鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作

翟穎

摘要：鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是鐵路建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案是鐵路工程建設(shè)的真實(shí)記錄，是鐵路企業(yè)基本面貌和工程建設(shè)全過(guò)程的綜合反映，如何做好鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的管理工作，是實(shí)現(xiàn)工程順利交驗(yàn)的重要保障，對(duì)工程項(xiàng)目建成后的運(yùn)行、發(fā)展，都具有十分重要的意義。本文針對(duì)目前鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案收集整理過(guò)程中存在的問(wèn)題，進(jìn)行了分析并闡述了解決的方法。對(duì)于鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，檔案管理制度應(yīng)健全，管理工作應(yīng)規(guī)范。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工程技術(shù)及檔案管理技術(shù)的培訓(xùn)，提高管理人員自身的業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)新工作手段，不斷提高鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目檔案;檔案管理;檔案資料

在鐵路建設(shè)的過(guò)程中，涉及的項(xiàng)目檔案是十分重要的，其對(duì)整體工程的建設(shè)流程做了詳盡、真實(shí)的記錄，可全面反映出鐵路企業(yè)基本面貌以及全過(guò)程。工程項(xiàng)目是否能正常開(kāi)展，檔案資料是否完整，以及管理水平是否先進(jìn)，均有一定影響，同時(shí)對(duì)之后的工程維護(hù)、工程擴(kuò)建、工程改建等，均起到十分重要的作用。因而如何做好鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的管理工作，是工程順利交驗(yàn)的重要保障，更是項(xiàng)目在完工后發(fā)展及運(yùn)行的重要基礎(chǔ)。

一、鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性

在鐵路建設(shè)的過(guò)程中，其建設(shè)中涉及的項(xiàng)目檔案是十分重要的，也是一項(xiàng)非常基礎(chǔ)的工作。項(xiàng)目檔案涉及的內(nèi)容非常多，從項(xiàng)目評(píng)估立項(xiàng)階段開(kāi)始記錄，包括之后一系列與之有關(guān)的設(shè)計(jì)、勘察、施工等工作，以形成的文字、圖表、聲像等記錄資料的文件形式。所記錄的內(nèi)容非常多，如記錄了各地下和地上的建筑物，也包括了一些隱蔽的工程，可有效迪地反映出工程項(xiàng)目的全流程，能為之后的質(zhì)量責(zé)任追溯提供條件，是項(xiàng)目未來(lái)審計(jì)、監(jiān)督、驗(yàn)收的重要證據(jù)。當(dāng)項(xiàng)目完成并投入運(yùn)營(yíng)后，若要開(kāi)展養(yǎng)護(hù)、改造等工作時(shí)，檔案資料又可成為其工作開(kāi)展的基礎(chǔ)及文字材料。

由于鐵路建設(shè)管理中，檔案管理是其非常重要的構(gòu)成。所以做好檔案資料的整理、收集以及保存工作就顯得特別有必要，這對(duì)于提升項(xiàng)目的管理水平以及項(xiàng)目的質(zhì)量建設(shè)均起到非常重要的作用。在管理工作中必須堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、分級(jí)指導(dǎo)為原則，維護(hù)檔案的完全、完整，推進(jìn)檔案的開(kāi)發(fā)以及利用，為服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和公司經(jīng)營(yíng)管理提供參考和決策。

二、目前鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案收集過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）單位檔案管理意識(shí)不足，不重視檔案的工作

因?yàn)殍F路的建設(shè)周期比較長(zhǎng)且規(guī)模大，項(xiàng)目的檔案復(fù)雜、多元，而且是成套的。在開(kāi)展項(xiàng)目竣工資料的整理收集、轉(zhuǎn)交等工作方面，需要和工作進(jìn)度同步進(jìn)行，包括任務(wù)的安排、工程驗(yàn)收等工作，均需要和檔案管理工作一起開(kāi)展。但是，部分單位 只是重視項(xiàng)目實(shí)體過(guò)程的管理，未能意識(shí)項(xiàng)目檔案根據(jù)以及憑證的重要性，因此該工作未有專人來(lái)負(fù)責(zé)、管理，組織機(jī)構(gòu)不完善且管理制度未能落到實(shí)處，檔案管理人員未能專職開(kāi)展工作，基本是由技術(shù)人員所兼顧擔(dān)任的，所以專業(yè)性不強(qiáng)。鐵路建筑項(xiàng)目的任務(wù)繁重而且工期緊張，技術(shù)人員在工作方面除了應(yīng)付技術(shù)又要分精力來(lái)處理檔案資源方面的工作，所以容易導(dǎo)致項(xiàng)目本身已完成了實(shí)體施工，但有關(guān)技術(shù)的資料卻未能完善，甚至出現(xiàn)了憑記憶編制或是杜撰資料的情況，這對(duì)于項(xiàng)目檔案的原始性、完整性、準(zhǔn)確性有一定的影響。

