分類管理模式在辦公室檔案工作中的運(yùn)用

路娜

摘? 要：辦公室檔案管理是事業(yè)單位日常管理工作的重要內(nèi)容，采用分類管理模式進(jìn)行檔案管理，有利于單位管理能力的提升，可以強(qiáng)化檔案管理的開展效果?；诖耍疚姆治隽宿k公室檔案資料的特點(diǎn)，明確了具體的建檔要求，并對檔案管理中存在的問題進(jìn)行了簡要分析，進(jìn)而將分類管理模式在辦公室工作中的具體運(yùn)用方式展開了探討，以期為辦公室檔案管理工作的有效開展提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：分類管理模式? 辦公室檔案工作? 檔案管理? 運(yùn)用

中圖分類號：G271 ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2020）07（a）-0180-03

Abstract： Office archives management is an important part of the daily management of public institutions. Using classified management mode to manage archives is conducive to the improvement of the management ability of the unit and can strengthen the effect of archives management. Based on this， this paper analyzes the characteristics of office archives， makes clear the specific filing requirements， and briefly analyzes the problems existing in the archives management， and then discusses the specific application of classification management mode in the office work， in order to provide reference and reference for the effective development of office archives management.

Key Words： Classified management mode; Office archives work; Archives management; Application

在事業(yè)單位管理過程中，檔案管理工作貫穿始終，日常工作中所產(chǎn)生的各種資料、報(bào)告等都屬于辦公室檔案資料管理的內(nèi)容。建立科學(xué)完善的檔案管理系統(tǒng)，有利于提升檔案辦公室檔案管理部門對檔案信息資料的敏感程度，可以及時(shí)收集到與事業(yè)單位管理相關(guān)的各種信息資料，在檔案管理實(shí)踐中可對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行逐步優(yōu)化與完善，進(jìn)而為事業(yè)單位重大決策及運(yùn)營管理目標(biāo)的制定提供可靠的信息依據(jù)。

1? 辦公室檔案的特點(diǎn)

1.1 私密性

辦公室檔案資料的建立過程可體現(xiàn)出事業(yè)單位機(jī)構(gòu)的設(shè)置情況，也是其業(yè)務(wù)操作方式的重要體現(xiàn)，這都屬于機(jī)密信息，因此，辦公室檔案具有機(jī)密性的特點(diǎn)。同時(shí)，辦公室檔案管理部門應(yīng)正確看待檔案管理工作，通過合理的檔案管理與分析，為事業(yè)單位人力資源的分配以及資金、資源的有效利用提供完備的信息支持。同時(shí)檔案資料是事業(yè)單位所有信息的綜合，通過檔案資料的調(diào)取與使用，可以推進(jìn)信息資源的開發(fā)進(jìn)程。在管理過程中，應(yīng)切實(shí)發(fā)揮出檔案資料在管理決策方面的作用，為事業(yè)單位的安全運(yùn)營與穩(wěn)定發(fā)展提供保障，通過采取必要的安全保護(hù)措施，保障重要信息的安全。

1.2 系統(tǒng)性

在事業(yè)單位日常管理中，任何一項(xiàng)管理工作及項(xiàng)目從開始至結(jié)束的全程中都會(huì)產(chǎn)生一定數(shù)量的文件及資料，必須對相關(guān)檔案資料進(jìn)行合理的存儲(chǔ)與管理，使文件內(nèi)容更加系統(tǒng)與完備，因此檔案管理工作具有系統(tǒng)性較強(qiáng)的特征。以管理內(nèi)容及項(xiàng)目為依據(jù)進(jìn)行檔案管理的分類整理，并進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，可為日后的檔案資料的查閱與使用提供便利。

2? 辦公室檔案資料的建檔要求分析

由于事業(yè)單位日常管理工作涉及范圍較廣，各個(gè)部門所采用的工作方式也存在一定差異，并且工作中出現(xiàn)的文件及資料重要程度也各不相同，應(yīng)分類管理檔案資料并提升保管的安全性，因此，建立科學(xué)、完善的檔案管理體系十分必要，既可確保檔案的有效收集，也可實(shí)現(xiàn)檔案的分類整理與存放，進(jìn)而使檔案保存與利用效率得以顯著提升。檔案管理人員應(yīng)恪守崗位，了解辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)，以辦公室檔案管理目標(biāo)為依據(jù)進(jìn)行檔案管理規(guī)劃的制定與分解，進(jìn)而使辦公室檔案管理工作向著更加科學(xué)化與規(guī)范化的方向發(fā)展。

分類管理模式下辦公室檔案資料的建檔要求較多，一是各部門應(yīng)以自身的工作職責(zé)以及工作開展情況為依據(jù)合理進(jìn)行重要檔案資料的存儲(chǔ)與管理。二是工作人員出現(xiàn)晉升或崗位調(diào)動(dòng)后，辦公室檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行相關(guān)檔案信息的更新與完善，并合理進(jìn)行檔案的存歸檔與處理。三是辦公室檔案管理時(shí)應(yīng)將紙質(zhì)或音視頻資料的原件進(jìn)行歸檔保存，并且歸檔后不得私自進(jìn)行內(nèi)容的修改與刪減。四是確保檔案資料的完整性，如發(fā)現(xiàn)資料不完整，必須及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)全，如資料字跡潦草或較為模糊，必須先進(jìn)行原始資料的復(fù)制再將原件與復(fù)印件同步進(jìn)行存儲(chǔ)。五是應(yīng)按照檔案資料管理規(guī)范合理進(jìn)行檔案資料紙張的使用，嚴(yán)格規(guī)范填寫標(biāo)準(zhǔn)，確保裝訂符合檔案管理規(guī)范。六是對同屬于同一檔案資料卷宗中的多個(gè)文件，先對各個(gè)文件的獨(dú)有價(jià)值進(jìn)行分析，并將之進(jìn)行關(guān)聯(lián)與整合，將各部門的職能更加準(zhǔn)確、客觀的反映出來，以此作為日后工作需要的查閱憑證。七是如本案資料存在局部破損，應(yīng)對其破損部位進(jìn)行粘貼或修補(bǔ)，如檔案資料紙張較大，應(yīng)將其進(jìn)行折疊保存。

