財務檔案管理工作中存在的問題和對策分析

田振華

摘要：在財務工作過程中，財務檔案管理一直發(fā)揮重要作用，直接影響到單位今后的發(fā)展運營。隨著時代發(fā)展進步，我國財務檔案管理工作逐步開展優(yōu)化改革，取得了不錯的成效，但是仍然存在很多的問題不足，需要結(jié)合單位實際情況展開改革，才能不斷提升財務檔案管理水平，為財務工作奠定良好基礎。本文先總結(jié)財務檔案管理存在的實質(zhì)問題，在提出合理的解決對策，希望為今后的財務檔案管理提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：財務檔案;管理;問題及對策

在提出改革開放政策以后，我國經(jīng)濟呈現(xiàn)出飛速發(fā)展的狀態(tài)，經(jīng)濟體制出現(xiàn)變化，這也對財務檔案管理提出新的要求，需要結(jié)合我國經(jīng)濟發(fā)展要求作出相應的改變，才能更加高效的完成管理工作。為此，要結(jié)合單位財務工作情況，構(gòu)建出完善的管理機制，才能滿足時代的發(fā)展要求。

一、財務檔案管理工作中存在的問題

（一）管理制度不夠完善

現(xiàn)階段，很多單位的管理人員并不重視財務檔案管理工作，也沒有制定出完善的規(guī)章制度，這就埋下了不小的隱患問題。一些人認為財務信息屬于機密信息，僅僅將票據(jù)、賬簿等資料封存起來，沒有展開建檔工作。有些單位還停留在原始階段，采用老舊的管理模式，定期按部就班的收集財務檔案資料，只重視檔案的保管工作，沒有合理展開分類、記錄等必要工作，給財務檔案的利用帶來巨大的麻煩，還有一些單位雖然建立管理制度，但是規(guī)章制度存在較多漏洞，導致財務檔案管理混亂，丟失大量的重要資料。

（二）信息化財務檔案管理工作不到位

隨著時代的發(fā)展進步，檔案管理工作開始引入信息化技術(shù)，可以利用計算機設備完成分類、整理、存儲等工作，取得巨大成就，但是就調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多單位缺乏完善的電子財務檔案管理制度，對于管理內(nèi)容不夠明確，這就對電子財務檔案造成不小的損壞，一部分是由于保養(yǎng)不到位引發(fā)的自然損壞，另一部分則是操作不當引發(fā)的人為損壞。一些單位管理經(jīng)驗匱乏，沒有及時將檔案歸類返還，一方面會影響電子財務檔案的歸檔工作，另一方面會泄漏信息資源，降低電子檔案管理的安全性，埋下不少的安全隱患。同時，財務電子檔案對于存儲環(huán)境的要求更高，很多單位無法達到該要求，就會對電子檔案產(chǎn)生破壞，長時間存儲后出現(xiàn)消磁等問題，對財務檔案資料產(chǎn)生破壞。

（三）財務檔案管理人員綜合素質(zhì)較低

財務檔案管理工作離不開管理人員，但是很多單位的管理人員意識比較淺薄，缺乏對財務檔案的重視，也沒有經(jīng)過系統(tǒng)的訓練，由于待遇低、晉升機會少等原因，還會出現(xiàn)消極怠工的現(xiàn)象，沒有按照要求完成檔案的管理工作。甚至存在一部分檔案管理人員，不了解自己需要完成的工作內(nèi)容，單位也沒有出臺統(tǒng)一的標準，缺乏對管理人員的約束，這樣也會對財務檔案管理工作產(chǎn)生負面影響，無法保證工作效率。

二、財務檔案管理工作的改善對策

（一）構(gòu)建出完善的財務檔案管理體制

首先要構(gòu)建完善的管理體制，明確財務檔案管理工作的各項要求，制定詳細的規(guī)章制度，明確保管范圍、歸檔程序、整理方法等，同時還要結(jié)合單位現(xiàn)狀引入新方法，為財務檔案管理注入新鮮血液。財務檔案管理工作要保證檔案的機密性及完整性，為此要引進先進的管理理念，投入適量的資金，才能聘請專業(yè)性人才，同時還可以購置大量的設備，這也是保證財務檔案管理順利開展的前期條件。同時，還要制定統(tǒng)一管理標準，完善期滿銷毀制度，一部分檔案要在達到保管期以后銷毀，通過審核后才能正式開展銷毀工作，減少存儲空間。

