裝備制造企業(yè)訂單項(xiàng)目管理機(jī)制的探索與實(shí)踐

尚付成 賈鵬

摘 要：隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的變化，如何圍繞訂單高效交付成為裝備制造企業(yè)生產(chǎn)組織面臨的一個(gè)難題。本文通過(guò)分析裝備制造企業(yè)項(xiàng)目管理現(xiàn)狀，對(duì)訂單項(xiàng)目管理流程進(jìn)行了探索，建立起適合裝備制造企業(yè)的訂單項(xiàng)目管理機(jī)制，確保各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的高效協(xié)同，保證了產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程的順利實(shí)現(xiàn)，助力裝備制造企業(yè)提高快速響應(yīng)市場(chǎng)及滿意客戶的能力。

關(guān)鍵詞：訂單項(xiàng)目;項(xiàng)目管理機(jī)制;全面深化

中圖分類號(hào)：F273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

裝備制造業(yè)產(chǎn)品有著多品種小批量、小批量、短交期的特點(diǎn)，在生產(chǎn)組織過(guò)程中還往往面臨緊急訂單、插單生產(chǎn)的挑戰(zhàn)。由于裝備制造企業(yè)專業(yè)技術(shù)的復(fù)雜性，在許多裝備制造企業(yè)形成了根深蒂固的職能管理文化，部門間、條線間的跨職能部門的協(xié)調(diào)工作效率較低，在訂單交付過(guò)程中時(shí)常暴露出一些問(wèn)題，比如客戶及部門間信息傳遞銜接、變更控制、資源平衡及協(xié)調(diào)等。如何通過(guò)項(xiàng)目管理的方式實(shí)現(xiàn)營(yíng)銷、研發(fā)、工藝、采購(gòu)、生產(chǎn)等環(huán)節(jié)的協(xié)作，實(shí)現(xiàn)圍繞訂單交付的各項(xiàng)工作緊密聯(lián)系，提升企業(yè)履約保障能力，形成可靠、高效、穩(wěn)定的訂單項(xiàng)目管理機(jī)制成為裝備制造企業(yè)生產(chǎn)組織優(yōu)化的方向。

1 背景分析

通過(guò)對(duì)裝備制造企業(yè)產(chǎn)品訂單執(zhí)行過(guò)程的分析，制造型企業(yè)在項(xiàng)目管理管控過(guò)程中，存在以下幾方面的不足，制約了企業(yè)產(chǎn)品訂單的高效交付。1）職能管理根深蒂固，項(xiàng)目協(xié)同文化差。企業(yè)職能業(yè)務(wù)部門條線主要以項(xiàng)目流程進(jìn)行職責(zé)分工，營(yíng)銷、設(shè)計(jì)、工藝、采購(gòu)、生產(chǎn)等環(huán)節(jié)為了降低自身工作的風(fēng)險(xiǎn)而習(xí)慣于串行工作，訂單響應(yīng)速度與客戶的期望存在較大的差距。2）項(xiàng)目管理制度不合理或缺乏，項(xiàng)目管理工具方法不普及。裝備制造企業(yè)大多長(zhǎng)期“重技術(shù)、輕管理”，企業(yè)內(nèi)部有了大量的技術(shù)質(zhì)量類管理制度，形成強(qiáng)大的縱向職能運(yùn)作優(yōu)勢(shì)，但沒(méi)有橫向的項(xiàng)目管理制度協(xié)調(diào)各部門工作，導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度延期、成本失控等問(wèn)題。3）項(xiàng)目管理配套機(jī)制落后，包含薪酬結(jié)構(gòu)、績(jī)效考核、項(xiàng)目授權(quán)、職業(yè)發(fā)展通道等不夠健全，員工的薪酬結(jié)構(gòu)和績(jī)效考核如果不能與項(xiàng)目成敗掛鉤，導(dǎo)致其參與項(xiàng)目的積極性差，也使項(xiàng)目經(jīng)理無(wú)法對(duì)項(xiàng)目成員形成較好的約束力。