3? 檔案管理過程中面臨的問題分析

3.1 未認(rèn)識到檔案管理工作的重要性

部分事業(yè)單位檔案管理工作開展的積極性不高，究其原因是工作人員未能正確認(rèn)識到檔案管理工作的意義，對辦公室檔案管理工作的了解不足，將其等同于文書抄寫及保存等簡單的工作類別，認(rèn)為檔案管理工作無關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，因此導(dǎo)致檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性不足，工作效率低下，致使檔案管理工作的開展與事業(yè)單位的發(fā)展需求并不完全一致。

3.2 管理能力不足，管理方式缺乏創(chuàng)新

部分事業(yè)單位會(huì)從其他崗位抽調(diào)人員擔(dān)任崗位檔案管理工作，并且未對其進(jìn)行嚴(yán)格的崗前培訓(xùn)，致使其對檔案管理工作的了解并不深入，也缺乏專業(yè)性的檔案管理知識與能力。同時(shí)由于缺乏對檔案管理工作的正確認(rèn)識，致使其未能進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)、全面的檔案收集與管理，操作過程也并不規(guī)范。此外，部分事業(yè)單位的檔案管理人員還兼任其他崗位的工作，難以將所有精力集中用于檔案管理工作，因此存在檔案材料的歸檔并不詳細(xì)、檔案信息資料的完整性與準(zhǔn)確性不高的問題。

3.3 檔案管理設(shè)施有待完善

由于受到檔案管理工作重視程度的影響，部分事業(yè)單位的檔案管理設(shè)施并不完備，甚至根本未設(shè)立專門的檔案室。即使設(shè)立了檔案室，也存在檔案室空間不足，環(huán)境潮濕等問題。檔案資料的存儲(chǔ)存在受潮與損毀的安全隱患，因此，加強(qiáng)檔案室管理設(shè)施建設(shè)是事業(yè)單位開展辦公室檔案管理工作的必要前提。

4? 分類管理模式在辦公室檔案管理中的有效運(yùn)用策略

4.1 檔案資料分類管理體系的建立與優(yōu)化

對于事業(yè)單位來說，各個(gè)管理環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生一定數(shù)量的檔案文件與資料，因此事業(yè)單位應(yīng)建立與完善檔案資料分類管理體系，根據(jù)管理項(xiàng)目的不同進(jìn)行檔案資料的分類整理，同時(shí)根據(jù)檔案內(nèi)容的不同而進(jìn)行檔案資料的分類存儲(chǔ)與統(tǒng)計(jì)分析，進(jìn)而使檔案資料管理體系更加系統(tǒng)與規(guī)范。

4.2 收集與更新檔案資料

在檔案資料收集與管理過程當(dāng)中，檔案管理人員應(yīng)對管理項(xiàng)目的全過程進(jìn)行詳細(xì)的了解，以確保檔案資料的真實(shí)性與可靠性。在管理內(nèi)容或項(xiàng)目開始之前就應(yīng)進(jìn)行相關(guān)資料的收集，并在項(xiàng)目實(shí)施過程中不斷進(jìn)行檔案資料的更新與完善，將所有信息資料整理成文件分類進(jìn)行存儲(chǔ)。檔案資料收集人員應(yīng)高效、準(zhǔn)確地獲取真實(shí)的檔案資料，并根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際工作需求而進(jìn)行相應(yīng)檔案信息的收集與存儲(chǔ)，為同類工作開展過程中進(jìn)行相關(guān)資料的查閱與調(diào)取提供便利。

4.3 以管理內(nèi)容為依據(jù)劃分檔案類別與設(shè)定保管期限

應(yīng)以管理內(nèi)容的不同合理進(jìn)行檔案資料類目的劃分，并根據(jù)其類別的不同而進(jìn)行檔案資料的收集與整理，進(jìn)而為各個(gè)部門重大管理及項(xiàng)目投資決策的制定提供準(zhǔn)確的信息依據(jù)，并以檔案資料的類別為依據(jù)進(jìn)行檔案存儲(chǔ)期限的設(shè)定，可將之劃分為短期與長期存儲(chǔ)類別。通常檔案管理規(guī)章制度、工作總結(jié)與計(jì)劃等檔案文件的保存期限都為10年，其他方面的檔案資料還可設(shè)定為短期或長期保存期限，應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況及檔案資料的具體內(nèi)容而進(jìn)行保管期限的設(shè)定與調(diào)整。

5? 結(jié)語

檔案資料是事業(yè)單位經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，采用分類管理的方式可以有效提升事業(yè)單位的檔案資料管理效果，事業(yè)單位應(yīng)從建立檔案資料分類管理體系入手，在事業(yè)單位管理過程中實(shí)施全面與及時(shí)的檔案資料收集與更新，明確具體的辦公室檔案工作管理內(nèi)容，并結(jié)合事業(yè)單位的需求與檔案資料的內(nèi)容合理進(jìn)行檔案類別的劃分與保管期限的設(shè)定，進(jìn)而為檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展創(chuàng)造條件。

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