如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

摘?要：本文闡述了當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性，分析了其檔案管理工作中存在的主要問題，比如管理方式較為落后、沒有形成完整的管理體系、存在認(rèn)知上的偏差等，針對具體的問題，提出了規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理的具體對策，加強(qiáng)對管理方式的優(yōu)化，形成完善的檔案管理制度，對檔案管理職責(zé)進(jìn)行明確，引導(dǎo)各部門人員增強(qiáng)對檔案整理的意識(shí)。同時(shí)，對人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)化水平。除此之外，針對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理，要加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，建立科學(xué)的檔案管理信息系統(tǒng)，提升檔案管理工作的效率和效果。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位?檔案管理?工作規(guī)范化?標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G27??文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A????文章編號(hào)：1003-9082（2020）08-00-01

引言

眾所周知，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部管理的過程中，檔案管理是其中非常關(guān)鍵的部分。在具體的檔案工作開展時(shí)，要結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的特點(diǎn)，注重檔案的保密性，同時(shí)，又能夠發(fā)揮其公共服務(wù)職能。特別在當(dāng)前的行政體制調(diào)整的過程中，對檔案管理工作提出更為嚴(yán)格的要求，有利于推動(dòng)各項(xiàng)工作的穩(wěn)定開展，使檔案管理工作更加規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。但是，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作所存在的具體問題也不容忽視，比如缺乏對規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)、管理制度欠缺、人員在技術(shù)問題方面存在不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)象，要針對具體問題提出有效的措施。同時(shí)，要加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，明確檔案管理，信息系統(tǒng)的具體建設(shè)要求，對各項(xiàng)事宜進(jìn)行詳細(xì)管理，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作更加規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性和現(xiàn)狀

在當(dāng)前新世紀(jì)的發(fā)展過程中，要加強(qiáng)對人才的競爭，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的綜合競爭能力，注重對其檔案的管理，有利于促進(jìn)個(gè)人的發(fā)展。一方面，檔案對人員的具體信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄，通過對個(gè)人檔案進(jìn)行查閱，有利于對人員的能力和素質(zhì)進(jìn)行準(zhǔn)確的判斷，加強(qiáng)對內(nèi)部人員的合理調(diào)整，提高內(nèi)部管理效率。另一方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理有利于提高人員的工作積極性，注重工作質(zhì)量，對個(gè)人的發(fā)展進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄。除此之外，當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理方面的工作難度越來越大，傳統(tǒng)的管理方式不適應(yīng)當(dāng)前管理的復(fù)雜環(huán)境，要對檔案管理進(jìn)行規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的操作，促進(jìn)問題的解決，才能進(jìn)一步推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部管理效果的優(yōu)化。

二、目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的具體問題

在當(dāng)前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理過程中，針對具體問題進(jìn)行分析，有利于推動(dòng)問題的解決，制定合理的策略。

1.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理方式較為落后

在當(dāng)前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部管理的過程中，對檔案管理進(jìn)行重視，要借助新型的檔案管理方式，對檔案進(jìn)行有效利用率的提升，然而在實(shí)際的調(diào)查過程中發(fā)現(xiàn)，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位仍然以紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)為主，將其放在檔案室，這時(shí)檔案的查閱過程較為復(fù)雜煩瑣，沒有使檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式不適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理。特別在當(dāng)前工作內(nèi)容逐漸細(xì)化，檔案的數(shù)量在逐漸增加，紙質(zhì)檔案的管理方式會(huì)增加檔案管理部門的負(fù)擔(dān)，影響整體的工作效率。因此，要對網(wǎng)絡(luò)檔案管理的趨勢進(jìn)行探索，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理的整體效率。

2.缺乏完善的檔案管理體系

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理方面，需要安排專業(yè)的人員和部門來對檔案進(jìn)行合理收集、分析、儲(chǔ)存、利用，但是缺乏完善的管理體系，導(dǎo)致整體的檔案管理工作效率低下，對于檔案會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)亂信息進(jìn)行錄入、存檔不及時(shí)的現(xiàn)象。同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理制度欠缺，檔案不能按照規(guī)定進(jìn)行存放。此外，部分人員沒有接受正規(guī)的培訓(xùn)，在進(jìn)行檔案管理的過程中，導(dǎo)致檔案管理工作的效率低下。

3.缺乏對檔案管理的正確認(rèn)知

部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過程中，由于存在錯(cuò)誤的認(rèn)知，導(dǎo)致部分單位沒有形成對檔案管理工作的重視，缺乏規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的操作，同時(shí)，檔案作為無形的資產(chǎn)是機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的資源，然而部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒有意識(shí)得到檔案的重要作用，更注重事業(yè)單位的具體生產(chǎn)和經(jīng)營，沒有明確發(fā)展的具體方向，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)缺乏力度。

