疫情檔案保護(hù)與利用的價值及實(shí)踐

胡忠平　張海波

關(guān)鍵詞：疫情檔案;功能;價值;保護(hù)與利用

疫情檔案的功能定位

抗擊疫情、共克時艱的檔案材料十分珍貴，不僅承載重要?dú)v史，而且對于當(dāng)前的疫情防控工作和今后可能發(fā)生的重大災(zāi)害防治工作有著重要查考和借鑒價值。疫情期間各類部門都根據(jù)職能發(fā)揮自身特色作用，檔案部門主要可以利用檔案工作的信息集成化、信息共享化、公共服務(wù)化等特色，在疫情防控研究、疫情防控工作部署、公眾疫情宣傳教育等方面提供支持。

檔案部門可以充分運(yùn)用已有的檔案資源、檔案工作的常規(guī)渠道來構(gòu)建與疫情相關(guān)檔案體系，由此為疫情防控工作提供以下三類支持：第一，在檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)對各級疫情檔案的快速共享和整合，輔助衛(wèi)生防疫部門和政府部門更全面地把握疫情發(fā)展?fàn)顩r，并及時做出正確決策;第二，提供原始且相對完整的疫情發(fā)展、防控與治療結(jié)果等數(shù)據(jù)資料，初步理清信息數(shù)據(jù)關(guān)系，為疫情防控與臨床治療研究提供更豐富的原始資料;第三，指導(dǎo)民眾科學(xué)防疫，積累疫情防控檔案資料，為今后可能發(fā)生的其他疫情的防控工作提供參考。

疫情檔案保護(hù)與利用的價值

提高各部門對疫情的響應(yīng)速度。檔案管理對檔案信息的準(zhǔn)確度要求極高，有效收集準(zhǔn)確的檔案信息有助于輔助政府部門做出正確有效的決策。由于疫情屬于突發(fā)公共衛(wèi)生事件，應(yīng)急防控工作需要政府各個部門的共同參與、相互協(xié)助、聯(lián)防聯(lián)控，而部門間溝通機(jī)制、信息共享渠道的效率偏低，檔案管理部門能夠以信息管理的專業(yè)性來保證疫情檔案資料的真實(shí)完整性，并能高效地分享給衛(wèi)生管理、科研部門，如疫情檔案中完整且詳實(shí)的傳染病學(xué)統(tǒng)計(jì)資料可以保證上級決策需要，避免重復(fù)性數(shù)據(jù)收集工作。

降低各部門信息收集難度。在管理疫情檔案的過程中，檔案部門依托自身專業(yè)優(yōu)勢和信息渠道優(yōu)勢，能夠以更快速度整合信息，促進(jìn)疫情信息集中和整合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高效信息共享。如新冠肺炎疫情早期武漢疫情期新建隔離醫(yī)院方案的設(shè)計(jì)與組織建設(shè)必然耗時較多，而檔案管理系統(tǒng)對“小湯山”醫(yī)院設(shè)計(jì)方案、早期方艙醫(yī)院設(shè)計(jì)方案的整理與定向共享大大降低了各部門信息協(xié)同整合的難度，促進(jìn)了對防控工作的高效推進(jìn)。

提高大眾自主防疫水平。疫情的宏觀防控應(yīng)由黨和國家政府綜合部署，但最終防控成效由基層部門和大眾決定?？紤]到疫情期間基層宣傳準(zhǔn)備工作的難度，各級檔案部門應(yīng)當(dāng)利用自身資源條件，快速整理并分發(fā)科學(xué)防疫知識資料，以有效增強(qiáng)大眾科學(xué)防疫意識，進(jìn)而保障基層對防疫工作的有效落實(shí)。

有效保護(hù)和利用疫情檔案的實(shí)踐建議

健全檔案收集工作制度，確保疫情檔案信息的完整性。檔案部門應(yīng)針對疫情期間的特殊情況，加強(qiáng)對疫情檔案信息收集工作的專業(yè)化部署和管理，檔案部門需做好以下兩類工作。

首先，要及時部署主動的疫情檔案收集管理工作。在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部，縱向逐層分配管理責(zé)任、收集責(zé)任、信息渠道建設(shè)或優(yōu)化責(zé)任，確保檔案收集的及時性。

