面向高校機構(gòu)知識庫的灰色文獻建設(shè)機制研究*

吳海媛 劉莉

摘 要 灰色文獻具有白色文獻所不具有的特殊價值，通過加強高校機構(gòu)知識庫灰色文獻的建設(shè)，將有利于促進高校機構(gòu)知識庫的可持續(xù)發(fā)展。文章通過對目前國內(nèi)高校機構(gòu)知識庫進行調(diào)查，在資源類型、存繳率、存繳質(zhì)量和版權(quán)問題幾方面進行分析研究。文章在分析高校機構(gòu)知識庫現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，從灰色文獻呈交對策、質(zhì)量控制和權(quán)益保護三個方面提出相關(guān)對策。

關(guān)鍵詞 機構(gòu)知識庫 灰色文獻 建設(shè)機制

分類號 G250

DOI 10.16810/j.cnki.1672-514X.2020.08.002

Research on Construction Mechanism of Grey Literature for University Institutional Repository

Wu Haiyuan， Liu Li

Abstract The grey literature has special value that white literature does not have. By strengthening the construction of grey literature， it will be beneficial to promote the sustainable development of institutional repository. Based on the investigation of the university institutional repository in China， this paper analyzes the types of resources， the rate of deposit and payment， the quality of deposit and payment， and the copyright issues. Based on the analysis of the current situation of institutional repository in colleges and universities， this paper puts forward relevant countermeasures from three aspects： the submission of grey literature， quality control and protection of rights and interests.

Keywords Institutional repository. Grey literature. Construction mechanism.

0 引言

灰色文獻一般是指未經(jīng)出版、沒有通過正式渠道向公眾公開的一類介于經(jīng)過正式公開的白色文獻和進行保密的黑色文獻之間的文獻?；疑墨I至今還沒有統(tǒng)一明確的定義，在1997年第三次國際灰色文獻會議上，與會者認為灰色文獻是指不為營利出版者所控制，而由各級政府部門、學(xué)術(shù)機構(gòu)、工商業(yè)界等所產(chǎn)出的各類電子和印刷形式的資料[1]?；疑墨I的種類繁多，包括非公開出版的政府文獻;不公開發(fā)行的會議文獻、科技報告、技術(shù)檔案;不對外發(fā)行的企業(yè)文件、企業(yè)產(chǎn)品資料、貿(mào)易文件和工作文件;未刊登稿件及內(nèi)部刊物、交換資料、贈閱資料等[2]。對于高校來說，灰色文獻一般包括電子預(yù)印本、實驗數(shù)據(jù)、工作記錄、教學(xué)視頻、教學(xué)課件、授課講義、電腦軟件等。

灰色文獻作為機構(gòu)知識庫內(nèi)容建設(shè)的重要組成部分，對其進行收集、存儲有利于完善機構(gòu)知識庫的功能，滿足機構(gòu)成員的知識需求。卞藝杰等人通過對高校機構(gòu)知識庫中灰色文獻的特點及存在的質(zhì)量問題進行分析，利用德爾菲法和層次分析法構(gòu)建了灰色文獻的質(zhì)量控制機制[3]。李明鑫等人對機構(gòu)知識庫不同階段所存儲灰色文獻的數(shù)量進行了分析，并設(shè)計了機構(gòu)知識庫的發(fā)展模型，通過對不同階段采取不同的質(zhì)量控制方法來提高機構(gòu)知識庫內(nèi)容的存儲質(zhì)量[4]。李昆明在高校機構(gòu)知識庫自存儲研究中認為機構(gòu)知識庫應(yīng)該為灰色文獻提供展示學(xué)術(shù)價值的平臺，促進灰色文獻的開放獲取[5]。郎慶華在機構(gòu)知識庫長期保存策略的分析中提出灰色文獻將發(fā)揮越來越重要的作用，機構(gòu)知識庫有必要對灰色文獻進行長期保存，以滿足用戶需求[6]。張強等立足于知識產(chǎn)權(quán)的法律法規(guī)對機構(gòu)知識庫中各類文獻著作權(quán)進行辨析，并建立了機構(gòu)知識庫著作權(quán)的解決方案[7]。目前，國內(nèi)大部分機構(gòu)知識庫的資源建設(shè)對灰色文獻重視程度不足，存在灰色文獻存儲量少、存儲質(zhì)量低等問題。學(xué)界對機構(gòu)知識庫灰色文獻的相關(guān)研究也較少，并未將其作為一個專題進行單獨研究。對此，本文旨在對國內(nèi)機構(gòu)知識庫灰色文獻存儲的現(xiàn)狀進行分析，并提出灰色文獻建設(shè)機制。

