摘要:現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,為多媒體會(huì)議系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱系統(tǒng))帶來了新的變革,會(huì)議類型和功能變得更加多元、更加智能、更加便捷。如何建成先進(jìn)的會(huì)議系統(tǒng),除要理解系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo),熟悉系統(tǒng)設(shè)備,更需要在設(shè)計(jì)、項(xiàng)目實(shí)施階段做好組織計(jì)劃。本文結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)就當(dāng)前多媒體會(huì)議系統(tǒng)建設(shè)的特點(diǎn)進(jìn)行了闡述。
關(guān)鍵詞:多媒體;系統(tǒng);子系統(tǒng);建設(shè)目標(biāo);項(xiàng)目管理
一、建設(shè)背景
近年來,伴隨信息技術(shù)的不斷發(fā)展,系統(tǒng)也隨之產(chǎn)生了一些變革,從早期的模擬數(shù)字化,逐漸轉(zhuǎn)變成當(dāng)下的網(wǎng)絡(luò)化、智能化、集成化;從單一的以收聽收看和匯報(bào)為主的場(chǎng)所,變化為具有多功能的、跨地域性的、綜合性信息資源分享的交流交互平臺(tái)。技術(shù)的變革更新促使系統(tǒng)對(duì)各行各業(yè)的輔助作用愈加凸顯,更好滿足了現(xiàn)代化會(huì)議辦公需求,并得以廣泛應(yīng)用。
二、建設(shè)原則
結(jié)合本人參與建設(shè)和改造的多媒體會(huì)議系統(tǒng)所獲得的心得、經(jīng)驗(yàn),可歸納總結(jié)為以下兩點(diǎn)建設(shè)原則:
(一)先進(jìn)性原則
同等投資條件下,新建和改造后的系統(tǒng)必須體現(xiàn)出先進(jìn)性,能夠代表當(dāng)下先進(jìn)的行業(yè)發(fā)展水平。早年間建成運(yùn)營(yíng)的系統(tǒng)相對(duì)孤立,各子系統(tǒng)間集成度不高,操作程序繁瑣,一個(gè)會(huì)議室可能需要多人配合才能完成開會(huì)的準(zhǔn)備工作。而目前主流的系統(tǒng)集成度高,不僅各子系統(tǒng)間能互聯(lián)互通,集約控制,還能將會(huì)場(chǎng)的燈光、窗簾、空調(diào)等環(huán)境進(jìn)行遠(yuǎn)程集中管控。技術(shù)的高速發(fā)展,給系統(tǒng)帶來了更多的可行性,多會(huì)議室之間既可實(shí)現(xiàn)獨(dú)立控制,也可實(shí)現(xiàn)分布式節(jié)點(diǎn)控制。以會(huì)議室為單位獨(dú)立組網(wǎng),各個(gè)子系統(tǒng)之間(如音頻系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、視頻會(huì)議系統(tǒng)、投票系統(tǒng)以及會(huì)議室窗簾、燈光、空調(diào)等環(huán)境系統(tǒng))通過中控系統(tǒng)集中控制,實(shí)現(xiàn)便捷,智能化的操作。
(二)實(shí)用性原則
先進(jìn)的功能須以最大程度滿足用戶實(shí)際工作需要為前提,要求操作方便、維護(hù)簡(jiǎn)單、管理簡(jiǎn)便。當(dāng)下流行的系統(tǒng)建設(shè)模式為分布式控制管理,它統(tǒng)一組網(wǎng),實(shí)用性強(qiáng)??蓪?shí)現(xiàn)所有會(huì)場(chǎng)互通,既可進(jìn)行共享與傳輸,把主會(huì)場(chǎng)的信息分享到其他會(huì)場(chǎng),也可獨(dú)立運(yùn)行。還能通過定制系統(tǒng)軟件,實(shí)現(xiàn)會(huì)議室網(wǎng)絡(luò)化預(yù)約,實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)到各個(gè)會(huì)議室的使用情況、空余情況,管理上更加集約化、可視化、智能化。同時(shí),充分考慮未來拓展升級(jí)可能,預(yù)留足夠空間與接口。
三、建設(shè)依據(jù)
系統(tǒng)建設(shè)首先要滿足相關(guān)法律法規(guī)以及國(guó)家、部、省標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,再通過用戶需求和預(yù)算并結(jié)合用戶單位有關(guān)文件精神來擬定。
