淺析現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀及改進(jìn)方法

摘要：隨著高校信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的重要性毋庸置疑，它在保存信息、提供必要的基礎(chǔ)和支持方面發(fā)揮著越來越重要的作用，但傳統(tǒng)的信息管理方法也隨之面臨著巨大的挑戰(zhàn)，檔案管理并不例外，因此本文主要研究現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀及改進(jìn)方法，通過信息管理和創(chuàng)新提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理;發(fā)展現(xiàn)狀;改進(jìn)方法

引言：

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，檔案管理要想維持其全面性和完備性，保證大量信息資料的搜集、整理、記錄和保管，不但要樹立創(chuàng)新意識(shí)，而且還要探索創(chuàng)新方法改變現(xiàn)有的檔案管理方式。另外，管理人員也應(yīng)該意識(shí)到檔案管理的重要性，如果在管理過程中不注重與時(shí)俱進(jìn)，更新管理模式，就無法適應(yīng)如今快速發(fā)展的社會(huì)和信息的增長，尤其對(duì)于學(xué)校的發(fā)展而言，信息的價(jià)值正在逐漸增大。因此在學(xué)校的信息化管理系統(tǒng)中要融入檔案管理，使其在更大范圍內(nèi)發(fā)揮更大的作用。

1 學(xué)校檔案管理的重要性

學(xué)校檔案服務(wù)也稱為檔案管理，是一項(xiàng)專門服務(wù)，負(fù)責(zé)管理學(xué)生檔案實(shí)體和相關(guān)信息，提供信息服務(wù)，并為滿足各種學(xué)科需要提供基礎(chǔ)。檔案管理是另一種形式的工作，不生產(chǎn)和提供傳統(tǒng)意義上的產(chǎn)品和服務(wù)，與物質(zhì)財(cái)富沒有直接關(guān)系，就檔案員而言，沒有直接的業(yè)績，檔案員也不將檔案用于業(yè)務(wù)目的?？梢钥闯?，學(xué)校檔案管理是一項(xiàng)特殊和獨(dú)立的工作，是為其他部門或機(jī)構(gòu)保存歷史文件的專門工作，而不論信息的來源、作者、內(nèi)容或類型如何，只需按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則對(duì)其進(jìn)行分類即可。然而，學(xué)校檔案管理與其他部門或機(jī)構(gòu)密切相關(guān)，不是一項(xiàng)孤立的業(yè)務(wù)活動(dòng);無論是在歸檔開始時(shí)還是在隨后的調(diào)查中，這都需要大量的支持和努力才能完成的工作。

2 新時(shí)代背景下檔案管理工作過程中面臨的問題

2.1不斷加強(qiáng)檔案管理工作的安全性和保密性

隨著時(shí)間的推移，檔案管理發(fā)生了質(zhì)的變化。它已從手工檔案管理轉(zhuǎn)向使用因特網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理。在信息時(shí)代，利用因特網(wǎng)上的信息技術(shù)處理檔案有助于降低人力成本和提高效率。但是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶來了方便快捷，也帶來了風(fēng)險(xiǎn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)于使用它的人來說是把雙刃劍對(duì)于某些黑客來說，遠(yuǎn)程操作技術(shù)可以用來竊取和篡改數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)損壞很可能不會(huì)恢復(fù)，訓(xùn)練有素的違法人員也并不會(huì)留下任何盜竊的痕跡，這將使檔案管理人員無法發(fā)現(xiàn)及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問題。過去，大多數(shù)設(shè)備都使用傳統(tǒng)的手動(dòng)文件輸入方法來管理文件，而其他設(shè)備則需要到現(xiàn)場(chǎng)竊取或銷毀數(shù)據(jù)。因此，必須加強(qiáng)使用信息技術(shù)的檔案管理員管理檔案的保密性和安全性。

2.2檔案管理信息標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

隨著社會(huì)的迅速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)早已滲透到人們的生活中信息檔案管理有一些特點(diǎn)，例如有用性和有效性。目前，信息管理對(duì)歸檔服務(wù)、標(biāo)準(zhǔn)、開發(fā)和共享具有重大影響。由于許多因素導(dǎo)致文件管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，許多驅(qū)動(dòng)器的系統(tǒng)軟件的性能和兼容性都很低。這些問題阻礙了學(xué)校建立更系統(tǒng)、更現(xiàn)代化的歸檔管理系統(tǒng)。因此，各學(xué)校應(yīng)側(cè)重于記錄管理計(jì)算機(jī)化的標(biāo)準(zhǔn)。

