公路項目檔案管理存在的問題及建議探析

郭存存

摘要：本文通過查閱相關(guān)資料。對公路項目檔案管理中不重視檔案工作、檔案管理工作在工程施工前期的投入和管理不足、人員素質(zhì)不足、檔案管理體制和制度不健全、管理模式不一、管理機構(gòu)對檔案管理重視不夠等管理工作上存在的問題進(jìn)行了總結(jié)，提出了相應(yīng)的管理措施，以保證檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：公路項目;檔案管理;問題;措施

一、研究的背景及意義

工程檔案是在公路項目建設(shè)活動中直接形成的，公路項目建設(shè)項目的檔案資料有立項、可研、設(shè)計、決策、施工、驗收到試運行等過程形成的資料組成，是具有保存價值的各種載體的文件材料。這些文件資料不僅是公路項目規(guī)劃與建設(shè)的重要依據(jù)，同時也包含著建設(shè)過程中的諸多經(jīng)驗教訓(xùn)。完善公路項目檔案管理體系不僅有利于這些寶貴資料的保護(hù)，還有助于相關(guān)部門和建設(shè)單位正確的做出決策。對我國公路項目檔案管理工作比較滯后的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對其中存在的問題采取相應(yīng)的解決對策，對促進(jìn)水利事業(yè)跨越式發(fā)展具有重要意義。

二、公路項目檔案管理存在的問題

（一）不重視檔案工作

工程檔案是伴隨著公路項目而形成的，然而就目前來看，許多公路項目企業(yè)在工程建設(shè)過程中看重的是進(jìn)度管理，對工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的資料、信息往往不重視，導(dǎo)致許多檔案信息不能及時地記錄下來，甚至出現(xiàn)許多檔案信息都是臨時、隨意撰寫的，使得公路項目檔案信息不真實、不全面。

（二）檔案管理工作在工程施工前期的投入和管理不足

很多公路項目的檔案管理在施工的前期并沒有相應(yīng)的投入和管理，而且對于檔案管理工作十分不重視，導(dǎo)致很多重要的檔案都被忽視。在工程項目的建設(shè)后期，才逐漸的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并開始著手進(jìn)行檔案資料的收集和整理，但是這樣收集檔案容易出現(xiàn)施工前期內(nèi)容的缺失。而且很多收集的檔案都是復(fù)印件，導(dǎo)致檔案存在較為嚴(yán)重的缺失問題。

（三）人員素質(zhì)不足

實察各參建單位主要人員的專業(yè)，基本上都是工程技術(shù)類，缺少專業(yè)的檔案管理人員?，F(xiàn)在各單位承擔(dān)檔案工作的人員基本上也都無檔案工作經(jīng)驗，只是臨時擔(dān)任檔案管理人員，平時主要負(fù)責(zé)一些資料的正常收發(fā)以及一些日常資料的收集，至于在收集過程中關(guān)于資料的質(zhì)量以及資料的整理則不在他們的負(fù)責(zé)范圍之內(nèi)，根本沒有真正發(fā)揮檔案管理人員的責(zé)任，無法做到對收集的資料質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。

（四）檔案管理體制和制度不健全

目前很多公路項目檔案管理單位都在進(jìn)行法規(guī)的宣傳，但是仍舊存在體制和制度不健全的問題，所以在開展檔案管理業(yè)務(wù)時，存在力度較小的問題。很多檔案資料的流向都無法控制，再加上工程建設(shè)技術(shù)人員頻繁調(diào)動，所以導(dǎo)致檔案出現(xiàn)了流失和遺留問題。

（五） 管理模式不一

各個單位的檔案管理模式存在差異，有的單位檔案員只負(fù)責(zé)綜合管理資料的管理，而工程質(zhì)量檢驗資料則由相應(yīng)專業(yè)的工程師管理，有的單位所有資料由檔案員統(tǒng)一管理，還有的單位檔案員只負(fù)責(zé)統(tǒng)一指導(dǎo)，所有的資料分散在各個專業(yè)工程師手里，因此，使得檔案管理比較混亂。

（六）管理機構(gòu)對檔案管理重視不夠

近年來，隨著公路項目建設(shè)項目數(shù)量的迅速增加，國家檔案行政管理部門加大了公路項目檔案管理力度，加強了對公路項目檔案管理的指導(dǎo)與監(jiān)督。但是各參建單位對檔案管理的重視程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，大多數(shù)單位沒有設(shè)置專門的檔案管理部門。部分單位工程檔案管理仍由單位的安全、財務(wù)、人力資源等部門的行政人員兼職管理，這直接影響到建設(shè)單位的檔案管理水平。此外，由于基層單位的檔案管理機構(gòu)缺乏專業(yè)性，而國家層面的檔案管理機構(gòu)又沒有條件全程參與公路項目建設(shè)，兩層管理機構(gòu)之間無法銜接也直接影響到公路項目的檔案管理質(zhì)量。

