5G時代下高校數(shù)字檔案管理創(chuàng)新模式探究

陳希源

【摘要】隨著5G技術的高速發(fā)展，各個行業(yè)先后變革自身發(fā)展模式，檔案管理工作在數(shù)字化和網(wǎng)絡化的道路上不斷探索，對高校的數(shù)字檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。該研究主要分析基于5G時代下高校數(shù)字檔案工作的創(chuàng)新模式，指出管理中存在的問題，并提出5G時代下高校數(shù)字檔案管理工作的發(fā)展方向。

【關鍵詞】5G時代? 數(shù)字檔案? 管理模式? 創(chuàng)新方向

高校中，檔案管理工作內(nèi)容比較繁瑣，且對檔案管理人員的能力水平有一定的要求。而5G技術的普及會為高校檔案管理帶來新的發(fā)展環(huán)境，有助于創(chuàng)新檔案管理理念、服務模式以及人力資源等，高校管理人員應高度重視數(shù)字檔案的新發(fā)展，將5G時代下檔案數(shù)字管理推動高校發(fā)展的重要作用充分發(fā)揮出來。該研究基于主要分析基于5G時代下高校數(shù)字檔案管理工作的創(chuàng)新模式。

一、5G時代的產(chǎn)生與發(fā)展

5G，指的是第五代移動電話通信技術。5G在很大程度上提升了網(wǎng)絡運行速度，涵蓋多領域、高速度以及高效率等諸多優(yōu)勢。與1～4G網(wǎng)絡相比，5G一方面提升了網(wǎng)絡速度，另一方面還實現(xiàn)了安全性、高覆蓋和靈活性，而且測試顯示速度比4G網(wǎng)絡高出十倍，為網(wǎng)絡用戶提供了更高標準的服務。而且5G時代為社會發(fā)展帶來前所未有的發(fā)展機遇，使傳統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)模式實現(xiàn)了徹底變革，影響著整個社會的運行與發(fā)展。目前5G在很多行業(yè)領域中得到應用，提升了信息傳播速度和人工智能技術，使人們實現(xiàn)了生活、工作的智能化。

二、高校檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理理念落后

在高校教育與管理工作中，檔案網(wǎng)絡數(shù)字化一直是發(fā)展的主流，不僅為高校教育管理提供數(shù)據(jù)保障，更進一步通過技術的提升完善了管理模式的變革。傳統(tǒng)時代的高校檔案管理以紙質檔案為基礎，需要耗費大量的人力物力。信息化時代下，越來越多的高校在檔案管理中應用到現(xiàn)代信息技術，以期能夠實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新。高校檔案管理人員在近些年非常注重檔案管理工作，且一直在做檔案管理的優(yōu)化與完善工作，以達到與時俱進的目的。但是，高校檔案管理工作中，很多管理人員并未有效革新其管理理念，且管理模式較為落后。由于受傳統(tǒng)管理理念制約，高校檔案管理工作不受重視，甚至一些管理人員認為檔案管理任務只是資料管理，并沒有意識到檔案管理對當前高校發(fā)展與整體管理所發(fā)揮的重要作用，導致檔案管理工作呈現(xiàn)片面化特征，并未注重高校檔案管理模式的發(fā)展與創(chuàng)新。除此之外，很多檔案管理人員將主要精力放在檔案檢索與編目工作，創(chuàng)新理念不足。

（二）檔案管理方式單一

從根本上說，高校檔案管理工作本身就是比較復雜且所涉內(nèi)容比較多的一項工作，傳統(tǒng)檔案管理模式帶給管理人員的工作量非常大，工作人員在檔案管理中必須做好檔案存儲、分類以及查詢等相關工作，而且在檔案調(diào)閱環(huán)節(jié)需要耗費更多時間尋找所需檔案。目前國內(nèi)一些高校在管理學生檔案工作中依舊選擇紙質檔案管理模式，由于檔案內(nèi)所記信息比較多，必須對其明確分類管理，以確保檔案信息的安全性與準確性，這就必然會消耗大量時間、物力以及人力，由此就很難提升工作的實效性。該模式下的檔案管理工作出錯率比較高，而且極易導致檔案遺漏或者丟失等問題，無法提升工作效率，而且還會影響到服務質量。

（三）檔案管理基礎設施落后

因為區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展差異性，造成國內(nèi)各個高校經(jīng)濟發(fā)展水平也有所不同，尤其是地方高等院校在檔案管理設施建設中，因為經(jīng)濟水平較低，資金投入不足，不能為高校建設檔案管理設施提供更多經(jīng)費。但是信息化時代下的檔案管理所需設備成本較高，導致一些高校缺乏足夠的設備購置能力，由此就會導致現(xiàn)階段的高校檔案管理依舊選擇人工管理，不能夠實現(xiàn)數(shù)字化、智能化以及信息化檔案管理模式，對高校檔案管理工作的發(fā)展造成嚴重阻礙。除此之外，國內(nèi)很多高校先后配備了信息化設備，但因為管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高，且不能對現(xiàn)代化管理設備進行熟悉應用，導致高校昂貴的檔案管理設備成為擺設，并未將其應有作用充分發(fā)揮出來，造成高校檔案管理工作處于止步不前的狀態(tài)。