2.3檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定

近年來，檔案管理已從傳統(tǒng)做法轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代、積極和開放的管理做法。這種變化對(duì)檔案管理員提出了更大的要求，既要改變傳統(tǒng)的封閉觀念，又要提高認(rèn)識(shí)和提高工作能力，特別是在信息聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代檔案管理員必須掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等高科技應(yīng)用程序。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)、技能和服務(wù)相結(jié)合的工作，但在目前的情況下，檔案管理員大多是檔案或歷史專業(yè)畢業(yè)生，他們的職業(yè)培訓(xùn)相對(duì)一致，因此，多才多藝、熟練的信息技術(shù)專業(yè)人員較少。由于檔案管理的專業(yè)性，有足夠的專業(yè)工作人員是檔案有效運(yùn)作的基礎(chǔ)和保證。然而，由于檔案沒有得到應(yīng)有的重視，而且對(duì)建立檔案管理人員的重視有限，妨礙了檔案的發(fā)展。如今，檔案管理已進(jìn)入計(jì)算機(jī)化階段，對(duì)檔案管理員提出了更專業(yè)的要求，嚴(yán)重缺乏技術(shù)專門知識(shí)是檔案管理面臨的挑戰(zhàn)之一。

2.4缺乏統(tǒng)一的檔案管理軟件

在信息時(shí)代，許多檔案管理學(xué)校開始使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來管理其檔案。目前，這些學(xué)校在檔案管理方面面臨巨大挑戰(zhàn)，因?yàn)樗鼈儧]有統(tǒng)一的檔案管理軟件。如果沒有統(tǒng)一的文件管理軟件，則無法傳輸文件并降低兼容性。這些情況嚴(yán)重妨礙了檔案員的工作。

2.5對(duì)檔案價(jià)值的評(píng)估變得更加困難

對(duì)檔案的評(píng)估主要是核實(shí)檔案的價(jià)值和真實(shí)性。我們有很多標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷文件的價(jià)值我們?cè)诖擞懻摰臋n案的價(jià)值在于其中所載的信息是否能夠促進(jìn)社會(huì)發(fā)展等等。若要判斷檔案是否有效，您必須先判斷檔案中的資訊是否正確。如果文件是假的，則無需判斷文件是否有價(jià)值。文件的真實(shí)性，即文件的真實(shí)性，不僅是文件內(nèi)容本身的真實(shí)性，而且是文件中信息的來源、徽標(biāo)和支持等其他內(nèi)容的真實(shí)性。在這個(gè)信息時(shí)代，可以輕松地拷貝歸檔數(shù)據(jù)。復(fù)制后，文件將失去其唯一性，從而難以確定其真實(shí)性。因此，確定檔案是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。

3 新形勢(shì)下檔案管理的改革與創(chuàng)新

3.1提升工作人員的檔案管理意識(shí)

人類的想法決定了事情的發(fā)展方式以及檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展過程。第一，必須努力轉(zhuǎn)變和促進(jìn)創(chuàng)新思想和認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)創(chuàng)新思想的傳播，利用創(chuàng)新成果，宣傳創(chuàng)新和迅速變化的好處，并建立對(duì)創(chuàng)新發(fā)展的信心。過去，檔案利用不足，工作人員普遍認(rèn)為，應(yīng)將其放在沒有多大價(jià)值或?qū)嶋H用途的檔案或文件柜中。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案已成為歷史信息和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的重要來源，引起了越來越多的興趣和關(guān)注。創(chuàng)新的想法提醒人們注意檔案的多種用途及其更大的作用和重要性，鼓勵(lì)管理人員了解不斷變化的情況，根據(jù)社會(huì)需要最大限度地利用檔案資源，并最大限度地發(fā)揮檔案本身的價(jià)值和效用。

3.2創(chuàng)新管理模式，建立適合自身發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)

在對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)際投資時(shí)，突然發(fā)現(xiàn)以前檔案中的信息有缺陷，而且缺乏關(guān)于事件的全面信息，導(dǎo)致許多工作計(jì)劃失敗或某些行動(dòng)存在缺陷，主要原因是管理方面固有的缺陷信息內(nèi)容的傳遞、時(shí)間和結(jié)果等因素可能會(huì)因時(shí)代的限制而選擇放棄組織和記錄。新的管理方法的創(chuàng)新確保了信息的完整性和系統(tǒng)性，便利了搜索和快速訪問，并提高了檔案的使用效率。重點(diǎn)放在創(chuàng)新的檔案管理系統(tǒng)上，這種系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化是必要的先決條件。根據(jù)《檔案法》的要求，檔案必須依法處理，最大限度地?cái)U(kuò)大放射性復(fù)蓋面和檔案管理復(fù)蓋面，完善和革新檔案管理制度，借鑒現(xiàn)代科學(xué)管理制度，并動(dòng)員廣泛的檔案工作人員參與管理制度的創(chuàng)新。