1 灰色文獻建設(shè)必要性

灰色文獻是科研人員在從事科研活動的過程中，通過長期的資料收集與積累，以及歷經(jīng)數(shù)次研究實驗創(chuàng)造出來的成果?；疑墨I展現(xiàn)了科研人員在教學(xué)科研過程中的教學(xué)記錄和科研動態(tài)[8]，凝結(jié)了科研人員的智慧和汗水，為人類進一步的創(chuàng)造和研究提供了豐富的經(jīng)驗，是機構(gòu)知識庫建設(shè)不可忽視的一部分[9]。隨著開放存取運動的發(fā)展，科研人員希望通過灰色文獻的交流共享獲得更有價值的信息，同時也希望將自己的成果分享給他人，以此提高自己在“學(xué)術(shù)圈”的知名度，機構(gòu)知識庫所倡導(dǎo)的開放存取理念恰好能滿足他們的需求。

滿足用戶對多種文獻的需求，提高機構(gòu)知識庫的利用率?；疑墨I涉及的文獻種類繁多、內(nèi)容豐富，所包含的信息也較為廣泛，相對于已出版的圖書、期刊來說，灰色文獻更具有及時性、新穎性的特點。將灰色文獻存儲于機構(gòu)知識庫中，為分布式協(xié)同研究提供了豐富的學(xué)術(shù)資源，改變了傳統(tǒng)的科學(xué)研究方法，使得科學(xué)研究可以不用再從“源頭”開始。比如：對于一些成熟的結(jié)論，可以直接采用;對于一些失敗的結(jié)果可以告誡人們不再重蹈覆轍，避免人力和物力的浪費;對于一些實驗數(shù)據(jù)，科研工作者通過對已有數(shù)據(jù)的重新分析、組織和利用，就可以發(fā)現(xiàn)新的問題，產(chǎn)生新的科研成果。在當今開放存儲環(huán)境下，灰色文獻的作用將越來越明顯，將灰色文獻存儲于機構(gòu)知識庫中可滿足用戶對多種文獻資源的需求，同時提高機構(gòu)知識庫的利用率[9]。

滿足對教學(xué)科研成果的存儲及共享的需求。高校在教學(xué)和科研的過程中往往會產(chǎn)生格式多樣、數(shù)量龐大的灰色文獻，如一些教學(xué)課件、教學(xué)參考資料、實驗數(shù)據(jù)等[10]，這些資源都各自存儲于封閉孤立的空間，限制了更大作用的發(fā)揮，上傳網(wǎng)站又存在不安全性和不能永久性存儲的問題。如果不采取一定的保護措施，這些學(xué)術(shù)資源將面臨著載體版本升級或軟硬件過時及遺忘等問題，這就難以為科研交流做出貢獻。學(xué)術(shù)資源也存在著一定的生命周期，如果超出生命周期將會逐漸喪失它們的學(xué)術(shù)價值。對于灰色文獻的監(jiān)護和管理服務(wù)越來越受到人們的重視，麻省理工大學(xué)圖書館提供“Data Management and publishing”的數(shù)據(jù)管護服務(wù)，康奈爾大學(xué)機構(gòu)知識庫提供科研數(shù)據(jù)管理服務(wù)，清華大學(xué)、北京大學(xué)等高校通過建立特色資源庫的方式加強對灰色文獻的收集與利用。但上述存儲方式在資源的開放存取方面存在著一定的缺陷，而機構(gòu)知識庫可以為灰色資源的存儲和交流提供一個統(tǒng)一的管理平臺。

