基于Excel的賬務(wù)處理流程實現(xiàn)

劉宇琛　張悅　周欣然　劉鎧

【摘 要】隨著社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)的會計處理越來越信息化，傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)處理方式將逐漸被財務(wù)軟件所取代。Excel軟件有較好的處理中小微及初創(chuàng)型企業(yè)會計工作的能力，既能避免手工記賬的煩瑣低效，又能實現(xiàn)企業(yè)會計信息數(shù)據(jù)化，易于管控，在一定程度上能滿足企業(yè)不同的會計情況和會計需求，適應(yīng)性較強。文章詳細(xì)介紹Excel在企業(yè)賬務(wù)處理流程中的應(yīng)用與操作，供企業(yè)參考。

【關(guān)鍵詞】Excel;賬務(wù)處理流程;實現(xiàn)

【中圖分類號】F275 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2020）08-0095-03

社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得企業(yè)的會計處理越來越信息化，傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)處理方式，因工作量大且易于出錯而逐漸被財務(wù)軟件所取代。Excel是一款用于創(chuàng)建和維護(hù)電子表格的應(yīng)用軟件，有著強大的制表和繪圖功能，加之其內(nèi)置了數(shù)字財務(wù)統(tǒng)計工程等多種函數(shù)，可以為企業(yè)會計賬務(wù)處理和財務(wù)分析提供一種新的處理思路。使用Excel的函數(shù)功能可減輕會計工作者的工作量，最終的數(shù)據(jù)分析也有利于企業(yè)得出正確的決策，因此Excel在會計工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

使用Excel進(jìn)行賬務(wù)處理的流程與傳統(tǒng)賬務(wù)處理流程理論依據(jù)一致，即采用“會計憑證—會計賬簿—會計報表”逐環(huán)處理的模式。在處理流程中，利用Excel可以進(jìn)行部分簡化操作，如快捷鍵的使用、公式的自動計算、函數(shù)的使用、圖表的分析等，都可以大為減輕財務(wù)人員的負(fù)擔(dān)。以下對Excel在企業(yè)賬務(wù)處理流程的應(yīng)用操作做詳細(xì)介紹。

1 基于Excel的會計憑證實現(xiàn)

在企業(yè)賬務(wù)處理流程中，會計憑證處理是基礎(chǔ)。這一環(huán)節(jié)主要包括會計科目表和會計憑證的錄入。在進(jìn)行會計科目表錄入時，打開Excel并新建工作簿，選擇一張工作表并命名為會計科目表，將完整的科目代碼和名稱錄入表格即可。再選擇另一張工作表命名為會計憑證表，根據(jù)本月發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)編制相應(yīng)會計分錄。為簡化工作流程，常會運用到以下幾個功能設(shè)置。

1.1 CONCATENATE函數(shù)的運用

Excel利用CONCATENATE函數(shù)可便捷生成憑證號，在憑證編號欄輸入公式“=CONCATENATE（年，月，日，序號）”，按回車鍵即可獲得自動生成的憑證號。在使用此函數(shù)之前，可根據(jù)企業(yè)賬務(wù)規(guī)模，確定序號采取2位數(shù)或3位數(shù)，將序號欄設(shè)置為文本模式，輸入即可保證憑證編號長度一致性與數(shù)碼連續(xù)性。

1.2 數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置

Excel憑證錄入中設(shè)置數(shù)據(jù)有效性可以讓錄入更高效、準(zhǔn)確。以會計科目為例，在記賬憑證中選中科目名稱下方輸入格，切換到數(shù)據(jù)模式，選擇數(shù)據(jù)工具中的數(shù)據(jù)驗證，在允許欄下拉列表選中“序列”選項后，在來源欄中選取會計科目表中全部常用會計科目，按下回車鍵返回。之后在會計科目列相應(yīng)單元格中即可使用下拉列表點擊相應(yīng)科目輸入，同理可以對科目編碼進(jìn)行設(shè)置。

1.3 VLOOKUP函數(shù)的運用

Excel利用VLOOKUP函數(shù)可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)查找、數(shù)據(jù)核對及在不同表格間快速導(dǎo)入數(shù)據(jù)。運用本函數(shù)通?？梢栽跁嫅{證表、科目余額表及科目匯總表中建立科目名稱與科目代碼之間的關(guān)聯(lián)性，實現(xiàn)精確查找。當(dāng)設(shè)置好函數(shù)公式后，僅輸入科目名稱就可自動彈出科目代碼。但使用該函數(shù)需要注意：VLOOKUP函數(shù)的第一個參數(shù)即要查找的值，必須位于查找范圍表格中的第一列，否則公式使用無效。

