淺談檔案管理中的電子檔案管理

吳垠

摘要：電子檔案在人們的日常生活和工作中起著非常重要的作用，通過(guò)電腦傳輸和保存記錄一些內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)電子檔案的存檔。因此，做好檔案管理工作，也要把電子檔案管理工作做好。而現(xiàn)如今，電子檔案管理工作中仍然存在很多問(wèn)題，例如電子文檔在管理中很容易遭到破壞，無(wú)法保障安全。因此，我們針對(duì)完善電子檔案管理工作的方法做出討論，加強(qiáng)安全保障。

關(guān)鍵詞：電子檔案;管理;安全性

現(xiàn)如今，全球化全面發(fā)展，我們進(jìn)入了一個(gè)全新的信息時(shí)代，電子檔案的管理對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)是重中之重的。電子檔案管理工作已經(jīng)取得了一定的發(fā)展，但是仍然存在著一些不足之處，電子檔案雖然方便接收他人的信息但卻容易被更改，數(shù)據(jù)容易丟失，不夠安全。因此，我們應(yīng)當(dāng)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，裨補(bǔ)闕漏，才能有所廣益，最終提升電子檔案管理的水平。

一、電子檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的重要性

（一）電子檔案管理用于存檔各類(lèi)信息，更加的系統(tǒng)全面，充分利用現(xiàn)如今的信息技術(shù)，更加的方便快捷，用戶(hù)的信息在網(wǎng)絡(luò)中可以實(shí)現(xiàn)共享，更加方便查詢(xún)和利用，為社會(huì)和生活提供了更方便，更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二） 之所以要加強(qiáng)電子檔案的管理，正是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方式?jīng)]有電子檔案的保存方便和高效。電子檔案走向信息化，網(wǎng)絡(luò)化，緊跟現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，使得日常生活中對(duì)于電子檔案的管理以及應(yīng)用更加方便快捷。

（三）最近幾年，全國(guó)各項(xiàng)設(shè)施基本完善，檔案管理工作水平也逐漸提升，但是生活中，社會(huì)上有很多的檔案管理工作，數(shù)量增加促使傳統(tǒng)的檔案管理工作不在那么簡(jiǎn)單。因此我們需要發(fā)展電子檔案的管理，可以在原有基礎(chǔ)上減少很多的工作量，然后更加高效地實(shí)現(xiàn)檔案管理水平，提高檔案管理工作效率。

二、電子檔案管理現(xiàn)存的不完善之處

電子檔案作為現(xiàn)代化社會(huì)中新興產(chǎn)業(yè)，仍然存在很多有待改進(jìn)的地方。電子檔案可以有效的儲(chǔ)存大量信息，方便快捷，但是它本身還具有一些安全隱患等問(wèn)題。

（一）高度樹(shù)立電子檔案管理工作的意識(shí)

現(xiàn)如今，電子檔案管理工作屬于新興產(chǎn)業(yè)，接觸電子檔案管理的工作人員，對(duì)于它的認(rèn)識(shí)還有些不足，對(duì)電子檔案的重視程度也不夠深，這是因?yàn)殚L(zhǎng)期以來(lái)大家都是利用紙質(zhì)檔案存檔，對(duì)于兩者的不同，可能存在誤區(qū)。一些基層管理工作人員可能還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到從紙質(zhì)檔案管理到電子檔案管理工作的不同之處，思想觀念還沒(méi)有形成，意識(shí)不夠強(qiáng)。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)化，信息化的電子管理重要性認(rèn)識(shí)不足。有一些部門(mén)認(rèn)為檔案管理工作不是作為主要工作，就沒(méi)有指派專(zhuān)人或者用心的去管理，以至于電子檔案管理工作沒(méi)有條理。

（二）很難確保電子檔案的初始完整性

電子檔案很容易更改和操作，因?yàn)槲募谋旧砭途哂泻芨叩姆蛛x性。檔案的管理人員或者是技術(shù)人員可以查看檔案信息，共享等數(shù)據(jù)信息，也就造成了信息的發(fā)散和不完整。因此，電子檔案很容易被修改和復(fù)制，多次的傳遞查看更改就會(huì)和原來(lái)的存檔不一致，最終電子檔案和原始存檔的內(nèi)容有些不同，就無(wú)法確定檔案的真實(shí)性和完整性。

（三）存在安全性隱患

現(xiàn)如今是一個(gè)全球信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)的使用范圍很廣，使用人很雜，這也就導(dǎo)致了很多文件，電子文檔在網(wǎng)絡(luò)上很多人可以查看和轉(zhuǎn)發(fā)，所以電子文件的初始的安全性存在很大的隱患。電子檔案的存儲(chǔ)空間很大，但是調(diào)理卻不是很清楚。電子檔案管理工作中，能夠?qū)崿F(xiàn)文檔和重要數(shù)據(jù)的備份但沒(méi)有明確的規(guī)定，哪些文件要以什么樣的方式保存。除此之外，電子檔案隨意放置不夠規(guī)整，文件可能存在U盤(pán)中，也可能在硬盤(pán)里，對(duì)比之前紙質(zhì)檔案的存檔都是條理清楚的放置，而且電子檔案也很容易被檔案管理工作人員以外的人查看或者拷貝，安全性存在很大隱患。