2 國內(nèi)機構(gòu)知識庫灰色文獻建設(shè)問題分析

2.1 資源類型單一，存儲量有限

機構(gòu)知識庫是實現(xiàn)多種類型科研資源有效管理的重要場所，國內(nèi)外機構(gòu)知識庫已經(jīng)實現(xiàn)對科研資源的廣泛存儲，據(jù)Open DOAR統(tǒng)計，截至2020年3月14日，國外機構(gòu)知識庫收錄的資源類型有12種，其中包括一些多媒體數(shù)據(jù)、工作記錄、地理信息、研究報告、數(shù)據(jù)、專利、軟件等尚未出版的灰色文獻[11]。筆者對Open DOAR收錄的47個中國機構(gòu)知識庫的資源類型進行統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，目前多數(shù)機構(gòu)知識庫實現(xiàn)了對期刊論文的存儲，僅West DC未將期刊論文納入資源收錄范圍，期刊論文的收錄率約為98%。而對灰色文獻進行存儲的機構(gòu)知識庫較少，其中存儲類型最多的灰色文獻為未發(fā)表的工作報告或文件，而對數(shù)據(jù)集存儲的機構(gòu)知識庫僅有4個，對學(xué)習(xí)對象進行存儲的僅有2個，對軟件存儲的僅有1個，對其他類型特殊作品進行存儲的有9個，通過對這9個站點進行訪問發(fā)現(xiàn)，其他類型特殊作品主要有演示報告、影像記錄、實驗材料等。從統(tǒng)計數(shù)據(jù)看，目前我國機構(gòu)知識庫的資源類型主要以期刊論文、學(xué)位論文、會議論文、圖書章節(jié)為主，數(shù)據(jù)集、學(xué)習(xí)對象、軟件等灰色文獻的數(shù)量較少。由此看來，國內(nèi)許多高校尚未認識到灰色文獻的價值，機構(gòu)知識庫中存儲的資源絕大部分已公開發(fā)表，對于那些未經(jīng)過公開發(fā)表的灰色文獻存儲量極為有限。

2.2 存繳率低，資源更新緩慢

灰色文獻作為機構(gòu)知識庫的重要組成部分，相對于已經(jīng)正式出版或被商業(yè)數(shù)據(jù)庫收錄的資源，更具有收藏價值。通過對在Open DOAR收錄的我國大陸6所高校機構(gòu)知識庫調(diào)查發(fā)現(xiàn)，灰色文獻的存儲數(shù)量少，占總資源的比例較低。其中，北京大學(xué)機構(gòu)知識庫存儲的灰色文獻最多，共有18 975條，清華大學(xué)機構(gòu)知識庫共有11 245條，西安交通大學(xué)機構(gòu)知識庫僅有239條。據(jù)調(diào)查，這6所高校機構(gòu)知識庫中灰色文獻占總文獻數(shù)量的比例均不超過10%，其中，廣西民族大學(xué)機構(gòu)知識庫中灰色文獻占總文獻數(shù)量的比例最高（7.57 %），而西安交通大學(xué)機構(gòu)知識庫灰色文獻占總文獻數(shù)量的比例較低（0.11%）。究其原因，可能是：科研用戶對開放存取理念認知度低，對機構(gòu)知識庫缺乏了解，尚未認識到機構(gòu)知識庫的價值;沒有有效的激勵政策，尤其當前高校僅對已經(jīng)正式發(fā)表的論文作為科研成果評價的依據(jù);并未將存儲在機構(gòu)知識庫中的灰色文獻列入科研評價的范疇。