各子系統(tǒng)均要符合相關(guān)國(guó)家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。如音頻擴(kuò)聲子系統(tǒng)主要參照《中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn) 廳堂擴(kuò)聲系統(tǒng)設(shè)計(jì)規(guī)范》(GB 50371-2006),網(wǎng)絡(luò)子系統(tǒng)建設(shè)則要嚴(yán)格遵照《網(wǎng)絡(luò)安全法》及其關(guān)聯(lián)的各網(wǎng)絡(luò)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。在系統(tǒng)建設(shè)過程中逐一根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來進(jìn)行選擇和搭配,各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定均有其成熟的應(yīng)用價(jià)值,絕不僅僅是紙上空談。
四、建設(shè)過程
(一)建設(shè)規(guī)劃設(shè)計(jì)階段
系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃設(shè)計(jì),是基于用戶單位信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和多媒體會(huì)議系統(tǒng)的實(shí)際需求來進(jìn)行的。在明確客戶需求的基礎(chǔ)上,結(jié)合國(guó)內(nèi)外最新發(fā)展趨勢(shì),國(guó)內(nèi)先進(jìn)的智能化多媒體會(huì)議系統(tǒng)建設(shè)的特點(diǎn)確定建設(shè)目標(biāo),規(guī)劃建設(shè)框架,系統(tǒng)地、全面地指導(dǎo)系統(tǒng)建設(shè)。它經(jīng)過可行性研究、方案初步設(shè)計(jì)、系統(tǒng)產(chǎn)品初步選型等。
(二)基本功能需求分析
根據(jù)用戶單位實(shí)際需求,精準(zhǔn)剖析系統(tǒng)建設(shè)的基本功能。包括不限于大屏顯示、視頻會(huì)議、集中控制等子系統(tǒng)。對(duì)每個(gè)子系統(tǒng)的功能需求進(jìn)行獨(dú)立分析,一并考慮與其他子系統(tǒng)的關(guān)系。如視頻會(huì)議子系統(tǒng)不僅需考慮供配電、照明等電氣工程;空調(diào)、新風(fēng)等空調(diào)排風(fēng)工程;滅火、報(bào)警等消防工程;會(huì)議室桌椅布局?jǐn)[放、會(huì)議發(fā)言,會(huì)議擴(kuò)聲等會(huì)議室功能。還要考慮機(jī)房控制室的設(shè)計(jì),包括機(jī)柜布局、設(shè)備擺放、線纜走向,通風(fēng)溫濕度等環(huán)節(jié)。
系統(tǒng)操控方便程度也是一項(xiàng)重要指標(biāo)。如大屏顯示系統(tǒng)的設(shè)計(jì),要充分考慮現(xiàn)有環(huán)境、現(xiàn)有需求,結(jié)合現(xiàn)有技術(shù),搭建一套視頻還原度、清晰度俱佳,同時(shí)功能性齊全的系統(tǒng)。在操作界面使用戶單位進(jìn)行信號(hào)源處理、切換、顯示布局簡(jiǎn)便易懂、易操作。
(三)實(shí)用性需求分析
當(dāng)下主流的系統(tǒng)建設(shè),在享用最新技術(shù)產(chǎn)品成果帶來各種便利應(yīng)用的基礎(chǔ)上,也須高度重視其實(shí)用性。具體包括建設(shè)中所選用的產(chǎn)品要安全可靠,基本功能必不可少。如:視頻會(huì)議子系統(tǒng)的建設(shè),便對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境提出要求,須保證網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定,達(dá)到高帶寬、低延時(shí)、安全保密的要求,以保障視頻會(huì)議系統(tǒng)不間斷、高效、穩(wěn)定運(yùn)行。另一方面,系統(tǒng)建設(shè)要按照用戶業(yè)務(wù)的重要程度,規(guī)劃設(shè)計(jì)各子系統(tǒng)設(shè)備的冗余能力。如視頻子會(huì)議系統(tǒng),要考慮有足夠的冗余能力,包括視頻處理能力,視頻備份能力等。
(四)維護(hù)性需求分析
由于系統(tǒng)建設(shè)中所涉及各子系統(tǒng)設(shè)備繁多,系統(tǒng)整體結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜,故建成運(yùn)營(yíng)后將存在繁重的會(huì)務(wù)管理任務(wù)。所以要在需求分析時(shí)充分考慮其可維護(hù)性,比如設(shè)備的集中化管理,設(shè)備的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)運(yùn)行狀況,設(shè)備擺放位置,線纜走向的合理性及預(yù)留量等,以簡(jiǎn)化管理人員的維護(hù)負(fù)擔(dān)。