（四）管理的標(biāo)準(zhǔn)化有待加強(qiáng)。

電子檔案管理應(yīng)該將實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理作為基礎(chǔ)，檔案管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作，多加指派相關(guān)工作人員，做到系統(tǒng)化，標(biāo)準(zhǔn)化，全方位管理。有些部門(mén)沒(méi)有將電子檔案管理工作納為重要工作安排，從部門(mén)的集體利益處罰統(tǒng)籌發(fā)展，以至于電子檔案管理工作零散雜亂，各行其是，電子檔案管理工作也不能夠得到發(fā)展。

三、實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的可行計(jì)策

電子檔案管理工作作為新興產(chǎn)業(yè)，管理方式和對(duì)象與之前的傳統(tǒng)的檔案管理工作有很大的差異性。因此我們應(yīng)該根據(jù)電子檔案管理工作的特點(diǎn)，因材施教，完善電子檔案管理的一些有效，可行的對(duì)策，制定出電子檔案管理相適宜的管理制度。

（一）有效建立電子檔案硬件系統(tǒng)

電子檔案首先是由電子文件組成的，因此，我們首先應(yīng)該針對(duì)電子文件的保存做出相應(yīng)對(duì)策，那就是加強(qiáng)硬件系統(tǒng)的設(shè)施管理，擁有一個(gè)穩(wěn)定功能齊全的硬件存儲(chǔ)設(shè)備是電子檔案管理的核心基礎(chǔ)。硬件設(shè)施的建立需要考慮到溫度環(huán)境適宜，采用磁帶，光盤(pán)，數(shù)據(jù)熱備份等多種方式，做好電子檔案，長(zhǎng)期保存的充分準(zhǔn)備。而且電子數(shù)據(jù)的完整性和原始性非常重要，因此需要建立安保措施設(shè)置進(jìn)入和使用的方式，防止被隨意查看和刪改，盡可能的保證電子文件的存儲(chǔ)安全。

（二）增強(qiáng)存儲(chǔ)信息的安全性。

電子檔案管理最重要的就是要保證檔案的私密內(nèi)容，檔案管理部門(mén)首先要樹(shù)立安全保障意識(shí)，注重檔案信息的隱私，也不可監(jiān)守自盜。采取現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，利用加密，防火墻等多方面手段，保護(hù)電子檔案信息的安全。除此之外，采取有效的方式將電子檔案進(jìn)行統(tǒng)籌管理，方便查看和存檔。電子檔案管理部門(mén)的工作人員應(yīng)該不斷的探索實(shí)踐，最大化的完善電子檔案管理體系。

（三）大力開(kāi)展電子檔案的整理工作

電子檔案大多數(shù)是具有保存意義的，因此我們要系統(tǒng)化的對(duì)電子檔案進(jìn)行歸納和整理。與傳統(tǒng)的檔案整理不同的是，電子檔案整理主要是將各類(lèi)介質(zhì)進(jìn)行整理，對(duì)于接收到的電子文件進(jìn)行分類(lèi)編排，然后備份便于以后查詢(xún)使用。同樣的，建立和完善電子檔案管理制度相當(dāng)重要，相關(guān)工作人員應(yīng)該按嚴(yán)格按照規(guī)定，規(guī)范管理制度，結(jié)合實(shí)際情況和實(shí)際操作對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)整理。同時(shí)也可以設(shè)置電子檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人。有各個(gè)責(zé)任人負(fù)責(zé)自己的部分，哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題更加方便查找和改正。

（四）提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

首先，作為一名檔案管理的工作者，要有明確的檔案管理基本意識(shí)，要有高度的責(zé)任感和熱心。履行崗位職責(zé)，整理歸納檔案要具有職業(yè)道德，保證公平公正，保密周到。除此之外，新時(shí)代電子檔案管理的靈活性更強(qiáng)，要求電子檔案管理工作人員要學(xué)會(huì)整理歸納各項(xiàng)數(shù)據(jù)材料，對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的熟悉程度要加強(qiáng)。最重要的一點(diǎn)，工作人員的個(gè)人素養(yǎng)要提高，將檔案管理工作作為一個(gè)認(rèn)真的工作，維護(hù)電子檔案的公正性，權(quán)威性，私密性。公平公正，不以權(quán)謀私。同時(shí)也要加強(qiáng)自我建設(shè)，在自己原有的水平和基礎(chǔ)上，豐富自我，靈活掌握計(jì)算機(jī)技能，并將其運(yùn)用到電子檔案管理中。另外，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)可以設(shè)置一些檔案管理工作人員的培訓(xùn)課，加強(qiáng)工作人員的各項(xiàng)素質(zhì)，培訓(xùn)工作技能。

四、結(jié)束語(yǔ)

電子檔案管理工作是單位蓬勃發(fā)展的基礎(chǔ)保障工作，順應(yīng)當(dāng)今信息時(shí)代的發(fā)展，有效地利用電子檔案，不斷提升電子檔案管理工作的可行性。

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