2.3 學(xué)術(shù)質(zhì)量難以有效保障

傳統(tǒng)的學(xué)術(shù)交流模式有一系列的質(zhì)量控制機制和評價指標來確保資源的質(zhì)量，如通過專家評審制度和同行評議制度，相較于傳統(tǒng)的信息交流模式，開放存取還未形成系統(tǒng)的質(zhì)量控制機制[12]。相對于期刊論文通過了專家評審的質(zhì)量把關(guān)，學(xué)位論文經(jīng)過了導(dǎo)師的精心指導(dǎo)和評委的審核而言，灰色文獻未經(jīng)過公開發(fā)表，也未得到專家學(xué)者的評審，且灰色文獻種類繁多，沒有統(tǒng)一的系統(tǒng)檢驗標準，大多數(shù)只經(jīng)過機構(gòu)知識庫系統(tǒng)的簡單審核便被收錄存儲，因此資源質(zhì)量得不到有效保障，學(xué)術(shù)質(zhì)量參差不齊。對于資源的利用者來說，檢索不到自己想要的結(jié)果，容易對機構(gòu)知識庫喪失信心;對于資源的提交者來說，不愿將自己的學(xué)術(shù)成果提交到“魚龍混雜”的機構(gòu)知識庫中。長此以往導(dǎo)致的惡性循環(huán)，使機構(gòu)知識庫資源的數(shù)量和質(zhì)量都得不到有效保障。

2.4 元數(shù)據(jù)質(zhì)量把控困難

高質(zhì)量的元數(shù)據(jù)是保證資源能夠被有效檢索的重要條件，是機構(gòu)知識庫進行服務(wù)的重要支撐[1]?；疑墨I種類繁多，載體格式也有所不同，常見的載體有文本、動畫、圖形、圖像視頻等;灰色文獻大都散落在個人用戶手中，通常通過自主提交的方式進行資源的存儲?；疑墨I的多樣性及提交方式的自主性使得其對元數(shù)據(jù)進行有效的控制較為困難，學(xué)者在進行資源提交過程中輸入元數(shù)據(jù)時各種錯誤和失誤時有發(fā)生，導(dǎo)致元數(shù)據(jù)質(zhì)量難以控制，如資源內(nèi)容和屬性不符、元數(shù)據(jù)空缺、數(shù)據(jù)拼寫錯誤、數(shù)據(jù)格式混亂、元數(shù)據(jù)冗余、數(shù)據(jù)唯一性沖突等。

2.5 版權(quán)界定不清晰，用戶對成果提交存在擔憂

版權(quán)問題是機構(gòu)知識庫建設(shè)過程中不可回避的問題，也是制約機構(gòu)知識庫發(fā)展的重要瓶頸。用戶在提交自己作品時常常擔心自己的作品版權(quán)會受到侵犯，成果遭到剽竊，因此許多用戶不放心將自己的科研成果提交到機構(gòu)知識庫中。根據(jù)調(diào)查顯示，89.8%的科教人員都習(xí)慣于將自己的科研成果存儲于個人電腦或移動硬盤中[13]，即使他們愿意將成果進行自存儲，也是選擇已經(jīng)發(fā)表的文章和著作，而不是未進行公開出版的灰色文獻。除了學(xué)術(shù)環(huán)境腐敗，擔心成果被抄襲和剽竊外，部分研究者害怕別人超越自己而不愿進行成果分享，這種狹隘的學(xué)術(shù)思想也是造成作者為保護版權(quán)而不愿將未發(fā)表成果進行自存儲的重要原因[14]。

3 高校機構(gòu)知識庫灰色文獻存繳問題的對策

3.1 加大宣傳力度，提供統(tǒng)一培訓(xùn)