1.4 IF函數(shù)的使用

在登記會計憑證時，為確保借貸方金額的準(zhǔn)確性，可使用IF函數(shù)進(jìn)行測試。例如，在圖1 K2欄中輸入公式“=IF（SUM（I1：I19）=SUM（J1：J19），‘平衡，‘不平衡）”，按下回車鍵即可在每一筆憑證做完后檢驗其是否平衡，但有一點需要注意，若結(jié)果出現(xiàn)“#NAME？”，則說明公式輸入有誤，“平衡”與“不平衡”是字符串，只有用引號才能保證公式的正確性。以庫存現(xiàn)金為例，在K2欄中輸入公式后得到“平衡”的結(jié)果。

2 基于Excel的會計賬簿實現(xiàn)

會計賬簿分為日記賬和分類賬，其主要是根據(jù)企業(yè)當(dāng)月會計憑證來進(jìn)行相應(yīng)處理，用來全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄當(dāng)月發(fā)生的各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)。以下簡單介紹日記賬和分類賬的Excel實現(xiàn)。

2.1 日記賬

日記賬的處理較為簡單。以現(xiàn)金存款日記賬為例，在Excel中采用“收入金額”（借方）、“支出金額”（貸方）和“余額”三欄式。現(xiàn)金日記賬一般由企業(yè)出納根據(jù)審核無誤的現(xiàn)金收款憑證和現(xiàn)金付款憑證，逐日逐筆順序登記，因此，根據(jù)涉及庫存現(xiàn)金的會計憑證逐筆登記即可，月末匯總出現(xiàn)金余額。

在現(xiàn)金日記賬的填寫中，常涉及SUM函數(shù)的使用。在計算收入金額合計時，輸入求和公式并按下回車鍵即可自動加總求和得出當(dāng)月收入總額。同理，支出金額也可用同樣方法得出。期末現(xiàn)金余額公式原理為“期初余額+本期收入-本期支出”，不能直接下拉填充得出。

2.2 分類賬

利用Excel可以實現(xiàn)總賬和明細(xì)分類賬的建立，以下以總賬為例介紹Excel如何在賬戶中實現(xiàn)?？傎~的處理略顯麻煩，在登記總分類賬前的一個必要步驟便是制作科目匯總表，面對復(fù)雜的統(tǒng)計運算工作，手工記賬模式下會計人員采取畫“T”字形賬戶逐一填列計算，而Excel的數(shù)據(jù)透視表和函數(shù)公式的運用，巧妙地避開了復(fù)雜易出錯的計算，減輕會計人員的工作量，提高了企業(yè)財務(wù)工作效率。針對數(shù)據(jù)透視表和會計賬簿的公式設(shè)置見下述。

2.2.1 數(shù)據(jù)透視表

以會計憑證表為依據(jù)，為了防止數(shù)據(jù)遺漏，要保證目前未處于篩選狀態(tài)，故先對表頭進(jìn)行篩選測試。檢查無誤后選中數(shù)據(jù)源區(qū)域點擊“插入”中的“數(shù)據(jù)透視表”命令，進(jìn)入“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表對話框”，根據(jù)工作需要放置工作表，點擊“確定”，同時點擊刷新以方便取數(shù)。在透視表的字段中間按照科目匯總表的要素要求選擇字段，選取科目代碼、科目名稱、借方、貸方，調(diào)整字段區(qū)，在“∑值”下方設(shè)置值字段，依次選擇其為求和類型。最后修改表頭，添加公司名稱，編制日期，將單元格格式設(shè)置為會計專用，并加以適當(dāng)美化即可。若會計憑證表中憑證數(shù)據(jù)有誤返回修改后，可直接在科目匯總表中右鍵點擊數(shù)據(jù)更新，便可將新數(shù)據(jù)傳至表內(nèi)。最終科目匯總表樣式可參考圖2。

2.2.2 快速生成明細(xì)賬

以應(yīng)收賬款明細(xì)賬為例，在完成科目匯總表后，雙擊應(yīng)收賬款科目，此時會彈出所有當(dāng)期關(guān)于應(yīng)收賬款的憑證，將其復(fù)制粘貼到一張新的空白工作表中，添加表頭名稱即可。圖3為完成后的應(yīng)收賬款明細(xì)賬，格式可供參考。

