如何有效提高機(jī)關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)與能力

王藝

摘 要：在機(jī)關(guān)工作中，機(jī)關(guān)檔案管理是一項(xiàng)極為重要的工作。機(jī)關(guān)檔案管理人員的工作素質(zhì)與能力對(duì)機(jī)關(guān)工作的質(zhì)量與效率具有直接影響?，F(xiàn)階段，由于機(jī)關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)與能力參差不齊，以至于機(jī)關(guān)檔案管理工作未能達(dá)到科學(xué)化、規(guī)范化管理。因此，有必要進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)與能力，為機(jī)關(guān)檔案管理工作高效、有序的開展提供保障。鑒于此，本文在分析機(jī)關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)與能力的現(xiàn)狀基礎(chǔ)上，提出了有效提高機(jī)關(guān)檔案管理人員素質(zhì)與能力的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān);檔案管理;素質(zhì);能力

之所以說機(jī)關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)與能力是高效、順利開展檔案管理工作的前提條件，主要是因?yàn)闄C(jī)關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)與能力指的是機(jī)關(guān)檔案管理人員在工作崗位上必須具有的知識(shí)、技能以及各方面基本素養(yǎng)的綜合。因此，從機(jī)關(guān)檔案管理工作實(shí)際出發(fā)，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)與能力現(xiàn)狀及相關(guān)提高措施進(jìn)行分析，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、機(jī)關(guān)檔案管理人員素質(zhì)與能力現(xiàn)狀的分析

1.創(chuàng)新開拓意識(shí)還需提升

現(xiàn)如今的機(jī)關(guān)檔案管理工作尚處于相對(duì)封鎖的工作狀態(tài)，部分管理人員的思想觀念通常被以往的管理模式所局限，滿足于自身現(xiàn)有的知識(shí)，不能及時(shí)認(rèn)識(shí)到工作中出現(xiàn)的挑戰(zhàn)，或者在掌握新技能后，難以有效應(yīng)用到具體工作中，使得檔案管理人員普遍存在視野不開闊，對(duì)新知識(shí)接受能力不高的現(xiàn)象，在一定程度上阻礙到了機(jī)關(guān)檔案管理工作更好的發(fā)展[1]。

2.業(yè)務(wù)能力有待提高

通常情況下，機(jī)關(guān)檔案管理人員必須具有有關(guān)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)和積極負(fù)責(zé)的工作狀態(tài)。但是在新形勢(shì)發(fā)展背景下，要想成為一名合格的機(jī)關(guān)檔案管理人員，不僅需要具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識(shí)與技能，還需要掌握新技術(shù)，具有相對(duì)豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。從而可以得心應(yīng)手的進(jìn)行工作，能夠有效化解工作中出現(xiàn)的問題。然而當(dāng)前的機(jī)關(guān)檔案管理人員非常重視傳統(tǒng)業(yè)務(wù)與知識(shí)的學(xué)習(xí)，卻對(duì)新技術(shù)與新知識(shí)的學(xué)習(xí)與接受程度慢且不高[1]。

3.人員隊(duì)伍穩(wěn)定性不足

因?yàn)闄C(jī)關(guān)檔案工作并未列入機(jī)關(guān)的核心工作，使得一些機(jī)關(guān)檔案管理人員存在較大的流動(dòng)性。部分管理人員將該職位當(dāng)做“跳板”，不安心做好檔案工作。或剛熟悉工作流程，就急于轉(zhuǎn)崗?？梢蚤L(zhǎng)期從事于檔案管理工作的人員，年齡結(jié)構(gòu)傾向老化，知識(shí)結(jié)構(gòu)傾向弱化，大幅度降低了機(jī)關(guān)檔案工作的長(zhǎng)期、高效發(fā)展[2]。

二、有效提高機(jī)關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)與能力的建議

1.加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)

