探究信息化時(shí)代提升檔案管理水平的策略與方法

摘要：檔案管理數(shù)據(jù)體量大，且有較高的冗余度，在實(shí)際的管理過(guò)程中易出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失、準(zhǔn)確性不足等問(wèn)題。信息化時(shí)代下，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理提供了更多的可能?；诖耍恼轮饕撌隽颂嵘龣n案管理水平重要性，并探究了其中的策略與方法。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代; 檔案管理; 管理水平; 策略

引言

檔案管理的信息化建設(shè)可在切實(shí)性強(qiáng)化檔案管理效率的同時(shí)，為企業(yè)的決策提供可靠的數(shù)據(jù)信息支持。信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，使得檔案管理能夠與人力資源管理、財(cái)務(wù)管理等集為一體，從而使得企業(yè)的各項(xiàng)決策更加合理化。

一、基于信息化時(shí)代提升檔案管理水平的重要性

檔案管理工作與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，由如下幾點(diǎn)可以看出：一、提升檔案管理工作水平，能夠完善人員對(duì)于檔案的認(rèn)知，可逐步提升職員的數(shù)字化應(yīng)用能力，從而就所需要的檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確的收集與歸檔整理;二、使得檔案信息的查詢工作更加的便捷，便于就檔案信息的處理與利用，也方便了后期的電子檔案維護(hù)工作;三、檔案管理的信息化建設(shè)，擴(kuò)大了信息及數(shù)據(jù)的容納量，能夠規(guī)避因資源匱乏、冗余而致使的檔案資源浪費(fèi)。

二、信息化時(shí)代如何有效提高檔案管理水平

（一）恰當(dāng)規(guī)劃系統(tǒng)性的檔案管理流程

其一、做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，基于一系列信息數(shù)據(jù)加以綜合性的分析，深入化分析檔案的立卷、組卷等程序，進(jìn)而明確基于不同的分類方式所對(duì)應(yīng)的相關(guān)問(wèn)題，并進(jìn)行有針對(duì)性的優(yōu)化處理。將檔案來(lái)源作為管理的重點(diǎn)內(nèi)容，以上級(jí)檔案管理中心所下達(dá)的指令作為標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，就檔案的來(lái)源加以準(zhǔn)確的歸類。

其二、信息采集完成后，需及時(shí)將相關(guān)的材料傳遞給相關(guān)的部門，就檔案序號(hào)加以標(biāo)注，并展開(kāi)統(tǒng)一的立卷管理。然后通過(guò)信息化管理部門實(shí)現(xiàn)歸類，構(gòu)建起綜合性的檔案信息庫(kù)，確保檔案分類的準(zhǔn)確性，如此，初步的檔案管理工作便完成了。

其三、以檔案信息的重點(diǎn)內(nèi)容作為依據(jù)，歸納出具有總結(jié)性的標(biāo)題，這也是為了便于后期查詢工作的開(kāi)展，從而減小檔案分包管理的任務(wù)量。與此同時(shí)，也需要再次審查檔案的完整性及準(zhǔn)確性，重點(diǎn)探究其的來(lái)源。

（二）注重入庫(kù)管理的數(shù)字化建設(shè)

在展開(kāi)實(shí)際的入庫(kù)管理工作時(shí)，首先需要分析檔案的類別。檔案入庫(kù)前需要依據(jù)文檔類型的不同，從而構(gòu)建與其相對(duì)應(yīng)的文檔保密盒子，舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子來(lái)看，待處理文件、歸類成卷文檔二者便分屬不同的類型，在管理時(shí)也需要區(qū)別對(duì)待，切不可“混為一談”，從而影響到后期的檔案查詢效率。具體來(lái)看，應(yīng)當(dāng)以統(tǒng)一化作為基本的入庫(kù)管理原則，就所收集到的檔案做好相應(yīng)的分類處理。

檔案管理水平的提升，應(yīng)當(dāng)恰當(dāng)?shù)膽?yīng)用數(shù)字化管理方式，就檔案信息加以編目，為之后的查詢工作提供支持。在完成的例卷管理步序之后，便需要開(kāi)展數(shù)據(jù)庫(kù)的管理工作，我們需要基于管理部門不同的管理需求，從而針對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用信息進(jìn)行合理的標(biāo)定。在進(jìn)行包括刪除、查詢、傳輸?shù)仍趦?nèi)的一系列信息操作時(shí)，需要注重其中的維護(hù)工作，進(jìn)行批量掛接。

