信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

陳麗群

(青海交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院,青?！∥鲗帯?10003)

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信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

陳麗群

(青海交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院,青海西寧810003)

[摘要]計算機技術(shù)在當(dāng)代社會得到廣泛應(yīng)用,企業(yè)的辦公方式在計算機技術(shù)的影響下獲得了有效的發(fā)展,如辦公自動化的出現(xiàn),大大簡化了企業(yè)的辦公流程,方便了實際操作。同時,信息處理技術(shù)也在辦公環(huán)境中得到多方面的高效應(yīng)用。信息處理技術(shù)的出現(xiàn)大大推動了辦公自動化的多方面發(fā)展,對整個企業(yè)的辦公體系發(fā)揮了積極的促進(jìn)作用,提高了辦公效率。隨著社會信息處理技術(shù)的發(fā)展,辦公自動化正在不斷地朝著智能化、科學(xué)化的方向前進(jìn)。文章著重對信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用進(jìn)行了探討。

[關(guān)鍵詞]信息處理技術(shù)；辦公自動化；應(yīng)用

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.28.078

近年來,信息處理技術(shù)不斷地得到了新的發(fā)展,而其在辦公自動化的應(yīng)用當(dāng)中也得到了很大的完善,整個辦公系統(tǒng)越來越清晰、簡便。伴隨信息技術(shù)的發(fā)展,企業(yè)的辦公體系也在不斷進(jìn)步,而企業(yè)所面對的客戶群體也不再僅僅是某個地區(qū),一些跨國企業(yè)已經(jīng)將客戶源發(fā)展到外地,而大型企業(yè)所面對的客戶更是遍及全球。面對這樣的企業(yè)工作機制,企業(yè)的運行和辦公系統(tǒng)必須稅為加以適應(yīng),建立合適、高效的辦公自動化管理系統(tǒng)。因此,新時代下的辦公自動化系統(tǒng)必須依靠信息處理技術(shù)的全面應(yīng)用,才能促進(jìn)企業(yè)的辦公效率。

1辦公自動化的具體含義

就字面上的理解而言,辦公自動化就是減少或完全排除人工操作,僅通過計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來對辦公中的具體事務(wù)予以解決。但是現(xiàn)在的科技水平還十分有限,要想實現(xiàn)完全脫離人員的控制是不現(xiàn)實的。因此,現(xiàn)如今的辦公自動化被學(xué)術(shù)界定義為：在現(xiàn)代的辦公系統(tǒng)當(dāng)中引用各類先進(jìn)的計算機操作及信息處理技術(shù),將辦公系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)主要交由計算機及其他先進(jìn)設(shè)備進(jìn)行高效便捷的處理；同時,在這一操作過程中,還是以人為主導(dǎo),把人員的工作模式以及對各類問題的處理模式輸入到計算機系統(tǒng)當(dāng)中,使其實現(xiàn)業(yè)務(wù)上的辦公自動化。由辦公自動化的具體含義可以了解到,辦公自動化的主體是人員本身,而計算機是主要的操作工具,也就是說，辦公自動化就是把人的思維轉(zhuǎn)存入信息處理系統(tǒng)當(dāng)中,通過新型的信息處理技術(shù)來實現(xiàn)計算機對辦公業(yè)務(wù)的快捷處理。相比傳統(tǒng)的辦公方式,辦公自動化更具有效率與科學(xué)性,同時由于需要大量的新興科技及相關(guān)設(shè)備,辦公自動化實現(xiàn)了企業(yè)的管理體系和機制的優(yōu)化調(diào)整。辦公自動化處理的對象主要是各類辦公文件,包括文件的整體設(shè)計、編程以及存檔等,這些過程在計算機信息處理技術(shù)的高效使用下就可以得到大大的簡化。同時,新的辦公設(shè)備也處于不斷的發(fā)展和更新當(dāng)中,如打印機、復(fù)印機等,將這些設(shè)備與辦公信息技術(shù)相結(jié)合,就能夠使整體的辦公發(fā)揮便捷高效的功能,使具體的辦公流程變得效率十足,最大限度地節(jié)省物力人力資源。

2計算機信息技術(shù)在辦公自動化應(yīng)用下的功能

2.1辦公的場所及限制會得到有效的改善

近年來,幾乎所有的公司都有自己專屬的辦公場所,但是,由于文件的處理量較大及客戶量的增多,辦公文件處理有時候需要很多程序和人員的集體操作,導(dǎo)致傳統(tǒng)的辦公環(huán)境面臨各種各樣的壓力。而在計算機信息技術(shù)的沖擊下,新的辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)完全擺脫了環(huán)境以及人員的限制,它可以在任何地方進(jìn)行辦公處理,而且能實現(xiàn)全天化工作。同時,由于辦公的場所和平臺都是建立在網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上,也就導(dǎo)致了客戶區(qū)域的擴(kuò)展,通過計算機網(wǎng)絡(luò),企業(yè)可以隨時與外地客戶進(jìn)行溝通交流,便于隨時對方案及文件上的問題進(jìn)行修改。辦公自動化在辦公環(huán)境上的改變還包括人員的配合方面,在信息處理技術(shù)的運用下,由于各部分程序的銜接都可以由計算機信息技術(shù)來完成,也就使得辦公人員大大減輕了負(fù)擔(dān),不用再進(jìn)行傳統(tǒng)的人工作業(yè),實現(xiàn)高效化的辦公處理。在辦公自動化的運用下,辦公人員之間的信息傳遞與交流也變得簡單便捷,在文件通知及處理方面可以隨時進(jìn)行溝通傳送,從而使得整體的辦公室形成一個科學(xué)化、信息化的辦公處理系統(tǒng)。