意識(shí)形態(tài)的培養(yǎng)是機(jī)關(guān)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)的根本所在。對(duì)此，其一，需要機(jī)關(guān)檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，不斷提醒自身加強(qiáng)專業(yè)化檔案規(guī)整，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待機(jī)關(guān)檔案管理工作。其二，針對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理中出現(xiàn)的問題，機(jī)關(guān)檔案管理人員應(yīng)本著不怕麻煩的態(tài)度加以解決，而不是敷衍了事。不管工作輕重，都應(yīng)全力做好自身負(fù)責(zé)的工作。其三，機(jī)關(guān)檔案管理需要達(dá)到清晰明了的效果，同時(shí)也要服務(wù)于所需要者。而只有機(jī)關(guān)檔案管理人員不斷提高自身素質(zhì)與能力，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，才能更好的實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)。最重要的是，機(jī)關(guān)檔案管理人員必須恪守職業(yè)道德，做好檔案保密工作，將檔案管理工作做好盡善盡美[3]。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)

切實(shí)提高機(jī)關(guān)檔案管理人員工作能力的基本保障就是具有扎實(shí)、深厚的專業(yè)知識(shí)。為此，機(jī)關(guān)部門需要對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)加強(qiáng)培訓(xùn)，提高他們對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理知識(shí)的認(rèn)識(shí)，以此增強(qiáng)他們的專業(yè)能力。比如，機(jī)關(guān)部門針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行“檔案資料該如何收集、整理、歸檔？”日常培訓(xùn)，促使機(jī)關(guān)檔案管理人員明確掌握檔案分類和歸檔的原則，同時(shí)提高他們收集、積累、記錄檔案資料的能力，讓他們可以游刃有余的進(jìn)行檔案管理工作，有效避免檔案分類和歸檔出現(xiàn)失誤[2]。以此確保提高機(jī)關(guān)檔案資料的可靠性與真實(shí)性，增強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的應(yīng)用價(jià)值，在一定程度上提高機(jī)關(guān)檔案管理水平。

3.加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，增強(qiáng)知識(shí)水平

加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，對(duì)提高機(jī)關(guān)檔案管理人員的理論素質(zhì)具有重大意義。機(jī)關(guān)檔案管理工作是一項(xiàng)具有較強(qiáng)政治性與責(zé)任性的工作。新時(shí)期發(fā)展背景下，機(jī)關(guān)檔案管理工作勢(shì)必會(huì)面臨著一些新問題與新情況，這要求機(jī)關(guān)檔案管理人員必須持續(xù)加強(qiáng)理論方面的學(xué)習(xí)。第一，是加強(qiáng)政治理論的學(xué)習(xí)。唯有堅(jiān)定政治立場(chǎng)，才能自覺和黨與國(guó)家保持一致高度，堅(jiān)定不移的貫徹落實(shí)黨的路線、方針及政策;第二，是加強(qiáng)政策法規(guī)的學(xué)習(xí)。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)我國(guó)《中華人民共和國(guó)檔案法》和檔案理論的有關(guān)知識(shí)、我國(guó)相關(guān)政策方針的學(xué)習(xí)，讓所有檔案管理人員都可以成為自身崗位上的業(yè)務(wù)能力與工作骨干;第三，是加強(qiáng)現(xiàn)代化知識(shí)與技術(shù)的學(xué)習(xí)。現(xiàn)代化機(jī)關(guān)檔案管理和以往的機(jī)關(guān)檔案管理有所不同，其具有信息資源網(wǎng)絡(luò)化和業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化的主要特征[3]。因此，這要求機(jī)關(guān)檔案管理人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)知識(shí)，以此不斷充實(shí)并完善自我，從而更好的符合新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理工作的要求。