三、5G時代下高校數(shù)字檔案管理的創(chuàng)新模式

（一）創(chuàng)新高校數(shù)字檔案管理理念

5G時代下，若想實現(xiàn)高校檔案管理的發(fā)展與進步，首先必須具備現(xiàn)代化管理理念，高校數(shù)字檔案管理工作發(fā)展的前提在于創(chuàng)新管理理念，這也是5G時代所提出的新要求?；谠摤F(xiàn)狀，高校數(shù)字檔案管理工作需要嚴格遵循5G時代發(fā)展要求，以高效率、多樣性以及信息化為高校數(shù)字檔案管理目標，摒棄以往紙質檔案管理模式，依照時代發(fā)展需求，嚴格制定與時代發(fā)展相適應的數(shù)字檔案管理規(guī)劃。除此之外，高校檔案管理人員應對其思想理念進行全面?zhèn)€性，充分意識到高校管理提升中檔案所發(fā)揮的重要作用，并在數(shù)字檔案創(chuàng)新管理中投入更多精力與時間，確保數(shù)字檔案管理中能夠巧妙、合理應用5G技術，注重提升檔案管理效率，促進高校檔案管理工作的信息化建設。

（二）創(chuàng)新高校數(shù)字檔案服務模式

從根本上說，高校傳統(tǒng)檔案管理方式是對數(shù)字檔案管理創(chuàng)新造成阻礙的一個關鍵因素。所以，在高校數(shù)字檔案服務模式創(chuàng)新中，需要充分利用現(xiàn)代化技術成果。5G網(wǎng)絡全面覆蓋的現(xiàn)階段，檔案管理工作也慢慢走向人工智能化、數(shù)字化。近些年，由于高校擴招帶來的在校生人數(shù)迅速增加，使得高校檔案信息資料也持續(xù)增加，這種情況下的傳統(tǒng)檔案管理方法已經(jīng)不能和社會發(fā)展形勢相適應。5G時代下，高校檔案管理可通過互聯(lián)網(wǎng)存儲與備份檔案資料，一方面能夠達到檔案高存儲的目的，另一方面還有助于高校檔案利用率的提升。為順應信息化與5G時代發(fā)展需求，應不斷提升高校檔案管理服務水平，進一步創(chuàng)新檔案管理服務模式。轉變被動的檔案管理服務為結合數(shù)據(jù)挖掘分析的主動服務，從而實現(xiàn)多元化和高效率服務目的。通過5G網(wǎng)絡檢索高校中的檔案信息資料，滿足高速服務需求。與傳統(tǒng)網(wǎng)絡相比，5G網(wǎng)絡的速度更快，對高校檔案數(shù)據(jù)化管理具有很大推動作用。不僅如此，還應強化高校間的合作與聯(lián)系，從而實現(xiàn)5G網(wǎng)絡下數(shù)據(jù)信息的高速傳播，以達到信息資源互通、共享的目的。

（三）創(chuàng)新高校數(shù)字檔案科學管理技術

高校若想實現(xiàn)檔案的高效率管理，需要在各環(huán)節(jié)有現(xiàn)代化信息技術的支撐。由于5G網(wǎng)絡的迅猛發(fā)展與全覆蓋，高校應該在檔案管理中充分應用各種現(xiàn)代化信息設備，相關數(shù)字檔案人員應加強信息設備設施配置，加大數(shù)字檔案管理的建設經(jīng)費投入，保證高校檔案能夠實現(xiàn)全信息化、數(shù)字化的技術水平。高校檔案管理人員還可對5G網(wǎng)絡優(yōu)勢進行充分利用，將多樣化、信息化檔案管理軟件開發(fā)出來，檔案管理軟件一方面有助于實現(xiàn)檔案的科學化管理，另一方面還可彌補傳統(tǒng)檔案管理所存在的不足，從而減輕高校檔案管理人員的日常人工投入。此外，也可構建優(yōu)化檔案信息檢索系統(tǒng)，例如，以關鍵詞的方式達到實時檢索的目的，以提升高校檔案利用效率。由于高校生數(shù)量的增多，檔案管理難度也會隨之加大，而應用檢索系統(tǒng)能夠快速查找所需內(nèi)容，便于管理人員為客戶提供相關檔案服務。

（四）創(chuàng)新高校數(shù)字檔案人力資源

現(xiàn)階段，很多高校的檔案管理工作大多采取人工為主的傳統(tǒng)管理模式，存在檔案管理工作者綜合素質普遍較低，且管理理念相對比較落后，在應用數(shù)字化設備方面存在一定困難的問題。所以，5G時代下，高校需要加大數(shù)字檔案網(wǎng)絡化建設，對數(shù)字化設備展開系統(tǒng)化教學，從而確保檔案管理工作者能對檔案軟件與基礎設施等進行熟練應用，以提升高校數(shù)字檔案管理效率。此外，也可引進更多掌握數(shù)字設備操作與先進理念的優(yōu)秀檔案管理人員，以引進優(yōu)秀管理人員的方式，與高校管理、激勵模式相結合，實現(xiàn)高校數(shù)字檔案管理人員綜合能力的共同提升。在數(shù)字檔案管理中，檔案管理人員的團隊意識與服務意識非常重要。所以，需要在教學中培養(yǎng)檔案管理工作者的合作精神與服務意識，確保5G時代下能夠不斷創(chuàng)新高校檔案管理工作中的人力資源。

四、結語

總而言之，5G時代的到來，各個行業(yè)先后變革自身發(fā)展模式，同時也在很大程度上影響著高校的檔案管理工作，為高校檔案管理工作帶來很多發(fā)展機遇。5G時代在很大程度上改變了大眾的工作與生活方式，這就需要高校在數(shù)字檔案管理中緊跟時代發(fā)展潮流，堅持在實踐中發(fā)展和創(chuàng)新，這是高校數(shù)字檔案管理的必然趨勢。

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基金項目：南陽市軟科學研究計劃項目，項目名稱：5G時代下高校數(shù)字檔案管理創(chuàng)新模式探究。