企業(yè)協(xié)同管理存在的問題及對策探析

史小惠

摘要：隨著互聯(lián)網技術的不斷發(fā)展，協(xié)同管理已經成為企業(yè)管理的主要應用手段及發(fā)展趨勢。目前，我國企業(yè)協(xié)同管理過程中存在數(shù)據(jù)描述不標準，傳閱、審批工作效率不高等諸多問題。本文主要從完善企業(yè)集成系統(tǒng)進行分析，探討提高企業(yè)協(xié)同管理工作效率的有效措施，以促進企業(yè)數(shù)據(jù)規(guī)范化、實現(xiàn)企業(yè)信息資源共享、加強部門及員工間的溝通效率、提高部門及跨部門間的傳閱、審批速率。

關鍵詞：企業(yè);協(xié)同管理;問題;有效措施

隨著科學技術的不斷發(fā)展，企業(yè)協(xié)同管理已成為目前企業(yè)發(fā)展主要應用手段及必然趨勢。尤其辦公自動化已成為政府、醫(yī)療及各企業(yè)行政管理不可或缺的一部分。如今的企業(yè)協(xié)同管理系統(tǒng)已經逐步成為一體化的應用平臺，不僅側重于以行政事務為主的無紙化辦公系統(tǒng)，更是集成銷售、采購、設備、人事、考勤、財務等項目等多部門業(yè)務于一體的綜合辦公平臺，成為深入到企業(yè)各部門核心業(yè)務流程管理以及企業(yè)全面管理的協(xié)同管理平臺。

一、 目前企業(yè)協(xié)同管理平臺存在的問題

1.信息資源缺乏有效的共享手段

隨著信息化在社會各行各業(yè)的不斷滲透，大多數(shù)企業(yè)已建立適合自身企業(yè)發(fā)展的協(xié)同管理系統(tǒng) ，致力于實現(xiàn)企業(yè)管理過程中的公文、文件的傳閱和審批，已經初步實現(xiàn)了無紙化辦公、有效提高了公文傳閱、審批工作效率，解決了傳統(tǒng)的查找耗時和手工統(tǒng)計等弊端[1]。但目前大多數(shù)企業(yè)的協(xié)同管理平臺還僅局限于行政辦公系統(tǒng)，沒有實現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動化與企業(yè)其他業(yè)務系統(tǒng)的集成，各系統(tǒng)之間不僅在功能上無法關聯(lián)、無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享以及各類數(shù)據(jù)和企業(yè)業(yè)務流程及應用互相脫節(jié)，不能完成整個集團全平臺的信息資源共享。

2.信息資源缺乏統(tǒng)一的描述標準

由于目前大部分企業(yè)內部的行政辦公系統(tǒng)和企業(yè)核心業(yè)務系統(tǒng)孤立存在，各信息系統(tǒng)匹配自己相應的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、應用軟件以及用戶界面，相當于完全獨立的體系，對于信息孤島問題尤其嚴重[4]。信息多口采集、重復輸入以及多頭使用和維護，使得各部門間出現(xiàn)信息不對稱問題。與此同時，很難實現(xiàn)各部門間的信息同步更新，直接影響數(shù)據(jù)的準確性及一致性，導致企業(yè)信息繁雜出現(xiàn)大量數(shù)據(jù)冗余，信息的有效利用率低和企業(yè)信息管理效率低下，難以實現(xiàn)全企業(yè)的數(shù)據(jù)共享。

3.員工間缺乏有效的溝通手段

由于目前企業(yè)內部的行政辦公系統(tǒng)很難實現(xiàn)全集團下級不同企業(yè)間的互聯(lián)互通，導致集團內部各企業(yè)間通知、公文流轉效率低下[2]。增加了原本能夠快速處理的通知、報告等工作，在跨部門間傳閱、處理的難度。企業(yè)內部子集團間溝通效率低下是目前大多數(shù)集團尤其是大型企業(yè)存在的一個較普遍的問題，如何提高跨部門和跨集團間的溝通效率，減少紙質資料傳輸造成的財力和物力損失，是目前企業(yè)協(xié)同管理建設的主要目標之一。

