人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

賈培培

摘要：人事檔案是記錄企業(yè)內(nèi)職工個(gè)人資料的基本形式，能夠全面、真實(shí)地記載企業(yè)職工的工作經(jīng)歷與道德素養(yǎng)，也是各企業(yè)單位進(jìn)行審計(jì)考核與人員調(diào)用的主要憑證。隨著社會(huì)信息化的迅速發(fā)展，人事檔案也正在逐步從紙質(zhì)材料向信息化存放方式轉(zhuǎn)變，以往的紙質(zhì)檔案材料管理方式已經(jīng)不能滿足新時(shí)代檔案管理的需求。本文針對(duì)淄博工務(wù)段人事檔案的管理模式呈現(xiàn)出的問(wèn)題，提出一些相應(yīng)的解決優(yōu)化對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理方式;對(duì)策

隨著改革工作的不斷深化，企業(yè)人事檔案管理的價(jià)值也隨之充分展現(xiàn)出來(lái)。與此同時(shí)，企業(yè)單位對(duì)于檔案管理人員的要求也越來(lái)越高，要想在新時(shí)代做好人事檔案管理工作，就必須仔細(xì)分析當(dāng)前的社會(huì)形勢(shì)，根據(jù)實(shí)際情況解決管理過(guò)程中存在的諸多問(wèn)題。

一、人事檔案管理工作的意義

在目前淄博工務(wù)段的運(yùn)行管理過(guò)程中，需要結(jié)合職工自身的工作特點(diǎn)來(lái)為其分配工作任務(wù)，充分調(diào)動(dòng)職工的工作積極性。人事檔案的管理工作內(nèi)容主要包括兩個(gè)方面：（1）人事檔案是記錄工作人員信息的主要方式，在進(jìn)行管理時(shí)，單位可以通過(guò)調(diào)查職工的人事檔案，來(lái)對(duì)其實(shí)際工作能力和精力進(jìn)行充分了解。同時(shí)在檔案管理過(guò)程中，對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)管理可以有效幫助單位選擇高素質(zhì)人才，依照個(gè)人能力的高低來(lái)為其提供合適的崗位，使優(yōu)秀人才能夠充分發(fā)揮其自身價(jià)值。（2）在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，人事檔案也是保證工作人員獲得利益的基礎(chǔ)，職工的任職、轉(zhuǎn)崗、退休都可以通過(guò)人事檔案的記錄體現(xiàn)出來(lái)，同時(shí)具備一定的法律效力。

二、人事檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題

（一）管理方式跟不上新要求

在目前淄博工務(wù)單位的檔案信息化管理還沒(méi)完全實(shí)施開來(lái)。隨著社會(huì)信息化變革的不斷深入，人事檔案的信息化管理已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理的總體趨勢(shì)，能夠大幅提升檔案管理的工作效率提升，為人事檔案的存檔、更新、查閱等提供極大便利。這就需要企業(yè)配備檔案信息化管理的一系列必要設(shè)備：電腦、打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等。

單位還需要計(jì)算機(jī)操作水平較高的職工，或培訓(xùn)原來(lái)紙質(zhì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力。目前單位紙質(zhì)檔案的管理基礎(chǔ)也相對(duì)比較差，由于單位人事檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性與機(jī)密性，必須專門存檔，并派有專人負(fù)責(zé)管理，但是紙質(zhì)檔案還是有可能存在損壞、泄露、丟失、蟲蛀、霉變等諸多問(wèn)題，對(duì)人事檔案的完整性造成了嚴(yán)重影響。再如職工發(fā)生職位變動(dòng)時(shí)，單位檔案未能及時(shí)記錄，新舊崗位之間沒(méi)有充分溝通交流，導(dǎo)致職工的檔案信息不全面。

（二）材料收集、管理難度大

目前單位人事檔案管理存在很大的隨意性，檔案管理工作不夠仔細(xì)，職工變更的信息沒(méi)有及時(shí)存檔，導(dǎo)致檔案資料堆積，且檔案管理部門相對(duì)分散，如單位的職工履歷表、工資審批表、人事任免通知等文件資料由勞動(dòng)人事科提供，入黨材料，黨員獎(jiǎng)勵(lì)材料由黨委辦公室提供，每個(gè)部門的管理方式又沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這也加大了資料的收集難度。