影響灰色文獻存繳率的原因主要有兩個：一是用戶沒有清晰認識灰色文獻的價值，二是對機構(gòu)知識庫不了解，對開放存儲不理解。提高用戶對灰色文獻的自存檔意識，宣傳推廣是關(guān)鍵。機構(gòu)知識庫的相關(guān)建設(shè)部門及圖書館應(yīng)該承擔起宣傳推廣的責(zé)任。一方面是讓用戶認識到灰色文獻的價值，了解對灰色文獻進行開放存取的必要性;另一方面是讓用戶對機構(gòu)知識庫有清晰的了解，使用戶認識到機構(gòu)知識庫與商業(yè)數(shù)據(jù)庫存在的區(qū)別及機構(gòu)知識庫所特有的功能，認真傾聽科研人員對自存儲所存在的疑慮，并及時予以解答。還要通過培訓(xùn)使用戶學(xué)會如何在學(xué)習(xí)和工作工程中便捷使用機構(gòu)知識庫，通過召開專題講座，印發(fā)使用手冊等方式使用戶了解機構(gòu)知識庫的功能，明確資源提交流程。

3.2 完善存繳政策，建立激勵機制

合理完善的存繳政策是解決機構(gòu)知識庫資源不足的有效保障，針對當前存儲內(nèi)容以公開發(fā)表的科研成果為主、資源類型單一的現(xiàn)狀， 高校機構(gòu)知識庫在建設(shè)過程中應(yīng)提高機構(gòu)知識庫存儲資源的深度和廣度，將科技報告、科研數(shù)據(jù)、教學(xué)課件、實驗報告等灰色文獻納入機構(gòu)知識庫的收錄范圍。要基于國際社會發(fā)展的現(xiàn)實需求與演進趨勢， 加強對本校優(yōu)秀教學(xué)成果、重點實驗室建設(shè)資料、重大科研項目等能促進學(xué)科發(fā)展、體現(xiàn)學(xué)校優(yōu)勢的成果的優(yōu)先存儲工作。另外，由于灰色文獻無法像已發(fā)表的論文、著作那樣可以強制存儲，只能通過激勵政策來鼓勵用戶自愿提交。因此，機構(gòu)知識庫應(yīng)建立激勵性的存繳政策，通過相應(yīng)的推廣手段，增加學(xué)者成果的能見度，提高學(xué)者知名度，此外，可與有關(guān)部門協(xié)商，依據(jù)一定評價標準將資源提交者的履職情況及資源使用情況納入科研評價考核體系，以此提高學(xué)校師生和教職工提交資源的積極性。

3.3 簡化提交程序，方便用戶存儲

成本因素包括在自存儲過程中額外付出的時間精力，這是影響學(xué)者存儲積極性的主要原因之一[15]。即使有一部分人愿意提交研究成果，也會受到提交界面繁瑣、提交程序復(fù)雜等問題影響，因而逐漸放棄成果的自存儲。為了提高機構(gòu)成員灰色文獻的存繳率，應(yīng)遵循便捷性的原則，簡化提交程序，減少用戶的存儲成本，提高存儲效率。機構(gòu)知識庫的設(shè)計者應(yīng)站在用戶的立場考慮問題，采取多種存儲模式，通過加強與各個系統(tǒng)平臺之間對接，實現(xiàn)教學(xué)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)與機構(gòu)知識庫系統(tǒng)之間的有效整合，避免科研工作者重復(fù)操作或反復(fù)存儲同一資源的煩擾。實行免注冊機制，實現(xiàn)與校園卡對接，通過學(xué)號或教工號直接登陸機構(gòu)知識庫進行資源提交，省去注冊和身份認證的繁瑣程序。此外，機構(gòu)知識庫還應(yīng)通過APIs可以實現(xiàn)跨平臺的功能調(diào)用，實現(xiàn)不同平臺之間的數(shù)據(jù)整合，使用戶在一個界面中可以完成多個系統(tǒng)的資源存儲和獲取。