二、提高企業(yè)協(xié)同管理效率的有效措施

1. 促進企業(yè)系統(tǒng)集成實現(xiàn)數(shù)據(jù)描述標準化

數(shù)據(jù)整合是傳統(tǒng)企業(yè)解決信息孤島及數(shù)據(jù)碎片化問題的有效手段，若想實現(xiàn)企業(yè)內部的數(shù)據(jù)整合，必須實現(xiàn)企業(yè)協(xié)同管理平臺與內部各業(yè)務系統(tǒng)的對接，破除不同系統(tǒng)間的信息壁壘[4]。通過數(shù)據(jù)層面、操作系統(tǒng)、各業(yè)務流程及用戶界面的全面集成，將企業(yè)內部的公共數(shù)據(jù)、業(yè)務流程、應用軟件及硬件和企業(yè)標準相聯(lián)合，實現(xiàn)不同系統(tǒng)間的無縫集成，使得整個企業(yè)進行整體化的信息共享和業(yè)務處理[4]。如圖1所示，為目前企業(yè)集成系統(tǒng)的整體分布圖，由圖可以看出數(shù)據(jù)共享是系統(tǒng)集成的首要目標?？朔畔⒐聧u問題是一個長期問題，若想持續(xù)推進各系統(tǒng)間的業(yè)務對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，傳統(tǒng)企業(yè)首先需要對個別無法與其他系統(tǒng)進行集成的舊系統(tǒng)進行替換升級，對業(yè)務系統(tǒng)進行全方位改造，進行統(tǒng)一的信息規(guī)劃，從源頭上保證信息的一致性和準確性。其次，在確保滿足企業(yè)目前信息化需求的同時，要為企業(yè)建設新系統(tǒng)打好基礎，使得在系統(tǒng)更新時能夠有統(tǒng)一的規(guī)范標準，有利于完成新系統(tǒng)之間的信息共享和系統(tǒng)間的集成，避免出現(xiàn)新的信息孤島。

2.完善企業(yè)系統(tǒng)集成實現(xiàn)業(yè)務流程貫通

企業(yè)內部的日常辦公大致分為項目型和事務型，事務性辦公大多具有計劃性，而項目型辦公以管理性為主[3]。若想提高企業(yè)內部的文件、公文傳閱、以及各類業(yè)務審批效率，除協(xié)同管理系統(tǒng)自身定義的各類管理流程外，其他各系統(tǒng)都應結合本系統(tǒng)對應業(yè)務，與辦公系統(tǒng)有機集成。首先協(xié)同管理系統(tǒng)需要將辦公流程和管理形式進行有機結合，對企業(yè)各部門間進行精細化管理[3]。以事務型辦公為例，企業(yè)協(xié)同管理系統(tǒng)的流程細節(jié)要更加突出計劃性、前瞻性，將流程中的每件任務目標進行量化，嚴格控制各部門的時間節(jié)點，以及在系統(tǒng)中詳細顯示各部門的工作計劃，提高不同部門間的溝通效率，實現(xiàn)企業(yè)內部的協(xié)同辦公，使得企業(yè)內部的工作流程更加清晰。通過將行政管理系統(tǒng)和企業(yè)內部各核心業(yè)務系統(tǒng)以及不同業(yè)務系統(tǒng)間進行互聯(lián)互通，從而提高企業(yè)內部的審批、傳閱效率，實現(xiàn)企業(yè)的高效管理。

三、結束語

綜上所述，隨著互聯(lián)網技術的高速發(fā)展，企業(yè)間競爭日漸加劇，企業(yè)的轉型升級，要想提高企業(yè)內部的管理工作效率，有效解決目前管理效率低下、數(shù)據(jù)信息不一致、內部員工溝通效率低等問題，就必須借助互聯(lián)網技術和網絡平臺，建設完善的企業(yè)協(xié)同管理平臺，加強企業(yè)集成系統(tǒng)建設，推動企業(yè)內部管理的數(shù)字化和信息化，提高我國各企業(yè)管理效率，增強企業(yè)自身的核心競爭力，以實現(xiàn)企業(yè)的高效可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]張建偉，張強，林峰，等.企業(yè)精益化管理中業(yè)務流程優(yōu)化和協(xié)同機制建設實踐[J].中國電力企業(yè)管理，2020，（7）：88-89.

[2]李巧歌.企業(yè)人力資源協(xié)同管理模式研究[J].科技經濟市場，2017，（7）：133-135.

[3]鞏慧娟.淺談OA系統(tǒng)對企業(yè)管理效率的提升[J].科技與創(chuàng)新，2019，（5）：35-36，39.

[4]劉瑛華.大數(shù)據(jù)提升傳統(tǒng)企業(yè)協(xié)同管理平臺應用效能[J].辦公自動化 ，2019，24（9）：45-47.

（作者單位：常州皓鳴信息科技有限公司）