探析提高辦公室檔案管理工作的優(yōu)化

褚海燕

摘 要：辦公室檔案管理事關(guān)單位各種工作進(jìn)行的速度與效果，因此優(yōu)化檔案管理工作效率，就是明確辦公室檔案管理體系，合理應(yīng)用現(xiàn)代管理理念以及管理方式、管理方法等，打造高效率檔案管理的模式，以提升單位整體工作質(zhì)量。就當(dāng)前辦公室檔案管理工作，由于缺乏明確的管理制度與考核指標(biāo)，管理流程較為混亂，亟待進(jìn)一步優(yōu)化辦公室管理規(guī)章，突出辦公室檔案管理的重要性。本文針對辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀，探究優(yōu)化檔案管理工作效率的方式方法，提出有效的優(yōu)化策略與建議，以提高辦公室檔案管理工作的水平。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;工作優(yōu)化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 20-0-02

一、引言

辦公室的檔案管理工作，在學(xué)校辦公體系中扮演著重要角色，高效地開展檔案管理工作，能有利于優(yōu)化學(xué)校工作效率。改革辦公室檔案管理體系，要做好檔案信息服務(wù)工作，針對檔案管理工作中所存在的問題，借助現(xiàn)代管理理念以及管理措施，尋找解決問題的有效措施，健全完善辦公室檔案管理的機(jī)制。

二、對辦公室檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的必要性

首先，辦公室檔案是對單位發(fā)展軌跡的重要記錄，是單位確定今后發(fā)展方向、提升發(fā)展水平的關(guān)鍵依據(jù)，影響著管理者和單位內(nèi)部員工對檔案管理工作了解的深度。

其次，行之有效的檔案管理工作對于文件起到關(guān)鍵保護(hù)作用，除對于實體資料的分類與儲存外，電子資料的加密與設(shè)限也有效保障了文件資料的安全。

最后，良好的檔案管理工作為其他各項工作的展開提供了便利。因為辦公室的各類記錄文件客觀反映單位的具體情況及相關(guān)政策的發(fā)展實施，對于當(dāng)下各部門的重要工作及思路具有不可替代的指導(dǎo)作用。尤其在檔案信息化后，可通過檢索更方便快捷地獲取資料，不再被繁瑣地翻閱所困擾。

三、辦公室影響檔案管理工作效率的原因

（一）檔案管理體制漏洞較多

單位辦公室檔案管理工作的開展，需要辦公室人員有較強(qiáng)的檔案管理意識，按照管理制度以及管理流程，收集各項信息并實現(xiàn)各項資源的整理。但多數(shù)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對檔案管理缺乏充足的認(rèn)識，無法依據(jù)實際工作要求收集與完善檔案信息，更難以合理利用檔案信息開展信息服務(wù)。當(dāng)然，這也不完全是工作人員的失誤，因為學(xué)校沒有完善的檔案管理機(jī)制，未隨著時代的發(fā)展規(guī)劃檔案管理工作，以致檔案管理工作依舊停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)模式中，還沒有轉(zhuǎn)變成電子或是數(shù)據(jù)管理。所以，不少檔案管理人員只是簡單地進(jìn)行資料收集，忽略了后期的編研及存檔和信息服務(wù)等工作，以至于辦公室檔案資源開發(fā)利用效率較低，影響了正常的業(yè)務(wù)開展。

（二）措施陳舊

檔案管理措施陳舊，現(xiàn)如今不少學(xué)校辦公室沒有合理的引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，還是沿用傳統(tǒng)的管理辦法以致無法挖掘檔案的價值，導(dǎo)致檔案管理繁重。知識經(jīng)濟(jì)時代背景下，各項信息技術(shù)以及數(shù)字技術(shù)的出現(xiàn)，促進(jìn)了線上信息服務(wù)的實現(xiàn)以及數(shù)據(jù)庫的完善。然而，現(xiàn)如今很多學(xué)校的辦公室檔案管理工作不僅方式落后且工作效率較低，無法全面地收集各項信息，出現(xiàn)了整理不規(guī)范、信息收集不齊全以及資源更新慢的情況，不利于整體辦公效率的優(yōu)化。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提升

學(xué)校辦公人員在培訓(xùn)或者是人才引進(jìn)中并沒有注重檔案教育背景及管理意識，以至于多數(shù)辦公室檔案管理人員，都沒有較強(qiáng)的檔案管理意識，在擔(dān)任崗位工作時，造成了檔案資源的流失的情況。有些學(xué)校忽略了檔案管理人員的引進(jìn)，基本上沒有設(shè)置專門的崗位，都是以兼任的形式開展，沒有專職檔案管理人員或是檔案管理崗位，以至于辦公室檔案管理工作處于邊緣化地位，難以在整個辦公體系中發(fā)揮自身的作用，資源流失、信息服務(wù)不到位甚至還影響著整體工作的進(jìn)展。

