淺析事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性

【摘? 要】事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理無疑是為檔案管理工作的優(yōu)化升級提供了關鍵助力，隨著社會對檔案管理工作的認識不斷提升，進一步嚴抓規(guī)范化管理已經成為了檔案管理工作中必不可少的一環(huán)，因此，本文將進一步探討人事單位檔案規(guī)范化管理的重要性，以期引起更多單位的高度重視。

【關鍵詞】事業(yè)單位;人事檔案規(guī)范化管理;重要性

引言

人事單位檔案規(guī)范化管理已經是各單位檔案管理工作的重中之重，檔案的規(guī)范化管理不僅要實現制度、管理模式上的革新，還要利用智能科技提升規(guī)范化管理效率，同時降低工作成本。而隨著規(guī)范化管理價值和功能的不斷拓展，檔案管理人員要深刻認識到規(guī)范化管理的重要作用，積極研究并遵守相關的規(guī)范化管理標準，利用規(guī)范化管理實現檔案管理工作的進一步創(chuàng)新和發(fā)展。具體如下。

1.改變傳統(tǒng)檔案管理工作的滯后性

如今是一個飛速發(fā)展的時代，而傳統(tǒng)檔案管理工作由于沒有信息技術支持，所以發(fā)展速度將遠遠落后與時代發(fā)展速度，表現出了嚴重的滯后性，具體來說，主要包括以下幾點：（1）檔案利用率低，造成珍貴檔案信息流失;（2）檔案信息流通效率低，而且容易丟失和損毀;（3）檔案管理耗時長、投入成本非常高。更好的適應智能電子檔案管理的發(fā)展趨勢，確保檔案資料的利用效率。隨著規(guī)范化管理的功能的強大，檔案信息化管理的水平也會水漲船高，事業(yè)單位檔案服務想達到何種層次、實現什么功能，規(guī)范化管理都可以以直接或者間接的方式實現，例如現在的很多檔案管理部門都通過微信等各種智能化軟件管理檔案資料，既方便了檔案管理工作，又在很大程度上節(jié)省了人力物力財力，可以說是一舉兩得。

2.使檔案管理工作過程簡潔，信息安全度提升

目前各個地方都出臺了相應的檔案管理標準，初衷雖然很好，但是實際操作過程中，有些管理人員卻沒有嚴格執(zhí)行這套標準，檔案管理標準形同虛設，不僅沒有很好的解決檔案的安全問題，“一人一個做法”的情況還使得檔案管理工作面臨很大的困難，而為了保證檔案管理工作能和正規(guī)流程高度契合，就必須通過規(guī)范化管理簡化整個工作流程，同時提升的安全度。

首先，規(guī)范化管理準則不僅要對職工、部門主管和事業(yè)單位領導的行為進行管理和約束，還要對檔案管理的整個過程進行說明，而且盡量通過智能化軟件簡化工作流程，只有落實好這項工作，才能保證檔案借閱的過程變得更加簡潔可控，既節(jié)省了管理成本，又合理配置了管理資源，大家在借閱、處理、歸還檔案公文的時候也不會覺得麻煩，主動走正規(guī)流程。其次，規(guī)范化管理必須要對職工、部門主管和事業(yè)單位領導的權限做好設定，這時非常重要的，只有不同的人擁有不同的查閱權限，才能最大限度的提升檔案信息的安全性，一旦出現檔案損壞、丟失的情況時，能夠根據權限范圍縮小查找范圍，更利于快速的找到責任人。

3.做到與時俱進，使檔案管理朝著智能化方向發(fā)展

隨著大數據分析技術的不斷發(fā)展和完善，利用它深入挖掘檔案信息的價值已經成為了可能，而大數據技術作為一項先進的科學技術，也必須要有一整套的規(guī)范化管理標準對其進行管理和約束，否則將產生非常嚴重的后果。所以規(guī)范化管理后臺數據庫的使用，能夠保證相關的檔案管理人員不會因為個人操作失誤而刪除、修改重要的檔案信息，這不僅極大提高了檔案信息的安全性，而且由于對大數據技術的集中管理，能夠在最大程度上發(fā)揮其本身的智能化功能，進一步提升檔案管理工作效率和質量。

4.規(guī)范工作，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

目前由于檔案管理人員也必須遵守規(guī)范化管理標準，所以在很大程度上能夠快速提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，能夠促使他們在最短時間內改變低效、重復的檔案工作方式，從而節(jié)省不少的工作時間。并且在信息時代下，信息的交換方式和以前大不相同，檔案信息作為信息中的一種，自然也需要順應時代發(fā)展潮流，以全新的信息交換方式體現自身的先進性。而作為檔案信息管理人員，通過規(guī)范化管理標準使用電子檔案管理軟件、大數據分析數據，不但能夠提升自己的信息素養(yǎng)以及可以為他人提供更加優(yōu)質的檔案服務，而且還能夠不斷增強其互聯(lián)網思維助力規(guī)范化管理使工作更加的現代化、更加完善與發(fā)展。

5.結束語

規(guī)范化管理的主要功能體現在提升檔案管理工作效率和質量、簡化工作流程并提高信息安全度、實現檔案管理智能化以及提高人員職業(yè)素養(yǎng)等四個方面。檔案管理人員對規(guī)范化管理制度、標準的研究既要見實效，又要勇于創(chuàng)新求發(fā)展，與時俱進。秉持這樣的工作精神和態(tài)度，就可以助力檔案管理工作實現質的飛躍。使工作更加簡潔、便捷、提高工作效率，促進社會經濟發(fā)展。

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作者簡介：劉華（1968.10-），女，四川資中人，本科，館員。