)據(jù)儲(chǔ)存能力，才能滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展需要。因此，檔案管理工作需要不斷提高信息收集、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存以及處理能力，在文件檔案的基礎(chǔ)之上，也要增加電子檔案，并積極探索統(tǒng)一管理模式。檔案館可以基于大數(shù)據(jù)技術(shù)建立信息數(shù)據(jù)檔案處理中心，對(duì)范圍內(nèi)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，并依據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)、事件等主體進(jìn)行集中統(tǒng)一整理、分析，從而改善檔案管理的全面性與準(zhǔn)確性[1];利用檔案管理中心進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)的共享，統(tǒng)一對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合與管理，利用各地區(qū)不同的優(yōu)勢(shì)點(diǎn)，促進(jìn)檔案管理工作的協(xié)同進(jìn)步。同時(shí)，檔案館還要與相關(guān)部門進(jìn)行合作，與部門之間的信息數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)共享，從而提高檔案信息數(shù)據(jù)的全面性與準(zhǔn)確性。

（二）轉(zhuǎn)變管理思維

檔案館作為服務(wù)社會(huì)的重要機(jī)構(gòu)之一，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的改變，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思維，不斷提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)與思想覺(jué)悟。首先，檔案館應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)社會(huì)服務(wù)意識(shí)，要認(rèn)清在社會(huì)發(fā)展之中的重要作用，積極發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)的價(jià)值;其次，檔案管理工作人員要提高對(duì)檔案管理的重視程度，確保檔案信息數(shù)據(jù)的完整性與準(zhǔn)確性;再次，檔案管理工作人員要深入挖掘檔案信息價(jià)值，使之能更好地為當(dāng)前與未來(lái)社會(huì)發(fā)展提供參考借鑒;最后，檔案館要優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，不斷促進(jìn)檔案管理工作人員建立檔案信息保密意識(shí)與制定相關(guān)保密制度[2]。此外，還要要求檔案管理工作人員深入分析檔案信息，不斷挖掘檔案信息潛在價(jià)值，在提供檔案表面信息的同時(shí)也能深入分析發(fā)展脈絡(luò)，更好地為社會(huì)服務(wù)。

（三）創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案管理工作之中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)受到產(chǎn)業(yè)與專業(yè)等多方面的影響，在數(shù)據(jù)信息建立與管理方面存在一定的不足。因此，檔案館要建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化，提高檔案信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用效率，為檔案管理工作新時(shí)代發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案館在開發(fā)檔案數(shù)字化軟件的時(shí)候，可以與軟件開發(fā)公司表達(dá)自身需求，共同開發(fā)出發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息效用的軟件來(lái)。此外，檔案館也要革新檔案管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。首先，要實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存電子化，將傳統(tǒng)文件檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案;其次，要依據(jù)時(shí)間、時(shí)間等將檔案信息進(jìn)行整理分類，以提高檔案信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用效率。最后，要?jiǎng)?chuàng)設(shè)完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一儲(chǔ)存，方面檔案信息資源的共享。

三、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)上的分析，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代的發(fā)展，只有充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)不斷改革創(chuàng)新檔案管理方法，促進(jìn)檔案管轉(zhuǎn)型升級(jí)，這樣才能讓檔案信息資料在新時(shí)代下充分發(fā)揮出效用;同時(shí)，檔案管理工作人員也要改變傳統(tǒng)思想，加強(qiáng)檔案管理工作方法的重視程度，開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、加大檔案價(jià)值宣傳力度，從而全面優(yōu)化檔案管理工作方法。

參考文獻(xiàn)：

[1]謝迎杰.以數(shù)字化促進(jìn)檔案管理優(yōu)化工作初探[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（23）：7-9.

[2]吳德佩.大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2020，38（06）：51-52.