2.2提高辦公系統(tǒng)的整體工作效率

信息處理技術(shù)在辦公自動化當(dāng)中的運用,首先可以對文件的處理效率實現(xiàn)很大的改善,簡化辦公體系的具體操作,使辦公系統(tǒng)變得快速便捷。其次,它可以會知識信息進(jìn)行準(zhǔn)確的人工思維處理,即對輸入的文件進(jìn)行隨時化的處理,由于計算機的反應(yīng)速度是高效的,也就形成了快速的辦公效率。最后,時代的發(fā)展帶動著各類新科技和信息的變化,而企業(yè)的發(fā)展又離不開外界信息的吸取和推動,在信息處理技術(shù)的辦公應(yīng)用當(dāng)中,企業(yè)可以隨時掌握外界最新的資訊信息,及時了解相關(guān)行業(yè)的變化和發(fā)展趨勢。在這樣的功能下,實現(xiàn)了辦公的最優(yōu)策略,可以幫助企業(yè)及時做出合理準(zhǔn)確的決策。同時,可以將企業(yè)內(nèi)部員工所關(guān)注的信息發(fā)表到辦公系統(tǒng)當(dāng)中,便于人員的快速查詢和瀏覽。因此,在信息處理技術(shù)的推動下,不僅優(yōu)化了企業(yè)的管理系統(tǒng),而且提高了企業(yè)整體的工作效率。

2.3能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行有效的長期存儲以及節(jié)約成本

傳統(tǒng)的辦公作業(yè)常常需要把各種信息資料打印成冊,然后再分批進(jìn)行整合管理。在這樣的工作狀況下,難免會出現(xiàn)文件長久缺失或因員工失誤造成文件丟失的狀況。通過信息處理技術(shù)的合理運用,就能輕松地實現(xiàn)對信息資料的長期有效的存儲。信息化下的辦公系統(tǒng)最大的特色就是自動對文檔進(jìn)行歸類整理,而且隨時可以進(jìn)行查閱,不僅簡化了辦公系統(tǒng)的操作流程,也使整個企業(yè)的辦公氛圍變得自然有序。另外,在傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)中,工作人員經(jīng)常需要進(jìn)行各項辦公事務(wù)上的交流,也要對文件進(jìn)行打印和復(fù)印等,產(chǎn)生了很大的辦公成本。而信息化的辦公自動化系統(tǒng)可以簡捷地實現(xiàn)員工的交流以及處理打印當(dāng)中的問題,有效節(jié)約這些不必要的成本。

3計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的發(fā)展

如今的辦公系統(tǒng)已經(jīng)得到了很大的發(fā)展,其功能也在不斷擴(kuò)展當(dāng)中,由最初的信息查找變成了現(xiàn)代生活當(dāng)中的全方位自動化信息處理?，F(xiàn)在的辦公系統(tǒng)已經(jīng)越來越離不開計算機信息處理技術(shù)的推動,而主要的辦公自動化信息處理應(yīng)用發(fā)展方向主要有如下兩種。

3.1智能化的辦公系統(tǒng)

由于計算機信息技術(shù)的高速發(fā)展,逐步推動和實現(xiàn)了辦公系統(tǒng)的全自動化?，F(xiàn)在的辦公系統(tǒng),需要人的地方越來越少,而計算機技術(shù)則成為辦公系統(tǒng)當(dāng)中的關(guān)鍵?，F(xiàn)代的辦公系統(tǒng)已經(jīng)逐步實現(xiàn)了智能化,不再依賴人工作業(yè),僅僅通過計算機的運作就可以實現(xiàn)對信息文件的高效準(zhǔn)確處理。而且信息化的時代下,所需要處理的文件信息及數(shù)據(jù)也變得更加復(fù)雜,僅依賴人工的操作已不盡如人意,因此,智能化的辦公系統(tǒng)必然會得到推廣和普及。

3.2實現(xiàn)全方位視頻交流

視頻技術(shù)是信息技術(shù)發(fā)展的一個重要標(biāo)志,將它運用到辦公系統(tǒng)當(dāng)中,可以實現(xiàn)辦公的合理性。而通過視頻進(jìn)行跨區(qū)域的會議交流也成為可能。公司的內(nèi)部人員可以通過視頻,對客戶的需求及具體信息進(jìn)行明確的交流和記錄,同時可以隨時參考相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息。參與者們可以隨時提出自己的建議,這大大節(jié)約了企業(yè)的成本,實現(xiàn)辦公系統(tǒng)內(nèi)部交流的高效運轉(zhuǎn)。

4結(jié)論

信息處理技術(shù)的不斷發(fā)展必然會對辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生極大的推動作用,同時有助于建立穩(wěn)定的企業(yè)內(nèi)部溝通交流系統(tǒng),實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)對文件的高效化、科學(xué)化處理,改善企業(yè)整體的辦公管理體系,使企業(yè)得到新的發(fā)展。

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