醫(yī)院采購管理系統(tǒng)的構建與實現

李姝穎 焦翔宇 王智靈 吳旋 邱銘

(中國人民解放軍陸軍特色醫(yī)學中心，重慶 400042)

《中華人民共和國政府采購法》立法以來，國家就采購方面出臺了一系列法規(guī)和制度，并不斷完善[1]。財政部2020年2月26日公開“財政部2020年立法工作安排”，將政府采購法（修訂）和政府采購法實施條例（修訂）列入其中。依據國家的法規(guī)和制度，結合醫(yī)院的實際情況，建章立制，并采用信息化手段規(guī)范制度的落實，使采購管理信息化、數據化已成為必然趨勢。近年來，醫(yī)療設備發(fā)展態(tài)勢迅猛，新技術層出不窮，醫(yī)院對購置醫(yī)療設備的需求量大，特別是在此次新型冠狀病毒肺炎爆發(fā)后，對急搶救類設備、生命支持類設備、消毒類設備需求極大，出現了供不應求的情況，相關部門在管理過程中更需要科學、合理的統(tǒng)籌資源分配。因此，根據醫(yī)院采購管理的實際情況，研究設計一套采購管理系統(tǒng)，由采購立項、項目進展情況、評審、合同簽訂、項目歸檔、供應商管理等構成的多維度數據，可為醫(yī)院采購管理提供支持[2]，優(yōu)化傳統(tǒng)管理模式，實現信息化管理，從而提高采購工作效率，降低采購風險，進一步提高醫(yī)院的經濟效益。

1 采購管理系統(tǒng)需求分析

隨著醫(yī)院轉型發(fā)展進一步深入，物資采購室也進入了快速、專業(yè)發(fā)展的新階段，作為醫(yī)院職能部門，負責全院醫(yī)療設備、通用物資、工程及服務的采購工作。當前，醫(yī)院采購管理工作存在一些問題，本文以醫(yī)療設備采購為例進行分析。

1.1 采購工作涉及部門多且流程復雜

在采購管理工作中，需要與計劃管理部門、使用部門、聯合監(jiān)管部門等進行溝通，而各部門對于采購工作的要求各有不同。計劃管理部門隨時掌握項目推進程度，需求部門關心設備配置情況，醫(yī)學工程科關注售后維保情況，聯合監(jiān)管部門關心采購過程是否合法合規(guī)，供應商關注何時收到貨款等，上述每一步都是采購過程中必不可少的環(huán)節(jié)[3-4]。因此，采購工作具有跨部門多、專業(yè)涉及廣泛、流程復雜等特點，對于采購及時性要求較高的項目造成了一定困難。各環(huán)節(jié)一旦出現斷檔，則采購工作推進就會受到影響，使得采購效率降低。

1.2 信息化建設較為滯后

傳統(tǒng)管理模式是以紙質版手工登記或 Excel記錄為基礎，方式方法較為落后，并需要存儲大量紙質材料，如采購計劃、各類審批文件、采購公告、采購文件、評審資料、合同等[5]，所占空間大，存放環(huán)境要求嚴格，整理工作繁雜，效率低，也不利于數據的統(tǒng)計分析。評審前，采購人員將花大量的時間制作、復印評審表格。評審中，因為表格、報告繁多，易造成評審專家的漏簽和錯簽。評審后，采購人員還需要對評審資料進行核對和梳理，不僅花費大量時間，還消耗了大量人力。

1.3 對供應商動態(tài)管理缺乏有效的方法

在采購工作中，供應商的管理是一個關鍵環(huán)節(jié)，涉及的企業(yè)多、文件多、交互處理內容多。采購人員將花費大量的精力審查、更新供應商的資質材料。以醫(yī)療設備為例，除營業(yè)執(zhí)照外，還要對醫(yī)療器械產品注冊證或備案憑證、醫(yī)療器械經營許可證或備案證、醫(yī)療器械生產許可證（含登記表）有效性進行核對，臨近效期的還需要聯系供應商更新資質材料。更需要花費大量的時間匯總各個供應商的基礎信息、股東及出資信息、主要人員信息、經營異常情況、黑名單信息、財務狀況等，并挖掘潛在供應商的關聯信息。這些工作重復性高、事務繁瑣、容易出錯。因此，為進一步提高醫(yī)院采購效率、提升采購管理水平、規(guī)范流程、加強監(jiān)督，設計一套以計算機技術、網絡技術為基礎的采購管理系統(tǒng)，實現采購管理的信息化、公開化、流程化，具有十分重要的意義。

2 采購管理系統(tǒng)設計與實現

2.1 系統(tǒng)設計

采購管理系統(tǒng)是基于瀏覽器/服務器模式(Browser/Server,B/S)，以LINUX CentOS 6.5以上操作系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，采用MySql作為數據庫管理系統(tǒng)，通過PHP開源腳本語言進行設計，具有采購中心端、專家評審端、供應商端的三端模式[3]，如圖1所示。該系統(tǒng)不僅可以通過信息化手段對采購任務下達到項目歸檔的全過程進行監(jiān)管，還可以對供應商、評審進行動態(tài)監(jiān)管，三端數據還能進行交互，以實現高效、多維度的工作提醒，提高采購任務執(zhí)行的整體工作效率，保障采購物資的及時到位，優(yōu)化傳統(tǒng)工作流程，形成采購管理系統(tǒng)化和自動化。