3.3建立創(chuàng)新的檔案員培訓(xùn)模式，提高檔案員的專業(yè)水平

必須通過培養(yǎng)現(xiàn)代和高質(zhì)量的人才來支持促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。因此，我們檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新要求建立一個(gè)高質(zhì)量的專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)，只有擁有訓(xùn)練有素的檔案管理人員，這些技術(shù)人員能夠基本掌握信息技術(shù)和數(shù)字通信等先進(jìn)技術(shù)以及檔案技能。與此同時(shí)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人在工作的進(jìn)程中也必須強(qiáng)調(diào)發(fā)展高質(zhì)量檔案管理技能，為不斷提高高質(zhì)量的技能奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，定期以各種形式和渠道為相關(guān)人員舉辦培訓(xùn)課程，加強(qiáng)科學(xué)檔案管理的理念，并提高以下方面的能力。此外，還需要積極引進(jìn)國外現(xiàn)代科技設(shè)備和科學(xué)檔案管理制度，借鑒國外現(xiàn)代文化，加快與完善我國檔案員掌握現(xiàn)代技術(shù)的步伐。

3.4改進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，學(xué)校檔案管理也必須在信息化的領(lǐng)域發(fā)生相應(yīng)的變化，以提高檔案管理的準(zhǔn)確性和工作的有效性。基礎(chǔ)設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)，基礎(chǔ)設(shè)施的發(fā)展水平也是檔案評(píng)估和分類的一個(gè)關(guān)鍵條件。完成繼續(xù)每年檔案量的工作，徹底消除分庭檔案的積壓，及時(shí)解決檔案組織質(zhì)量問題。改進(jìn)檔案管理需要標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化的程序和工作方法，即記錄的收集、分類、識(shí)別、記錄和保存必須采用統(tǒng)一的程序和科學(xué)方法?；A(chǔ)設(shè)施的發(fā)展是檔案管理的基礎(chǔ)和先決條件，需要逐步改進(jìn)現(xiàn)代設(shè)施。例如對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備進(jìn)行有效的升級(jí)優(yōu)化，對(duì)所購檔案管理軟件系統(tǒng)的效用進(jìn)行有效審查，建設(shè)現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)檔案管理，更好地利用大量檔案數(shù)據(jù)，加強(qiáng)對(duì)原始檔案的有效管理，在檔案中采取更積極的保護(hù)措施，防止蟲害。

3.5合理利用檔案高效創(chuàng)新的服務(wù)工具

檔案服務(wù)在檔案活動(dòng)中起著核心作用，通過這些基本的功能，檔案服務(wù)就能夠發(fā)揮其應(yīng)有的實(shí)際作用，從而協(xié)調(diào)檔案發(fā)展與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，由此促進(jìn)檔案工作，是檔案管理工作促進(jìn)學(xué)校走上可持續(xù)發(fā)展的道路。目前我國檔案服務(wù)創(chuàng)新必須著眼于兩個(gè)方面：一是檔案服務(wù)內(nèi)容與其范圍的創(chuàng)新。隨著經(jīng)濟(jì)及社會(huì)理事會(huì)的發(fā)展，存檔服務(wù)的內(nèi)容和范圍不斷擴(kuò)大，這是為有需要的人改進(jìn)存檔服務(wù)和存檔服務(wù)所必需的。二是在使用檔案服務(wù)方面的創(chuàng)新。隨著先進(jìn)技術(shù)的廣泛使用，檔案保存條件逐步改善，檔案服務(wù)的形式也比以往有了顯著改善。服務(wù)創(chuàng)新的最佳方式是不斷確定新的文件需求和最能滿足這些需求的服務(wù)。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理必須根據(jù)時(shí)代的發(fā)展適應(yīng)創(chuàng)新和發(fā)展，以便在競(jìng)爭日益激烈的社會(huì)中迅速發(fā)展?？傮w而言，檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，需要檔案工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理創(chuàng)新的重要性，然后才能通過持續(xù)的研究有效地促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。

總結(jié)語：

檔案管理的有效性反映了學(xué)校的整體面貌，是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。為了實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展，學(xué)校必須更加重視這項(xiàng)工作，探索更新更有效的檔案管理方法。學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，必須從各方面的缺陷和漏洞入手。只有這樣，才能有針對(duì)性地解決現(xiàn)有問題，實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的發(fā)展目標(biāo)。檔案管理的基礎(chǔ)工作和更多使用價(jià)值的開發(fā)離不開管理人員思想和工作方法的不斷創(chuàng)新和發(fā)展。

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作者簡介：劉存強(qiáng)（1966.07）男，山東省，漢，本科，講師，濰坊工程職業(yè)學(xué)院，研究方向：檔案。