工業(yè)園區(qū)檔案的特點及其管理策略

王承燦

摘 要：為加快區(qū)域經濟發(fā)展，我國工業(yè)園區(qū)數(shù)量日趨增多。工業(yè)園區(qū)建設、發(fā)展過程中，將會有諸多檔案信息資料產生。這些檔案資料對工業(yè)園區(qū)的發(fā)展過程進行了全面記錄，參考利用價值較高。因此，需科學管理工業(yè)園區(qū)檔案資料，以便促使工業(yè)園區(qū)的健康發(fā)展需求得到滿足，從而提高工業(yè)園區(qū)檔案管理質量。

關鍵詞：工業(yè)園區(qū);檔案特點;管理策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 20-0-02

通過檔案管理工作的科學開展，工業(yè)園區(qū)的領導人員能夠全面了解園區(qū)發(fā)展狀況，調整優(yōu)化工業(yè)園區(qū)的建設發(fā)展策略，加快工業(yè)園區(qū)的發(fā)展步伐。檔案管理信息又能夠將工業(yè)園區(qū)發(fā)展水平反映出來，通過對園區(qū)的詳細信息、發(fā)展成果等全面展示，推動招商引資活動的實施。檔案管理對于工業(yè)園區(qū)的整體發(fā)展具有較大意義，需不斷完善現(xiàn)階段工業(yè)園區(qū)檔案管理中暴露的問題，提高工業(yè)園區(qū)檔案管理質量。

一、工業(yè)園區(qū)檔案的特點

首先，種類較多。工業(yè)園區(qū)的檔案資料涵蓋了較多的類型，如管委會機關檔案、園區(qū)城建、征遷安置檔案、安全生產、環(huán)保檔案、招商項目建設等等。其次，數(shù)量增長速度較快。受區(qū)域經濟發(fā)展的影響，顯著擴大了工業(yè)園區(qū)的建設規(guī)模，這樣就會有越來越多的檔案資料形成，呈現(xiàn)出急劇增長的態(tài)勢[1]。最后，檔案人員數(shù)量不足。工業(yè)園區(qū)建設速度較快，而檔案人員卻沒有得到及時擴充，這樣檔案管理人員的工作壓力將會顯著增大。

二、工業(yè)園區(qū)檔案管理中存在的問題

（一）缺乏足夠的重視程度

檔案管理工作能夠顯著促進工業(yè)園區(qū)的整體發(fā)展，但部分人員存在著錯誤的認識，將園區(qū)生產建設、經濟發(fā)展工作作為了關注的重點，檔案管理工作遭到一定程度的忽略。受錯誤觀念的影響，檔案管理部門的經費需求得不到滿足，檔案管理規(guī)章制度不夠完善，組織機構不夠健全，制約到檔案管理水平的提升。在這種情況下，部分檔案管理人員缺乏足夠的責任意識，不能夠科學管理專業(yè)檔案，檔案管理存在著較強的隨意性，很容易有出現(xiàn)檔案丟失等不良現(xiàn)象。

（二）檔案管理經費缺乏

為拓展工業(yè)園區(qū)的整體規(guī)模，加快工業(yè)園區(qū)的發(fā)展速度，園區(qū)生產、建設等項目中投入了大量的資金資源，這樣檔案管理的經費投入就遭到了壓縮，影響到檔案管理基礎設施的建設。特別是工業(yè)園區(qū)發(fā)展速度不斷加快，出現(xiàn)了越來越多的生產建設項目，顯著增加了檔案數(shù)量。而由于缺乏相應的設施條件，部分人員隨意堆放檔案資料，難以滿足檔案管理工作的保密性要求。此外，由于工業(yè)園區(qū)初期建設中，沒有構建完善的檔案管理制度，導致檔案凌亂性較強，在多個職能部門分散存放，統(tǒng)一管理難度較小，不能夠高效利用檔案資源，對工業(yè)園區(qū)整體發(fā)展造成制約作用[2]。

