新時(shí)期高校教學(xué)秘書工作的認(rèn)知及思考

李霞

教學(xué)秘書是學(xué)校內(nèi)教學(xué)管理工作中重要的角色，學(xué)校之所以設(shè)置教學(xué)秘書的職位，是為了提高管理效率和質(zhì)量，但是傳統(tǒng)的教學(xué)秘書工作模式中，浪費(fèi)了大量的教學(xué)資源，學(xué)生的學(xué)習(xí)能力和學(xué)習(xí)習(xí)慣被忽視，不符合新時(shí)期背景下對(duì)高校管理工作的要求。作為教學(xué)管理工作中的管理者、實(shí)踐者和執(zhí)行者，教學(xué)秘書在整個(gè)高校教務(wù)管理中占有重要地位，為領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生服務(wù)，改善其中的關(guān)系、協(xié)調(diào)教學(xué)工作。

1 高校教學(xué)秘書的工作內(nèi)容

1.1處理和管理日常教學(xué)事務(wù)工作

高校教學(xué)秘書工作的常規(guī)內(nèi)容包含多個(gè)方面，其中日常的教學(xué)管理占據(jù)了大部分的內(nèi)容。首先，高校教學(xué)秘書要將教務(wù)處在教學(xué)方面的要求和學(xué)院內(nèi)的教學(xué)管理方案進(jìn)行分析整理，按照教學(xué)培養(yǎng)計(jì)劃進(jìn)程和目標(biāo)，將每個(gè)學(xué)期的教學(xué)任務(wù)落實(shí)好，采取科學(xué)、合理的方式，調(diào)整教師課表并將課表周密安排，做好發(fā)放工作，做到統(tǒng)籌兼顧，針對(duì)各科教師調(diào)課、補(bǔ)課和停課等情況，做好檢查和記錄工作，充分發(fā)揮耐心和細(xì)心，做到仔細(xì)檢查和反復(fù)核對(duì)，以確保教學(xué)計(jì)劃的正常運(yùn)行;其次，發(fā)揮協(xié)助作用，在院、系領(lǐng)導(dǎo)的檢查等常規(guī)性工作中，做好協(xié)調(diào)和幫助，例如學(xué)期的教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃、各科大綱的制定情況、教師任務(wù)分配、教學(xué)實(shí)踐環(huán)節(jié)的工作計(jì)劃和總結(jié)等，在學(xué)期教學(xué)中檢查學(xué)生的各種情況，包括教育實(shí)習(xí)、教育見習(xí)、專業(yè)見習(xí)和畢業(yè)實(shí)習(xí)等，做好調(diào)研分析，針對(duì)教師的備課和上崗情況，收集學(xué)生的反饋意見，檢查教師是否根據(jù)授課計(jì)劃進(jìn)行課程講授，將工作內(nèi)容整理成書面材料，按照期中檢查報(bào)告的形式提交至教務(wù)處;第三，根據(jù)各系教師的意見，做好收集整理工作，組織征訂教材，為每個(gè)學(xué)期的教材做好基礎(chǔ)保障工作，避免誤訂、漏訂;第四，保證考試的順利運(yùn)行，在開學(xué)初期安排好補(bǔ)考，制定期中、期末、重新學(xué)習(xí)考試科目的考試時(shí)間，設(shè)置好考試地點(diǎn)和監(jiān)考教師，通知到教師和學(xué)生個(gè)人;第五，配合教務(wù)處以及院、系領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)完成其布置的各項(xiàng)任務(wù);最后，高校教學(xué)秘書要重視學(xué)生群體的重要地位，將其作為主要的工作服務(wù)對(duì)象，推動(dòng)教育進(jìn)展，做好基礎(chǔ)保障工作，例如開學(xué)初的入學(xué)注冊(cè)、管理學(xué)生成績(jī)、處理和管理相關(guān)的學(xué)籍異動(dòng)，包括學(xué)生降級(jí)、休學(xué)、退學(xué)、處分和復(fù)學(xué)等，通知并組織學(xué)生按時(shí)進(jìn)行網(wǎng)上選課，及時(shí)做好重新學(xué)習(xí)、計(jì)算機(jī)等級(jí)、英語(yǔ)等級(jí)考試的各項(xiàng)報(bào)名工作，針對(duì)即將畢業(yè)的學(xué)生做好其畢業(yè)論文資格的審核工作，安排答辯，落實(shí)學(xué)位資格獲取、畢業(yè)證書、學(xué)位證書的發(fā)放等工作。