2 實(shí)施步驟

結(jié)合訂單項(xiàng)目執(zhí)行的現(xiàn)狀問(wèn)題和需求出發(fā)，首先要明確總體工作思路，以保證項(xiàng)目目標(biāo)為導(dǎo)向，以準(zhǔn)時(shí)履約交付為抓手，明確項(xiàng)目組與相關(guān)單位的接口，減少過(guò)程異常，降低生產(chǎn)成本，縮短產(chǎn)品周期。按照方案策劃、機(jī)制建設(shè)、試點(diǎn)推進(jìn)、全面深化等分步實(shí)施的原則，分階段有重點(diǎn)的推進(jìn)，著眼于可操作、易實(shí)現(xiàn)來(lái)策劃訂單項(xiàng)目管理工作的落實(shí)。

（1）策劃準(zhǔn)備階段。在策劃準(zhǔn)備階段，注重在系統(tǒng)研究?jī)?nèi)、外部項(xiàng)目管理實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)比選外部咨詢力量協(xié)助推進(jìn)，梳理訂單項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)崗位職責(zé)及人員需求，明確推進(jìn)實(shí)施計(jì)劃，深化完善形成了訂單項(xiàng)目管理策劃方案。建議在企業(yè)內(nèi)部組織召開(kāi)策劃方案溝通會(huì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)訂單項(xiàng)目管理方案及需要的支持達(dá)成了共識(shí)。通過(guò)對(duì)相關(guān)單位開(kāi)展了的調(diào)研訪談活動(dòng)，對(duì)企業(yè)的項(xiàng)目管理綜合能力進(jìn)行了評(píng)估和調(diào)研診斷，確定了訂單項(xiàng)目管理頂層設(shè)計(jì)與關(guān)鍵問(wèn)題的思路及實(shí)施措施。

（2）機(jī)制建設(shè)階段。訂單項(xiàng)目管理機(jī)制是企業(yè)訂單項(xiàng)目良好運(yùn)行的基礎(chǔ)和保障，是管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)提升、推廣應(yīng)用的制度平臺(tái)。因此，裝備制造企業(yè)的管理機(jī)制建設(shè)可結(jié)合項(xiàng)目管理通用屋頂模型，緊緊圍繞組織層面、項(xiàng)目層面、人員層面、職能部門層面的頂層設(shè)計(jì)、規(guī)范管理、實(shí)操應(yīng)用、基礎(chǔ)建設(shè)的不同需求進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)組織層面的管理模式機(jī)制的規(guī)范、單項(xiàng)目和人員層面業(yè)務(wù)執(zhí)行和要素管控的指導(dǎo)、并通過(guò)基礎(chǔ)建設(shè)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理與職能管理協(xié)同發(fā)展。進(jìn)一步明確訂單項(xiàng)目管理機(jī)制的運(yùn)行模式及原則，在項(xiàng)目組織上往往采用矩陣管理組織形式，主要以相關(guān)部門的管理為基礎(chǔ)，相關(guān)部門是項(xiàng)目的資源基地，負(fù)責(zé)集中管理、調(diào)配、培養(yǎng)和考核部門人員，保障項(xiàng)目專業(yè)工作質(zhì)量，承擔(dān)專業(yè)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與知識(shí)積累并推動(dòng)專業(yè)發(fā)展的職責(zé)，項(xiàng)目組和各部門之間形成矩陣管理關(guān)系。同時(shí)要明確訂單項(xiàng)目管理范圍、以職能管理為基礎(chǔ)等模式定義、PMO機(jī)構(gòu)設(shè)置、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員設(shè)置和來(lái)源等管理內(nèi)容。