2.2 各模塊主要功能

2.2.1 采購中心端

圖1 采購管理系統(tǒng)總體架構

采購中心端主要功能是結合醫(yī)院采購流程，如圖2所示，不僅能從采購任務、資質審查、評審組織、合同簽約、項目驗收、資金結算、項目歸檔等方面實現采購全過程中電子檔案資料構建[4]，還能支持抓取專家評審端、供應商端的信息。完整的采購全過程存檔體系，為資料云存儲和便捷查詢提供數據基礎，不僅可以支持項目進度提醒功能以及采購計劃變更、廢標、質疑等異常情況處理，還可以按月份對不同項目的進展情況自動進行數據統(tǒng)計，并隨時查詢當天項目進展情況，同時根據不同項目階段自動分列導出、匯總數據。采購中心端功能應用實現如圖3所示。

2.2.2 專家評審端

專家評審端主要功能是通過內網一體機或平板電腦。評審專家登陸后進行在線評審，不僅可以自動匯總分數、計算供應商排名，還可以對異常評分情況設置提醒。同時紀檢、審計部門、物資采購室在不接觸評審專家的情況下，通過采購端可以實時監(jiān)督、查看專家評審現場情況，實現公開透明、公正公平的評審。專家評審端架構如圖4所示。

首先，系統(tǒng)設計需要預設有評審細則與標準；然后，評審專家憑身份信息登錄系統(tǒng)后，將獲得相應權限，并根據每個項目的采購文件要求，選擇最低價法、基準價法、性價比法和綜合評分法等評審方法[5-7]；最后，根據選擇的評審方法，系統(tǒng)會出現不同的評審表格，專家按照表格要求進行評審。以采用綜合評分法評審為例，專家會對資格性與符合性、價格、技術、商務分別進行評審，系統(tǒng)可以實現自動計算供應商分項得分、平均分，及時統(tǒng)計總分和排名情況，出具評審報告。評分及涉的因素及內容見表1。

2.2.3 供應商端

圖2 醫(yī)院采購流程

表1 綜合評分涉及的因素及內容

圖3 采購中心端功能實現

圖4 專家評審端架構

供應商端主要功能是支持供應商在線報名、提交資質及文件，采購人員可以通過在線預覽或下載，審核供應商報名材料。采購中心端通過數據交互，可對抓取到的供應商基礎信息、股東及出資信息、主要人員信息、黑名單管理、成交記錄等信息進行綜合管理，并對供應商證件到期、關聯供應商報名、資質預審進度等情況設置提醒，實現對供應商采購行為的評估，有效追蹤供應商的履約執(zhí)行情況，以加大供應商動態(tài)管理力度，提高采購工作效率。該系統(tǒng)還可根據采購項目需要，隨機抽取供應商。

3 應用體會

該系統(tǒng)經過測試后，已正式上線運行。該系統(tǒng)具有以下8個特點：①能全面覆蓋、實時掌握采購過程，從采購任務下達到項目歸檔，監(jiān)管到每個環(huán)節(jié)，加強內控機制，控制采購風險，充分利用信息化實現采購流程的全程監(jiān)管。②供應商可以選擇在線報名、線上提交資料文件，評審專家可以采取線上評審模式，實現無接觸電子評審。③采購工作流程化，解決一人多崗、監(jiān)管難度大的問題。④項目完成自動歸檔、多維度歸檔項目查詢，提高了工作效率。⑤完整的采購全過程存檔體系，為資料云存儲和便捷查詢提供數據基礎。⑥供應商證件到期、關聯供應商報名、資質預審進度、到貨時間、付款時間等提醒功能，降低了人為出錯率，加大了供應商動態(tài)管理力度。⑦統(tǒng)計功能全面，支持多條件、多維度的查詢，提高數據可追溯性。⑧統(tǒng)計項目執(zhí)行天數，各環(huán)節(jié)工作天數及工作量，提高了采購執(zhí)行率和效率。

4 討論

隨著醫(yī)藥衛(wèi)生改革的進一步深入，遠程醫(yī)療信息系統(tǒng)和區(qū)域醫(yī)療信息平臺建設將是未來發(fā)展趨勢，各家醫(yī)院都在完善 HIS系統(tǒng)、LIS系統(tǒng)，但是由于具有專門采購部門的醫(yī)院不多，而且重視程度不夠，使得大部分醫(yī)院還未開發(fā)或引進采購管理系統(tǒng)。

在新型冠狀病毒肺炎爆發(fā)后，財政部頒發(fā)了《關于疫情防控期間開展政府采購活動有關事項的通知》（財辦庫〔2020〕29號），推進采購項目電子化實施，將使采購管理系統(tǒng)的應用得到大力發(fā)展。本采購管理系統(tǒng)較為全面地覆蓋采購過程中的相關數據和資料，掌握到醫(yī)療設備配置情況，加強資源整合配置應用，為醫(yī)院購置新設備、發(fā)展重點學科群提供依據。通過系統(tǒng)中的數據統(tǒng)計與分析，發(fā)現問題，提出改進措施，進一步優(yōu)化流程，提高采購工作效率，實現采購程序的公開、公正、高效、透明[8-10]。盡管該系統(tǒng)功能較為全面，但是由于采購工作流程復雜、專業(yè)性強，部分功能仍需進一步優(yōu)化。采購計劃審批后，由計劃管理部門下達給物資采購室，仍需人工錄入系統(tǒng)，移交手續(xù)復雜,周期較長，下一步將加強HIS系統(tǒng)與采購管理系統(tǒng)的對接，逐步完善計劃在線審批，實現對采購計劃的動態(tài)管理，在線追蹤、查詢計劃審批狀態(tài)，降低各環(huán)節(jié)人為出錯率，提高工作效率。