做好中學(xué)檔案管理工作的幾點(diǎn)看法

徐丹青

摘 要：學(xué)校是一個(gè)教書育人的地方，它為國家提供了大量的人才，其具有相當(dāng)嚴(yán)密的組織結(jié)構(gòu)和制度，而管理制度就是其中之一。在學(xué)校管理工作中，檔案管理發(fā)揮著巨大的作用，它能判斷一個(gè)學(xué)校的管理水平是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，充分折射出學(xué)校處于不同階段的工作情況。因此，作為一名檔案管理人員需要正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，還必須要給予其高度的重視，針對(duì)當(dāng)前中學(xué)檔案管理工作中存在的問題去進(jìn)行改革創(chuàng)新以保障其正常運(yùn)行。

關(guān)鍵詞：中學(xué);檔案管理，問題及策略

中學(xué)是促進(jìn)學(xué)生各方面發(fā)展的基礎(chǔ)階段，同樣也是開展教育工作的一個(gè)重要階段。在學(xué)校的整體運(yùn)行中，檔案管理工作通過對(duì)學(xué)校不同階段的事物進(jìn)行分析、記錄以及保存，成為了整個(gè)學(xué)校成立、發(fā)展和變遷的見證者。檔案管理是對(duì)真實(shí)事物的記錄，是學(xué)校不可缺少的信息資源。它對(duì)于各個(gè)部門都很重要，對(duì)學(xué)校今后教育事業(yè)的發(fā)展、教育質(zhì)量的提高都有重大意義。所以如何最大限度地發(fā)揮中學(xué)檔案管理工作的有效性是值得我們探討。

一、當(dāng)前中學(xué)檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)有待提高

由于受各種因素制約，大部分中學(xué)的檔案管理人員都是兼職的，從未接觸過相關(guān)專業(yè)學(xué)習(xí)和實(shí)踐培訓(xùn)。學(xué)校檔案管理工作經(jīng)常采取有經(jīng)驗(yàn)者帶無經(jīng)驗(yàn)者的形式。剛開始接手的新手經(jīng)常是一邊學(xué)習(xí)一邊工作，所以不可避免地造成了檔案管理人員專業(yè)知識(shí)欠缺，工作效率低下。相應(yīng)的，檔案管理人員們大部分沒有具備較高程度的綜合素質(zhì)，例如學(xué)歷、知識(shí)體系等沒有達(dá)標(biāo)。

（二）學(xué)校重視程度不夠

因?yàn)榧议L(zhǎng)在選擇學(xué)校時(shí)，最重要的是考察學(xué)校的教學(xué)資源、師資力量等。所以，目前中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)為擴(kuò)展生源和提高學(xué)生升學(xué)率往往會(huì)將工作的側(cè)重點(diǎn)放在教學(xué)和學(xué)生成績(jī)上，從而對(duì)學(xué)校的檔案管理有所忽視，難以認(rèn)識(shí)到其重要性。因此，學(xué)校就不會(huì)對(duì)中學(xué)檔案管理工作投入足夠的資金和人力，檔案保管也馬虎處理，進(jìn)而在一定程度上影響了檔案的保存和利用。

（三）檔案利用率低

如今已是二十一世紀(jì)，一個(gè)網(wǎng)絡(luò)主導(dǎo)的時(shí)代，但是部分中學(xué)存放于檔案室里的資料還是老式的紙質(zhì)版，并沒有最大限度利用計(jì)算機(jī)的便捷，因此導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作水平低下。有些中學(xué)雖然實(shí)現(xiàn)了檔案電子化，但不得不說其仍然存在著許多問題，做不到電子檔案資料實(shí)行學(xué)校內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)，所以就不能突破目前的局限以實(shí)現(xiàn)真正的數(shù)字化管理。此外，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案容易破損、丟失等，老師們就會(huì)更加忽略對(duì)檔案資源的利用。

二、做好中學(xué)檔案管理工作的相關(guān)看法

（一）樹立起正確的檔案觀

只有當(dāng)人們樹立起正確的觀念，才能不斷創(chuàng)新工作思路，改進(jìn)工作方法，提升工作能力。那何為正確的檔案觀呢？具體而言就是指檔案人員要對(duì)檔案事物有一個(gè)正確的看法，它要求我們每一名檔案管理人員都要以科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)的姿態(tài)去完成檔案工作。在實(shí)際的檔案管理過程中，有部分的檔案管理人員缺乏正確的檔案觀從而導(dǎo)致中學(xué)檔案管理工作做不到位。所以，校領(lǐng)導(dǎo)們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升其工作素質(zhì)，促使其形成正確的檔案觀。與此同時(shí)，還應(yīng)該讓我們眾多檔案管理人員明白檔案管理不是單純的管理，而是要以學(xué)校的發(fā)展為起始點(diǎn)，努力幫助學(xué)校實(shí)現(xiàn)求生存、謀發(fā)展的總體目標(biāo)。