2.2.3 函數(shù)的搭配使用

如使用IF函數(shù)檢驗其借貸是否平衡、SUM函數(shù)求余額、VLOOKUP函數(shù)引用表中數(shù)據(jù)，因前文已有說明，此處不再贅述。同時，一般為防止數(shù)據(jù)被修改可設(shè)置保護(hù)單元格將數(shù)據(jù)鎖定，在“設(shè)置單元格格式”選項的“保護(hù)”中選擇“鎖定”即可。

3 基于Excel的會計報表實現(xiàn)

在企業(yè)會計工作中，會計憑證會計賬簿的處理都是為編制會計報表服務(wù)的。會計報表分為靜態(tài)報表和動態(tài)報表，還可按時間細(xì)分為月報、季報和年報，各企業(yè)規(guī)模和內(nèi)外部需求不一致，報表編制方法也各異。但總的原則是要如實反映企業(yè)財務(wù)狀況，使用Excel編制報表方式靈活，不易出錯，一般可較好地滿足內(nèi)部報表和臨時性報表的需要。由于利潤表、所有者權(quán)益變動表和資產(chǎn)負(fù)債表編制方法大同小異，故取資產(chǎn)負(fù)債表為例來介紹報表在Excel中的實現(xiàn)。

資產(chǎn)負(fù)債表是基于會計等式編制的，需要根據(jù)各科目總賬數(shù)據(jù)填列，為了簡便運算，本文從科目匯總表取數(shù)，將其借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額進(jìn)行匯總，得出其余額，以方便資產(chǎn)負(fù)債表取數(shù)據(jù)填列。如圖2所示，先在表內(nèi)添加“本年發(fā)生額”“年初余額”“年末余額”三欄。以庫存現(xiàn)金科目為例，直接將其年初余額對應(yīng)填入“年初余額”欄;再將庫存現(xiàn)金借方余額和貸方余額匯總計算出本年發(fā)生額，將其對應(yīng)填入“本年發(fā)生額”欄;最終通過本年發(fā)生額與年初余額計算得出年末余額，將其填入“年末余額”欄即可。同時，這也使得資產(chǎn)負(fù)債表中的期末余額可以從科目匯總表中相應(yīng)科目的“年末余額”欄取數(shù)進(jìn)行匯總。

資產(chǎn)類賬戶期末數(shù)填列“=期初余額借方+期末余額借方”。以貨幣資金為例：先在科目匯總表中分別計算出庫存現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金當(dāng)期余額，再返回資產(chǎn)負(fù)債表，在貨幣資金期末數(shù)一欄中填列貨幣資金年初數(shù)與3個科目匯總余額;負(fù)債及所有者權(quán)益類賬戶的期末數(shù)填列“=期初余額貸方=期末余額貸方”，公式設(shè)置完成后，利用自動求和取數(shù)即可完成資產(chǎn)負(fù)債表的填列。如圖4所示，資產(chǎn)合計數(shù)等于負(fù)債加所有者權(quán)益合計數(shù)，反映資產(chǎn)負(fù)債表填列正確。

會計報表填制完成，意味著企業(yè)一個會計期間的賬務(wù)處理流程結(jié)束，對于以上利用的公式和具體的簡化操作均可當(dāng)成模板，只需在實際業(yè)務(wù)發(fā)生時修改相應(yīng)公式就能計算出所需結(jié)果。

4 結(jié)語

通過以上處理可以看出，Excel軟件有較好的處理中小微及初創(chuàng)型企業(yè)會計工作的能力，既能避免手工記賬的煩瑣低效，又能實現(xiàn)企業(yè)會計信息數(shù)據(jù)化，易于管控。目前市面上大部分財務(wù)軟件有其自身的局限性，如功能不全、費用較高、對硬件基礎(chǔ)設(shè)施要求高等問題，而Excel則將手工與軟件高效結(jié)合，是一種值得考慮的替代方案。同時，Excel在一定程度上能滿足企業(yè)不同的會計情況和會計需求，適應(yīng)性較強。故對于中小微及初創(chuàng)型企業(yè)而言，Excel是一種可實施性較高的解決方案。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]張斕.小微企業(yè)如何借助Excel進(jìn)行賬務(wù)處理[J].財會月刊，2013（2）：102-103.

[2]李群.小微企業(yè)如何基于Excel進(jìn)行賬務(wù)處理[J].財會月刊，2014（12）：85-87.

[3]向桂玲.會計賬務(wù)處理中常用Excel技巧[J].現(xiàn)代交際，2016（12）：243-244.