三、公路項目檔案管理的處理建議

對工程檔案管理過程中存在的問題，采取科學(xué)有效的處理措施，對我國公路項目的建設(shè)具有重要意義。

（一）正確認(rèn)識檔案管理工作

公路項目檔案管理是一項重要的工作，它與公路項目整體效益息息相關(guān)。對此，工程企業(yè)應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作。在公路項目項目確立之初，檔案就已經(jīng)產(chǎn)生，工程企業(yè)只有具備了良好的檔案管理意識，才能更好地收集、整理這些檔案信息。一方面，工程企業(yè)要將檔案管理工作上升到戰(zhàn)略高度，將檔案管理提上日程，加大宣傳，使得相關(guān)人員了解公路項目檔案在整個工程建設(shè)中的重要作用;另一方面，要結(jié)合檔案管理需要，構(gòu)建與之相匹配的檔案管理機制，明確檔案工作流程，確保檔案及時記錄、及時歸檔。

（二）加大投入，實現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化

目前很多以往的公路項目檔案管理技術(shù)都在進(jìn)行革新，主要是目前的電子技術(shù)的廣泛運用，改變了檔案的收集和整理方式。目前現(xiàn)代化檔案管理方式，主要是從載體材料的現(xiàn)代化管理入手，提升檔案的整體收集水平，做好多方面數(shù)據(jù)的綜合管理和網(wǎng)絡(luò)化管理，確保公路項目的檔案管理從多個方面進(jìn)行控制。提升整體檔案的處理水平，實現(xiàn)檔案的高效管理，改變原有的管理方式。

（三）強化對工程建設(shè)檔案管理人員的培訓(xùn)力度

通過邀請檔案專家培訓(xùn)指導(dǎo)、組織檔案管理人員積極參加檔案部門組織的培訓(xùn)、參觀優(yōu)秀單位檔案等方式，提高檔案管理人員的理論知識水平，使之在實踐工作中能做到靈活運用專業(yè)知識;同時，在培訓(xùn)過程中逐漸提高檔案人員對檔案工作的重視程度和增強責(zé)任性，嚴(yán)格把關(guān)工程檔案質(zhì)量管理工作。

（四）完善公路項目檔案管理制度

建設(shè)單位在工程開工建設(shè)初期就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工程實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度，形成一套完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，將檔案管理制度落實到個人。檔案管理制度應(yīng)覆蓋工程相關(guān)的各個單位，包括施工、監(jiān)理、設(shè)計、監(jiān)控等單位，明確各個單位的檔案職責(zé)和檔案責(zé)任人。

（五）推行統(tǒng)一的檔案管理模式

從眾多成功的工程管理模式中提取一套有效的檔案管理模式，在工程中統(tǒng)一推行，有利于檔案管理工作的開展，確保檔案管理的規(guī)范。

（六）健全基層檔案管理機構(gòu)

公路項目參建單位在其項目部內(nèi)設(shè)立檔案管理部門，配齊所需設(shè)備和專職檔案管理人員。對于重特大公路項目，各參建單位要建立由直接領(lǐng)導(dǎo)參與的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，對本項目的檔案管理工作負(fù)責(zé)。通過建立基層檔案管理機構(gòu)，實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌、各單位分管、檔案部門具體負(fù)責(zé)、全員參與的四級檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為公路項目檔案管理系統(tǒng)化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化提供有力的組織保障。公路項目檔案管理是貫穿工程建設(shè)全過程的復(fù)雜工作，僅僅依靠建設(shè)單位加強檔案管理是不夠的。需要國家檔案部門以及水務(wù)部門加強對建設(shè)單位檔案管理的監(jiān)督和指導(dǎo)，提高檔案材料的收集管理質(zhì)量，確保檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性，提高基層檔案管理工作質(zhì)量。

四、結(jié)語

公路項目檔案管理工作對于工程建設(shè)是一項不可忽視的工作，只有認(rèn)真做好檔案工作，工程中間過程檢查、交工驗收以及檔案工程驗收才能順利進(jìn)行，工程的整體質(zhì)量才能有所保障。因此，統(tǒng)一公路項目檔案標(biāo)準(zhǔn)，使公路項目建設(shè)的整體質(zhì)量管理水平有一個更大的提升，將是檔案管理工作努力的方向。

參考文獻(xiàn)：

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