信息化背景下的人事檔案管理方向分析

王洋

摘要：人事檔案管理是人力資源管理中基礎(chǔ)的部分，人事檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)可以提高人力資源管理的效率，節(jié)約時間和成本。但是目前人事檔案管理僅僅實現(xiàn)了初步的數(shù)字化和信息電子化，管理系統(tǒng)也相對簡單，無法從根本上解決人力資源管理中面臨的現(xiàn)實難題。本文根據(jù)作者自身的學(xué)習(xí)和實踐經(jīng)驗，首先分析了將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理的必要性，然后提出了信息化背景下人事檔案管理信息化的實現(xiàn)途徑，最后總結(jié)了大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用問題。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);人事檔案;信息化管理

1 引言

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟和信息時代的到來使得各種角色之間的大量輸入和輸出信息所衍生的數(shù)據(jù)已經(jīng)進(jìn)入了信息爆炸的時代，也就是大數(shù)據(jù)時代[1-2]。隨著云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的不斷發(fā)展和完善[3]，大數(shù)據(jù)浪潮得到了越來越廣泛的關(guān)注[4]。從大數(shù)據(jù)角度來看，檔案部門應(yīng)當(dāng)更新思路，進(jìn)行整體規(guī)劃，擁抱大數(shù)據(jù)浪潮，制定自己的大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略[5]。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理的必要性

2.1 將檔案整合到智慧城市需要大數(shù)據(jù)技術(shù)

檔案館是永久保存和提供社會檔案的科學(xué)和文化機(jī)構(gòu)，檔案館里面保存著海量的信息，是信息資源集中的地方。但是，由于信息管理制度落后，人才匱乏，社會上對于檔案的意識低下，對于這些信息資源開發(fā)和利用十分有限。智慧城市的建設(shè)可以真正實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)和利用，將檔案館融入到城市建設(shè)中，提升城市的整體形象。智慧城市依賴于信息的使用，它需要整理和存儲每份檔案中的大量信息，將信息與智慧城市的信息流融合，以供上層決策和公眾使用。它不能僅靠人力完成，而必須依靠數(shù)據(jù)驅(qū)動和整理挖掘大量的文件信息，大數(shù)據(jù)處理技術(shù)與之十分適配。

2.2 大規(guī)模文件管理需要大數(shù)據(jù)技術(shù)

大數(shù)據(jù)應(yīng)用需要處理大量的文件和數(shù)據(jù)，因此需要解決在文件系統(tǒng)管理層中累積的元數(shù)據(jù)問題，處理不當(dāng)就會降低系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。檔案管理員在電子文件管理中面對非結(jié)構(gòu)化文件的快速增長遇到了諸多困難。當(dāng)前，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)庫不僅可以處理關(guān)系數(shù)據(jù)，還可以處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。此外，基于對象的存儲體系可以在單個系統(tǒng)中管理數(shù)十億個文件，解決了傳統(tǒng)存儲遭受元數(shù)據(jù)管理的問題。

2.3 海量文件存儲和備份需要大數(shù)據(jù)技術(shù)

文件數(shù)據(jù)庫的使用大大提高了文件管理和利用的效率，但是近年來文件數(shù)據(jù)庫的使用過程中經(jīng)常遇到不能將新文件數(shù)據(jù)添加到數(shù)據(jù)庫的問題這與傳統(tǒng)文件管理中“庫擴(kuò)展”很相似，即庫容量是有限的，這會導(dǎo)致有些需要添加的文獻(xiàn)無法正確儲存到庫里。如果識別并儲存了這些文件，并且進(jìn)行了文件信息化，那么生成的文件量將是巨大的。文件信息化和大數(shù)據(jù)技術(shù)對于文件數(shù)據(jù)庫的存儲空間提出了更高的要求。

2.4 從實體管理到知識管理的文件工作需要大數(shù)據(jù)技術(shù)

當(dāng)前，檔案用戶對數(shù)據(jù)或文件的使用并不滿意，他們希望在獲得數(shù)據(jù)的同時，可以進(jìn)一步挖掘數(shù)據(jù)背后的信息以及深層的知識。因此在檔案歸類時不僅要提供信息和數(shù)據(jù)，還應(yīng)當(dāng)提供相應(yīng)的知識。技術(shù)引擎是檔案服務(wù)最重要的部分，大數(shù)據(jù)技術(shù)的可以為檔案館創(chuàng)建新的知識服務(wù)引擎。