四、優(yōu)化辦公室檔案管理工作效率的有效策略

（一）堅持在法律框架下進(jìn)行有效的檔案管理工作

隨著檔案管理手段與技術(shù)的先進(jìn)化，檔案的獲取與調(diào)用變得更加方便快捷，此時對于相關(guān)法律的了解掌握，權(quán)責(zé)的明晰就變得愈發(fā)重要。倘若重要文件外傳或流失，會對單位造成巨大損失。因此，檔案管理人員應(yīng)明確檔案管理相關(guān)制度法條，做到管理工作依法進(jìn)行;對于單位重要保密文件，提高保密自覺性，保障保密文件安全性。依法治檔，順應(yīng)全新發(fā)展形勢，在靈活管理方式的同時堅守底線，才能更好促進(jìn)辦公室檔案管理工作。

（二）打造優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作隊伍

學(xué)校在辦公室人才引進(jìn)中，要加強(qiáng)對人才檔案管理能力或者檔案管理意識的關(guān)注，既要引進(jìn)具有檔案管理專業(yè)背景出身的人才，也要加強(qiáng)對現(xiàn)有人員的檔案管理工作培訓(xùn)，從人才引進(jìn)和崗培訓(xùn)等多個方向入手，切實提升辦公室人員的檔案管理能力以優(yōu)化檔案管理效率。

一方面，學(xué)校應(yīng)充實現(xiàn)有檔案管理工作隊伍，改變兼職或者是退休人員管理檔案的現(xiàn)狀，突出辦公室檔案管理工作的重要性，強(qiáng)化對現(xiàn)有辦公人員的檔案管理培訓(xùn)，以信息化技術(shù)學(xué)習(xí)和檔案管理知識教育為切入點，運用網(wǎng)絡(luò)視頻、專題講座等多種等手段，提升檔案管理工作人員的專業(yè)能力及素質(zhì)。

另一方面，則是要加強(qiáng)對辦公室人員的檔案管理工作考核，建立健全的激勵機(jī)制，按管理工作的效率以及檔案信息的完整度、更新速度作為考核標(biāo)準(zhǔn)，對于檔案管理工作突出的人員進(jìn)行物質(zhì)及精神獎勵，而檔案管理工作滯后的人員則要進(jìn)行相應(yīng)的懲處，從而全面提升檔案管理工作的效率，調(diào)動檔案管理人員工作的積極性。

（三）建立健全檔案管理的工作制度

辦公室檔案管理工作開展的依據(jù)是檔案的管理的制度規(guī)章，在實際辦公室檔案管理工作效率優(yōu)化中要發(fā)揮著舉足輕重的作用。在制度制定和修訂過程中，要堅持民主及公正的原則，也要隨著時代發(fā)展意識到，學(xué)校辦公室檔案管理工作制度所存在的滯后性及各種漏洞，基于學(xué)校發(fā)展動態(tài)調(diào)整辦公室檔案管理制度，從而提高制度的針對性、合理性及時效性，糾正以往工作中存在的各項問題。

此外，還要構(gòu)建檔案利用反饋機(jī)制，對校內(nèi)教職工和學(xué)生的檔案利用情況進(jìn)行民主調(diào)查，對單位員工在辦公室檔案利用過程中遇到的問題以及需求，定期進(jìn)行收集、匯總及整理，針對問題提出相應(yīng)的解決對策。組織檔案管理人員面向問題集思廣益，從而在實際工作中，不斷地調(diào)整檔案管理工作細(xì)節(jié)與優(yōu)化檔案管理效率。

（四）實現(xiàn)信息化管理

檔案的信息化管理，能減輕管理人員的負(fù)擔(dān)，也是更好、更快地利用檔案信息，以提升辦公室檔案管理的效率。現(xiàn)如今大數(shù)據(jù)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云平臺等都能作為檔案管理的新技術(shù)，便于學(xué)校辦公室打造新的信息化辦公室檔案管理系統(tǒng)。首先，學(xué)校應(yīng)該提升電算化程度，積極構(gòu)建新的信息系統(tǒng)，打造辦公室共享的檔案數(shù)據(jù)庫，便于教職工查看相應(yīng)的信息。同時，學(xué)校還要積極爭取電子政務(wù)建設(shè)和地方信息化規(guī)劃建設(shè)的撥款，跟進(jìn)城市電子政務(wù)建設(shè)進(jìn)程，借助已經(jīng)成熟的電子政務(wù)體系，來完善辦公室檔案管理系統(tǒng)。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作是辦公室工作的重點，與其他各項工作有著深刻的聯(lián)系，會影響其他工作的開展，提升檔案管理工作的效率，可以更好地利用工作數(shù)據(jù)與信息，促進(jìn)整個辦公室工作的高效開展。現(xiàn)如今，辦公室應(yīng)通過多種有效措施，利用現(xiàn)代信息技術(shù)和管理理念等，打造高效的辦公檔案管理體質(zhì)體系，提升辦公檔案管理工作的質(zhì)量、效率及先進(jìn)化程度;同時，檔案管理人員應(yīng)提升自身素質(zhì)，堅守底線，優(yōu)化工作，更好地服務(wù)于檔案。

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