新形勢下基層人事檔案信息化管理工作研究

王永輝

摘要：基層人事檔案管理的工作是人事管理中非常重要的一項工作，檔案信息已經(jīng)變成了社會信息當(dāng)中很重要的一部分?；鶎尤耸聶n案是基層工作人員投身基層工作的真實記錄，對工作查考、職位晉升等具有十分重要的價值。本文主要對基層人事檔案管理存在的薄弱環(huán)節(jié)進行了分析，并提出了新形勢下基層人事檔案信息化管理的對策。

關(guān)鍵詞：基層人事;信息化;檔案管理工作

檔案作為信息資源，是歷史發(fā)展和社會實踐活動的真實記錄，也是各項管理和業(yè)務(wù)活動中取之不盡的信息源，是立足新時代、適應(yīng)新形勢、取得新發(fā)展的重要參考和依據(jù)?；鶎尤耸聶n案是對基層工作人員進行管理的重要載體，它關(guān)系到廣大基層人事人員信息保存安全問題，因此在基層人事建設(shè)事業(yè)中發(fā)揮著非常重要的作用?；鶎尤耸聶n案主要是指基層工作人員日常工作以及投身基層黨建工作的真實記錄，其形式可以是各種文字、圖表、音頻、視頻、電子等不同形式的歷史記錄。在復(fù)雜的基層工作中，基層工作人員發(fā)揮了一定的先鋒模范作用。而基層人事檔案就是這些先鋒模范事跡的載體。因此，如何做好基層人事檔案信息化管理工作成為一個全新課題。

一、檔案信息化管理的特點

傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作主要借助于人類的管理行為，對相關(guān)材料進行直至存檔，比較依賴人工工作模式，檔案管理工作效率較低。檔案信息化管理的顯著特點是借助于計算機、硬盤、U 盤等存儲介質(zhì)及網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案資料的電子化和數(shù)字化，由于電子化、數(shù)字化具有易存儲、易提取等優(yōu)點，可以使檔案管理更加透明化，檔案資料的安全性較高。檔案信息化管理可以使部分檔案資料可以被復(fù)制和分享，操作較為方便，可以為很多業(yè)務(wù)的辦理提供便利，更加突出檔案資料的價值，提高檔案文件的利用率。

二、基層人事檔案信息化管理的重要性

（一）提高基層人事檔案資料的利用價值

基層人事檔案管理中有很多的資料和憑證，這些資料都是各項工作的重要依據(jù)，也是企業(yè)或事業(yè)單位做出決策的重要根據(jù)，提高檔案資料的利用效率才是關(guān)鍵的內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)有助于實現(xiàn)檔案資料的高效管理，檔案資料的編目、檢索、查找和閱覽工作都需要依賴先進的信息化技術(shù)。先進的信息化技術(shù)應(yīng)用在疫情期間檔案管理中，采用先進設(shè)備將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?，對基層人事檔案的信息化處理可以將電子文件保存在網(wǎng)絡(luò)、計算機、U盤等介質(zhì)中，提高存儲的安全性，降低檔案管理成本，提高檔案的利用率。

（二）提高基層人事檔案的宣傳教育作用

基層工作人員是聯(lián)系群眾的紐帶和橋梁，基層工作人員和群眾朝夕相處、緊密相連，共同生活，共同學(xué)習(xí)，每一位工作人員的一舉一動、一言一行直接影響到基層單位在廣大群眾心中的形象和地位，比如一些默默無聞的社區(qū)、村莊、小區(qū)工作人員、志愿者等，這些社會基層小人物的先進事跡，對凝聚民族力量、提升民族自豪感具有較大的宣傳教育作用。完整、安全地收集整理基層人事檔案，可以記錄基層工作人員參與基層工作全過程，為帶動廣大群眾廣泛參與并支持基層工作起了很重要的宣傳作用，有利于維護政府的公信力。

三、基層人事檔案管理存在的薄弱環(huán)節(jié)

（一）檔案管理方式較落后、材料時有缺失

目前，我國的人事管理有嚴(yán)格的制度，但是部分基層單位人事檔案管理方式較落后，對人事檔案管理的崗位要求、檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、管理能力等沒有明確的規(guī)定，對人事檔案的收集、保管、安全防范、信息化等沒有詳細(xì)的要求，再加上基層檔案管理工作人員，多為兼職人員，普遍不太熟悉網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，在利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺系統(tǒng)處理文檔、查閱和傳遞文件、接收和下發(fā)各類通知、進行知識技能培訓(xùn)以及基層工作人員與群眾之間的互動等重要工作環(huán)節(jié)上缺少必要的技術(shù)支持，導(dǎo)致部分基層單位人事檔案材料時有缺失。