（二）完善信息化財務檔案管理工作

隨著信息化時代的到來，財務檔案的信息化管理是社會發(fā)展的必然趨勢，并且通過信息技術(shù)提升財務檔案管理水平和工作效率，也使得傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)向了現(xiàn)代化管理。隨著網(wǎng)絡、遠程通信、汁算機等在財務檔案管中的廣泛應用，檔案的數(shù)據(jù)處理及信息傳輸也逐漸呈現(xiàn)電子化、無紙化的特點，使得財務檔案管理的范圍也得到了很大的擴展，這些技術(shù)都使得檔案管理工作工作效率得到很大的提升，突破了傳統(tǒng)管理模式。同時還應加強財務檔案管理工作的信息化建設，保證網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)的形成。

完善信息化檔案管理工作首先應加強建設基礎設施，也即軟硬件基礎設施，形成檔案信息網(wǎng)絡，同時廣泛應用新型存儲介質(zhì)，推廣信息技術(shù)的應用，改善傳統(tǒng)的檔案管理形式。其次要選用安全性高、質(zhì)量好的檔案貯存介質(zhì)，并對其進行備份，保證信息的完整性。由于電子財務檔案管理介質(zhì)性質(zhì)繁多，應該要保汪采用良好的管理方式。貯存環(huán)境也應完善，保持其干燥、清潔、通風、溫度適宜等，使其能夠保持良好的狀態(tài)，以便能夠更好的應用。財務檔案管理還需要防范計算機病毒，避免信息泄囂或丟失而導致重大損失，相關(guān)研究人員和財務管理人員應采用有效的手段和科學嚴密的管理措施來保證檔案信息的保密性。并且應針對新型檔案載體的特點，對其進行有效的保護，保證檔案信息的完整和安全。同時針對電子檔案管理，應建立起完善的保管制膛以及內(nèi)部控制體制，確保檔案資料的保密性，同時對一些磁性介質(zhì)的資料進行密切的管理，防止磁性介質(zhì)消磁導致檔案信息的損失，保證財務檔案信息的完整性。

（三）提升財務檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

很多工作人員對財務檔案管理工作的本質(zhì)和具體工作流程認識不足，財務檔案管理工作質(zhì)量有待提高。因此相關(guān)單位應加強檔案管理隊伍建設，對管理人員進行培養(yǎng)，形成一支素質(zhì)高、專業(yè)技能強的隊伍。隨著信息化檔案管理制度的形成，檔案管理理念、方法、流程等都需要進行相應的更新，保證財務檔案管理工作的完整性和時效性。因此也要求相關(guān)管理工作人員也具有先進的檔案管理思想和理念，同時不斷提高自身專業(yè)素質(zhì)，具有強烈的檔案管理意識，檔案管理工作水平的有效提高，保證能力能夠充分的發(fā)揮在財務檔案管理工作的實踐巾。財務檔案管理部門應加強工作人員的培訓和教育，并根據(jù)工作人員的具體業(yè)務來加強其專業(yè)知識和能力的提高，同時保證財務檔案管理人員管理思想的不斷改進，并對其進行相應的信息化技術(shù)培訓，保證其能夠在實際的工作中應用所學的新技術(shù)，熟練掌握新的管理方法，加強其應用信息手段的意識和技能。同時應加強討計算機信息化技術(shù)人員對財務檔案管理工作內(nèi)容的了解，并了解財務檔案管理的一些基本知識和工作流程，使其能夠針對性的進行調(diào)整，更好的為管理工作提供技術(shù)支持，保證信息化檔案管理工作的順利開展。

三、結(jié)語

綜上，財務檔案管理具有重要作用，管理人員要掌握工作內(nèi)涵，不斷改進制度及方法，才能滿足時代發(fā)展要求，保證財務檔案的完整性。在開展財務檔案管理信息化建設以后，還要注意保護檔案資料，避免被不法分子盜取。首先，單位要制定完善的管理體制，這是開展后續(xù)工作的必要條件，配置先進的設備及高素質(zhì)人才，接下來要逐步開展信息化建設，保證檔案資料具有足夠安全性的基礎上提高管理效率，最后還要不斷提升管理人員的綜合素質(zhì)。

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