1.2建立和管理各類教學(xué)檔案

高校教學(xué)秘書要管理好各項(xiàng)教學(xué)信息，包括各專業(yè)的授課計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、課程表等，為院領(lǐng)導(dǎo)或系領(lǐng)導(dǎo)的及時(shí)查閱和隨時(shí)抽查提供準(zhǔn)確信息，促進(jìn)教學(xué)工作的改進(jìn)和教學(xué)質(zhì)量的提高;建立和管理班級(jí)的教學(xué)日志以及考勤表，深入了解和掌握各個(gè)班級(jí)的上課情況;建立和管理學(xué)生名單、學(xué)生檔案、學(xué)生成績(jī)單，制作學(xué)生各項(xiàng)等級(jí)考試通過(guò)率的匯總表，整理學(xué)生參加有關(guān)比賽的獲獎(jiǎng)證書復(fù)印件等，為實(shí)際教學(xué)工作的開展提供方便，為校領(lǐng)導(dǎo)和教師及時(shí)提供學(xué)生的全部準(zhǔn)確資料，因材施教，提高教育效率，針對(duì)歷年試卷、畢業(yè)論文、實(shí)習(xí)計(jì)劃總結(jié)、教育實(shí)習(xí)等材料，做好整理和總結(jié)，建檔留存。

2 新時(shí)期對(duì)高校教學(xué)秘書職業(yè)能力的要求

2.1良好的文字、語(yǔ)言表達(dá)能力

高校教學(xué)秘書常常需要根據(jù)實(shí)際的教學(xué)實(shí)踐環(huán)節(jié)來(lái)進(jìn)行書寫計(jì)劃和總結(jié)，例如教學(xué)檢查數(shù)據(jù)信息總結(jié)、期末工作總結(jié)、畢業(yè)論文總結(jié)等，因此要求高校教學(xué)秘書具備良好的文字表達(dá)能力，能夠準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、完整地表達(dá)中心思想，提高工作效率;高校教學(xué)秘書具有較好的語(yǔ)言表達(dá)能力能夠?yàn)闀惩ǖ慕涣魈峁┍ＷC，在和工作對(duì)象的反復(fù)磋商、匯報(bào)工作中語(yǔ)言表達(dá)清晰，在調(diào)整課表、考試管理、處理學(xué)籍等工作中語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要、措辭得當(dāng)。

2.2熟練的計(jì)算機(jī)操作能力

目前高校教學(xué)秘書在教務(wù)管理工作中，面臨巨大的信息量，需要在計(jì)算機(jī)的輔助下完成工作，目前我國(guó)處于科技高速發(fā)展的新時(shí)期，現(xiàn)代化信息技術(shù)的逐步完善給教學(xué)秘書的工作帶來(lái)了全新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，同時(shí)也提出了新的要求。教學(xué)秘書不僅要能夠熟練使用復(fù)印機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，還要熟悉現(xiàn)代化的教務(wù)管理系統(tǒng)中的操作步驟和方法，借助網(wǎng)絡(luò)、學(xué)院網(wǎng)站、公共郵箱等媒介，提高教學(xué)工作服務(wù)效率，使管理工作更加規(guī)范化、現(xiàn)代化。

2.3完善的創(chuàng)新思維和學(xué)習(xí)能力

在新時(shí)期的發(fā)展要求下，教學(xué)秘書需要在創(chuàng)新中求發(fā)展，為了緊跟時(shí)代發(fā)展中高等教育的步伐，教學(xué)秘書要在教學(xué)管理工作的過(guò)程中，不斷思考、主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，在日常工作中不斷創(chuàng)新，學(xué)習(xí)和研究新方法，適應(yīng)新形勢(shì)下高校管理的發(fā)展需求。

3 新時(shí)期高校教學(xué)秘書工作創(chuàng)新探索策略

3.1培養(yǎng)和提高政治思想素質(zhì)以及業(yè)務(wù)素質(zhì)