3 信息化背景下人事檔案管理信息化建設(shè)路徑

3.1 改變檔案管理負(fù)責(zé)人的觀念

大數(shù)據(jù)管理如果要在人事檔案管理信息化中得到實際應(yīng)用，必須得到部門領(lǐng)導(dǎo)的支持和積極參與。如果沒有負(fù)責(zé)相關(guān)工作的知識型領(lǐng)導(dǎo)，很難在一個部門中進(jìn)行文件管理信息化和大數(shù)據(jù)的使用。

3.2 加強(qiáng)檔案管理的設(shè)施建設(shè)

良好的軟硬件設(shè)施是將文件管理信息化進(jìn)行實際應(yīng)用的基礎(chǔ)，沒有基礎(chǔ)設(shè)施的話先進(jìn)的概念就無法實現(xiàn)。從目前來看，市面上已經(jīng)有成熟的信息平臺集成在技術(shù)和產(chǎn)品，因此還需要配套相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)施。單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實際情況，考慮成本和投入產(chǎn)出，為檔案管理配套合適的硬件條件，并開發(fā)適合自身需求的軟件。

3.3 檔案資源的統(tǒng)一管理

大數(shù)據(jù)技術(shù)可以滿足海量數(shù)據(jù)存儲和處理的需求，從而實現(xiàn)資源的統(tǒng)一管理和備份。在中國某些地區(qū)已經(jīng)建立了大數(shù)據(jù)工業(yè)園區(qū)，這對文件部門的工作開展很有幫助。為了保證文件安全和資源的全面控制，需要對文件進(jìn)行備份。目前中國已經(jīng)有數(shù)據(jù)倉庫，那么在大數(shù)據(jù)工業(yè)園區(qū)中建立檔案備份中心就已經(jīng)成為可能。如果可以將檔案資源數(shù)據(jù)集中，那么就滿足了利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案資源的管理、開發(fā)和利用的外部要求。

3.4 尋求與大數(shù)據(jù)開發(fā)公司合作

數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛而復(fù)雜，如果要推廣使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，就需要破除偏見和技術(shù)壟斷，與專業(yè)人員開展合作。一方可以提供數(shù)據(jù)分析所需要的大量數(shù)據(jù)，另一方可以提供數(shù)據(jù)分析技術(shù)。此外不同的行業(yè)對于數(shù)據(jù)分析的需求和開發(fā)要求是有差異的，因此只有熟悉文件行業(yè)的檔案管理員與專業(yè)公司或者專門從事數(shù)據(jù)開發(fā)工作的人員進(jìn)行合作，才能開發(fā)出符合自己實際需求的數(shù)據(jù)分析工具。

3.5 大數(shù)據(jù)使用的安全性

大數(shù)據(jù)管理需要儲存大量的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)設(shè)備的損壞或程序失效，會影響文件分析的準(zhǔn)確性。文件存儲的安全性和可靠性關(guān)系到業(yè)務(wù)是否可以順利開展，當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障后，首先需要測試數(shù)據(jù)存儲、備份和恢復(fù)功能。如果無法快速恢復(fù)數(shù)據(jù)，或者無法恢復(fù)到斷點數(shù)據(jù)，就會影響使用者的滿意度。安全性可可靠性是文件管理行業(yè)的主要要求。

4 大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用問題

首先，需要明確的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。在文件管理中使用大數(shù)據(jù)必須要明確自身的需求，否則浪費了大量的時間分析數(shù)據(jù)，卻得到了無用的信息。檔案資源有很多，如果沒有明確的目標(biāo)，即使通過數(shù)據(jù)分析可以得到結(jié)果，也需要時間進(jìn)行二次處理，這違背了使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的初衷。因此，應(yīng)該定義使用大數(shù)據(jù)的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，然后再使用大數(shù)據(jù)工具解決特定的問題。

其次應(yīng)當(dāng)注意使用大數(shù)據(jù)是存在隱患的。檔案資源的開發(fā)和利用對于個人隱私問題比較敏感。因此在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理文件時必須注意風(fēng)險，采取相應(yīng)的法律法規(guī)，明確權(quán)限和責(zé)任。

5 結(jié)論

大數(shù)據(jù)時代的到來為檔案管理工作帶來了新的突破點，檔案管理工作者需要積極地參與其中，帶來創(chuàng)新性的工作。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展和完善，檔案管理工作的信息化必將迎來光明的前景。

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作者單位：河南信息工程學(xué)校