4 高校機構(gòu)知識庫灰色文獻質(zhì)量控制研究

4.1 學(xué)術(shù)質(zhì)量控制機制

灰色文獻屬于非正式文獻，具有種類繁多、質(zhì)量參差不齊的特點，導(dǎo)致很難進行有效的質(zhì)量控制，如果對灰色文獻實施傳統(tǒng)意義上的同行評議策略，將會使得大部分資源被拒之于機構(gòu)知識庫之外，即使通過同行評議的資源，也可能因為復(fù)雜的評審機制而錯失最好的應(yīng)用時機，因此現(xiàn)階段大多數(shù)機構(gòu)知識庫對于灰色文獻的學(xué)術(shù)質(zhì)量一般沒有特殊要求。為了不使錯誤、冗余的信息在機構(gòu)知識庫中無限蔓延，影響機構(gòu)知識庫的使用效果，必須建立灰色文獻的控制機制。一是對資源提交人群進行限定。對資源提交者的身份、職位、學(xué)術(shù)背景等進行認證，設(shè)定不同的人群可以將資源提交到不同的模塊，例如在教學(xué)課件模塊設(shè)定只有在職老師可以上傳，項目研究報告只有承擔科研項目的項目負責(zé)人可以上傳。二是對資源質(zhì)量進行控制。機構(gòu)知識庫的管理者由于受自身學(xué)術(shù)知識的限制，無法對所有的資源的學(xué)術(shù)質(zhì)量進行審核把關(guān)，可以通過委派或任命的方式使所屬學(xué)科的學(xué)科帶頭人或?qū)＜以诨疑墨I入庫時進行學(xué)術(shù)質(zhì)量審核?？紤]到灰色文獻具有多樣性，對于不同類型的文獻應(yīng)建立不同的質(zhì)量考核標準。例如：對于預(yù)印本的學(xué)術(shù)質(zhì)量審核標準不能與傳統(tǒng)的同行評審相一致，要適當?shù)姆艑挊藴?，但要保證學(xué)術(shù)內(nèi)容應(yīng)具有價值性、創(chuàng)新性、科學(xué)性和完整性，創(chuàng)作格式需具有規(guī)范性;對于教學(xué)課件需符合科學(xué)性、系統(tǒng)性、完整性的特點，對于教學(xué)案例應(yīng)具有典型性、真實性、啟發(fā)性，對于教學(xué)視頻應(yīng)具有清晰性、完整性特點;對于項目研究報告的評審應(yīng)要求附帶項目有關(guān)同行評審專家給出的評審意見及評審等級;對于科研數(shù)據(jù)的審核應(yīng)要求對數(shù)據(jù)管理計劃質(zhì)量及數(shù)據(jù)自身質(zhì)量進行評審。

4.2 元數(shù)據(jù)質(zhì)量控制機制

元數(shù)據(jù)對提交內(nèi)容的特征和基本屬性進行揭示，可以提供有效的檢索和處理功能，為高質(zhì)量的信息服務(wù)做準備[16]。由于灰色文獻種類繁多，如果缺乏對其屬性、內(nèi)容和特征的描述，用戶很難識別文獻資源的專有價值，因此很難檢索出想要的資源。美國標準信息組織提出元數(shù)據(jù)應(yīng)符合標準、支持互操作、使用權(quán)限控制和內(nèi)容標準來描述對象、包含使用條款、支持長期保存、擁有良好質(zhì)量等6條原則[17]，Brucead Hillman提出元數(shù)據(jù)質(zhì)量控制7項原則[18]，除上述原則外，灰色文獻元數(shù)據(jù)質(zhì)量控制還應(yīng)遵循便捷準確性、智能性、可擴展性和用戶需求性的原則。

（1）便捷準確性原則。在資源的提交過程中，元數(shù)據(jù)的錄入會耗散大量的時間，機構(gòu)成員不愿意將時間浪費在資源提交過程中，因此元數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制必須對便捷性和準確性進行考量[19]。通過內(nèi)容自動選擇和手動輸入相結(jié)合的方式有效縮短資源的提交時間，減少數(shù)據(jù)輸入錯誤，提高元數(shù)據(jù)的準確性。對于具有固定范圍字段的元數(shù)據(jù)如灰色文獻的所屬單位、成果類型、語種等可以事先在表單中輸入，用戶根據(jù)提交成果的屬性，通過下拉菜單進行選擇;對于沒有標題、作者、關(guān)鍵詞等固定格式的字段可通過用戶手動輸入進行完善。