新時(shí)期發(fā)展背景下，高校教學(xué)秘書需要具備良好的個(gè)人素質(zhì)，這對(duì)高校教學(xué)管理的質(zhì)量和效率有著直接的影響，教學(xué)秘書面對(duì)繁多復(fù)雜的事務(wù)性工作時(shí)，應(yīng)培養(yǎng)自身高度的政治思想覺悟和素養(yǎng)，養(yǎng)成高尚的道德情操，提升自身的使命感，充分發(fā)揮責(zé)任心，強(qiáng)化作為高校教學(xué)秘書該有的服務(wù)觀念。作為高校教學(xué)秘書，為了適應(yīng)新時(shí)期高校管理的新要求，對(duì)政治理論和黨的教育方針路線要認(rèn)真學(xué)習(xí)和研究，掌握現(xiàn)代化的高等教育理論，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理知識(shí)和管理技能，培養(yǎng)自身高度的奉獻(xiàn)精神，不斷更新教育理論知識(shí)，完善教學(xué)管理結(jié)構(gòu)。

3.2良好的心理素質(zhì)

由于工作性質(zhì)原因，教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中占有重要的地位，角色復(fù)雜，任務(wù)相對(duì)繁重，因此要求高校教學(xué)秘書心理素質(zhì)要達(dá)到一定高度，面對(duì)教學(xué)管理的各項(xiàng)工作，常常會(huì)遇到各種各樣的困難和挫折，教學(xué)秘書要對(duì)自身建立正確的認(rèn)知，正確評(píng)價(jià)自己，面對(duì)不斷變化的環(huán)境提升自身的適應(yīng)能力，在情緒上養(yǎng)成較高的修養(yǎng)，培養(yǎng)起作為教學(xué)秘書的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，在統(tǒng)籌規(guī)劃每項(xiàng)教學(xué)管理工作時(shí)，養(yǎng)成熱情誠(chéng)懇的心態(tài)。

3.3周密計(jì)劃、統(tǒng)籌安排的能力

高校管理工作的內(nèi)容繁雜瑣碎，高校教學(xué)秘書在統(tǒng)籌規(guī)劃上要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，在工作安排中充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，合理判斷教學(xué)管理工作中事件的輕重緩急，分清主次，保證教學(xué)管理各項(xiàng)內(nèi)容能夠有條不紊地進(jìn)行。明確各個(gè)階段的主要工作內(nèi)容和重點(diǎn)，包括開學(xué)準(zhǔn)備階段、期中期末階段，以及穩(wěn)定教學(xué)和管理階段，熟悉掌握工作流程，分析教學(xué)管理過(guò)程中的事件規(guī)律，針對(duì)常規(guī)性工作做好早期準(zhǔn)備，例如期中教學(xué)檢查、期末考試安排以及審核學(xué)生的畢業(yè)信息等內(nèi)容，對(duì)預(yù)知事情能夠從容處理，保證有計(jì)劃地開展工作，處理繁雜的事務(wù)，提高教學(xué)管理的工作效率。

3.4建立良好的人際關(guān)系

高校教學(xué)秘書的工作順利開展建立在和諧的人際關(guān)系基礎(chǔ)之上，為了達(dá)到預(yù)期的教學(xué)管理工作目標(biāo)，高校教學(xué)秘書需要具備良好的品性、豐富的內(nèi)涵和學(xué)識(shí)，以及積極向上的精神面貌，用開朗樂(lè)觀的態(tài)度面對(duì)工作。高校教學(xué)秘書要在日常工作中建立良好的人際關(guān)系，面對(duì)校領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生，針對(duì)其特點(diǎn)和需求進(jìn)行整合分析考慮，做到用真誠(chéng)對(duì)待他人，建立起互相理解、互相尊重的良好關(guān)系，在教學(xué)管理工作過(guò)程中取得他人最大的理解和支持，在教學(xué)管理中提高工作效率，為提升高校教學(xué)秘書的工作質(zhì)量提供人際保障，完善自身的管理工作能力，促進(jìn)高校教學(xué)管理未來(lái)的可持續(xù)發(fā)展。

4 結(jié)論

綜上所述，高校教學(xué)秘書的工作在高校教學(xué)管理中占有重要地位，內(nèi)容繁多，工作量較大，容易出現(xiàn)細(xì)節(jié)上的失誤，因此教學(xué)秘書要養(yǎng)成自身高度的責(zé)任心，用飽滿的工作熱情、勤勞踏實(shí)的工作精神，借助新時(shí)期現(xiàn)代化技術(shù)的力量，學(xué)習(xí)科學(xué)的教學(xué)管理方法，提高教學(xué)管理的效率，把平凡的工作做得不平凡，為促進(jìn)高校學(xué)院的未來(lái)發(fā)展做貢獻(xiàn)。

（作者單位：江蘇信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院繼續(xù)教育學(xué)院）