（三）架設(shè)信息化管理程序

1. 構(gòu)建用戶友好的檔案管理信息化界面，以簡(jiǎn)潔明了作設(shè)計(jì)原則，使檔案管理工作者易于操作。要求檔案管理者具備基本的計(jì)算機(jī)硬件及軟件知識(shí)，以自身的熟練度高低為依據(jù)選擇相應(yīng)的處理系統(tǒng)。系統(tǒng)選用的不同，工作效果也是不一的，就拿windows xp、service2017這兩個(gè)系統(tǒng)來(lái)看，二者均可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的優(yōu)化管理，但二者對(duì)于新手的友好程度卻不同，一般而言，前者更加易于新人操作。

2. 定期的升級(jí)檔案管理軟件，企業(yè)應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，及時(shí)的更新自身的檔案管理軟件，以提升工作效率，與此同時(shí)，也需要做好相關(guān)設(shè)備的維護(hù)工作。需要始終保持創(chuàng)新型的檔案管理理念，能夠立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)角度進(jìn)行整體的系統(tǒng)設(shè)計(jì)。在進(jìn)行實(shí)際檔案管理時(shí)，可以權(quán)限分明原則作為一項(xiàng)有效的依據(jù)，從而就各個(gè)部門所對(duì)應(yīng)的工作內(nèi)容加以確定，比如，負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)的部門，便應(yīng)當(dāng)依據(jù)類型、時(shí)間及文檔等格式完成香櫻的數(shù)據(jù)化管理;而負(fù)責(zé)借閱管理的人員，重點(diǎn)需要核實(shí)用戶的身份信息，并基于文檔類型展開(kāi)相應(yīng)的收歸管理。

3. 依托bs結(jié)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)。在操作界面的設(shè)計(jì)上簡(jiǎn)潔應(yīng)當(dāng)以簡(jiǎn)潔大方為主，能夠使操作者快速的找到自己所需要的應(yīng)用程序，縮減瀏覽器的啟動(dòng)時(shí)間，并依據(jù)服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)相對(duì)應(yīng)的針對(duì)性設(shè)計(jì)原則，把相關(guān)的操作指令寫入服務(wù)器之中，與云端計(jì)算及其他的云端服務(wù)功能相配合，實(shí)現(xiàn)多種功能層級(jí)的有效鏈接，力求做到在保障分析層次用戶需求的同時(shí)，滿足執(zhí)行層次用戶的相關(guān)需求。舉個(gè)例子來(lái)看，依托于SQL server數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)直線就整個(gè)檔案管理工作的分析。一個(gè)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)能夠與12個(gè)瀏覽器建立起的鏈接，能夠大幅度提升瀏覽器服務(wù)的效率與質(zhì)量。

4. 系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)需要考慮到檔案的銷毀問(wèn)題，特別是對(duì)于數(shù)據(jù)量將為龐大的企業(yè)而言，在長(zhǎng)年累月的檔案數(shù)據(jù)累積下，信息是“海量”的。那么，對(duì)于一些“老舊”的檔案信息便可進(jìn)行選擇性的銷毀工作，從而防止冗余信息的產(chǎn)生，造成儲(chǔ)存資源的浪費(fèi)現(xiàn)象。在具體的處理時(shí)，需要展開(kāi)全方位的核實(shí)，保障目標(biāo)銷毀卷宗是“無(wú)價(jià)值”的，且不會(huì)影響到現(xiàn)階段各個(gè)部門的工作、包括上級(jí)的優(yōu)化決策工作。

三、結(jié)論

綜上所述，信息化時(shí)代的當(dāng)下，各行各業(yè)的檔案管理越來(lái)越追求高效率、高質(zhì)量，提升檔案管理水平對(duì)于行業(yè)的進(jìn)步與企業(yè)的發(fā)展是至關(guān)重要。由此，我們應(yīng)當(dāng)從實(shí)際問(wèn)題出發(fā)，善于運(yùn)用當(dāng)下的信息化技術(shù)，及數(shù)字化工具，選擇恰當(dāng)?shù)膬?yōu)化路徑與方式，不斷的提升檔案管理水平，從而順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。

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作者簡(jiǎn)介：

王超（1988.06-）男，民族：漢，籍貫：山東濟(jì)寧，學(xué)歷：本科;職稱：助理館員，研究方向：檔案管理。