簡析企業(yè)檔案管理社會化問題

魏麗麗

摘要：隨著國際經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的推進(jìn)，國內(nèi)企業(yè)面臨的競爭壓力越來越大，而企業(yè)生存的環(huán)境也越來越復(fù)雜。企業(yè)要想在行業(yè)中處于發(fā)展優(yōu)勢，除了要不斷強(qiáng)化營運(yùn)能力擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)效益，還要做好內(nèi)部管理如項(xiàng)目與文書檔案管理工作，充分利用企業(yè)外部社會資源及其專業(yè)人才、技術(shù)與設(shè)備來提高檔案管理效率來提升企業(yè)競爭力。但從當(dāng)前部分企業(yè)檔案社會化管理過程中暴露出的問題來看，還需要不斷完善與強(qiáng)化。鑒于此，檔案相關(guān)管理人員還需要提高重視與認(rèn)識，找出解決問題的有效措施，并針對性的開展討論與研究。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;社會化;必要性;可行性

檔案是記錄企業(yè)發(fā)展歷程的重要資料，因此對提供歷史依據(jù)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展具有重大、積極的作用。而企業(yè)檔案管理社會化是近年來出現(xiàn)的全新理念，也代表了企業(yè)檔案管理工作模式的突破與變革，主要是指企業(yè)檔案資料管理工作采用集約、集中或外包的方式，利用先進(jìn)、完善的社會化管理制度來提升企業(yè)檔案管理效率與質(zhì)量，為企業(yè)的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

一、企業(yè)檔案管理社會化的優(yōu)勢

（一）有效控制管理成本、提高資源利用效率

企業(yè)檔案管理社會化可以有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化，一方面，企業(yè)以外包的形式將檔案管理工作交付給第三方，承接該業(yè)務(wù)的組織或個人則對企業(yè)檔案開展專業(yè)化、規(guī)范化的管理，使得整個檔案管理工作更加科學(xué)合理。而近年來隨著承接企業(yè)檔案管理的中介機(jī)構(gòu)數(shù)量規(guī)模不斷擴(kuò)大，更多的企業(yè)也逐漸采用這種檔案管理模式，從而節(jié)約了可觀的管理成本。另一方面，檔案管理外包還能實(shí)現(xiàn)資料管理的透明化，快捷化，相關(guān)人員可以隨時調(diào)取所需資料。而從企業(yè)經(jīng)營的角度來說，雖然外包檔案管理不能直接為企業(yè)創(chuàng)造價值，但通過將檔案管理工作逐步精細(xì)化，是一項(xiàng)低投入高回報(bào)的管理措施。

（二）有利于資源優(yōu)化配置科學(xué)性的提高

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，企業(yè)與員工之間的關(guān)系轉(zhuǎn)為聘用制，盡管這種勞資關(guān)系極大的促進(jìn)了人才的合理流動，但對于企業(yè)檔案管理來說卻增加了難度，而社會化的企業(yè)檔案管理能很好的解決這一矛盾。首先，企業(yè)檔案管理社會化實(shí)現(xiàn)了相關(guān)管理工作的精細(xì)化，在借助外部資源為企業(yè)提供專業(yè)性的服務(wù)，有效的減少了此項(xiàng)工作的難度與工作量，減少了企業(yè)內(nèi)部設(shè)置的檔案管理專人專崗，并將此處節(jié)約的資源投放到其他部門及崗位中，實(shí)現(xiàn)了資源的優(yōu)化配置。其次，企業(yè)檔案管理社會化的實(shí)施還充分利用了外部檔案管理機(jī)構(gòu)，促使社會資源被有效利用，這也是當(dāng)前新形式下時常經(jīng)濟(jì)所提倡的資源配置能效最大化的宗旨。

（三）為社會提供更多機(jī)會

企業(yè)檔案管理社會化不但可以切實(shí)實(shí)現(xiàn)資源配置的最優(yōu)化，該需求還可以為社會提供更多的創(chuàng)業(yè)機(jī)會與就業(yè)崗位。盡管檔案管理一直以來都屬于企業(yè)內(nèi)部管理的范疇，但隨著檔案管理社會化理念的提出，近年來出現(xiàn)了越來越多的檔案管理機(jī)構(gòu)組織，而部分高校也開始注重培養(yǎng)相關(guān)專業(yè)人才。此時企業(yè)利用社會化的檔案管理機(jī)構(gòu)及其提供的人才、技術(shù)與設(shè)備，增強(qiáng)了自身的檔案資源利用效率，與此同時，檔案管理機(jī)構(gòu)也獲得到長足的發(fā)展動力，進(jìn)一步滿足市場需求。

二、企業(yè)檔案管理社會化問題完善途徑

企業(yè)要想進(jìn)一步做好檔案管理就要加快實(shí)現(xiàn)社會化，致力于企業(yè)檔案社會化管理效率與科學(xué)性的提升，在切實(shí)控制企業(yè)檔案管理費(fèi)用的前提下，優(yōu)化企業(yè)資源配置，打造企業(yè)核心競爭力。具體完善途徑包括以下幾點(diǎn)：