4.增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)綜合素質(zhì)人才

要想真正增強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，可以從以下幾方面著手：首先，增強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理人員的協(xié)調(diào)能力。機(jī)關(guān)檔案管理人員本身的協(xié)調(diào)能力，對(duì)檔案管理工作來說具有重要作用;其次，提升機(jī)關(guān)檔案管理人員寫作能力。機(jī)關(guān)檔案管理人員相當(dāng)一部分工作是和文字相關(guān)，因此，機(jī)關(guān)檔案管理人員必須具有較強(qiáng)的文字書寫能力與文字系統(tǒng)概括能力。再次，提升機(jī)關(guān)檔案管理人員的檔案管理能力。由于計(jì)算機(jī)取代了以往的手工操作成為檔案管理自動(dòng)化工作一項(xiàng)重要工具，所以，機(jī)關(guān)部門向使用者提供的不再局限于紙質(zhì)檔案，還有較多的電子文件。作為計(jì)算機(jī)有關(guān)知識(shí)，可以推進(jìn)檔案人員對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)電子化與數(shù)字化的控制和管理?？梢钥焖偈占畔?、完好的保存信息、及時(shí)的提供信息、最大化的利用信息，便于使用者在最短時(shí)間內(nèi)查找到所需信息，實(shí)現(xiàn)檔案電子化即電子檔案;最后，重視業(yè)務(wù)交流。加強(qiáng)檔案管理人員間、有關(guān)專業(yè)工作者間、檔案管理機(jī)關(guān)單位間的業(yè)務(wù)交流。經(jīng)過交流，促使機(jī)關(guān)檔案管理人員借鑒他人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)自身存在的不足，進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)檔案管理工作效率與質(zhì)量[4]。

5.加強(qiáng)檔案管理人員績(jī)效考評(píng)，嚴(yán)格把關(guān)人員聘用關(guān)口

加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理人員的考評(píng)工作是有效提高機(jī)關(guān)檔案管理人員素質(zhì)與能力的一種方式。在選聘機(jī)關(guān)檔案管理人員時(shí)，必須嚴(yán)格依照機(jī)關(guān)檔案管理的相關(guān)要求，將政治上過硬、契合條件的檔案管理人員安排到檔案管理崗位上，嚴(yán)格杜絕靠關(guān)系、走后門、進(jìn)機(jī)關(guān)的現(xiàn)象。另外，每季度、每年進(jìn)行一次年終測(cè)評(píng)，主要是測(cè)評(píng)政治理論、思想素質(zhì)、工作效率、業(yè)務(wù)能力以及服務(wù)質(zhì)量等內(nèi)容。讓機(jī)關(guān)檔案管理人員明確自身工作的重要性，并提高他們的工作積極性，同時(shí)促使機(jī)關(guān)檔案管理人員轉(zhuǎn)變工作思想作風(fēng)。在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建能者上、庸者下、平者讓的機(jī)制，有效激發(fā)檔案管理人員的工作活力，讓機(jī)關(guān)檔案管理人員始終存有緊迫感與危機(jī)感，以此激勵(lì)機(jī)關(guān)檔案管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)取的精神[4]。

6.加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理人員職業(yè)道德教育

作為一名合格的檔案管理人員，不只需要具備較高的專業(yè)素養(yǎng)，還需要具備崇高的職業(yè)道德。對(duì)此，機(jī)關(guān)部門有必要定期對(duì)檔案管理人員實(shí)施職業(yè)道德教育，以考試、競(jìng)賽等形式加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理人員的職業(yè)操守，促使機(jī)關(guān)檔案管理人員具有較高的職業(yè)素養(yǎng)，保持認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。最關(guān)鍵的是，需要讓檔案管理人員加深對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，繼而促使機(jī)關(guān)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展[3]。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，機(jī)關(guān)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與能力對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作的效率與質(zhì)量具有直接性影響。因此，要想進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)檔案管理工作效率和質(zhì)量，就必須有效提高機(jī)關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)與能力，并提高管理人員的職業(yè)道德水平與創(chuàng)新思維。唯有如此，機(jī)關(guān)檔案管理人員才能更好的為機(jī)關(guān)檔案管理事業(yè)服務(wù)，才能推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案事業(yè)長(zhǎng)效、穩(wěn)定發(fā)展。

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