（二）做好宣傳引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視

認(rèn)知反作用于實(shí)踐，對(duì)實(shí)踐具有指導(dǎo)作用，一個(gè)科學(xué)的認(rèn)知能夠推動(dòng)實(shí)踐甚至取得成功。所以，檔案管理人員必須通過一定的途徑去進(jìn)行宣傳和普及。我們可以發(fā)放檔案管理手冊(cè)、開展檔案專題講座等，在廣大教師群體之間進(jìn)行宣傳，讓教師了解學(xué)校檔案管理的作用以及如何應(yīng)用學(xué)校檔案。另外，作為學(xué)校檔案管理部門里的一份子還應(yīng)當(dāng)積極參與到學(xué)校的各類活動(dòng)當(dāng)中去。這樣我們不僅能對(duì)不同資料進(jìn)行收集歸檔，還能查漏補(bǔ)缺，敏銳地察覺到還有哪些檔案是有保存價(jià)值卻漏收集的。同時(shí)，在活動(dòng)過程中還能擴(kuò)大全校教師對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知范圍，從而促進(jìn)檔案室工作有所進(jìn)步，跟上學(xué)校發(fā)展的整體步伐。相信經(jīng)過這些努力一定能引起領(lǐng)導(dǎo)們的關(guān)注，提升領(lǐng)導(dǎo)們對(duì)檔案管理的重視程度。

（三）建立健全檔案管理制度

眾所周知，管理制度的建設(shè)在中學(xué)里是有著重要作用的，其是一個(gè)學(xué)校落實(shí)各項(xiàng)工作的基本保障。它約束以及規(guī)范著檔案管理的負(fù)責(zé)人員和相關(guān)師生，所以只有建立一個(gè)完整的檔案管理制度才能有效地將存放于室內(nèi)的檔案信息資源利用起來。學(xué)校若是想要建立健全檔案管理制度應(yīng)從以下兩方面著手：一方面，學(xué)校應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作的具體實(shí)施，把責(zé)任具體落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員。另一方面，校領(lǐng)導(dǎo)們還可以制定嚴(yán)格的考核制度，要求檔案管理人員都要考取市檔案局組織考核的上崗證，做到持證上崗，并要求每年都要參加幾次市檔案局組織的檔案管理講座培訓(xùn)。通過一系列的措施，推動(dòng)我們檔案管理人員做到范圍性歸檔、標(biāo)準(zhǔn)性立卷同規(guī)范性借閱，從而在不同層次、各個(gè)細(xì)節(jié)上保障檔案管理工作的順利開展。

（四）大力推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)

在新時(shí)代的驅(qū)動(dòng)下，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)、信息化的檔案管理工作機(jī)制已是大勢(shì)所趨。因此在實(shí)際工作中，為了能最大限度地發(fā)揮出檔案管理信息化的快捷檢索、便于管理、利于整合等優(yōu)勢(shì)，檔案管理人員必須學(xué)會(huì)克服檔案管理信息化帶來的各種問題，諸如思想僵化還未轉(zhuǎn)變、缺乏計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)和技能等。所以這就不得不需要學(xué)校完善硬件設(shè)備，給其劃分充足的資金去采購所需的各種儀器，還要提高檔案管理人員信息化的建設(shè)和管理水平。只有采取相應(yīng)的措施將之有效解決才能保障檔案完成一體化管理，避免各個(gè)部門之間材料銜接不到位的狀況出現(xiàn)。

綜上所述，中學(xué)檔案管理工作是學(xué)校開展其它工作的基礎(chǔ)，也是學(xué)校制定其它規(guī)章制度的根據(jù)，能為他人提供真實(shí)、有效的資料，對(duì)整個(gè)校園的運(yùn)作有著重要作用。所以，我們必須要建立一個(gè)高效的中學(xué)檔案管理部門，努力完成好我們所負(fù)責(zé)的檔案管理工作。

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