（2）智能性原則。提高系統(tǒng)的智能性可以有效提高元數(shù)據(jù)的輸入質(zhì)量。對元數(shù)據(jù)進行邏輯分析，對于多值字段，如作者、成果所屬單位等，可以通過添加多個輸入框進行填寫，防止分隔符混亂的現(xiàn)象;完善相關(guān)數(shù)據(jù)字典，如學(xué)者字典、機構(gòu)字典，通過作者的唯一性標識符就能定位作者所屬機構(gòu)并進行相關(guān)數(shù)據(jù)的自動填充;為了減少用戶的理解錯誤，可以在輸入框的附近添加相關(guān)的文字解釋，幫助用戶更好地使用系統(tǒng);最后通過對填寫值進行邏輯校驗，對于出現(xiàn)數(shù)據(jù)漏填或者邏輯性錯誤的現(xiàn)象拒絕進行提交。

（3）可擴展性原則。由于灰色文獻資源類型多樣，不同類型灰色文獻資源的來源和應(yīng)用范圍也有所不同，為了使資源能夠得到更好利用，在對元數(shù)據(jù)標準方案進行設(shè)計時，應(yīng)考慮到灰色文獻的特殊性，對元數(shù)據(jù)的擴展留有適當?shù)挠嗟?，允許用戶根據(jù)上傳內(nèi)容添加相關(guān)的修飾詞和其他資源屬性值，但同時也要注意擴展元素應(yīng)符合DC元數(shù)據(jù)標準，以免影響灰色文獻在機構(gòu)知識庫中的互操作性。由于不同的灰色文獻可能存在不同的特定屬性，比如科技報告中的“密級”“使用范圍”等元素，音頻中的“源載體”元素等[20]，由于特殊元素僅適用于特殊文獻，因此要根據(jù)需求進行適當擴展。

（4）用戶需求原則。對灰色文獻元數(shù)據(jù)進行質(zhì)量控制的最終目的是提高用戶的訪問質(zhì)量，滿足用戶的需求。在對元數(shù)據(jù)進行設(shè)計時應(yīng)從用戶檢索習(xí)慣和檢索需求角度出發(fā)，對元數(shù)據(jù)的描述語言、語法結(jié)構(gòu)、字段取舍進行設(shè)計，實現(xiàn)用戶與系統(tǒng)的深層次交流，滿足用戶對資源多層次、多維度的檢索。

5 高校機構(gòu)知識庫版權(quán)問題控制研究

灰色文獻具有信息含量高、情報價值大的特點，但由于灰色文獻未經(jīng)過公開發(fā)表，因此流通范圍較小，利用率不高，發(fā)生抄襲和剽竊行為很難被發(fā)現(xiàn)，被侵權(quán)的可能性就會更大，灰色文獻的版權(quán)保護已經(jīng)成為機構(gòu)知識庫建設(shè)不可回避的問題。但灰色文獻版權(quán)保護具有特殊性，如：主體的多樣性與版權(quán)歸屬的復(fù)雜性;交流的本位性和侵權(quán)不易發(fā)現(xiàn)性;受控邊緣性和版權(quán)狀態(tài)的難鑒別性;公示薄弱性和取得授權(quán)阻礙性等[21]，所以如何確?；疑墨I的可用性，實現(xiàn)機構(gòu)知識庫、作者及用戶之間權(quán)益與利益的平衡，這是灰色文獻版權(quán)控制的一大難題。

