分析基層企業(yè)勘測(cè)檔案管理的新模式

朱慧娟

內(nèi)容摘要 檔案管理工作是基層企業(yè)管理工作中的一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容，關(guān)系到基層企業(yè)其他各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。文章對(duì)基層企業(yè)勘測(cè)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并針對(duì)當(dāng)前存在的問題提出了加強(qiáng)基層企業(yè)檔案管理的有效措施。

關(guān)鍵詞 基層企業(yè) 檔案管理 措施

1 引言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們對(duì)電力的需求日益增加，基層企業(yè)的檔案管理也得到了迅猛發(fā)展。在基層企業(yè)運(yùn)行中，企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，加強(qiáng)基層企業(yè)檔案管理能夠有效地提高基層企業(yè)的工作效率，促進(jìn)各項(xiàng)工作的正常開展。但是，當(dāng)前我國(guó)基層企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀。

2 檔案管理新模式給勘測(cè)檔案管理帶來(lái)的益處

2.1 提高了工作效率

目前，一些地方仍然采用人工整理的方式來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，存在很多弊端，如浪費(fèi)時(shí)間，易出現(xiàn)一些錯(cuò)誤等。隨著計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展，檔案管理通過計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)就可以將檔案進(jìn)行分類、整理、儲(chǔ)存等，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理具有簡(jiǎn)單、方便、快捷等特點(diǎn)，節(jié)約了勞動(dòng)力和時(shí)間。在進(jìn)行文件建立和辦業(yè)務(wù)時(shí)也可以使用計(jì)算機(jī)，如此可以大大地提高辦公效率。

2.2 使檔案管理更具保密性

由于每個(gè)人的檔案中都含有很多資料，有些資料一直放在檔案袋中而得不到很好地利用，造成了空間浪費(fèi)、資源浪費(fèi)，進(jìn)而導(dǎo)致了金錢的浪費(fèi)，甚至有的長(zhǎng)期存放的檔案信息因氧化等原因造成損壞，而不能翻閱。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行管理后，人們可以輕松地把文件進(jìn)行逐級(jí)存放，易查詢，還不宜損壞。檔案管理將進(jìn)入系統(tǒng)管理時(shí)代，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，極大地提高了檔案管理系統(tǒng)的完善性，大大增強(qiáng)了檔案管理的保密性能，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供了有利的資源。

2.3 檔案的保存期變得長(zhǎng)久

紙質(zhì)檔案容易發(fā)霉，還有丟失的風(fēng)險(xiǎn)，但是如果利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，將不僅延長(zhǎng)檔案的壽命，還可以將檔案保存好，不丟失。紙質(zhì)紙張壽命取決于紙張的抗耐性，而紙的抗耐性與做紙的材料的纖維素有很大的關(guān)系，有時(shí)纖維素在一定的外在環(huán)境下容易導(dǎo)致?lián)p壞。例如，纖維素在高溫條件下容易變糊，甚至燃燒;當(dāng)遇到酸或者堿的時(shí)候，纖維素會(huì)被燒壞等。因此，在檔案保管的過程中，常常因?yàn)槿藗兊囊徊恍⌒木涂赡軐?dǎo)致檔案信息被銷毀，長(zhǎng)時(shí)間保存檔案具有一定的難度。隨著創(chuàng)新檔案管理的不斷發(fā)展，電子文件的保存、查詢?cè)O(shè)備日趨成熟，不易受其他環(huán)境的影響，因此人們可以用一些電子設(shè)備將電子檔案儲(chǔ)存起來(lái)，如U盤、移動(dòng)硬盤等。這些設(shè)備具有儲(chǔ)存和讀取方便快速的特點(diǎn)，可以方便地傳遞信息，能長(zhǎng)時(shí)間地保存，受外界環(huán)境的影響很小，穩(wěn)定性比較強(qiáng)，而且不容易被破壞。

2.4 保證檔案的安全

在平時(shí)辦公的過程中，一些素質(zhì)較低的工作人員會(huì)不小心弄丟一些文件。有時(shí)候當(dāng)事人需要檔案中的信息，在檔案信息借用過程中不慎將其丟失，造成文件不能正常歸檔，這給當(dāng)事人和工作人員帶來(lái)了很大的不便和麻煩。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

3 加強(qiáng)基層企業(yè)勘測(cè)檔案管理的有效措施

3.1 改善檔案管理安全措施

檔案管理也是由工作人員來(lái)完成的工作，因此工作人員是檔案安全性管理的第一個(gè)保障。工作人員對(duì)電子文件管理可以隨意進(jìn)行更改，而且還可以隨意地進(jìn)行傳遞，從中謀取個(gè)人利益。為此，提高檔案人員的警惕性可以從本質(zhì)上防止某些不懷好意的人對(duì)信息系統(tǒng)造成威脅，所以可以用防火墻或者備份數(shù)據(jù)等方式，對(duì)檔案進(jìn)行安全保護(hù)。

