淺談管理體系的內(nèi)部審核

現(xiàn)在的實(shí)驗(yàn)室，尤其是第三方檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室，基本都獲得了CMA和CNAS認(rèn)證認(rèn)可的資質(zhì)。根據(jù)認(rèn)證認(rèn)可準(zhǔn)則的規(guī)定，實(shí)驗(yàn)室的管理體系內(nèi)部審核通常每年進(jìn)行一次，這在《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》（CNASCL01：2018）之8.8和《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評(píng)價(jià)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通用要求》（RB/T214-2017）之4.5.12都有明確規(guī)定。管理體系內(nèi)部審核，是一個(gè)實(shí)驗(yàn)室對(duì)其自身的質(zhì)量體系以自查的方式進(jìn)行的審核，通過(guò)檢查各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)是否按照質(zhì)量管理體系的規(guī)定開展，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，從而采取糾正或預(yù)防措施，使體系不斷得到完善和改進(jìn)的重要方式。

實(shí)驗(yàn)室管理體系內(nèi)審的實(shí)施包括以下幾個(gè)方面：

編制內(nèi)審檢查表

根據(jù)實(shí)驗(yàn)室制定的內(nèi)審計(jì)劃，每年的內(nèi)審一般由質(zhì)量負(fù)責(zé)人進(jìn)行策劃，當(dāng)實(shí)驗(yàn)室確定了內(nèi)審的實(shí)施方案之后，成立由經(jīng)過(guò)培訓(xùn)、對(duì)評(píng)審準(zhǔn)則比較熟悉的內(nèi)審員組成的內(nèi)審組，并指定內(nèi)審組長(zhǎng)，按計(jì)劃實(shí)施內(nèi)審工作。為了提高內(nèi)部審核的計(jì)劃性和有效性，使內(nèi)審能按策劃的方案順利進(jìn)行，要求每位內(nèi)審員事先必須根據(jù)自己負(fù)責(zé)審核的部門所涉及的要素，編制審核用的檢查表，到了實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，可根據(jù)內(nèi)審檢查表的內(nèi)容，逐條檢查并記錄。

檢查表的內(nèi)容應(yīng)力求全面，涉及的要素涵蓋該部門的職責(zé)范圍而不疏漏。檢查表是內(nèi)審員實(shí)施內(nèi)審的重要依據(jù)之一，也是內(nèi)部審核的重要原始資料。內(nèi)審檢查表主要有以下幾個(gè)作用：

1.通過(guò)編制內(nèi)審檢查表，使審核內(nèi)容一目了然，確保每個(gè)受審核部門的要素齊全，也從另一個(gè)側(cè)面反映內(nèi)審員準(zhǔn)備充分，有計(jì)劃按步驟實(shí)施內(nèi)審工作，不打無(wú)準(zhǔn)備之杖，審核覆蓋面始終保持廣泛性和完整性。

2.確保審核計(jì)劃如期執(zhí)行，內(nèi)審員在審核過(guò)程中可以根據(jù)實(shí)際調(diào)整審核進(jìn)度，使內(nèi)審能夠按照事先設(shè)計(jì)的方案有條不紊地進(jìn)行，審核過(guò)程既緊張而又張弛有度，在預(yù)期的審核時(shí)間內(nèi)完成，同時(shí)使審核更加規(guī)范化，減少審核的隨意性和盲目性。

3.保持審核的客觀性，條件允許時(shí)，內(nèi)審員應(yīng)獨(dú)立于受審核的部門，確保內(nèi)審的公平、公正、獨(dú)立、客觀。故實(shí)驗(yàn)室應(yīng)配備足夠的內(nèi)審員，有更多選擇性，避免審核過(guò)程產(chǎn)生偏見(jiàn)，提高審核效能。

4.確定審核思路和審核策略，讓審核突出重點(diǎn)，獨(dú)具一格，提高審核的含金量，讓外審時(shí)專家無(wú)可挑剔，凸顯審核的專業(yè)性和系統(tǒng)性。

5.內(nèi)審檢查表作為內(nèi)審記錄存檔，內(nèi)審員的辛勤勞動(dòng)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徍孙L(fēng)格將為實(shí)驗(yàn)室積累寶貴的財(cái)富，樹立內(nèi)審員在實(shí)驗(yàn)室中的形象和權(quán)威。

現(xiàn)場(chǎng)審核的開展

現(xiàn)場(chǎng)審核工作，可以充分展示內(nèi)審員的審核水平，也能夠檢驗(yàn)內(nèi)審策劃的成功與否。通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)審核獲取的客觀證據(jù)和相關(guān)信息，將是評(píng)價(jià)質(zhì)量管理體系運(yùn)行有效性和充分性的重要依據(jù)。