（3）試點(diǎn)實(shí)踐階段。在試點(diǎn)開(kāi)展階段，可從產(chǎn)品類型以及項(xiàng)目的意義和典型性幾個(gè)方面統(tǒng)籌考慮，選定若干試點(diǎn)訂單項(xiàng)目，進(jìn)行訂單項(xiàng)目管理階段匯報(bào)及試點(diǎn)項(xiàng)目策劃。根據(jù)試點(diǎn)項(xiàng)目梳理企業(yè)各類型項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程，建立指導(dǎo)性強(qiáng)的程序文件。尤其是在制度的調(diào)整或建立過(guò)程中，要特別注意以項(xiàng)目為中心，對(duì)各職能業(yè)務(wù)部門、生產(chǎn)單位的角色定位、職責(zé)分工進(jìn)行重新整理，建立規(guī)范的基于流程的項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化接口。過(guò)程中秉承邊推進(jìn)、邊總結(jié)、邊改進(jìn)的原則，項(xiàng)目管理部門要對(duì)形成的階段性成果向內(nèi)部進(jìn)行征詢，為訂單項(xiàng)目管理工作的總結(jié)改進(jìn)提供更多意見(jiàn)和建議。根據(jù)試點(diǎn)項(xiàng)目的過(guò)程跟蹤控制，突出進(jìn)度、質(zhì)量、成本、風(fēng)險(xiǎn)等管理要素，積累管理方法，并積極開(kāi)展項(xiàng)目間的經(jīng)驗(yàn)交流，形成具有企業(yè)特色的要素管理控制制度。在試點(diǎn)項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程和管理要素的基礎(chǔ)上，由企業(yè)項(xiàng)目管理部門牽頭、試點(diǎn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員深度參與、各部門密切配合形成項(xiàng)目管理制度流程。

（4）全面深化階段。在經(jīng)過(guò)試點(diǎn)驗(yàn)證后，逐步進(jìn)入全

面拓展深化階段，重點(diǎn)推進(jìn)訂單項(xiàng)目管理的普及應(yīng)用和優(yōu)化提升，建設(shè)訂單項(xiàng)目管理的信息化，形成以訂單實(shí)現(xiàn)為目標(biāo)的協(xié)作氛圍。在單項(xiàng)目層面通過(guò)啟動(dòng)會(huì)、月度例會(huì)、項(xiàng)目經(jīng)理研討會(huì)、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等多種平臺(tái)，加強(qiáng)項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)訂單項(xiàng)目管控能力提升。發(fā)揮項(xiàng)目管理部門對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行項(xiàng)目管理體系、項(xiàng)目策劃、計(jì)劃編制、跟蹤方法以及團(tuán)隊(duì)、干系人溝通等多方面的實(shí)施指導(dǎo)。建立起標(biāo)準(zhǔn)化的協(xié)調(diào)機(jī)制，梳理訂單項(xiàng)目經(jīng)理與職能業(yè)務(wù)部門、項(xiàng)目管理部門職責(zé)分工，明確矩陣式模式下的主要工作，幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和相關(guān)部門清晰職責(zé)、協(xié)調(diào)事項(xiàng)及流程，加快協(xié)調(diào)處置的效率。同步開(kāi)展訂單項(xiàng)目管理信息化建設(shè)，推進(jìn)項(xiàng)目全生命周期的內(nèi)容的在線管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)化的分級(jí)編制、在線管理，通過(guò)異常、風(fēng)險(xiǎn)的在線提報(bào)和處置，實(shí)現(xiàn)了異常管理規(guī)范化和經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，為訂單項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤效率提升、成本統(tǒng)計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)和異常的快速處置奠定了基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語(yǔ)

裝備制造業(yè)的項(xiàng)目特點(diǎn)是工期緊、特殊資源有限，可通過(guò)“頂層機(jī)制明確→實(shí)施操作規(guī)范制定→實(shí)踐應(yīng)用檢驗(yàn)”這種分階段建設(shè)的步驟，較好地實(shí)現(xiàn)訂單項(xiàng)目管理體系的建設(shè)和導(dǎo)入，降低新管理模式的沖擊和風(fēng)險(xiǎn)，逐步建立以目標(biāo)實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向的氛圍，能夠在訂單準(zhǔn)時(shí)高效交付上起到了良好效果。同步依托試點(diǎn)項(xiàng)目實(shí)踐積極引導(dǎo)以項(xiàng)目為中心的管理文化形成，建設(shè)完善企業(yè)訂單項(xiàng)目管理機(jī)制流程，探索和固化項(xiàng)目管理配套機(jī)制，推行項(xiàng)目管理工具方法，進(jìn)而鍛煉了一批訂單項(xiàng)目管理人才，促進(jìn)了在職能環(huán)境下的上下游業(yè)務(wù)協(xié)同，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)項(xiàng)目管理的延伸及拓展奠定基礎(chǔ)。

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