（三）檔案管理人員素質水平需進一步提升

工業(yè)園區(qū)部分檔案管理人員屬于兼職性質，由其他部門或崗位抽調而來，穩(wěn)定性不足。部分人員的檔案管理專業(yè)知識較為缺乏，沒有接受過系統(tǒng)性的培訓，再加上檔案管理工作量較大，難以自主持續(xù)的學習和提高。受檔案管理人員素質水平的綜合影響，容易有不規(guī)范等不良現(xiàn)象出現(xiàn)于日常檔案收集、整理過程中，制約到檔案管理水平的提升。部分檔案管理人員的責任意識不足，不能夠將相關規(guī)范要求落實下去，隨意進行登記查閱工作，這樣就容易丟失、損毀檔案資料，難以充分發(fā)揮檔案管理的職能作用。

（四）缺乏完善的管理標準

通過管理標準的完善制定，能夠對檔案收集、整理、銷毀等各個工作環(huán)節(jié)有機規(guī)范，進而優(yōu)化檔案管理質量。但工業(yè)園區(qū)檔案管理工作由于沒有得到相關人員的充分重視，導致各項標準化制度沒有得到完善構建，運行機制存在著諸多問題，這樣就對檔案管理的有序開展造成不利影響，降低了工業(yè)園區(qū)檔案管理工作整體效率，無法高效利用各種檔案信息。

三、工業(yè)園區(qū)檔案管理的強化對策

（一）加強重視程度

由于工業(yè)園區(qū)發(fā)展歷程被檔案資料所詳細記錄，因此參考價值、利用價值較高，能夠對園區(qū)發(fā)展提供有效促進作用。因此，工業(yè)園區(qū)的相關人員需要充分認識到檔案管理工作的開展意義，完善檔案管理組織機構建設，逐步在工業(yè)園區(qū)發(fā)展規(guī)劃中加入檔案管理方面的內容。要對考核機制完善構建，以便促使檔案管理人員的主動性得到發(fā)揮。同時，需積極宣傳檔案管理的意義，促使工業(yè)園區(qū)領導、群眾等的思想認知得到改善，適當增加投入，能夠將主動收集材料的良好習慣保持下去，充分支持和配合檔案管理工作的實施。

（二）加大資金投入

工業(yè)園區(qū)檔案管理設施會直接影響到檔案管理活動的開展，因此，管理委員會需對檔案管理方面的資金投入適當增加，以便完善檔案管理設施，保證與檔案管理發(fā)展要求所適應。要依據實際情況，科學調整檔案管理工作模式，向檔案管理部門及時移交、儲存重要檔案資料，這樣庫房容量可以得到擴大，檔案安全性也能夠得到保證。管委會成員需深入調研園區(qū)檔案管理狀況，及時發(fā)現(xiàn)與改善相關問題。要密切與檔案管理人員的交流和溝通，對其建議、反饋等積極聽取，通過制度體系的完善，促使檔案管理規(guī)范化程度得到提升。要明確檔案管理工作的分管負責人，落實責任，及時添置檔案管理現(xiàn)代化設施，以便加快檔案管理工作的開展步伐。

（三）強化檔案管理人員素質建設

工業(yè)園區(qū)需大力培訓檔案管理人員，將培訓班定期組織起來，促使檔案管理人員的業(yè)務水平與能力得到穩(wěn)步提高。也可通過經驗分享會議的開展，引導檔案管理人員互相分享成功的管理經驗，達到共同發(fā)展的目的。要準確把握檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢，科學規(guī)劃自身職業(yè)發(fā)展，積極學習各種前沿知識和先進技能，熟練使用計算機等信息技術[3]。只有終身學習和提高，檔案管理人員的綜合素質方可以與檔案管理發(fā)展形勢所適應，進而優(yōu)化檔案管理質量。

（四）完善檔案管理制度體系

近年來，隨著各級黨政機關規(guī)范管理、黨的基層組織建設、黨務政務公開、巡視巡察常態(tài)化和維護民生的機制不斷成熟，通過制度體系的構建，規(guī)范檔案管理各個環(huán)節(jié)，對于檔案管理作用的發(fā)揮，具有較大意義。