其次，要加強(qiáng)與各級部門溝通，建立以檔案部門為主導(dǎo)的疫情信息收集工作體系。充分利用檔案部門在各級行政、事業(yè)部門內(nèi)的滲透性，以及檔案系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化管理?xiàng)l件，及時地將檔案系統(tǒng)打造為各級行政事業(yè)部門間的信息整合渠道，保證疫情檔案信息收集的完整性。

規(guī)范檔案信息共享標(biāo)準(zhǔn)，提高疫情檔案共享的效率。一般檔案的信息價值主要在于事后分析和借鑒，疫情檔案的價值則體現(xiàn)在對有價值的舊檔案的高效調(diào)用、事中檔案信息的高效共享上，疫情期檔案管理對時間等更為敏感。簡言之，疫情檔案管理必須追求共享效率，檔案管理部門需做好以下兩類工作。

首先，調(diào)動檔案管理系統(tǒng)的全部力量，快速調(diào)集過去疫情事件中收集的疫情檔案，為當(dāng)前疫情防控提供經(jīng)驗(yàn)、方法等參考。檔案部門應(yīng)及時征求專業(yè)小組中高級研究者、各部門中專業(yè)人員的意見，預(yù)先評估其對舊有疫情檔案的需求，提前做好對舊有檔案的搜集與整理工作，在對方需要時及時送達(dá)。

其次，檔案管理工作系統(tǒng)內(nèi)部應(yīng)及時建立統(tǒng)一的檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)，保證疫情期對信息的高速整合，便于對疫情信息的高效復(fù)用。對信息的標(biāo)準(zhǔn)化收集可以打破跨部門、跨系統(tǒng)信息的整合障礙，也能保證信息收集質(zhì)量。各級檔案管理部門也應(yīng)對關(guān)聯(lián)部門信息處理方案進(jìn)行說明，指導(dǎo)其以標(biāo)準(zhǔn)化方式收集和利用信息，提升疫情信息公示的簡明和完整性。

完善檔案服務(wù)下沉工作，豐富疫情檔案服務(wù)的功能。疫情防控工作的勝利最終需要依托全社會的力量，“最后一公里”的防控反而是疫情中后期難度最大的工作。其根本原因在于公眾認(rèn)識可能會對疫情防控制造障礙，檔案部門應(yīng)主動分擔(dān)基層黨組織、社區(qū)管理部門的壓力，及時做好檔案服務(wù)下沉，推動群眾認(rèn)知和意識的科學(xué)發(fā)展。

首先，基層檔案部門應(yīng)主動與社區(qū)合作，加強(qiáng)科學(xué)宣傳。重點(diǎn)破除基層黨組織和社區(qū)部門在群眾動員、教育宣傳等工作中的障礙，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)謠言、輿情發(fā)展等，整理科學(xué)防疫資料，制定專項(xiàng)動員和教育方案，使群眾增強(qiáng)防疫意識，自覺規(guī)避謠言和負(fù)面輿論的影響。

其次，完善在線服務(wù)，向公眾提供更廣泛、公開渠道的防疫知識學(xué)習(xí)渠道。各級檔案部門也應(yīng)注意疫情防控期間集中動員、宣教工作的實(shí)施障礙，要充分利用我國移動互聯(lián)網(wǎng)高度普及的良好條件，快速在移動新聞媒體、移動社交媒體等渠道中開展社會性宣傳，使更多群眾可以了解防疫知識，進(jìn)一步減輕各基層部門的防疫工作壓力。

總體而言，疫情期間檔案部門應(yīng)當(dāng)有效承擔(dān)己方信息支撐責(zé)任，做到提前介入、提前分析需求、提前做好信息支撐準(zhǔn)備，注意服務(wù)大局，做好疫情防控期間檔案信息需求收集與共享工作。當(dāng)然，疫情防控勝利在望，檔案部門最終應(yīng)回歸檔案管理本職工作，做好檔案歸檔與保護(hù)，為今后進(jìn)一步的科研工作、未來可能發(fā)生的其他類似應(yīng)急工作做好材料準(zhǔn)備。

參考文獻(xiàn)

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