4.檔案管理人員專業(yè)水平有待提升

在當(dāng)前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理過程中，人員的專業(yè)水平和素養(yǎng)存在著重大的影響。因此，管理人員在進(jìn)行檔案整理的過程中，要注重對自己專業(yè)技術(shù)水平進(jìn)行提升，然而部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員由于變動(dòng)較為頻繁，不能對工作進(jìn)行準(zhǔn)確的交接，不熟悉工作流程，導(dǎo)致檔案管理工作的效果低下，存在專業(yè)技術(shù)問題上的不達(dá)標(biāo)狀況。

三、促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理效果提升的具體應(yīng)用策略

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過程中，要針對具體的問題，提出有效的策略，推動(dòng)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的管理措施落實(shí)。

1.根據(jù)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化角度提高其管理意識(shí)

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的過程中，要結(jié)合規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的具體要求，形成正確的檔案管理意識(shí)。要意識(shí)到檔案管理的作用，檔案不僅僅是對具體事項(xiàng)的記錄。同時(shí)，在檔案管理的過程中，需要對各部門的具體工作狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，對檔案管理進(jìn)行規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，加強(qiáng)各環(huán)節(jié)的有效對接，合理地對檔案資料進(jìn)行利用。特別是在檔案信息提取的過程中，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作用的發(fā)揮。同時(shí)，從規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的角度，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的安全意識(shí)。人員在檔案整理的過程中，要加強(qiáng)對檔案的保密性提升，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的發(fā)展，從觀念上樹立正確的檔案管理思維，使檔案管理的效果得到提升。

2.形成完善檔案管理機(jī)制的構(gòu)建

首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過程中，要加強(qiáng)對制度的完善。通過對機(jī)制和體系的創(chuàng)新，使得檔案管理工作中相關(guān)環(huán)節(jié)能夠有效發(fā)揮其作用，明確檔案管理的職責(zé);其次，在對檔案系統(tǒng)進(jìn)行整合的過程中，要提高檔案管理的專業(yè)化水平，形成標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的管理模式，將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的過程中，使檔案工作更加快捷高效。最后，要對檔案管理的職責(zé)進(jìn)行明確，特別針對檔案管理較為混亂的現(xiàn)象，要加強(qiáng)計(jì)劃的制定，對各人員的管理職責(zé)進(jìn)行明確，對各事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)的管理，充分發(fā)揮檔案管理的作用。

3.從規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化角度提高檔案管理人員專業(yè)水平

在當(dāng)前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的過程中，首先，要從規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的角度開展檔案管理工作，充分發(fā)揮人員的作用，對人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，使檔案管理的技術(shù)價(jià)值得到有效的發(fā)揮;其次，開展檔案管理知識(shí)培訓(xùn)活動(dòng)，引導(dǎo)人員提高管理意識(shí)，讓其意識(shí)到檔案管理的重要性，對檔案進(jìn)行操作，需具備安全管理的能力;最后，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員培訓(xùn)的過程中，要從檔案管理的實(shí)際出發(fā)，對日常工作中的各種問題進(jìn)行研究，作為案例引入到具體的培訓(xùn)工作，滿足人員學(xué)習(xí)的需求，引導(dǎo)檔案管理人員解決技術(shù)層面的問題。除此之外，要聘請社會(huì)上一些專門的檔案管理專家，對當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問題進(jìn)行講解，結(jié)合市場化檔案管理的模式，對現(xiàn)行的檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化。

4.促進(jìn)檔案改革，優(yōu)化管理方式

在當(dāng)前的新時(shí)代下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要對檔案進(jìn)行有效的改革，開展檔案的精細(xì)化管理，在對檔案進(jìn)行檢查的過程中，要促進(jìn)其模式的優(yōu)化。首先，利用現(xiàn)代化的檔案管理方法，及時(shí)地對過往的數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)取，提高對檔案的有效監(jiān)管。其次，檔案材料種類較為豐富，在實(shí)際管理的過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員需要檔案資料進(jìn)行定期的維護(hù)，加強(qiáng)對病毒的查殺，開展數(shù)字化的掃描，對重要檔案進(jìn)行備份。最后，要升級(jí)管理方式，節(jié)約檔案管理的時(shí)間，又可以提高檔案管理的效率。

結(jié)語

總而言之，在當(dāng)前的新時(shí)期，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對檔案管理工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的實(shí)施，首先，需要形成完善的檔案管理體系，對各項(xiàng)工作和環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，根據(jù)實(shí)際狀況對檔案管理的計(jì)劃進(jìn)行制定;其次，對管理方式進(jìn)行升級(jí)，要采用現(xiàn)代化的管理方式，充分利用信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理的信息系統(tǒng)，形成共享的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對檔案的分類管理，有利于對數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行查處查找和調(diào)取，提高檔案信息利用的效率。最后，對檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行構(gòu)建，要求在崗人員掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)，同時(shí)，了解機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展特點(diǎn)，定期開展知識(shí)培訓(xùn)，對當(dāng)前檔案管理過程中所存在的問題進(jìn)行深入分析，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效率與效果的提升。

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作者簡介：及秀青（1971.11—），女，漢族，河北人，大學(xué)本科，檔案館員（中級(jí)），研究方向：機(jī)關(guān)事業(yè)檔案管理。