(五)系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)
在歷經(jīng)系統(tǒng)建設(shè)可行性研究和各項(xiàng)需求分析,同時(shí)用戶單位已確認(rèn)其具體需求后,方可進(jìn)入系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)階段。本階段將完成系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)、各子系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì);確定擬選用的各類產(chǎn)品設(shè)備型號(hào)、參數(shù)、數(shù)量、位置布局;編寫設(shè)計(jì)文檔并繪制詳細(xì)圖紙,包括不限于拓?fù)鋱D、接線圖、設(shè)備清單。最后制定投資預(yù)算,形成詳細(xì)的工程量清單。
(六)系統(tǒng)實(shí)施階段
良好的項(xiàng)目管理是項(xiàng)目實(shí)施成功的重要保障。在施工階段,系統(tǒng)包含的子系統(tǒng)較多,不同子系統(tǒng)之間存在交叉作業(yè)的情況,因此建設(shè)管理存在一定難度。要結(jié)合本項(xiàng)目建設(shè)的特點(diǎn),不論本系統(tǒng)項(xiàng)目承包人是一家或是多家單位,都應(yīng)嚴(yán)格服從用戶單位或建設(shè)管理單位的統(tǒng)籌安排,相互協(xié)調(diào)、配合。同時(shí),系統(tǒng)建設(shè)階段可引入專業(yè)監(jiān)理單位,建立總監(jiān)理駐地辦公室,對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、安全、投資、進(jìn)度加以全方位現(xiàn)場(chǎng)跟蹤管控。并由其確立系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目整體工作計(jì)劃,編制監(jiān)理大綱,建立健全溝通、事件處理、工作匯報(bào)等工作流程機(jī)制等。
系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)度控制,難點(diǎn)在于協(xié)調(diào)各承包單位因施工界面問題產(chǎn)生的推諉扯皮。如裝修單位與其他單位的線纜鋪設(shè)配合,隱蔽工程的配合,如網(wǎng)絡(luò)單位與視頻會(huì)議系統(tǒng)之間的配合,分配IP,給予一定的網(wǎng)絡(luò)權(quán)限開放或限制。這些工序都需要某一方做出時(shí)間上的讓步,因此,科學(xué)的調(diào)度以及及時(shí)的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議顯得尤為重要。針對(duì)系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度管理,要按照項(xiàng)目橫道圖逐步分解,按照總體工期及時(shí)跟進(jìn)進(jìn)度,確保與計(jì)劃一致,有序推進(jìn)。
質(zhì)量管理是所有項(xiàng)目管理中的重中之重。在系統(tǒng)建設(shè)過程中,要求用戶單位或建設(shè)管理單位的現(xiàn)場(chǎng)人員明察秋毫,嚴(yán)格按照建筑工程和信息化項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行。如開箱驗(yàn)收、現(xiàn)場(chǎng)抽樣檢測(cè)、隱蔽工程抽檢、裝飾裝修材料破壞性試驗(yàn)、各子系統(tǒng)試運(yùn)轉(zhuǎn)等。其中,隱蔽工程的因不易肉眼察覺而容易受到忽視。因此,用戶單位或建設(shè)管理單位、監(jiān)理單位應(yīng)重點(diǎn)進(jìn)行隱蔽工程施工旁站,并重視隱蔽工程實(shí)施資料的抽查,對(duì)于質(zhì)量不達(dá)標(biāo)不符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的,一律返工。
系統(tǒng)建設(shè)期間的風(fēng)險(xiǎn)管控也是一項(xiàng)重要工作。在項(xiàng)目實(shí)施過程中,須充分考慮項(xiàng)目質(zhì)量、安全、進(jìn)度、投資、制度等各類風(fēng)險(xiǎn),要提前做好各種應(yīng)急預(yù)案,使項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制,避免出現(xiàn)各類事故或變更,有效保障各方權(quán)益。
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作者簡(jiǎn)介:
劉權(quán),湖北省交通運(yùn)輸廳通信信息中心。