5.1 簽署授權(quán)協(xié)議書，賦予機構(gòu)相關(guān)權(quán)利

在用戶進行資源提交時要求簽署授權(quán)協(xié)議書，在授權(quán)協(xié)議書中說明用戶應(yīng)授予機構(gòu)知識庫對作品具有格式轉(zhuǎn)換、保存、合理利用、全球開放獲取的權(quán)利。同時在授權(quán)協(xié)議書中進一步聲明提交內(nèi)容不侵犯他人的知識產(chǎn)權(quán)，要求所提交內(nèi)容不包含國家機密或商業(yè)技術(shù)機密，不得侵犯他人的隱私權(quán)。同時，為保證資源所有者的合法權(quán)益，機構(gòu)知識庫應(yīng)給予提交者權(quán)限設(shè)置和更改權(quán)利，如對科研數(shù)據(jù)開放時滯期的規(guī)定、對于教學(xué)資源傳播范圍的限定等。還可以在不違反所在機構(gòu)規(guī)定或資助機構(gòu)相關(guān)規(guī)章制度的前提下，隨時提出刪除數(shù)據(jù)的申請。

5.2 制定知識共享許可協(xié)議，讓渡部分權(quán)利給用戶

知識共享許可協(xié)議（CCL）是網(wǎng)絡(luò)數(shù)字作品的許可使用的授權(quán)機制，通過讓渡部分權(quán)利給用戶實現(xiàn)作者、用戶、機構(gòu)之間的平衡。知識共享協(xié)議的授權(quán)條款主要有署名、非商業(yè)性使用、禁止演繹、相同方式共享四項，在作品進行授權(quán)使用時可以根據(jù)需求對上述四項協(xié)議任意搭配，但許可協(xié)議不能同時包含“禁止演繹”和“相同方式共享”兩項。機構(gòu)知識庫應(yīng)根據(jù)本機構(gòu)的資源存繳政策和版權(quán)法的規(guī)定制定本機構(gòu)的版權(quán)協(xié)議，有效平衡作者、機構(gòu)、用戶的利益，減少版權(quán)糾紛和侵權(quán)行為的發(fā)生?；疑墨I的著作權(quán)一般歸作者所有，作者在進行資源提交時可以按照知識共享許可協(xié)議選擇合適的知識共享許可方案讓渡部分權(quán)利給用戶，使得用戶可以享有免費，永久使用作品的權(quán)利，同時也保證了作者的署名權(quán)和作品完整權(quán)。

5.3 進行版權(quán)聲明，提醒終端用戶

由于開放存取運動沒有地域性限制，對灰色文獻的使用者并非都是本校人員，對于該校開放存取的版權(quán)政策可能并不了解。為了使資源能夠得到有效的保護，機構(gòu)知識庫可在其主頁上發(fā)布相關(guān)的版權(quán)政策，讓用戶對資源的版權(quán)政策有清晰的了解，從而避免侵權(quán)行為的發(fā)生;同時，在機構(gòu)知識庫的主頁明確提出機構(gòu)知識庫所提供或鏈接的全文數(shù)據(jù)版權(quán)屬于作者或資源所有者，用戶在使用本庫資源時請遵循OA和本庫約定的相關(guān)法律和規(guī)定。

6 結(jié)語

隨著開放存取運動的發(fā)展，機構(gòu)知識庫收錄的資源大幅度增加，但絕大部分是已經(jīng)發(fā)表的白色文獻，灰色文獻的收錄情況不佳。機構(gòu)知識庫如果僅收錄已經(jīng)公開發(fā)表的文獻，那么只是在重復(fù)出版和商業(yè)數(shù)據(jù)庫所做的工作，無法彰顯自身價值?；疑墨I具有白色文獻所不具有的一些特殊價值，對于機構(gòu)知識庫的建設(shè)具有重要的作用。機構(gòu)知識庫應(yīng)構(gòu)建灰色文獻的建設(shè)機制，擴大灰色文獻的存儲數(shù)量，加強灰色文獻的存儲質(zhì)量，深度展示高校的學(xué)術(shù)和科研成果，為高校教學(xué)科研注入新的活力。

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