在現(xiàn)場(chǎng)審核中，內(nèi)審員既要按要素嚴(yán)格要求，又要客觀公正以確保審核的公平和審核的質(zhì)量。一名優(yōu)秀的內(nèi)審員可運(yùn)用各種審核方法和技巧，通過(guò)與受審部門負(fù)責(zé)人及部門相關(guān)人員的交談、查閱文件、現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)等方法，收集符合或不符合的客觀證據(jù)，并做好現(xiàn)場(chǎng)記錄。對(duì)現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)的不合格事實(shí)要做到有理有據(jù)，使受審核者心服口服，并得到受審部門負(fù)責(zé)人的確認(rèn)，最后經(jīng)內(nèi)審組成員充分討論，盡可能統(tǒng)一意見(jiàn)，形成共識(shí)，最終確定不符合項(xiàng)。向相關(guān)部門發(fā)出《內(nèi)審不合格報(bào)告》，并提出糾正措施和整改期限。

編制內(nèi)審報(bào)告

內(nèi)部審核工作完成之后，應(yīng)由內(nèi)審組長(zhǎng)編制內(nèi)審報(bào)告。一份完整的內(nèi)審報(bào)告是建立在全面、深入、細(xì)致審核的基礎(chǔ)上，對(duì)該次內(nèi)審情況的總結(jié)，它也將作為管理評(píng)審的輸入資料。每次內(nèi)審只有做好充分的準(zhǔn)備工作，由熟悉業(yè)務(wù)的內(nèi)審員，按照一定的流程，充分運(yùn)用各種審核技巧，才能發(fā)現(xiàn)和收集足夠的證據(jù)。

改進(jìn)、跟蹤與驗(yàn)證

通過(guò)內(nèi)審及不合格項(xiàng)的整改，是不斷完善質(zhì)量管理體系、提高質(zhì)量管理水平的有效途徑。

對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)，責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行原因分析，并落實(shí)整改措施加以糾正。內(nèi)審員繼續(xù)對(duì)責(zé)任部門進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，整個(gè)內(nèi)審活動(dòng)中的文件、記錄、報(bào)告包括糾正措施的內(nèi)容、實(shí)施結(jié)果的有效性均應(yīng)記錄并存檔。內(nèi)部審核報(bào)告及糾正措施等應(yīng)提交最高管理者作為管理評(píng)審的輸入資料。

內(nèi)審存在的問(wèn)題

縱觀實(shí)驗(yàn)室的內(nèi)審工作，往往存在一些問(wèn)題。實(shí)驗(yàn)室由于是自己審自己，加上有的領(lǐng)導(dǎo)只重視經(jīng)濟(jì)效益，忽視了內(nèi)審工作的重要性，其嚴(yán)肅性和客觀性大打折扣。

1.內(nèi)審策劃不全面，沒(méi)有覆蓋所有要素。依據(jù)評(píng)審準(zhǔn)則，內(nèi)審上至最高管理者、技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人，下至各業(yè)務(wù)部門、辦公室或業(yè)務(wù)辦都應(yīng)該列入內(nèi)審的范圍，然而大多數(shù)實(shí)驗(yàn)室在策劃時(shí)往往考慮不周，審核的部門不全面，最常見(jiàn)的是缺少對(duì)最高管理者的審核，認(rèn)為下級(jí)審核上級(jí)不恰當(dāng)或有膽怯心理，沒(méi)人敢負(fù)責(zé)這方面的審核，即使審核也不知道應(yīng)該從哪里入手，致使最高管理者的職責(zé)是否履行缺乏證據(jù)和內(nèi)容；或者行政后勤也脫離了受審核的部門，認(rèn)為跟管理體系沒(méi)有多大關(guān)系，或是認(rèn)為輔助部門不用審核，只審核技術(shù)部門等等。

2.內(nèi)審組成員缺乏進(jìn)一步的培訓(xùn)，策劃者沒(méi)有創(chuàng)新意識(shí)，未能與時(shí)俱進(jìn)，每到內(nèi)審的時(shí)候關(guān)起門來(lái)閉門造車，導(dǎo)致內(nèi)審工作千篇一律，一套方案走天下，多年來(lái)一直都是那套內(nèi)審方案和檢查表，缺乏新意。

3.內(nèi)審員的整體素質(zhì)和水平有待進(jìn)一步提高。內(nèi)審員由于對(duì)準(zhǔn)則的理解存在差距，往往不能做出正確的判斷。另一方面，內(nèi)審是實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部自己的審核，被審核者往往不夠重視，認(rèn)為內(nèi)審就是挑毛病，是麻煩事而不予配合，致使內(nèi)審無(wú)法正常進(jìn)行，問(wèn)題也就始終沒(méi)有得到解決，在外審時(shí)反復(fù)出現(xiàn)類似的不符合項(xiàng)。

（轉(zhuǎn)自《質(zhì)量與認(rèn)證》）