（一）通過宣傳強(qiáng)化檔案管理意識

檔案管理社會化進(jìn)程中，為了提升對檔案管理工作及相關(guān)工作人員的配合意識，以及強(qiáng)化檔案管理工作的效率，必須擴(kuò)大對相關(guān)工作的宣傳。不但要在企業(yè)內(nèi)部普及檔案法，還要通過具體的案例與事件來廣泛宣導(dǎo)，讓全體員工了解到檔案管理的重要性，以及開展檔案管理社會化的重大意義，從而積極配合檔案社會化管理系列工作，并為后續(xù)工作的有效開展提供有力支持。

（二）對檔案管理手段積極創(chuàng)新

要想進(jìn)一步提高檔案管理水平，就要順應(yīng)時代、科技的發(fā)展趨勢，摒棄傳統(tǒng)落后的管理思想并用于創(chuàng)新、變革。具體來說即通過引入先進(jìn)的管理思想與技術(shù)，以當(dāng)前發(fā)展成熟的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為核心構(gòu)建企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫平臺，對數(shù)據(jù)規(guī)模龐大的檔案開展科學(xué)、高效的管理。另外，積極創(chuàng)造利于開展數(shù)字化檔案管理的軟環(huán)境，在電子檔案管理過程中要求相關(guān)管理人員具備一定的理論知識與實(shí)際操作能力，以此來為檔案管理的高效化提供保障。最后，不斷關(guān)注該領(lǐng)域的先進(jìn)技術(shù)與理論知識，緊跟時代發(fā)展，切實(shí)解決當(dāng)前企業(yè)檔案管理社會化中的存在的問題。

（三）集中統(tǒng)一管理

企業(yè)檔案管理社會化是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展到一定程度后的必然產(chǎn)物，與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式相較，具有更加突出的優(yōu)勢。傳統(tǒng)管理方式下由于缺乏先進(jìn)技術(shù)與正確的管理理念，極易形成管理混亂無序的不良現(xiàn)象，檔案管理的質(zhì)量與效率也就無從談起。而現(xiàn)代化集中統(tǒng)一式的檔案管理模式下，則可以充分利用社會管理機(jī)構(gòu)的專業(yè)性與技術(shù)、設(shè)備上的優(yōu)勢，切實(shí)提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量，更加專注于檔案的管理，切實(shí)增強(qiáng)企業(yè)的發(fā)展效應(yīng)。

（四）推動檔案管理社會化相關(guān)法治建設(shè)

不但要加快企業(yè)外部檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)進(jìn)程，促使通過檔案管理及其信息服務(wù)質(zhì)量的提高，還要注重推動相關(guān)法律規(guī)范的構(gòu)建，為行業(yè)規(guī)范、企業(yè)需求提供有力保障。市場經(jīng)濟(jì)不斷完善的當(dāng)今，以法律制度來規(guī)范與約束行業(yè)行為，在推動企業(yè)檔案管理社會化進(jìn)程中也需要完善、合理的法律法規(guī)的護(hù)航。尤其是企業(yè)檔案涉及到企業(yè)機(jī)密與員工的勞動權(quán)益，就更加需要加快相關(guān)法律制度的構(gòu)建。在這個方面的建設(shè)上，無論是政府有關(guān)部門還是企業(yè)本身，都需要積極轉(zhuǎn)換理念，善于向國內(nèi)外擁有優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)的組織機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)、借鑒，在推動我國企業(yè)檔案管理社會化進(jìn)程中更加快捷、高效的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

（五）完善檔案社會化管理制度

企業(yè)檔案不但包含企業(yè)運(yùn)營基本信息、員工資料，還涵蓋了企業(yè)生產(chǎn)、管理、營銷以及科研等內(nèi)容，是企業(yè)擁有的重要無形資產(chǎn)，也是企業(yè)在行業(yè)市場中打造核心競爭力的關(guān)鍵。因此，企業(yè)在將這些重要機(jī)密的檔案管理工作移交至社會管理機(jī)構(gòu)時，必須要制定完善、健全的約束機(jī)制與管理制度來限定社會管理機(jī)構(gòu)的行為，不但要維護(hù)檔案管理的完整性，更要提供安全保障。企業(yè)要基于檔案社會管理機(jī)構(gòu)的特性來全面分析機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理實(shí)力，持續(xù)優(yōu)化檔案管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行，促進(jìn)檔案社會化管理機(jī)構(gòu)能夠更加全面、有效的發(fā)揮職能。

三、結(jié)語

企業(yè)檔案是記錄企業(yè)每一個發(fā)展歷程的憑據(jù)，為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃提供歷史依據(jù)與決策參考，因此企業(yè)檔案管理工作具有十分重要的意義。而在新時期下企業(yè)檔案管理要遵循社會發(fā)展的趨勢，積極創(chuàng)新拓展適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)不同時期的需要，并將新的技術(shù)、理念充分融入到企業(yè)檔案管理中，有效提升管理的效率與水平。另外，檔案管理人員也要給予足夠的重視，規(guī)范化檔案管理流程，以先進(jìn)的檔案管理技術(shù)推動企業(yè)有序、健康的發(fā)展。

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