（三）管理人員素養(yǎng)有待提高

目前單位因檔案數(shù)量還未達(dá)到配備專職要求，由人事干事兼任，因工作人員的變動(dòng)，使工作人員疏忽檔案移交工作。且沒(méi)有受過(guò)專業(yè)訓(xùn)練，影響了檔案管理工作的順利進(jìn)行，人事檔案的管理工作對(duì)工作人員的專業(yè)性要求較高，要求檔案管理人員熟練掌握職工資料的收集、歸納、存檔方式，但是目前本單位的兼職檔案管理人員專業(yè)能力還處于比較欠缺的狀態(tài)。

三、人事檔案管理工作的優(yōu)化對(duì)策

（一）逐步完善人事檔案管理機(jī)制

新中國(guó)成立以來(lái)，我國(guó)各企業(yè)單位通過(guò)借鑒干部檔案管理的方式，制定了一套完全屬于自己的職工大型企業(yè)檔案管理工作模式，1992年勞動(dòng)部、國(guó)家檔案局聯(lián)合制定并頒發(fā)了《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，大大地推進(jìn)了信息時(shí)代我國(guó)大型企業(yè)職工檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化的進(jìn)程，很多單位也由此走向了檔案科學(xué)管理的正軌。隨著我國(guó)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，要想加強(qiáng)對(duì)單位職工的管理力度，增強(qiáng)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力，單位領(lǐng)導(dǎo)就必須充分重視職工人事檔案管理工作，用更加科學(xué)先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)面對(duì)國(guó)內(nèi)外環(huán)境的新變化，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，建立起一套切實(shí)可行的人事檔案管理機(jī)制，更好地為本單位服務(wù)。

（二）優(yōu)化檔案管理方式

根據(jù)相關(guān)文件的要求，加強(qiáng)單位的信息化管理體系，從單位的實(shí)際情況出發(fā)，采用有效手段，逐步完成檔案的信息化管理模式。單位著手置辦信息化管理的必要設(shè)備，將紙質(zhì)的檔案信息輸入到計(jì)算機(jī)中，利用先進(jìn)的技術(shù)手段完成檔案中的圖片與其他文字的編碼轉(zhuǎn)換處理工作，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)文件檔案與其他電子文件檔案的并存。同時(shí)充分利用計(jì)算機(jī)的信息保密管理功能和計(jì)算機(jī)的保密功能，保證人事檔案的安全性。

（三）做好檔案基礎(chǔ)工作

人事檔案管理工作的不斷完善自然離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，單位應(yīng)該組織做好后勤準(zhǔn)備工作，集中力量解決方案管理工作過(guò)程中遇到的難題。按照文件的相關(guān)規(guī)定，整體、全面地收集整理職員的檔案資料，投入資金購(gòu)買專門的方案存檔盒，并對(duì)檔案進(jìn)行重新編排卷宗目錄的工作，按照文件的紙質(zhì)要求重新整理發(fā)生損壞的檔案資料。逐一檢查檔案的裝訂線情況，對(duì)于不符合要求的資料加以修改。折疊處理過(guò)大資料紙張，裝訂成冊(cè)，并按照目錄順序存儲(chǔ)檔案資料。

（四）加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)

無(wú)論專職還是兼職的檔案管理人員，他的專業(yè)能力是影響檔案管理水平的直接因素，所以應(yīng)該定期開展檔案專職管理人員的培訓(xùn)課程，并制定考核標(biāo)準(zhǔn)，加快檔案人員的掌握專業(yè)操作和具體流程的進(jìn)度。綜合考察檔案管理人員的專職素養(yǎng)與政治素質(zhì)，重點(diǎn)培養(yǎng)工作人員的創(chuàng)新能力。

（五）樹立人力資源管理新理念

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，單位的管理制度也在不斷優(yōu)化完善，人事檔案管理理念也要緊跟時(shí)代潮流，人事檔案的管理工作正在朝著現(xiàn)代化、規(guī)范化的方向發(fā)展。在目前的時(shí)代背景下，人事檔案管理工作只有經(jīng)過(guò)不斷的改革創(chuàng)新，才能滿足時(shí)代對(duì)其提出的新要求，解決工作過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，為本單位提供更好的服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

在目前的時(shí)代背景下，人才是使各單位在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中能夠獲得主動(dòng)地位的關(guān)鍵，人事檔案管理的工作是各單位人事檔案管理工作的重要組成內(nèi)容，其人事檔案管理水平的高低直接地影響了單位人力資源的核心價(jià)值觀和利益所在，所以必須從單位的具體情況出發(fā)，不斷提升單位的人事檔案管理能力。檔案管理的工作人員要善于抓住機(jī)會(huì)，在傳統(tǒng)管理方式的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新，不斷探尋適合本單位檔案管理的具體方式。

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