因此，工業(yè)園區(qū)首先要完善檔案管理制度，將檔案管理機制科學構建起來，以制度形式明確規(guī)定檔案收集范圍、崗位職責等諸多內容，這樣可以更加有序地開展各項檔案管理活動。檔案管理體系構建過程中，需統(tǒng)一各個環(huán)節(jié)的標準，規(guī)范收集、整理等程序建設，保證與檔案管理工作特征與要求所適應。工作人員要及時、規(guī)范歸檔處理重要資料，將統(tǒng)一集中管理原則落實下去。

其次，工業(yè)園區(qū)需將綜合性檔案室構建起來，結合規(guī)定要求，及時歸類、登記檔案資料，合理編排，促使檔案的有序性、完整性得到保證。要積極開發(fā)和利用檔案資料，不斷優(yōu)化檔案服務模式，促使檔案資料能夠被園區(qū)內的企業(yè)、單位等高效利用。要對檔案借閱臺賬制度進行完善，避免有檔案丟失、遺漏等不良現(xiàn)象發(fā)生。

最后，要重視安全管理機制的構建。做好檔案庫房維護工作，避免外界環(huán)境因素影響到檔案資料的完整性。

（五）加快檔案管理信息化建設步伐

通過檔案管理信息化建設的實施，能夠一體化管理檔案信息資源，促使相關主體互聯(lián)互通、共享檔案資源的需求得到充分滿足。為推進檔案信息化建設進程，首先，工業(yè)園區(qū)要將檔案信息化納入園區(qū)信息化建設規(guī)劃當中，統(tǒng)一部署和實施，這樣工業(yè)園區(qū)信息化建設過程中電子文件、數(shù)據資源的歸檔、利用等諸多問題能夠得到妥善解決，更加科學的搭建檔案信息數(shù)據庫平臺。

其次，要數(shù)字化處理原有檔案內容，這樣方可以在線查閱、利用各種檔案信息。要對工業(yè)園區(qū)檔案文件數(shù)字化建設計劃科學制定，將傳統(tǒng)載體形式的檔案數(shù)字化建設工作穩(wěn)步推行下去。借助于數(shù)字化技術的應用，及時掃描、分類、記錄傳統(tǒng)載體形式的檔案內容，這樣能夠網絡化查詢所有檔案數(shù)據，促使檔案管理服務質量得到提升。要對電子文件歸檔管理環(huán)節(jié)充分重視，避免有虛假電子文件信息被歸檔處理。相關部門及人員需發(fā)揮監(jiān)督指導功能，嚴格鑒定、記錄入園的各種電子資料。

最后，要積極構建檔案管理系統(tǒng)安全體系，實時監(jiān)控檔案信息管理系統(tǒng)的運行情況，避免有安全隱患發(fā)生。如可將身份認證技術運用過來，合理劃分不同部門及人員的訪問權限，禁止非法訪問行為的發(fā)生。要通過防火墻技術的應用，促使檔案網絡傳輸安全得到實現(xiàn)。

四、結語

綜上所述，受工業(yè)園區(qū)發(fā)展速度及規(guī)模的影響，園區(qū)檔案在種類、數(shù)量方面呈現(xiàn)出急劇增長的態(tài)勢，加大了檔案管理的難度。相關部門及人員要明確檔案管理的意義，積極應對和完善現(xiàn)階段檔案管理實踐中暴露的問題，通過檔案管理體系的全面優(yōu)化，促使檔案管理職能得到發(fā)揮，更加高效的服務于工業(yè)園區(qū)整體發(fā)展。

參考文獻：

[1]劉德銘.淺談提高工業(yè)園區(qū)檔案管理水平[J].中國高新區(qū)，2018 （13）：123-125.

[2]毛粉蘭，王敏麗，許婕.大數(shù)據視野下慶陽市工業(yè)園區(qū)檔案管理思維方式的轉變[J].才智，2019（4）：212-213.

[3]劉德銘.工業(yè)園區(qū)管委會檔案系統(tǒng)的設計和實現(xiàn)[J].管理觀察，2018（8）：100-101.