3.2 完善檔案管理規(guī)章制度

無(wú)規(guī)矩不成方圓，檔案管理也要有健全的規(guī)章制度。要想建立檔案規(guī)章制度，必須滿足以下條件：第一，規(guī)章制度要簡(jiǎn)明扼要，符合公司需求。建立規(guī)章制度是為了管理公司，所以可使用性是必須要有的，以簡(jiǎn)單應(yīng)用為主，可以使制度正常執(zhí)行，并得到很好的應(yīng)用。第二，規(guī)章制度的建立要合理，要有科學(xué)性。要根據(jù)公司的情況進(jìn)行規(guī)章制度的建立，使它符合公司的需求。第三，規(guī)章制度要有雙向的約束性，規(guī)章制度用來(lái)規(guī)范員工的行為，也來(lái)規(guī)范領(lǐng)導(dǎo)的行為。員工是公司的主要組成者，他們是規(guī)章制度主要的約束者，也是規(guī)章制度主要的行動(dòng)者，而領(lǐng)導(dǎo)的舉措直接影響著制度的順利進(jìn)行。第四，要遵守制度，保持制度的嚴(yán)肅性。在公司檔案的管理部門負(fù)責(zé)制定檔案的規(guī)章制度，因此在制度面前要規(guī)范自己的行為，遵守規(guī)章制度，要將制度的權(quán)威性表現(xiàn)出來(lái)。

3.3 建立高效的懲罰機(jī)制

檔案其實(shí)和人的身份證一樣，是每個(gè)人必不可少的東西，它記錄著人們的成長(zhǎng)。檔案可以很客觀地記錄事情的真實(shí)，充分表現(xiàn)出信息的真實(shí)性。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代迅速崛起，檔案信息隨用隨取，無(wú)論何時(shí)何地，只要有網(wǎng)絡(luò)就可以把檔案信息獲取。所以，建立健全檔案管理信息化服務(wù)，輕松搞定信息檔案的上網(wǎng)檢索、查詢，也是檔案管理信息化必不可少的組成部分[1]。作為和檔案每天接觸的工作人員，其更應(yīng)該看清楚新形勢(shì)下的變化，轉(zhuǎn)變老觀念，學(xué)會(huì)創(chuàng)新，不斷充實(shí)自己，從而更好地服務(wù)于社會(huì)。在新形勢(shì)下創(chuàng)造一個(gè)積極的工作環(huán)境，檔案管理部門可以設(shè)置有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，根據(jù)工作人員的責(zé)任合理分配工作，確保每個(gè)員工都能在職責(zé)范圍內(nèi)把工作做得更好，以此來(lái)激發(fā)工作人員的工作熱情和使命感。

3.4 提高檔案管理技術(shù)水平

勘測(cè)檔案管理建設(shè)的基礎(chǔ)是技術(shù)，如果技術(shù)不夠過硬，那么勘測(cè)檔案管理就不能很好地進(jìn)行，不能得到充分的利用。第一，盡量找到損害的源頭，從源頭避免損害的發(fā)生。為此要選擇優(yōu)良的設(shè)備，質(zhì)量一定要有保障。第二，在設(shè)計(jì)軟件時(shí)盡量讓軟件具有通用性，這樣就能使其與辦公系統(tǒng)有效地貫通起來(lái)。第三，在計(jì)算機(jī)運(yùn)行時(shí)既要確保軟件的正常運(yùn)行，也要保障硬件的安全。在設(shè)計(jì)軟件系統(tǒng)時(shí)最好選用集成的系統(tǒng)，因?yàn)檫@樣可以增大檔案的存儲(chǔ)量，豐富存儲(chǔ)的檔案。開發(fā)的系統(tǒng)使其能多方面、多層次地對(duì)檔案進(jìn)行收集，使檔案的資料齊全。

勘測(cè)檔案管理是一項(xiàng)巨大的工程，是一項(xiàng)長(zhǎng)期而細(xì)致的工作，需要工作人員樹立正確的創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，從而在科技發(fā)達(dá)的時(shí)代更好地服務(wù)于社會(huì)。在檔案管理信息化的實(shí)踐中，檔案管理人員不僅要立足于本職工作，還要時(shí)刻保持著一顆積極上進(jìn)的心態(tài)，努力學(xué)習(xí)，提高自己的知識(shí)水平，公司也要經(jīng)常組織關(guān)于勘測(cè)檔案管理的培訓(xùn)活動(dòng)，讓員工通過培訓(xùn)更加了解勘測(cè)檔案管理的知識(shí)，并且知道其重要性，從而將學(xué)到的知識(shí)很好地運(yùn)用到工作中，既方便了自己，也讓工作能夠順利進(jìn)行，并且給公司帶來(lái)效益[2]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前基層企業(yè)檔案管理工作中仍存在著許多問題，檔案管理水平較低，這對(duì)基層企業(yè)的發(fā)展十分不利。因此，基層企業(yè)要采取有效的措施，完善檔案管理體系制度，加強(qiáng)檔案工作的建設(shè)，提高檔案管理工作水平，從而使檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化，促進(jìn)基層企業(yè)的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]宿偉偉.基層疾控中心檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策分析[J].傳媒論壇，2020，3（6）：105+107.

[2]薛敏.企業(yè)干部人事檔案管理專項(xiàng)審核問題研究[J].企業(yè)改革與管理，2019（22）：80-81.