（二）基層人事檔案信息不完善、資源利用率不高

基層人事檔案信息不完善、資源利用率不高，主要表現(xiàn)在基層檔案管理人員利用網(wǎng)絡(luò)平臺的意識不強，檔案信息化程度不高，導(dǎo)致資源利用率不高?；鶎訂挝蝗耸聶n案在積極適應(yīng)現(xiàn)代化要求，運用數(shù)字化、信息化平臺管理，但許多單位仍采用傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主的管理模式，運用網(wǎng)絡(luò)信息平臺開展工作的意識不強，基本上處于被動狀態(tài)。很多基層人事檔案僅有一份原始材料，往往會“檔隨人轉(zhuǎn)”，并未真正成為網(wǎng)絡(luò)資源，基層工作人員參與各類基層工作的歷史記錄，也僅僅是保留了一份紙質(zhì)原始檔案，無法實現(xiàn)資源的調(diào)取和共享。

四、新形勢下基層人事檔案信息化管理的對策

（一）制定科學(xué)嚴(yán)密的基層人事檔案信息化管理工作

首先，抓好最小安全網(wǎng)格，以思政教育提振檔案管理人員的工作積極性，基層檔案管理部門指定專人參與基層領(lǐng)導(dǎo)小組工作，負(fù)責(zé)各基層單位黨員服務(wù)群眾真實資料，將基層人事日常工作以及投身基層工作的真實記錄整理歸檔，扎實做好基層人事檔案管理工作，使基層人事檔案管理工作更加具體化，為各方面發(fā)展提供有力支持和保障。其次，提升基層檔案管理人員水平，創(chuàng)造更多機會為他們的學(xué)習(xí)提供方便，定期進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，利用集中學(xué)習(xí)、上級主管部門業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育、知識更新培訓(xùn)等機會，努力做好全面系統(tǒng)地更新檔案專業(yè)理論知識，不斷提高理論水平、專業(yè)技能、政策功底和知識素養(yǎng)，為基層人事檔案管理工作打下扎實的基礎(chǔ)。

（二）建立基層人事檔案管理數(shù)據(jù)庫

首先，各基層單位應(yīng)積極實行基層人事檔案信息化管理模式，確保掌握基層人事信息的準(zhǔn)確性、及時性。共同構(gòu)建統(tǒng)一共享、上下對接的基層工作動態(tài)全員信息庫，使基層工作人員日常工作與人事檔案管理工作在網(wǎng)絡(luò)中有機地結(jié)合開展起來，共同利用，資源共享。其次，積極主動做好基層人事檔案收集和建檔工作，全面記錄和保存基層人事帶頭組織動員群眾參與基層工作的真實狀態(tài)。同時收集歸檔基層工作人員日常工作中來自社交媒體、網(wǎng)站、電子郵件等平臺的電子文件，完善基層人事檔案資源庫。再次，強化數(shù)據(jù)庫的交互功能，支持用戶隨時在線訪問，進一步滿足用戶對基層人事檔案的深化利用需求。

（三）做好基層人事檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基層檔案管理部門要加大資金投入，做好檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，購置所需的計算機、復(fù)印機、掃描儀等設(shè)備，做好硬件與軟件的開發(fā)與應(yīng)用，加大資金投入建設(shè)檔案室，保證檔案資料室的溫度、濕度控制在一定范圍內(nèi)，為檔案資料的存儲提供良好的環(huán)境。檔案資料不僅僅包括紙質(zhì)檔案，還有電子文件和資料，要做好紙質(zhì)檔案的保存，避免其受腐蝕和損壞，電子資料的存儲也至關(guān)重要，充分利用計算機、硬盤、U 盤等介質(zhì)做好存儲和備份，避免檔案資料的丟失和被盜竊、篡改等。

檔案工作是一項紀(jì)錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展不可或缺的一項基礎(chǔ)性、支撐性工作。基層人事檔案是基層工作人員日常業(yè)務(wù)活動的真實記錄，是基層工作人員成長和發(fā)展的歷史見證。加強基層人事檔案信息化管理，實現(xiàn)基層人事檔案資料的真實性記錄、留存以及有效利用，使基層人事檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、信息化、制度化建設(shè)，為基層工作順利開展，基層干部隊伍發(fā)展、穩(wěn)定提供必要且優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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