（二）未建立健全鐵路建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理制度，缺少對(duì)應(yīng)的管理

鐵路工程項(xiàng)目的檔案資料整理收集和文書(shū)檔案整理完成不一樣，具有更強(qiáng)的專業(yè)性，而且數(shù)量龐大，所耗費(fèi)的時(shí)間長(zhǎng)，有一定科技含金量，再加上施工地點(diǎn)以及人員具有流動(dòng)性，使得鐵路工程項(xiàng)目檔案管理工作更為復(fù)雜。目前，絕大多數(shù)施工單位只重視經(jīng)濟(jì)效益、工程質(zhì)量、工程進(jìn)度，忽視了項(xiàng)目檔案管理工作，既沒(méi)有設(shè)立工程項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)，也沒(méi)有將檔案管理工作納入項(xiàng)目管理的程序當(dāng)中，檔案管理制度不健全，未指定專人負(fù)責(zé)檔案資料收集整理工作，崗位職責(zé)落實(shí)不到位，這些都使鐵路工程項(xiàng)目檔案受到了一定影響。

（三）鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案資料完整性不足

根據(jù)鐵路的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，只要是在項(xiàng)目管理以及建設(shè)中所形成的，可反映施工過(guò)程以及工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，有一定的保存、利用價(jià)值各形式和階段的所有資料，均要整理并立卷后移交至檔案的管理部門(mén)。

但是，當(dāng)前施工單位 對(duì)于建設(shè)前、中，對(duì)于資料的歸檔未能重視，導(dǎo)致檔案的歸檔內(nèi)容不完整以及系統(tǒng)性不足，各階段，如設(shè)計(jì)階段、勘測(cè)等資料的歸檔效率比較低。而且歸檔材料未有原件、蓋章手續(xù)不齊備。同時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)施工記錄的資料完整度不足，有的表格規(guī)范性不足，在表格中出現(xiàn)了錯(cuò)、漏的情況。同時(shí)，在文件變更時(shí)，其形成人員以及歸檔人員是相互具有獨(dú)立性的，導(dǎo)致一部分文件未能及時(shí)歸檔處理，故檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確性無(wú)法得到保障，造成案卷的質(zhì)量低，未能起到憑證的作用。

（四）項(xiàng)目檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，檔案管理水平普遍較差

鐵路工程建設(shè)施工單位多，檔案管理人員少，項(xiàng)目的檔案管理人員一般為新員工，專業(yè)技術(shù)水平較低，有關(guān)工程技術(shù)相關(guān)知識(shí)未能了解，不清楚需要收集哪些資料，未能明確資料是否可反映出工程項(xiàng)目的實(shí)際情況以及施工的過(guò)程，導(dǎo)致檔案資料在收集方面不完整，內(nèi)容欠真實(shí)，影響了檔案的準(zhǔn)確性，均未為后期的利用提供服務(wù)。部分施工單位未能重視有關(guān)檔案的工作，檔案管理人員換得也比較多，在交接時(shí)，責(zé)任不清楚，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案資料的錯(cuò)、漏、損壞等情況。

三、解決問(wèn)題的措施和對(duì)策

（一）提升認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理組織的建設(shè)

對(duì)于施工單位而言，一定要十分重視檔案的管理工作，明確國(guó)家在檔案工作中所規(guī)定的法則。項(xiàng)目檔案資料應(yīng)視為鐵路建設(shè)項(xiàng)目中的一部分，是整個(gè)項(xiàng)目管理中不可缺少的環(huán)節(jié)，加強(qiáng)項(xiàng)目的檔案管理工作，構(gòu)建全面的管理以及工程程序。項(xiàng)目文件的收集、整理，應(yīng)貫穿于工程的全過(guò)程，與工程進(jìn)度同步進(jìn)行。落實(shí)項(xiàng)目的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，特別是分管檔案的工作，將項(xiàng)目歸檔材料的收集整理工作計(jì)入主要日程中，納入專業(yè)技術(shù)人員的崗位職責(zé)。把業(yè)主對(duì)需歸檔材料的質(zhì)量要求、對(duì)案卷的卷內(nèi)文件的排列、軟封面的編制、內(nèi)容的填寫(xiě)、案卷裝訂等要求，在工程項(xiàng)目檔案管理制度中體現(xiàn)出來(lái)，并形成具體的指導(dǎo)性文件，印發(fā)給各參建單位，以便大家共同執(zhí)行。

（二）健全制度，是做好鐵路工程項(xiàng)目檔案工作的關(guān)鍵

有序開(kāi)展項(xiàng)目各個(gè)階段的檔案資料以及收集的工作，務(wù)必讓檔案真實(shí)完整、準(zhǔn)確。首先要構(gòu)建項(xiàng)目檔案資料以及竣工文件的編制和管理的制度。在專業(yè)的機(jī)構(gòu)內(nèi)，設(shè)定專業(yè)人員來(lái)負(fù)責(zé)、指導(dǎo)并檢查歸檔文件的收集整理工作。項(xiàng)目檔案資料的產(chǎn)生來(lái)源于項(xiàng)目部不同的部門(mén)，在施工過(guò)程中，以“做工程的那位來(lái)負(fù)責(zé)編制、提交檔案”為原則，各部門(mén)根據(jù)合同承擔(dān)自己的工作內(nèi)容、職責(zé)，做好項(xiàng)目檔案的分類(lèi)、收集、整理、移交的工作。檔案管理人員要按照歸檔文件的種類(lèi)進(jìn)行分工，這樣環(huán)環(huán)相扣，才能保證檔案資料的管理系統(tǒng)化。

（三）及時(shí)做好歸檔文件的記錄和收集

鐵路建設(shè)檔案分成：準(zhǔn)備、施工、驗(yàn)收三個(gè)階段，這三個(gè)階段緊緊相扣，與工程項(xiàng)目進(jìn)度統(tǒng)一。鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案資料涵蓋項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中所有前期研究、項(xiàng)目審批、設(shè)計(jì)規(guī)劃、工程管理、竣工驗(yàn)收形成的文件、證書(shū)、圖紙、圖片、簽證、報(bào)告等全部原始和正式的檔案資料，記載工程記載過(guò)程、現(xiàn)狀，而且是可進(jìn)行保存的資料。歸檔的技術(shù)資料是工程施工質(zhì)量情況的真實(shí)反映，歸檔文件必須按照工程進(jìn)度及時(shí)記錄、整理。要認(rèn)真執(zhí)行“三同步”的要求。即：布置施工任務(wù)與布置竣工文件的管理工作同步進(jìn)行;竣工文件的形成、積累、編制工作要與工程建設(shè)同步進(jìn)行;工程驗(yàn)收交接與竣工文件的驗(yàn)收、移交同步進(jìn)行。防止在編制竣工文件過(guò)程中的“追憶、補(bǔ)記、寫(xiě)回憶錄”現(xiàn)象，保證編制移交的竣工文件齊全、完整、準(zhǔn)確。所以需要特別做好項(xiàng)目檔案管理的工作，由設(shè)計(jì)立項(xiàng)起，將工程各個(gè)階段部門(mén)所形成檔案資料連在一起，技術(shù)文件根據(jù)記錄、管理、評(píng)定來(lái)排列，竣工圖需要根據(jù)里程、專業(yè)進(jìn)行排列來(lái)編制。歸檔文件資料需要根據(jù)單位、分部、分項(xiàng)的工程，一步一步分類(lèi)、整理。明確項(xiàng)目檔案資料的準(zhǔn)確與完整，確保工程質(zhì)量，以及竣工之后檔案的系統(tǒng)性。

（四）加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高檔案人員素質(zhì)

專業(yè)的檔案管理人員一定要有良好的職業(yè)道德和素養(yǎng)，以及高度的事業(yè)心和責(zé)任心，在實(shí)際工作中不斷學(xué)習(xí)、創(chuàng)新，能發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題并解決它，完善檔案資源的理論、方法，打開(kāi)管理工作的局面。鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，點(diǎn)多線長(zhǎng)、涉及的專業(yè)領(lǐng)域較多。每一個(gè)施工環(huán)節(jié)都會(huì)形成相應(yīng)的文件資料，工程檔案工作煩瑣細(xì)致。檔案管理人員工作認(rèn)真細(xì)致，具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。既要有工程技術(shù)水平，又要熟悉檔案管理辦法，掌握資料收集、歸檔要點(diǎn)，明確資料收集要求，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出整改要求，積極主動(dòng)，系統(tǒng)地開(kāi)展項(xiàng)目檔案收集工作，確保文件歸檔資料的完整性。

目前，在國(guó)家保增長(zhǎng)、擴(kuò)內(nèi)需的新形勢(shì)下，鐵路建設(shè)迎來(lái)了前所未有的黃金期，鐵路建設(shè)規(guī)模空前，鐵路工程建設(shè)速度驚人。而對(duì)這種形勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案管理方法已難以適應(yīng)新形勢(shì)下鐵路建設(shè)的需求，項(xiàng)目檔案管理工作應(yīng)用新的思維，開(kāi)拓新的局面。鐵路工程檔案管理要引起建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，健全檔案管理制度，規(guī)范管理工作。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工程技術(shù)及檔案管理技術(shù)的培訓(xùn)，提高自身的業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)新工作手段，加大對(duì)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用力度，除了紙質(zhì)檔案編制外，還應(yīng)編制相應(yīng)的電子檔案，采取正確而清晰的歸檔方法，使檔案文件資料完整、準(zhǔn)確、清晰，不斷提高鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理水平。

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